Dla zespołów programistycznych korzystających z metodyk Agile kluczowe jest spójne zrozumienie zakresu i kontekstu produktu. Podukty już wprowadzone na rynek często mają obszerny backlog historyjek użytkowników, które jeszcze nie zostały opracowane. Zespoły Agile czerpią z backlogu produktu podczas planowania sprintów i backlog odgrywa ważną rolę w ogólnym sukcesie produktu.
W uproszczeniu dopracowanie backlogu polega na dbaniu o aktualność backlogu produktu. Spotkania w sprawie dopracowania backlogu, zwane także „sesjami”, to wydarzenia, które pozwalają zespołowi zaktualizować i przygotować backlog do nadchodzącego sprintu.
Backlogi produktu bywają obszerne i trudne w zarządzaniu. Ale dla skutecznego zarządzania projektami Agile niezbędne jest poznanie sposobu skutecznego prowadzenia spotkań w sprawie dopracowania backlogu.
W tym artykule przedstawiono sprawdzone strategie prowadzenia spotkań w sprawie dopracowania backlogu, które pozwalają na utrzymanie aktualnych, czystych i uporządkowanych backlogów. Wyjaśniamy w nim, dlaczego sesje w sprawie dopracowania backlogu są ważne i jak prowadzić skuteczne sesje oraz przedstawiamy pomocne wskazówki, które zgromadziły zespoły Agile.
Cel sesji dopracowania backlogu?
Spotkanie w sprawie dopracowania backlogu ma miejsce, gdy zespół projektowy spotyka się w celu przeglądu, aktualizacji i oczyszczenia backlog produktu. Jest ono kluczowym aspektem każdej metodyki Agile, ponieważ wyjaśnia obciążenie zespołu w kontekście przyszłego sprintu. Spotkania te mają na celu utrzymanie pozycji na potrzeby dwóch sprintów, aby zespół miał zawsze zapas zadań do wykonania i mógł przejść do nowych obowiązków, gdy zmienią się wymagania.
„Ważne jest jednak, aby pamiętać, że spotkania w celu porządkowania backlogu nie obejmują tylko przeglądu nowych prac, ale także usuwanie tych elementów, które nie są już potrzebne. Jeśli kiedykolwiek poczujesz pokusę odwołania spotkania dotyczącego porządkowania backlogu, ponieważ nie ma żadnych nowych prac, zadaj sobie pytanie, czy w backlogu są jakieś prace, które zespół powinien usunąć, i wprowadź te historyjki do spotkania” — wyjaśnia Mark Cruth, trener ds. nowoczesnej pracy Atlassian.
Podczas spotkania w sprawie dopracowania backlogu, jak w przypadku planowania sprintu, właściciele produktów i członkowie zespołu programistów omawiają każdą pozycję w backlogu, wyjaśniają jej wymagania i oceniają priorytet oraz złożoność, co skutkuje wyraźniejszą i bardziej praktyczną listą pozycji do wykonania.
Regularnie przeprowadzając sesje w sprawie porządkowania backlogu, zespół może sprawić, że proces tworzenia produktu pozostanie sprawny i będzie reagować na zmieniające się potrzeby oraz priorytety. Takie dynamiczne środowiska wymagają narzędzi do współpracy i śledzenia projektów takich jak system Jira, który oferuje funkcję backlogu i pomaga menedżerom wprowadzać te zmiany w ich zespołach.
Jak przeprowadzić skuteczne spotkanie w sprawie dopracowania backlogu
Skuteczne spotkania w sprawie dopracowania backlogu stanową punkt wyjścia dla zarządzania projektami zgodnego z metodyką Agile. Poniższe kroki pomogą Ci przygotować płynny i powtarzalny proces, który pozwala połączyć odpowiednie osoby, określić oczekiwania, ustalić priorytety i ocenić pozycje oraz zdefiniować kolejne kroki.
1. Przeglądanie i ustalanie priorytetów pozycji w backlogu
Przed rozpoczęciem spotkania w sprawie dopracowania backlogu product owner musi przeprowadzić wstępny przegląd istniejących pozycji backlogu produktu (takich jak historyjki użytkowników, funkcje lub zadania) i usunąć te, które nie są już przydatne. Wraz z ewolucją produktu i zmianą wymagań dotyczących funkcji niektóre elementy nie będą już wpisywać się w wizję projektu. Product owner powinien również wdrożyć informacje zwrotne z poprzednich przeglądów sprintów i usunąć pozycje, które zdaniem zespołu powinny zostać usunięte.
Product owner powinien następnie nadać priorytet wszystkim pozycjom, które pozostają w backlogu, wiedząc, że priorytety mogą ulec zmianie, gdy zespół będzie omawiał każdą z pozycji na spotkaniu.
„Na koniec product owner powinien co najmniej 24 godziny wcześniej wysłać listę historyjek, które chciałby przejrzeć z zespołem. Pozwala to zespołowi przejrzeć listę i przygotować pytania. W ten sposób unikasz wielokrotnego modyfikowania historyjek” — sugeruje Cruth.
2. Tworzenie i udostępnianie planu spotkania
Tak jak w przypadku innych spotkań dotyczących zarządzania projektami potrzebny jest plan, aby dyskusja była prowadzona na temat. Product ownerzy mogą tworzyć program spotkania w sprawie dopracowania backlogu i współpracować z odpowiednimi członkami zespołu, dzięki czemu możliwe będzie wcześniejsze przekazanie informacji zwrotnych i szacunków czasowych na temat poszczególnych pozycji oraz przygotowanie się do nadchodzących zagadnień.
Głównym celem planu spotkania jest zadbanie o skupienie się zespołu na wybranych pozycjach backlogu i pomyślne ukończenie działań związanych z dopracowaniem backlogu w terminie wyznaczonym na spotkanie. Szablon planu spotkań Atlassian ułatwia opracowanie planu, zapisywanie uwag i udostępnianie czynności do wykonania zespołom Agile, a także zapewniają gotowy format protokołu ze spotkania.
3. Zadbanie o obecność ważnych uczestników
Ponieważ spotkania w sprawie dopracowania backlogu mogą wymagać skomplikowanych dyskusji, a czasem trwać pełną godzinę, ważne jest, aby zaprosić na nie tylko wymaganych uczestników.
Kto powinien uczestniczyć w spotkaniu w sprawie dopracowania backlogu? Typowa sesja wymaga obecności następujących członków zespołu:
- Product owner
- Członkowie zespołu programistycznego (zespół Scrum)
- Sponsor projektu
- Facylitator spotkania (Scrum Master)
- Menedżer produktu (opcjonalnie)
4. Określenie odpowiedniego czasu na spotkanie
Najlepszy czas na spotkanie zależy od długości sprintów i złożoności projektu. Jeśli zespół organizuje cotygodniowe sprinty, kierownik projektu powinien prowadzić sesję w sprawie dopracowania backlogu co tydzień. Jeśli sprinty trwają dwa tygodnie, powinien organizować sesję co dwa tygodnie. Jeśli sprinty trwają dłużej niż dwa tygodnie, dwutygodniowe sesje są nadal najlepsze, gdyż pomagają zespołowi przygotować się na zmianę priorytetów lub nieprzewidziane problemy.
Niezależnie od tego, co zdecyduje zespół, staraj się organizować godzinne spotkania, aby zmieścić cały backlog, i zadbaj, by kierownik produktu zaplanował je w kalendarzu, a prowadzący spotkania rygorystycznie zapisywał czas, aby wykorzystać go jak najefektywniej.
„Ważne jest, aby pamiętać, że spotkania dotyczące porządkowania backlogu mogą być asynchroniczne. Rozważ, czy nie dać członkom zespołu możliwości samodzielnego sprawdzania historyjek wraz z dodawaniem pytań i korzystaniem z sekcji komentarzy w Jira, aby doprowadzać historyjki do stanu gotowości” — dodaje Cruth.
5. Ocena historyjki użytkownika
Aby zespół Agile mógł skutecznie ocenić złożoność danej pozycji, musi w sposób spójny rozumieć historyjkę użytkownika. Historyjki użytkownika to nieformalne objaśnienie funkcji z perspektywy klienta.
Spotkanie w sprawie dopracowania backlogu to czas na przeanalizowanie istniejących historyjek użytkowników i ocenę, czy są one nadal istotne dla projektu. Pozwala też dodać nowe historyjki użytkowników oparte na nowo zebranych spostrzeżeniach lub podzielić większe historyjki użytkowników na mniejsze. To ciągłe doskonalenie historyjek użytkowników jest ważnym elementem metodyki Agile, ponieważ pozwala zespołowi wskazać możliwości stopniowego ulepszania produktu.
Określenie kolejnych kroków i kontynuacja działań
Podczas spotkania w sprawie dopracowania backlogu zespół identyfikuje pozycje, które mają zostać uwzględnione w sprincie, i usuwa pozostałe. W niektórych przypadkach sesja ujawnia liczne pozycje backlogu z tym samym priorytetem, ale zespół może nie mieć wystarczająco dużo czasu, aby ukończyć je wszystkie. Karty Planning Poker dostępne w ramach metodyki Agile są pomocnym narzędziem do podejmowania decyzji, które pozycje mają być realizowane, a które zachować na następny sprint.
Po zakończeniu spotkania kontynuuj działania, wysyłając protokół ze spotkania wszystkim uczestnikom i dbając o to, aby rozumieli priorytet omawianych pozycji. Podział procesu tworzenia produktu na czynności do wykonania za pomocą narzędzia takiego jak Jira pomaga utrzymać koncentrację na krytycznych pozycjach backlogu. Ten backlog z ustalonymi priorytetami określa tematy następnego spotkania w zakresie planowania sprintu.
Zalety produktywnych sesji w sprawie dopracowania backlogu
Sprawnie zorganizowane spotkania w sprawie dopracowania backlogu produktu przyczyniają się do poprawy ogólnej wydajności i produktywności zespołu oraz pomagają w pomyślnym ukończeniu projektów. Poniżej przedstawiamy wybrane zalety sesji w sprawie dopracowania backlogu.
Optymalizacja backlogu
Sesje te pozwalają uporządkować i zoptymalizować proces. Dzięki nim backlog produktu jest ukierunkowany i nie jest zanieczyszczony nieistotnymi pozycjami.
Powszechne zrozumienie
Ponieważ spotkania te wymagają od zespołu szczegółowego omówienia każdej pozycji, zespół i zaangażowane osoby wypracowują wspólne zrozumienie wymagań stawianych przez pracę i tego, które elementy powinny być traktowane priorytetowo.
Skuteczne planowanie sprintu
Uczestnicy spotkania mogą zadawać pytania i przekazywać informacje zwrotne, co usprawnia przebieg spotkań planowania sprintu. Wspólne zrozumienie projektu sprawia ponadto, że planowanie sprintu jest łatwiejsze i szybsze.
Lepsza współpraca
Członkowie zespołu pochodzą z różnych działów i mają różne poglądy na temat priorytetów i czasu ukończenia pozycji. Spotkanie w sprawie dopracowania pozwala członkom wymienić się poglądami oraz uzgodnić priorytety i terminy.
Zespół o większych możliwościach
Członkowie zespołu, którzy uczestniczą w spotkaniach w sprawie dopracowania backlogu, przejmują odpowiedzialność za sprint, a co za tym idzie, projekt i prace wymagane do jego ukończenia. Rezultatem jest zespół o zwiększonych możliwościach, który czuje się odpowiedzialny za wynik każdego sprintu.
Wskazówki dotyczące skutecznych spotkań w sprawie dopracowania backlogu
Istnieje wiele wskazówek i strategii dotyczących prowadzenia spotkań w sprawie dopracowania backlogu. Poniższe najlepsze praktyki okazały się szczególnie przydatne dla zespołów Agile na całym świecie.
Struktura DEEP backlogu
Roman Pichler i Mike Cohn po raz pierwszy użyli akronimu DEEP, aby nakreślić sposób uporządkowania backlogu maksymalizujący jego użyteczność. Oto cztery elementy backlogu określanego jako DEEP:
- Detailed appropriately (Odpowiednio szczegółowy): zadbaj o przydatność pozycji, dodając do nich szczegóły.
- Emergent (Elastyczny): dodawaj, zmieniaj lub usuwaj pozycje backlogu na podstawie nowych informacji dotyczących projektu lub zmieniających się wymagań.
- Estimated (Oszacowany): oszacuj czas wykonania każdej pozycji.
- Priorytetowe: Nadaj priorytet elementom w sprincie, umieszczając elementy o najwyższej wartości na górze listy.
Użyj definicji gotowości dla każdego elementu
Definicja gotowości (DoR) to uzgodniony zestaw kryteriów wskazujących, czy element backlogu jest gotowy i zespół może nad nim pracować. DoR zapewnia zespołowi informacje, z czym wiąże się praca i może oszacować czas potrzebny do jej wykonania.
Podziel elementy na przystępne fragmenty
Dobrą zasadą podziału pracy jest zapewnienie, że każdy element backlogu nigdy nie zajmie ponad pół sprintu. W przypadku tygodniowego sprintu element, którego ukończenie zajmie cztery dni, może wpłynąć negatywnie na harmonogram i powinien zostać podzielony na dwa mniejsze elementy, każdy trwający dwa dni.
Podziel sesje dopracowania
Kilka pierwszych spotkań dopracowania backlogu może zająć kilka godzin. Jednym ze sposobów na utrzymanie skupienia zespołu i optymalizację czasu spotkań ze sponsorami, menedżerami produktu i innymi interesariuszami jest podzielenie sesji na dwie lub więcej, najlepiej trwających jedną godzinę każda. Daje to uczestnikom czas na sprawdzenie elementów backlogu i ich dopasowanie do całego projektu.
„Porządkowanie backlogu jest procesem ciągłym. Nie musisz czekać na oficjalne spotkanie, żeby coś sprawdzić i dopracować. Gdy będziesz porządkować elementy backlogu wyłącznie podczas spotkań, proces ten będzie się przeciągać” — mówi Cruth.
Usprawnij spotkania dopracowania backlogu dzięki Jira
Spotkania dopracowania backlogu produktu są niezbędne i gwarantują dobrze zarządzanym backlogiem produktów z zachowanymi priorytetami. Ale te spotkania mogą być czasochłonne i niejasne, zwłaszcza jeśli nie używasz odpowiednich narzędzi do tworzenia backlogu, rejestrowania decyzji i dzielenia się nimi z zespołem.
Funkcja backlogu dostępna w systemie Jira ułatwia współpracę z członkami zespołu w zakresie porządkowania backlogu. Możesz dodawać komentarze i szczegóły do każdego elementu, przypisywać zadania członkom zespołu oraz wymieniać i priorytetyzować elementy zgodnie z wartością lub ryzykiem. Jira pozwala w łatwy sposób usprawnić spotkania w zakresie porządkowania backlogu i poprawia ogólny proces zarządzania projektami. Dowiedz się, jak może poprawić wydajność Twojego zespołu.
Spotkanie w sprawie dopracowania backlogu: często zadawane pytania
Jak często powinny odbywać się sesje dopracowania backlogu?
Częstotliwość spotkań dopracowania backlogu będzie zależeć od cyklu sprintów zespołu. Średnia częstotliwość to tygodniowo dla sprintów trwających tydzień. W przypadku sprintów, które trwają dwa tygodnie lub dłużej, spotkanie co dwa tygodnie pomoże ci zarządzać backlogiem.
Jak długo powinny trwać spotkania dopracowania backlogu?
Spotkanie dopracowania backlogu nie ma ustalonej długości, ponieważ zależy to od złożoności projektu i wielkości backlogu produktu. Dobrą praktyką jest jednak przeznaczenie dwóch godzin na kilka pierwszych spotkań. Po rozpoczęciu projektu godzinne spotkania dopracowania są powszechnie stosowane, a spotkania te często stają się krótsze wraz z postępem sprintów.
Jak przygotować się do sesji dopracowania backlogu?
Product owner jest w dużej mierze odpowiedzialny za przygotowanie się do sesji dopracowania backlogu. Powinien nadać priorytet elementom w oparciu o wartość, dodawać niezbędne szczegóły do elementów o najwyższym priorytecie i przygotować porządek spotkania. Członkowie zespołu powinni zapoznać się z planem spotkania i przygotować pytania i informacje zwrotne na temat wymienionych element.