Понимание процесса увольнения

• Повышение вовлеченности сотрудников: эффективные процессы увольнения оказывают значимый полезный эффект на вовлеченность персонала. Сотрудники, покинувшие вашу компанию с положительными эмоциями и впечатлениями, с большей вероятностью порекомендуют других кандидатов и направят к вам клиентов.
• Меньший репутационный риск: сотрудники, у которых был печальный опыт, связанный с увольнением, чаще негативно отзываются о бывшем работодателе. Такие ситуации могут подорвать имидж вашей компании.
• Довольные и продуктивные сотрудники: процедура увольнения может существенно повлиять на путь работника в компании. Управление персоналом, включая увольнение, способно напрямую затронуть то, как сотрудники взаимодействуют с технологиями и услугами, лежащими в основе вашего бизнеса, и воспринимают их. ITIL, библиотека ИТ-инфраструктуры для управления жизненным циклом ИТ-услуг, включает практику управления персоналом, направленную на решение проблем при увольнении.

Вот что показывают опросы, проведенные фирмой Zippia:

• В 58 % опрошенных компаний есть официальная процедура адаптации сотрудников. При этом выяснилось, что четкий алгоритм увольнения внедрен лишь в 29 % случаев.
• 98 % сотрудников считают, что отзывы, которые они дают во время собеседований при увольнении, важны и потенциально полезны для компании, но только 30–35 % опрошенных принимали участие в таких собеседованиях через Интернет. А очные встречи имели место еще реже — всего в 15 % случаев.
• 60 % утечек данных происходит по вине сотрудников компании. В двух из каждых трех таких случаев сотрудники действовали умышленно и злонамеренно.
• 89 % сотрудников, покинувших компанию, сохраняют доступ к закрытым для посторонних приложениям и данным на своих прежних рабочих местах.

Оптимальная процедура увольнения не создает помех для работы — она полезна как сотруднику, так и компании. Этому способствуют четкие правила и методики. Перечень задач при увольнении должен предусматривать передачу всех соответствующих обязанностей и знаний от уходящего сотрудника его преемнику или участникам команды. Это помогает свести к минимуму перебои в работе бизнеса.

Существует прямая связь между удовлетворенностью сотрудников и эффективностью работы команды и компании. С помощью эффективной процедуры увольнения можно проявить заботу и уважение по отношению к работникам, покидающим штат. Если человек останется доволен, он, возможно, поделится положительными впечатлениями о вашем бизнесе с нынешними и потенциальными сотрудниками и клиентами.

Довольные сотрудники после ухода реже взламывают компьютеры компании или распространяют о ней негативные слухи. Кроме того, эффективная процедура увольнения может повысить моральный дух нынешней команды и способствовать удержанию персонала, снижению текучести кадров и формированию позитивной культуры.

Процедура увольнения отражает ценности и профессионализм компании. Это напрямую влияет на ее репутацию и как работодателя, и как делового партнера. Если у сотрудников при увольнении остается положительное мнение о компании, это укрепляет ее имидж и повышает способность привлекать и удерживать лучших специалистов.

Согласно отчету Verizon о расследовании утечек данных за 2023 год, 17 % утечек происходит по вине сотрудников компаний. Раскрытие информации в результате действий бывших работников или недостатков процедуры сопряжено со значительными финансовыми рисками. В 2023 году средняя стоимость утечки данных по миру составила 4,45 миллиона долларов.

Эффективная процедура увольнения должна включать в себя немедленное лишение доступа к закрытым данным и возвращение всех информационных активов во владение компании. Такие меры значительно снизят вероятность утечки, кражи и судебных разбирательств.

Надлежащие процедуры увольнения позволяют минимизировать риски, связанные с безопасностью данных и сети, защитой интеллектуальной собственности и конфиденциальности. Согласованные и четко прописанные процедуры увольнения также помогают при соблюдении нормативных требований, отраслевых методик и стандартов, например HIPAA, SOC 2, ISO/IEC 27001 и ITIL.

Необходимо уведомить об увольнении все команды, имеющие к нему отношение. Это нужно сделать сразу же, как только принято такое решение или сотрудник подал заявление. Прежде всего эти сведения нужно передать финансовому и кадровому отделам, а также ИТ-команде и службе безопасности. В зависимости от конкретных обязанностей сотрудника, покидающего компанию, может потребоваться уведомить другие подразделения.

Программные инструменты для проведения увольнений позволяют четко проинформировать нужных участников. Так, с помощью функций Jira Service Management можно автоматизировать и отслеживать необходимые уведомления, запрашивать и фиксировать подтверждения, а также принимать меры и проводить эскалацию при задержке или отсутствии ответов.

При увольнении сотрудника проведите с ним собеседование лично или в удаленном формате. Основная задача на данном этапе — собрать отзывы, а также обеспечить плавный переход для работника, его бывшей команды и вашего бизнеса.

Отзывы бывших сотрудников можно собрать и отслеживать с помощью Jira Service Management. Это поможет вашему бизнесу улучшить качество работы кадровой службы, а также наладить комфортную и стабильную процедуру увольнения.

При увольнении необходимо изъять у сотрудника все имущество, принадлежащее компании, например карты доступа, корпоративные ноутбуки, мобильные телефоны, планшеты и другое оборудование.

Процедуры и инструменты управления активами помогают определить, какое имущество следует забрать. Решение Jira Service Management оснащено функциями управления активами, в том числе интеграцией со специальными базами данных.

Немедленно отмените права доступа уходящего сотрудника к системам, базам данных и помещениям компании. Уведомите такого сотрудника и все соответствующие команды об отзыве прав непосредственно во время собеседования при увольнении и получите подтверждение от всех сторон. В Jira Service Management можно автоматизировать эти задачи, чтобы повысить согласованность и эффективнее предотвратить риски.

Предлагайте сотрудникам, покидающим компанию, зафиксировать свои рабочие процессы и процедуры. Такой подход ускорит передачу знаний преемнику или участникам команды. Разместите эту информацию в легкодоступной системе управления знаниями, например в базе знаний, созданной с помощью Jira Service Management.

Обеспечьте позитивные впечатления всем уходящим сотрудникам. Поддерживайте их на протяжении всего процесса. Вы можете помочь бывшим коллегам в оформлении выплат, выходных пособий и в дальнейшем трудоустройстве, а также оказать психологическую и эмоциональную поддержку.

С помощью Jira Service Management можно удобно разместить ресурсы поддержки и сопровождения, а также управлять и делиться ими. Включите такие ресурсы в базу знаний компании.

Эффективная процедура увольнения может дать множество преимуществ и компании, и всем уходящим сотрудникам. Разработка, внедрение и последовательное соблюдение процедуры на основе рекомендаций крайне важны для поиска, найма и удержания персонала. Кроме того, такой подход помогает поддерживать и укреплять репутацию компании.

С помощью автоматизации можно создать наиболее эффективные процедуры и политики увольнения. Функции автоматизации и управления знаниями Jira Service Management помогут вашей компании оптимизировать работу, сократить количество ошибок, возникающих в результате ручных операций, и обеспечить согласованность процедур.

Jira Service Management также может помочь в организации других сложных процессов управления персоналом. Так, благодаря ИИ значительно ускоряется реагирование на запросы сотрудников.

Адаптация проводится при приеме соискателя, а процедура увольнения определяет меры при уходе сотрудников из компании. И то, и другое в значительной степени влияет на моральный дух и удержание персонала, а также на мнение о вашем бизнесе и общее восприятие бренда.

Для успешного увольнения требуется наладить четкое и последовательное взаимодействие всех участников процесса. Компании необходимо вести документацию по всем имеющим отношение к увольнению процессам и заданиям.

На протяжении всей процедуры увольнения важно оказывать поддержку, а также исключить эмоциональное давление. Постарайтесь обеспечить бесперебойную работу и по максимуму защитить корпоративные ресурсы и интеллектуальную собственность.

Чтобы увольнение прошло гладко, с выгодой для компании и без перебоев в работе, необходимо участие нескольких команд. Прежде всего привлеките финансовый и кадровый отделы, а также ИТ-команду и службу безопасности. Затем свяжитесь со всеми другими командами, которые затрагивает уход данного сотрудника.