Как улучшить рабочий процесс ИТ-поддержки
Подход Jira к управлению и предоставлению кадровых услуг (HRSM)
В современном мире сотрудники ожидают незамедлительного обслуживания и открытого доступа к внутренним системам. Решение по управлению кадровыми услугами (HRSM) в Jira Service Management предлагает удобный для пользователей портал самообслуживания. На нем можно автоматизировать предоставление кадровых услуг, чтобы добиться эффективной адаптации новых сотрудников и упростить доступ к внутренним инструментам. Все это в совокупности помогает повысить продуктивность сотрудников.
Сегодня сотрудники кадровых служб иногда полагаются на ручные процессы, например бегают в бухгалтерию для получения подписей или самостоятельно заходят в отдел ИТ, чтобы сообщить о выходе нового сотрудника на работу. Такие процессы подвержены ошибкам и лишены системности. Решение по управлению кадровыми услугами HRSM позволяет HR-отделу наладить эффективное обслуживание работников и гарантирует, что задачи не останутся без внимания.
Такое сервис-ориентированное решение связывает отдел кадров с межфункциональными отделами (отделом ИТ, финансовым отделом, бухгалтерией и административно-хозяйственным отделом) и упрощает различные процессы, в том числе комплексную адаптацию новых сотрудников. Поскольку все команды используют единый инструмент предоставления услуг, сотрудники могут получать доступ по запросу.
Для HR-команд, которые хотят наладить работу службы поддержки, Jira Service Management предлагает специальные готовые шаблоны со встроенными рабочими процессами адаптации, увольнения и обработки общих запросов. Для запуска объединенной системы предоставления кадровых услуг нужно четыре ключевых элемента.
Упрощение доступа к услугам
HR-команда — это первые люди, к которым обращается новый сотрудник. Если у него возникают вопросы касательно доступа к новым системам, получения оборудования и пр., он чаще всего задает их HR-команде. ИТ-команды могут совместно с HR-командой организовать предоставление комплексных автоматизированных услуг с помощью каталога. В Jira Service Management команды могут настроить портал с несколькими зонами для оказания услуг разным командам и единой службой поддержки для всей компании. Вместо того чтобы тратить время на несколько инстанций, сотрудники могут всего парой нажатий запросить новый ноутбук. Он будет автоматически выделен, утвержден и подготовлен к работе.
Каждая команда может иметь собственную службу поддержки, где рабочие процессы направлены на быстрое предоставление услуг.
%20(1).png?cdnVersion=2484)
При этом сотруднику не понадобится разыскивать нужный отдел или выяснять, к кому обратиться. Для запроса услуги у любой внутренней команды ему достаточно будет отправить заявку из единого портала.
Обеспечение согласованности при адаптации и увольнении персонала
Для повышения эффективности и масштабирования запросов на адаптацию и увольнение сотрудников можно использовать Jira Service Management. Автоматизация рабочих процессов поможет обслуживать больше сотрудников меньшими силами и обеспечит согласованный подход к адаптации. Создается один последовательный поток, связывающий несколько отделов (например, отдел кадров и ИТ), на каждом этапе которого запускается следующее задание. Клиенту Atlassian в лице компании Appdynamics удалось за два года удвоить число сотрудников, используя Jira Service Management для управления растущей командой по мере ее масштабирования.
%20(1).png?cdnVersion=2484)
Обеспечение безопасности с помощью управления обращениями в отдел кадров
Atlassian использует Jira Service Management внутри компании для отслеживания конфиденциальных сведений об отношениях с сотрудниками. HR-команды имеют дело со множеством конфиденциальных запросов, не предназначенных для всеобщего обозрения. Чтобы HR-команда доводила каждое обращение до разрешения, нужно безопасное место для документирования и отслеживания соответствующих событий. С помощью решения HRSM в Jira Service Management HR-команды могут организовать конфиденциальную службу поддержки для управления обращениями. При этом можно использовать права доступа, чтобы контролировать, кто может просматривать, искать и комментировать запросы. Кроме того, с помощью этого решения HR-команды могут организовать отдельную общедоступную службу поддержки по вопросам заработной платы, адаптации сотрудников и общих кадровых услуг.
.png?cdnVersion=2484)
Сведение к минимуму повторяющихся заданий
Сервис Jira Service Management позволяет командам предоставлять клиентам удобный интерфейс — единый портал службы поддержки — и оградить их от излишних процедурных сложностей. Jira Service Management помогает HR-командам эффективнее распределять ресурсы и заниматься более полезной работой благодаря продуманным формам ввода, позволяющим уменьшить объем запросов на 70 %, и автоматизации прохождения данных через различные отделы.
Участники ИТ-команды и отдела кадров вместе составляют карты стандартных процессов, чтобы определить очередность их реализации. Для многих команд начальным этапом, который уже приносит немало пользы, становится составление списка ответов на популярные вопросы и создание базы знаний.
После того как составлены списки «вопрос-ответ» и разработаны формы запроса, позволяющие кадровому отделу получать все необходимые сведения для быстрого выполнения своих задач, можно приступать к автоматизации процесса адаптации новых сотрудников, который обычно требует взаимодействия нескольких отделов.
%20(1).png?cdnVersion=2484)
Отслеживание спроса на услуги
ИТ-команды могут настроить простые дашбоарды отчетов, которые помогут HR-команде отслеживать предоставление своих услуг и создавать отчеты. Работа с ежемесячными отчетами упрощается, если менеджеры по персоналу могут быстро оценить объем поступающих запросов, количество успешно адаптированных сотрудников и рабочую нагрузку каждой команды. Менеджеры опираются на данные без лишних догадок и могут принимать обоснованные решения о масштабировании своей команды или о том, что можно улучшить.
Хотите узнать больше об управлении услугами для отделов кадров?
Полное руководство по управлению корпоративными услугами (ESM)
Что такое управление корпоративными услугами? В этом руководстве вы узнаете, как внедрить ESM, чтобы повысить качество предоставляемых услуг.
Прочитать статьюРекомендации по автоматизации управления персоналом
Когда ИТ-специалисты понимают уникальные потребности HR-команды, они могут точнее определить, какие процессы нужно автоматизировать, чтобы значительно повысить эффективность HR-команды.
Прочитать статьюКак отдел управления персоналом Atlassian поддерживает распределенный штат сотрудников
Узнайте, как отдел управления персоналом Atlassian обеспечивает превосходное обслуживание в мире распределенной работы.
Смотреть