Как составить эффективный план действий (+ преимущества и советы)
Просмотр тем
Каждый руководитель проекта знает, что жизненный цикл проекта включает в себя множество элементов, но планирование — пожалуй, самый важный из них. В плане определяются и документируются цели проекта, заинтересованные стороны и ожидаемые результаты. Качество и полнота плана могут напрямую определять успех или неудачу проекта.
В каждом плане проекта нужно подробно описать, как именно вы со своими командами и коллегами собираетесь воплотить проект в жизнь. Эту информацию можно собрать в план действий и представить его всем участникам проекта, заинтересованным сторонам и руководителям.
В этой статье описывается, что такое план действий, каковы его преимущества и с какими сложностями можно столкнуться при его создании, а также предлагаются советы по созданию плана для вашего проекта.
Что такое план действий?
В плане действий подробно описаны шаги по выполнению одной или нескольких целей проекта. Это важнейший ресурс при управлении проектами, который обеспечивает четкую дорожную карту достижения целей проекта. Он также помогает направлять и реализовать стратегии управления проектной командой.
План действий отличается от других инструментов планирования, таких как диаграммы Ганта, уставы проектов и ПО для планирования проектов. Эти инструменты полезны при управлении проектами Agile или Scrum, планировании спринтов, проверке кода и других задачах, входящих в управление проектом. Однако в отличие от плана действий в них уделяется меньше внимания конкретным целям, ожидаемым результатам, практическим шагам и подробному описанию реализации всего проекта.
Ключевые компоненты плана действий
Хороший план действий включает следующие компоненты:
- Задания: конкретные шаги по реализации проекта.
- Сроки: когда нужно начать и завершить каждое задание и проект в целом.
- Ответственные лица: участники команды, назначенные на конкретные задания.
- Необходимые ресурсы: сотрудники, бюджет и другие ресурсы для успешного и своевременного завершения проекта.
- Отслеживание прогресса: сведения о контроле прогресса, устранении задержек и сбоев, оценке степени выполнения работ и измерении производительности.
Когда использовать план действий?
План действий станет весьма полезным, пусть и необязательным, элементом практически во всех сценариях управления проектом. Однако на определенных типах проектов он оказывается просто незаменим.
- Сложные проекты: план действий помогает всем участникам видеть общую картину и согласовывать цели, ориентиры и показатели успеха.
- Срочные проекты: с планом действий каждый сотрудник будет знать, что от него ожидается, поэтому задержек и дублирования усилий станет меньше.
- Проекты с четкими целями: точно обозначенные и упорядоченные по важности цели служат опорными точками, которые можно полностью согласовать с запланированными действиями.
- Ресурсоемкие проекты: благодаря тщательно продуманному плану действий ресурсы всегда будут поступать в проект по мере необходимости.
- Регулирование кризисов: наличие плана действий поможет избежать хаоса и замешательства и быстрее вернуться к обычному режиму работы.
Преимущества использования плана действий
Продуманные и хорошо составленные планы действий полезны на любом проекте. Ниже описаны некоторые из преимуществ, которые они дают.
Повышенная четкость и сосредоточенность
Планы действий служат единым источником достоверной информации. Благодаря им все участники проекта всегда остаются в курсе своих обязанностей и целей проекта и больше сосредотачиваются на своей работе.
Улучшенная согласованность
В планах действий четко обозначены задания, сроки, роли и обязанности. Такая общая ясность упрощает коммуникацию и совместную работу между всеми участниками проекта.
Дополнительная подотчетность
Подробные сведения в плане действий, в том числе о ролях, обязанностях и отслеживании прогресса, помогают участникам и заинтересованным сторонам понять, кто отвечает за какие элементы на протяжении жизненного цикла каждого проекта.
Рациональное распределение ресурсов
Каждый план действий содержит подробную информацию о ресурсах для выполнения каждого задания. Это помогает избежать их недостаточного или избыточного выделения.
Мониторинг прогресса
Подробное описание целей и сроков делает прогресс по проекту прозрачным для всех участников. Благодаря этому команда не отстанет от графика и избежит задержек.
Сложности при создании планов действий
Планы действий — очень полезный инструмент при управлении проектами, но при их создании и внедрении могут возникать некоторые проблемы, которые лучше учесть заранее. Это поможет избежать задержек, срывов или отмены проекта.
Установка нереалистичных сроков
Энтузиазм и неполная информация о требованиях могут привести к слишком амбициозным и жестким срокам. Вы и ваши коллеги должны указать в плане действий как можно более точные и реалистичные сроки, чтобы повысить шансы проекта на успех.
Несогласованность целей
План действий, который не соответствует конкретным целям проекта и бизнеса, — хуже, чем полное отсутствие плана. Четко формулируйте цели в каждом плане действий и приводите каждое действие и задание в соответствие с этими целями.
Трудности перехода на новый процесс
Планы действий могут быть чем-то новым и отталкивающим для участников команды и заинтересованных сторон. Из-за этого они могут отказываться разрабатывать план действий или даже следовать ему, особенно если это первый план, который вы создаете. Если каким-то участникам команды план действий кажется сомнительным, постарайтесь успокоить и воодушевить их. Наиболее важно сделать это для ключевых участников проекта и заинтересованных сторон, которым сложно адаптироваться к новому инструменту. Посоветуйте участникам команды поддерживать тех, кто еще не освоился с этим процессом.
Как создать эффективный план действий
Итак, вы ознакомились с назначением, ключевыми компонентами, примерами использования, преимуществами и проблемами плана действий, и теперь самое время его составить. Вот несколько рекомендаций.
Определите SMART-цели
- Четко сформулируйте цель или задачу проекта, на реализацию которых направлен план действий, и то, как они способствуют достижению общих целей проекта.
- Каждая цель должна соответствовать критериям SMART, т. е. должна быть конкретной, измеримой, достижимой, уместной и ограниченной по времени.
- При определении конкретных целей запрашивайте и учитывайте мнение участников проекта и заинтересованных сторон. Так можно согласовать указанные цели и план действий и заручиться поддержкой в их реализации.
Составьте список заданий
- Разбейте цель на небольшие, выполнимые задания или этапы. Чтобы не возникало недоразумений, их описания должны быть максимально четкими и краткими.
- Подробно опишите каждое конкретное задание. Это поможет грамотно распределить ресурсы, составить точный график заданий и успешно их выполнить.
Назначьте обязанности
- Назначьте каждое задание конкретному участнику команды или группе. По возможности назначьте резервных исполнителей для критически важных заданий.
- Обязанности должны быть четкими, а роли — ясными для сотрудников. Стоит запрашивать у ключевых участников подтверждение того, что они понимают возложенные на них обязанности и согласны их выполнять.
Обозначьте сроки
- Установите реалистичные сроки для каждого задания и проекта в целом.
- Учитывайте и отмечайте взаимозависимости, которые связывают сроки отдельных заданий с хронологией всего проекта.
- Установите оптимальные, приемлемые и неприемлемые сроки для каждого задания. Четко обозначьте, что произойдет, если команда нарушит оптимальные и приемлемые сроки, и могут ли неприемлемые сроки привести к задержке или срыву проекта.
Определите ресурсы
- Определите бюджет, материалы, сотрудников и инструменты, необходимые для выполнения каждого задания, а также предполагаемых поставщиков этих ресурсов.
- Добавьте в план действий систему сдержек и противовесов. Это повысит доступность ресурсов и позволит их эффективно распределить.
Отслеживайте прогресс
- Внедрите систему отслеживания прогресса для плана действий.
- Регулярно пересматривайте и обновляйте план, отражая в нем изменения и документируя прогресс.
- В случае задержек или сбоев четко обозначьте их ожидаемое и фактическое влияние на прогресс проекта. Поделитесь этой информацией с участниками и затронутыми заинтересованными сторонами.
Составьте эффективный план действий с помощью Confluence
Планы действий являются важнейшими и неотъемлемыми элементами планов проектов и работ по управлению проектами. В Confluence есть множество возможностей, таких как списки задач и таблицы, с помощью которых можно составлять и выполнять четкие и эффективные планы действий для успешной реализации проектов.
Confluence — это единое рабочее пространство, позволяющее вам и вашим коллегам создавать, упорядочивать, находить знания и делиться ими в рамках различных команд, проектов и целей. В нем есть разделы, в которых можно разместить страницы, доски, видеосообщения и базы данных. Ключевые знания, касающиеся всей компании и отдельных проектов, собраны воедино, а потому всегда доступны и готовы к использованию на благо бизнеса.
Создавая план действий, приглашайте коллег к сотрудничеству: вместе вы можете редактировать материалы в реальном времени и оставлять встроенные комментарии. С легкостью делитесь планом действий с командами, заинтересованными сторонами и лицами, принимающими решения, во всей компании.
Составьте план действий в Confluence бесплатно, чтобы убедиться в пользе этого решения для достижения бизнес-целей.
