Rozpoczynanie korzystania z Jira, Confluence i ram postępowania Scrum

Początki implementacji narzędzi Agile mogą czasami wydawać się nieco przytłaczające. Aby ułatwić przejście tego etapu, zebraliśmy niezbędne pojęcia, dzięki którym Twój zespół ruszy z miejsca w iście „sprinterskim” tempie. Przyjrzyjmy się dwóm wydarzeniom Scrum najczęściej stosowanym w zarządzaniu projektami Agile.

Sprint to krótki, ograniczony czasowo okres, w trakcie którego zespół Scrum pracuje nad ukończeniem konkretnej ilości pracy. Sprinty są niezwykle skutecznym elementem ram postępowania Scrum, ponieważ ułatwiają zarządzanie projektami i pozwalają zespołom pracować szybciej i wydajniej. Czas trwania sprintu to zwykle od jednego do czterech tygodni, przy czym najczęściej są to dwa tygodnie. Bez względu na przyjęte ramy czasowe, sprint powinien być na tyle krótki, aby ograniczać ryzyko, a jednocześnie odpowiednio długi, by zespół miał możliwość ukończenia prac.

Jira jest doskonałym narzędziem, które pomaga zespołom Agile wizualizować pracę i nią zarządzać. Ostatecznym celem sprintu dla zespołu jest utworzenie przyrostu opracowywanego produktu. System Jira pozwala usprawniać sprinty w czasie rzeczywistym, zapewniając zespołowi możliwości wizualnego porządkowania backlogu, szacowania historyjek użytkowników, dostosowania zakresu sprintu i prędkości oraz modyfikowania priorytetów zgłoszeń. Gdy zespół zapozna się z oprogramowaniem, jego członkowie będą mogli wykorzystać zaawansowane możliwości Jiry do zautomatyzowania procesów i zoptymalizowania przepływu pracy sprintu.

Scrum to ramy postępowania wykorzystujące podejście Agile w celu ułatwienia zespołom organizacji, analizy i planowania każdego dnia pracy w trakcie sprintu. Codzienne spotkanie scrumowe to krótkie zebranie trwające 10–15 minut, w trakcie którego zespół bardzo ogólnie omawia swoje postępy. W trakcie tych spotkań członkowie zespołu dzielą się ważnymi informacjami, omawiają wszelkie blokery lub problemy i rozliczają się z powierzonych im zadań. Dzięki codziennym spotkaniom scrumowym pracownicy są bardziej zmotywowani i zaangażowani we wzajemne relacje, co przekłada się na zwiększenie ogólnego zadowolenia zespołu.

Myśl o codziennych spotkaniach może wywoływać pewien opór ze strony zespołu, jednak ważne jest, aby zrozumieć, że codzienne spotkanie scrumowe nie jest spotkaniem w tradycyjnym tego słowa znaczeniu. Codzienne spotkania scrumowe powinny mieć formę odpraw, a nie rozwlekłych posiedzeń. Nie dopuść, aby zamieniły się w godzinne spotkania, które będą przeszkadzać w pracy! Te stand-upy są sposobem ograniczania ryzyka i zapewnienia, że wszyscy są na bieżąco.

W trakcie udanych i wartościowych codziennych spotkań scrumowych omawiane są aktualności dotyczące bieżących prac zespołu, ewentualne potrzeby i sposoby wsparcia, a także potencjalne blokery zadań. Twój zespół powinien sprawdzić aktualny postęp w realizacji celu sprintu i utworzyć plan na dany dzień. W trakcie każdego spotkania scrumowego członkowie zespołu powinni odpowiedzieć sobie na trzy ważne pytania:

1. Co było przedmiotem mojej pracy wczoraj?
2. Nad czym pracuję dzisiaj?
3. Jakie problemy mnie blokują?

Aby wzbogacić spotkanie scrumowe o dodatkowe analizy, zespół może wykorzystać tablicę Scrum w systemie Jira lub wykres spalania w celu zilustrowania ilości prac zrealizowanych dotychczas w ramach sprintu, a także łącznej ilości pozostałej pracy. Ponadto opracowaliśmy obszerną listę dostępnej dokumentacji, aby pomóc zespołowi w usprawnieniu procesu Agile i optymalnym wykorzystaniu potencjału codziennych spotkań scrumowych.

Choć cel tych stand-upów jest względnie jasny, nie ma jednego gotowego sposobu ich przeprowadzania. Spotkania scrumowe zespołu powinny być dostosowane pod kątem każdego członka zespołu i dawać wszystkim energię na nadchodzący dzień pracy.

Teraz, gdy Twój zespół rozumie już, jaką rolę odgrywają sprinty i codzienne spotkania scrumowe w procesie programistycznym Agile, czas przyjrzeć się bliżej wydarzeniom związanym z ramami postępowania Scrum. Te wydarzenia wyznaczają rytm i pomagają zespołom w prowadzeniu przejrzystej komunikacji. Zazwyczaj równocześnie realizuje się dwie ścieżki: „przygotowanie do sprintu” oraz „faktyczne realizowanie sprintu”. Nie można również zapominać o etapie „po sprincie”.

Każdy sprint powinien rozpoczynać się od planowania sprintu. W trakcie tego wydarzenia cały zespół Scrum określa, co i w jaki sposób jest w stanie dostarczyć w trakcie sprintu. Gdy zespół szykuje się do rozpoczęcia nowego projektu, napotyka długą listę zadań do wykonania i wymagań do spełnienia. Te informacje są zapisywane w backlogu produktu — nazywanym również ostateczną listą zadań do wykonania.

Gdy zespół przystąpi do przeprowadzania sprintów jego członkowie zbierają się pod koniec każdego z nich, aby przejrzeć backlog i sprawdzić, co udało się zrealizować. To wydarzenie jest nazywane przeglądem sprintu i stanowi doskonały moment na zademonstrowanie wydania produktu i zebranie opinii od członków zespołu. W trakcie tego przeglądu backlog jest modyfikowany tak, aby stanowił punkt wyjścia dla kolejnego sprintu.

Ostatnim krokiem każdego sprintu jest retrospektywa zespołu, czyli wydarzenie „po sprincie”, w trakcie którego zespół zbiera się, aby ustalić, co poszło dobrze, a co się nie udało. Retrospektywa to doskonały sposób na stworzenie członkom zespołu bezpiecznej atmosfery, w której będą mogli wypowiedzieć na temat tego, co wydarzyło się podczas sprintu. W trakcie retrospektywy zespoły mogą przedyskutować dowolną kwestię i wykorzystać rozmowę w celu udoskonalenia procesów na przyszłość.

Jak właściwie Jira i Confluence wpasowują się w ten obfitujący w wydarzenia proces programistyczny Agile?

Confluence i Jira to potężne narzędzia same w sobie. Używane razem zupełnie przekształcają sposób, w jaki zespół współpracuje przy projektach, tworzy oprogramowanie, śledzi kluczowe decyzje i realizuje wiele innych działań.

Wspominaliśmy o dwóch realizowanych równolegle ścieżkach: „przygotowaniu do sprintu” i „faktycznym realizowaniu sprintu”. Zespoły wykorzystują system Jira do wizualizowania tych ścieżek poprzez utworzenie niestandardowego przepływu pracy obejmującego dwie tablice Jira. Te tablice są nazywane tablicą dopracowania oraz tablicą sprintu. Większość zespołów dysponuje tablicą sprintu, ale niewiele z nich korzysta ze skutecznej tablicy dopracowania. Celem tablicy dopracowania jest właściwe przygotowanie i zaplanowanie prac, aby można było przeprowadzić udany sprint.

Confluence stanowi centrum w przypadku wszystkich potrzeb zespołu związanych ze współpracą. Kadencję sprintu można obserwować i śledzić w kalendarzach zespołu, wprowadzając element przejrzystości do zespołu i całego projektu. Kalendarze zespołu są automatycznie aktualizowane na podstawie backlogu i można je z łatwością udostępniać interesariuszom projektu.

Zaawansowane uprawnienia pozwalają członkom zespołu lub małym grupom pracować prywatnie nad dokumentem, gdy jest on jeszcze w toku. Notatki ze spotkań, plany projektów, zbiorowe bazy wiedzy oraz inne elementy łączą się w całość, sprawiając, że Confluence jest wymarzoną przestrzenią roboczą dla każdego zespołu Agile.

Jedną z największych zalet używania produktów Jira i Confluence razem jest to, że narzędzia i plany zaprojektowano tak, aby rozwijały się wraz z zespołem. Poniżej przedstawiamy kilka dodatkowych funkcji, z których Twój zespół może skorzystać w ramach tych rozwiązań:

Jira:

• Monitorowanie prędkości — Wykres prędkości ilustruje korzyści dostarczane w trakcie poszczególnych sprintów, umożliwiając przewidywanie ilości prac, które zespół jest w stanie zrealizować w trakcie przyszłych sprintów. Jest to przydane podczas spotkań planowania sprintów, ponieważ pomaga zespołom zdecydować, ile pracy może realnie zobowiązać się do wykonania.
• Monitorowanie kondycji zespołu — Health Monitor pozwala przeprowadzić ocenę zespołu z uwzględnieniem ośmiu atrybutów spotykanych najczęściej wśród dobrze funkcjonujących zespołów. Po zakończeniu sesji Health Monitor wskażesz mocne strony swojego zespołu, które warto wykorzystać, a także obszary wyzwań, nad którymi trzeba popracować.

Confluence:

• Szablony — Confluence to Canva w dziedzinie zarządzania projektami! Od wymagań produktowych po plany marketingowe — możesz je wszystkie utworzyć w Confluence. Do każdego projektu znajdziesz odpowiedni szablon.
• Makra — Makra pomagają rozbudować możliwości stron Confluence, pozwalając na dodanie do nich dodatkowych funkcji lub zamieszczenie treści dynamicznych. Makr można używać do zmiany formatu i układu strony, wyświetlania multimediów i porządkowania zawartości.

Jira i Confluence pomagają zespołom dbać o organizację pracy oraz skutecznie i bezproblemowo przechodzić od planowania do realizacji. Te narzędzia zawierają wszystko, czego zespół potrzebuje, aby od początku stać się wydajnym zespołem Agile. 76% klientów Jira stwierdziło, że integracja z Confluence pomogła im zwiększyć tempo dostarczania produktów i ułatwić komunikację między zespołami programistycznymi a interesariuszami nietechnicznymi.

Jeśli nie możesz się już doczekać, aby dowiedzieć się więcej, zapoznaj się ze sposobem wykorzystania rozwiązań Confluence i Jira na każdym etapie sprintu Agile.