Streszczenie: Improvement Kata to metoda, w której liderzy i członkowie zespołów stale wykonują ćwiczenia kata pozwalające rozwijać i ukierunkowywać zdolności zespołu do rozwiązywania problemów. Jest to zestaw praktyk opisany w książce Toyota Kata, który bazując na eksperymentach, pomaga osiągnąć złożony cel poprzez podzielenie go na mniejsze, doraźne cele.
W sztukach walki „kata” oznacza układ choreograficzny wykonywany przez adepta w celu zapamiętania i udoskonalenia ruchów właściwych dla danej sztuki. Ten model wykonywania rutynowych ćwiczeń do czasu, aż staną się one wyrobionym nawykiem, wykracza poza dziedzinę sztuk walki i obecnie jest stosowany w biznesie.
Ciągłe doskonalenie poprzez stosowanie wzorców zostało rozwinięte w szczególności w firmie Toyota Motor Corporation. Ta technika nosząca nazwę Improvement Kata została odkryta i udokumentowana w książce z dziedziny biznesu zatytułowanej Toyota Kata.
Na czym polega Improvement Kata?
Improvement Kata to metoda, w której liderzy i członkowie zespołów stale wykonują ćwiczenia kata pozwalające rozwijać i ukierunkowywać zdolności zespołu do rozwiązywania problemów. Z czasem te ćwiczenia stają się nawykiem. Jest to zestaw praktyk opisany w książce Toyota Kata, który bazując na eksperymentach, pomaga osiągnąć złożony cel poprzez podzielenie go na mniejsze, doraźne cele.
Ćwiczenie wykonywane w Improvement Kata ma na celu rozwiązanie problemu w sposób bardziej kreatywny, ukierunkowany i znaczący. W tym celu stosuje się czteroczęściowy model obejmujący:
- Zrozumienie kierunku lub wyzwania
- Uchwycenie stanu bieżącego
- Zdefiniowanie stanu docelowego
- Iteracyjne zbliżanie się do celu z ujawnianiem przeszkód do pokonania po drodze
Te techniki są szczególnie przydatne, gdy droga do celu nie jest precyzyjnie określona, ponieważ eksperymenty mogą pomóc w lepszym zrozumieniu problemu i znalezieniu unikalnych rozwiązań.
Każdy krok sekwencji w Improvement Kata składa się z prostych ćwiczeń nazywanych „starterami” kata, dzięki którym sekwencja jest łatwa do wykonania i przyswojenia.
Jakie są zalety Improvement Kata?
Współczesne środowisko technologiczne jest niezwykle dynamiczne, co stwarza wyzwania znacznie bardziej złożone niż dotychczas. Improvement Kata to naukowa metoda pracy ukierunkowana na cel, która umożliwia pojedynczym osobom oraz zespołom sprawne uporanie się z takimi wyzwaniami, a opanowanie samej techniki może przynieść liczne korzyści związane nie tylko z ustrukturyzowaniem sposobu działania. Poniżej zaprezentowano niektóre z nich:
Zespoły skoncentrowane na realizacji jednego celu
Gdy zespoły kierują się wspólną definicją sukcesu, jakość ich współpracy jest lepsza, produktywność większa i pojawia się mniej nieporozumień. Dzieje się tak dlatego, że ich członkowie wiedzą, w jaki sposób mogą najlepiej przyczynić się do realizacji szerszego celu, zapewniając zespołom większe poczucie odpowiedzialności za swoją pracę, wzmacniając zaangażowanie w realizację wizji nadrzędnej i sprzyjając proaktywnemu podejmowaniu decyzji z naciskiem na działania zmierzające do osiągnięcia końcowego celu.
Eksperymenty wiodące do wyników
Jeśli wiesz, co chcesz osiągnąć, ale nie masz pewności, jak to zrobić, pierwszy krok zawsze wydaje się stanowić największe wyzwanie. Jednak wdrożenie eksperymentów w codziennej praktyce może ułatwić uporanie się z niepewnością i posłużyć jako narzędzie do osiągnięcia ostatecznego celu. Sformułuj hipotezy na temat tego, jak osiągnąć pożądany cel, a następnie zainicjuj eksperymenty, które pozwolą ustalić, czy te sposoby są właściwe. Jeśli obrana ścieżka jest nieprawidłowa, nie ma nic złego w jej skorygowaniu. Tym sposobem zyskujesz lepsze wyobrażenie na temat właściwego kierunku działań. W eksperymentowaniu chodzi przecież o zdobywanie wiedzy i rozwiązywanie problemów.
Znaczne ograniczenie marnotrawstwa
Koncentracja na drobnych, zrównoważonych ulepszeniach pozwala zminimalizować ilość czasu i energii marnowanych na działania, które nie przyczyniają się do opracowania rozwiązania. Przykładowo analizując zadania w backlogu, warto zadać sobie pytanie: czy to przybliży mnie do kolejnego kamienia milowego i celu ogólnego? Można również pójść o krok dalej: czy biorąc pod uwagę czas, jaki pozostał w tym przyroście, uważam, że dysponuję wiedzą potrzebną do wyeliminowania blokerów i uporania się z bieżącymi zadaniami, czy też należy je odroczyć? Przekonałem się, że ta taktyka pozwala uniknąć poświęcania całych dni lub tygodni na problem, w przypadku którego wyeliminowanie przeszkód wymaga wielu punktów styku.
Improvement Kata pozwala ograniczyć marnowanie czasu przez programistów, menedżerów i zespoły. Programiści nie powinni na przykład koncentrować się na tworzeniu dodatkowych funkcji, które są ciekawe, ale niepotrzebne. Proces ukierunkowany na kamienie milowe może pomóc w zapewnieniu celowości prac. Analogicznie menedżerowie lub liderzy techniczni przestrzegający zasad Improvement Kata powinni koncentrować się na eliminowaniu blokerów, które hamują bezpośredni postęp. Improvement Kata może również przynieść korzyść zespołom jako całości, sprzyjając stałej komunikacji, efektywnym pętlom informacji zwrotnych i ciągłemu dostarczaniu.
Procedura wdrażania Improvement Kata
Istotą Improvement Kata jest skoordynowanie naszych przewidywań z rzeczywistymi zdarzeniami oraz wnioskami płynącymi z rozbieżności. Choć może się to wydawać proste, trudność polega na tym, że nie wszyscy myślimy w ten sposób. Wkomponowanie praktyk Improvement Kata w przepływ pracy wymaga systematycznych, uważnych ćwiczeń.
Określenie głównego celu
Pierwszym krokiem jest wyraźne zrozumienie kierunku lub wyzwania. Pomaga to uzyskać informacje niezbędne na etapie planowania i eksperymentowania. Jeśli masz trudności ze wskazaniem swojego głównego celu, zastanów się, jak Twój zespół może przyczynić się do realizacji szerszych celów organizacji lub w jaki sposób możesz wykorzystać jego mocne strony w celu urzeczywistnienia konkretnej wizji.
Ustalenie stanu bieżącego
Zanim zaczniesz pracować nad swoim głównym celem, poświęć chwilę na udokumentowanie bieżących procesów i przepływów pracy. Sprawdź, jak wypada Twój zespół w kontekście odpowiednich wskaźników i oceń dotychczasową infrastrukturę wiedzy swojego zespołu. Określ szczerze bieżącą sytuację, aby móc wskazać znaczące kroki zmierzające do realizacji ostatecznego celu.
Wybór kolejnego celu
Gdy już poznasz dokładnie bieżące systemy oraz procesy, wskaż kolejny stan docelowy lub punkt, w którym chcesz się znaleźć po kolejnej iteracji. Kolejny cel powinien być pojedynczą, namacalną zmianą, którą da się osiągnąć w ciągu kilku tygodni czy sprintów, i która przybliży Cię do realizacji głównego celu.
Eksperymentowanie aż do osiągnięcia celu
Teraz, gdy masz już przed sobą wizję kolejnego celu, sformułuj hipotezę dotyczącą sposobu jego osiągnięcia. Wymyśl, od czego zacząć i jakich rozwiązań spróbować. Nie bój się niepowodzenia!
Realizacja celu w najszybszy możliwy sposób
Duże tempo jest konieczne, nawet jeśli oznacza pójście na skróty i korzystanie ze sprytnych sztuczek. Albo na wczesnym etapie okaże się, że istnieje taka możliwość, albo napotkasz nieprzewidziane przeszkody, z którymi trzeba się uporać. Jeśli rozwiązanie nie zadziała, potraktuj je jako okazję do nauki.
Dopracowanie szczegółów
Gdy już zweryfikujesz, że rozwiązanie działa, cofnij się i dopracuj szczegóły, które umknęły po wybraniu drogi na skróty oraz wyeliminuj wszelkie niedociągnięcia.
Przykłady zastosowania Improvement Kata
Załóżmy, że chcesz opracować nową usługę na podstawie pomysłu, ale nie masz pewności, czy to zadziała. Zamiast podejmowania prób utworzenia precyzyjnie każdej warstwy i stopniowego rozwijania usługi do momentu wdrożenia wszystkich funkcji, postaraj się wskazać cel, który będzie się wiązał z dostarczeniem pewnej wartości i zbliży Cię do uzyskania zaplanowanego systemu. Prawdopodobnie będzie wiele niewiadomych, ale sporo możesz nauczyć się na podstawie wyzwań, a eksperymentowanie z różnymi pomysłami pozwoli znaleźć ten, który się sprawdzi. Gdy to się uda, ponownie przeprowadź ocenę sytuacji, wybierz kolejny cel, przeprowadź iterację i przeanalizuj postępy.
Innym przykładem jest sytuacja, w której obsługujesz wewnętrzny system wymagający udoskonalenia. Wybierz jeden z obszarów ulepszeń i przeprowadź burzę mózgów, aby wyłonić pomysły na rozwiązanie tej kwestii. Eksperymentuj z różnymi podejściami i spróbuj możliwie jak najszybciej wdrożyć rozwiązanie, aby móc zacząć gromadzić informacje zwrotne na jego temat. Gdy sytuacja będzie dostatecznie dobra, przejdź do kolejnego problemu do rozwiązania.
Jakie są różnice między Improvement Kata i Lean?
Kata oraz Lean to odmienne koncepcje, które się jednak uzupełniają. Modele Kata oraz Lean różnią się pod wieloma względami. Lean odwołuje się do procesów, które należy wdrożyć, podczas gdy Kata bazuje na technikach, które należy praktykować. W związku z tym model Kata stał się wiodącą praktyką biznesową, gdy firma Toyota wdrożyła go do swojego systemu produkcyjnego opartego na filozofii Lean. Dzięki połączeniu w ujednolicone podejście te koncepcje pozwalają uzyskać niezwykłe wyniki.
Zarówno zasady Kata, jak i Lean koncentrują się na przyspieszeniu postępów, jednak różnią się nieznacznie podejściem. Kata to zestaw nawyków, które można wdrożyć na poziomie indywidualnym. Metoda ta skupia się na ciągłym doskonaleniu i uczeniu się przez eksperymentowanie. Sprawdza się w rozwiązywaniu problemów obarczonych dozą niepewności, zapewniając również przyswajanie wiedzy i doskonalenie umiejętności pozwalających powtarzać rozwiązania w większym tempie. Pomaga radzić sobie z nieznanym i uczy, aby nie obawiać się wyzwań ani przeszkód.
Zasady Lean, takie jak Lean Portfolio Management, pomagają organizacjom i zespołom usprawniać procesy i przepływy pracy, dzięki czemu mogą one uzyskać największą wartość przy minimalnych stratach. Po ustanowieniu procesu nacisk kładzie się na jego optymalizację, aby był możliwie jak najszybszy i najbardziej wydajny.
Jak zastosować metodę Improvement Kata razem z zasadami Lean?
Improvement Kata to zespół nawyków i technik, które zespół może wykorzystać, aby wzmocnić zasady Lean. Choć te dwa podejścia koncentrują się na różnych kwestiach, obydwa mają swoje początki w firmie Toyota i można je stosować razem. Przykładowo filozofia Lean opiera się na eliminowaniu nieefektywnych działań, aby zespoły mogły uzyskać i dostarczyć klientom największą wartość. Metoda Improvement Kata sprzyja realizacji tego celu dzięki minimalizacji marnotrawstwa przez rutynowe stosowanie eksperymentów. Jeśli jakiś sposób nie pozwala uzyskać oczekiwanych wyników, wyklucza się go z procesu.
Ukierunkowane na cel wnioski płynące z podejścia Improvement Kata sprzyjają realizacji jednego zadania przed przystąpieniem do kolejnego. Dzięki temu proces jest stale doskonalony, aż uzyska się pożądane wyniki, a tym samym zwiększy wydajność organizacyjną będącą kolejnym filarem, na którym bazuje filozofia Lean. Przede wszystkim jednak, metoda Improvement Kata oferuje narzędzia, które można wykorzystać na obecnym etapie, aby w przyszłości osiągnąć stan zgodny z założeniami Lean. Podział większych celów na mniejsze fragmenty oznacza, że każda z tych części zostanie zoptymalizowana pod kątem jej przeznaczenia. W ostatecznym rozrachunku oznacza to, że cały system będzie w stanie wygenerować maksymalną wartość.
Podsumowując…
Improvement Kata jest cennym narzędziem wspomagającym realizację celów filozofii Lean. Gdy pracownicy oraz zespoły przyjmują podejście ukierunkowane na cel, mogą z łatwością wprowadzać przyrostowe zmiany, które zmaksymalizują stopień wykorzystania ograniczonych zasobów przy jednoczesnym ograniczeniu ich marnotrawstwa do minimum. Połączenie metody Improvement Kata z zasadami Lean może pomóc organizacjom zwiększyć wydajność i wypracować kulturę innowacji.
Chcesz dowiedzieć się więcej na temat metod Improvement Kata i Lean Portfolio Management? Poznaj lepiej podstawy Lean Portfolio Management i sprawdź, jak rozwiązanie Jira Align firmy Atlassian wspiera wdrażanie tego modelu:
