Как составить эффективный план действий (+ преимущества и советы)
Просмотр тем
Каждый руководитель проекта знает, что жизненный цикл проекта включает в себя множество элементов, но планирование — пожалуй, самый важный из них. В плане определяются и документируются цели проекта, заинтересованные стороны и ожидаемые результаты. Качество и полнота плана могут напрямую определять успех или неудачу проекта.
В каждом плане проекта нужно подробно описать, как именно вы со своими командами и коллегами собираетесь воплотить проект в жизнь. Эту информацию можно собрать в план действий и представить его всем участникам проекта, заинтересованным сторонам и руководителям.
В этой статье описывается, что такое план действий, каковы его преимущества и с какими сложностями можно столкнуться при его создании, а также предлагаются советы по созданию плана для вашего проекта.
Что такое план действий?
В плане действий подробно описаны шаги по выполнению одной или нескольких целей проекта. Это важнейший ресурс при управлении проектами, который обеспечивает четкую дорожную карту достижения целей проекта. Он также помогает направлять и реализовать стратегии управления проектной командой.
An action plan differs from other planning tools like Gantt charts, project charters, and project scheduling software. These tools can benefit Agile project management, Scrum management, sprint planning, code review, and other project elements. However, they don’t focus on specific goals, anticipated outcomes, actionable steps, and detailed execution for an entire project like action plans do.
Ключевые компоненты плана действий
Хороший план действий включает следующие компоненты:
- Задания: конкретные шаги по реализации проекта.
- Сроки: когда нужно начать и завершить каждое задание и проект в целом.
- Ответственные лица: участники команды, назначенные на конкретные задания.
- Необходимые ресурсы: сотрудники, бюджет и другие ресурсы для успешного и своевременного завершения проекта.
- Отслеживание прогресса: сведения о контроле прогресса, устранении задержек и сбоев, оценке степени выполнения работ и измерении производительности.
Когда использовать план действий?
План действий станет весьма полезным, пусть и необязательным, элементом практически во всех сценариях управления проектом. Однако на определенных типах проектов он оказывается просто незаменим.
- Сложные проекты: план действий помогает всем участникам видеть общую картину и согласовывать цели, ориентиры и показатели успеха.
- Срочные проекты: с планом действий каждый сотрудник будет знать, что от него ожидается, поэтому задержек и дублирования усилий станет меньше.
- Проекты с четкими целями: точно обозначенные и упорядоченные по важности цели служат опорными точками, которые можно полностью согласовать с запланированными действиями.
- Ресурсоемкие проекты: благодаря тщательно продуманному плану действий ресурсы всегда будут поступать в проект по мере необходимости.
- Регулирование кризисов: наличие плана действий поможет избежать хаоса и замешательства и быстрее вернуться к обычному режиму работы.
Преимущества использования плана действий
Продуманные и хорошо составленные планы действий полезны на любом проекте. Ниже описаны некоторые из преимуществ, которые они дают.
Повышенная четкость и сосредоточенность
Планы действий служат единым источником достоверной информации. Благодаря им все участники проекта всегда остаются в курсе своих обязанностей и целей проекта и больше сосредотачиваются на своей работе.
Улучшенная согласованность
В планах действий четко обозначены задания, сроки, роли и обязанности. Такая общая ясность упрощает коммуникацию и совместную работу между всеми участниками проекта.
Дополнительная подотчетность
Подробные сведения в плане действий, в том числе о ролях, обязанностях и отслеживании прогресса, помогают участникам и заинтересованным сторонам понять, кто отвечает за какие элементы на протяжении жизненного цикла каждого проекта.
Рациональное распределение ресурсов
Каждый план действий содержит подробную информацию о ресурсах для выполнения каждого задания. Это помогает избежать их недостаточного или избыточного выделения.
Мониторинг прогресса
Подробное описание целей и сроков делает прогресс по проекту прозрачным для всех участников. Благодаря этому команда не отстанет от графика и избежит задержек.
Сложности при создании планов действий
Планы действий — очень полезный инструмент при управлении проектами, но при их создании и внедрении могут возникать некоторые проблемы, которые лучше учесть заранее. Это поможет избежать задержек, срывов или отмены проекта.
Установка нереалистичных сроков
Энтузиазм и неполная информация о требованиях могут привести к слишком амбициозным и жестким срокам. Вы и ваши коллеги должны указать в плане действий как можно более точные и реалистичные сроки, чтобы повысить шансы проекта на успех.
Несогласованность целей
План действий, который не соответствует конкретным целям проекта и бизнеса, — хуже, чем полное отсутствие плана. Четко формулируйте цели в каждом плане действий и приводите каждое действие и задание в соответствие с этими целями.
Трудности перехода на новый процесс
Планы действий могут быть чем-то новым и отталкивающим для участников команды и заинтересованных сторон. Из-за этого они могут отказываться разрабатывать план действий или даже следовать ему, особенно если это первый план, который вы создаете. Если каким-то участникам команды план действий кажется сомнительным, постарайтесь успокоить и воодушевить их. Наиболее важно сделать это для ключевых участников проекта и заинтересованных сторон, которым сложно адаптироваться к новому инструменту. Посоветуйте участникам команды поддерживать тех, кто еще не освоился с этим процессом.
Как создать эффективный план действий
Итак, вы ознакомились с назначением, ключевыми компонентами, примерами использования, преимуществами и проблемами плана действий, и теперь самое время его составить. Вот несколько рекомендаций.
Определите SMART-цели
- Четко сформулируйте цель или задачу проекта, на реализацию которых направлен план действий, и то, как они способствуют достижению общих целей проекта.
- Каждая цель должна соответствовать критериям SMART, т. е. должна быть конкретной, измеримой, достижимой, уместной и ограниченной по времени.
- При определении конкретных целей запрашивайте и учитывайте мнение участников проекта и заинтересованных сторон. Так можно согласовать указанные цели и план действий и заручиться поддержкой в их реализации.
Составьте список заданий
- Разбейте цель на небольшие, выполнимые задания или этапы. Чтобы не возникало недоразумений, их описания должны быть максимально четкими и краткими.
- Подробно опишите каждое конкретное задание. Это поможет грамотно распределить ресурсы, составить точный график заданий и успешно их выполнить.
Назначьте обязанности
- Назначьте каждое задание конкретному участнику команды или группе. По возможности назначьте резервных исполнителей для критически важных заданий.
- Обязанности должны быть четкими, а роли — ясными для сотрудников. Стоит запрашивать у ключевых участников подтверждение того, что они понимают возложенные на них обязанности и согласны их выполнять.
Обозначьте сроки
- Установите реалистичные сроки для каждого задания и проекта в целом.
- Учитывайте и отмечайте взаимозависимости, которые связывают сроки отдельных заданий с хронологией всего проекта.
- Установите оптимальные, приемлемые и неприемлемые сроки для каждого задания. Четко обозначьте, что произойдет, если команда нарушит оптимальные и приемлемые сроки, и могут ли неприемлемые сроки привести к задержке или срыву проекта.
Определите ресурсы
- Определите бюджет, материалы, сотрудников и инструменты, необходимые для выполнения каждого задания, а также предполагаемых поставщиков этих ресурсов.
- Добавьте в план действий систему сдержек и противовесов. Это повысит доступность ресурсов и позволит их эффективно распределить.
Отслеживайте прогресс
- Внедрите систему отслеживания прогресса для плана действий.
- Регулярно пересматривайте и обновляйте план, отражая в нем изменения и документируя прогресс.
- В случае задержек или сбоев четко обозначьте их ожидаемое и фактическое влияние на прогресс проекта. Поделитесь этой информацией с участниками и затронутыми заинтересованными сторонами.
Составьте эффективный план действий с помощью Confluence
Планы действий являются важнейшими и неотъемлемыми элементами планов проектов и работ по управлению проектами. В Confluence есть множество возможностей, таких как списки задач и таблицы, с помощью которых можно составлять и выполнять четкие и эффективные планы действий для успешной реализации проектов.
Confluence — это единое рабочее пространство, позволяющее вам и вашим коллегам создавать, упорядочивать, находить знания и делиться ими в рамках различных команд, проектов и целей. В нем есть разделы, в которых можно разместить страницы, доски, видеосообщения и базы данных. Ключевые знания, касающиеся всей компании и отдельных проектов, собраны воедино, а потому всегда доступны и готовы к использованию на благо бизнеса.
Создавая план действий, приглашайте коллег к сотрудничеству: вместе вы можете редактировать материалы в реальном времени и оставлять встроенные комментарии. С легкостью делитесь планом действий с командами, заинтересованными сторонами и лицами, принимающими решения, во всей компании.
Составьте план действий в Confluence бесплатно, чтобы убедиться в пользе этого решения для достижения бизнес-целей.
