Станьте экспертом по реализации проектов
Как составить план так, чтобы оказаться на высоте
Просмотр тем
Что такое выполнение проекта? На этом этапе работы над проектом команда делает все то, что было запланировано ранее.
Команда делает все возможное для удачного начала проектов. Вы проводите собрания по запуску проектов, чтобы держать в курсе ключевых участников, составляете подробные графики и налаживаете совместную работу между сотрудниками, как предписано планом.
Кажется, что все работает как часы. И вдруг… случается что-то непредвиденное!
Сроки отодвигаются все дальше. План проекта служит скорее подсказкой, чем четким регламентом. Сотрудники запутаны и раздражены, а вам кажется, что вы напрасно занимались подготовкой и впустую потратили время.
В чем состоит проблема? Дело в том, что превосходный план проекта плохо выполняется.
Что такое выполнение проекта?
Project execution means that you’re rolling up your sleeves and taking action on everything you outlined in your project plan (you can use our project plan template). Put simply, you’re executing those strategies (how’s that for being literal?) to get the project across the finish line.
Возможно, вам доводилось слышать, как выполнение проекта называли также реализацией проекта. Это еще одно модное название того же процесса.
Выполнение является третьим этапом стандартного жизненного цикла проекта, состоящего из четырех стадий: инициация, планирование, выполнение и завершение.
Может показаться, будто стадия выполнения является самой простой из четверки, особенно если вы уже справились со всеми сложностями и подготовили почву для успешного проекта. На самом деле именно на стадии выполнения многие команды сталкиваются с трудностями.
Можно взять пример из личной жизни: определить бюджет легко. Оставаться в его рамках — вот что самое сложное (особенно если вам хочется поддаться соблазну и заказать пиццу, несмотря на положение дел в вашем кошельке).
О пробелах при выполнении проекта
Пробелы при выполнении проекта — звучит устрашающе, не так ли? Это, действительно, неприятная вещь.
Идет ли речь о дефиците личного бюджета (с кем не случалось?) или о проекте команды, который пошел не по плану, пробел, связанный с выполнением (часто называемый стратегическим просчетом), означает расхождение между видением и реальностью.
Помните, как вы разрабатывали все эти стратегии и строили планы для своего проекта? Если вы не можете воплотить их в жизнь и достичь своих целей, вас ожидает пробел, связанный с выполнением.
К сожалению, подобные расхождения нередки. Отвечая на опрос «Пульс профессии 2017 г.» Института управления проектами, руководители высшего звена заявили, что лишь в 60 % их стратегических инициатив удавалось достичь поставленных целей.
Каковы причины пробелов, связанных с выполнением?
У пробелов при выполнении могут быть самые разные причины, такие как слишком амбициозные цели и графики, недостаточно четкое или совсем не четкое видение или цели на проект и даже отсутствие поддержки со стороны ключевых действующих лиц.
Одна из самых главных причин связана с ресурсами вашего проекта. Ресурсы — это материалы, необходимые для завершения проекта. В их число могут входить отдельные подразделения или участники команды, время и собственно материалы (например, компьютерные программы, помещения для деловых встреч и многое другое).
Когда мы составляем план проекта, мы попадаем в ловушку — думаем о нем в отрыве от всех, будто этот проект будет в центре внимания всех, пока не завершится.
На самом деле так не бывает. Этот проект затеряется среди других ежедневных обязанностей и авралов. Ресурсов будет гораздо меньше, чем казалось при составлении плана проекта, когда у вас был только журавль в небе.
В итоге вам придется конкурировать за необходимые вам ресурсы или менять их рабочие приоритеты, а иногда и просто ждать их освобождения. Из-за таких проблем ваш изначальный план и график рушатся.
В худшем случае весь ваш проект терпит крах. Согласно результатам исследования Института управления проектами за 2018 г., в 21 % случаев проекты терпят неудачу из-за ограниченных или скудных ресурсов.
Стратегии выполнения проектов, которые приведут к успеху
Вот важный, но непростой вопрос: как закрыть пробелы раз и навсегда? Далее вы ознакомитесь с различными стратегиями, которые помогут вашей команде выполнить любой проект.
Согласованность с самого начала
Трудно что-то выполнить, не понимая, зачем это нужно делать в принципе. Однако лишь 55 % людей, задействованных в проектах, считают, что им понятно, какие бизнес-цели стоят перед проектом.
Прежде чем начать выполнять проект, нужно ввести всех в курс происходящего. Сначала проведите продуктивное собрание по запуску проекта, на котором вы можете рассказать о целях проекта и плане по их достижению. Выделите побольше времени на вопросы, чтобы люди могли заблаговременно получить ответы или высказать свои соображения.
Возможно, вы думаете: «Мы всегда подготавливаем подробный проектный устав, к которому можно обратиться в любой момент». Тогда ответьте на вопрос: когда вы в последний раз просматривали объемный документ, чтобы найти простой ответ или указание? Давно это было, не правда ли?
Рекомендуем вместо устава создать карту проекта. В этом документе, являющемся результатом совместных усилий, описывается проблема, которую вы пытаетесь решить с помощью проекта, а также область проекта и все потенциальные пробелы в знаниях. Карта проекта — это обновляемый документ, который может меняться и развиваться вместе с вашим проектом.
В конце концов, изменение плана по мере того, как вы двигаетесь вперед и узнаете больше, не означает провал проекта. Еще многое может произойти, и вы должны иметь возможность приспосабливаться.
Передача работы, учтенная в плане
Составляя план многофункциональных проектов, легко исходить из допущения, что проект можно будет без труда передавать от одной команды к другой. Вам начинает казаться, что это будет происходить так же слаженно, как передача палочки во время эстафетного бега (возможно, у вас в голове даже заиграла песня Eye of the Tiger или Chariots of Fire).
К несчастью, реальный мир устроен гораздо сложнее, чем ваше воображение. Когда приходит время передать проект другой команде, иногда возникает излишняя канитель, работа то начинается, то останавливается.
Дело в том, что другие команды не в состоянии включиться в проект по первому зову. Держа это в уме, целесообразно при планировании графика выделить некоторый запас времени специально на случай передачи. Так у принимающей команды будет небольшая фора, чтобы войти в курс дела.
Пусть все остальные команды остаются в курсе обновлений статуса проекта, изменений и т. д., чтобы, когда придет их очередь взять управление на себя, они включались в работу не вслепую. В Confluence есть шаблоны для управления проектами, которые будут полезны в этом деле.
Эффект домино: помните о нем
Помните, мы говорили об опасности планирования проекта в отрыве от всех? Следует помнить, что вашему проекту придется полагаться на ограниченные ресурсы и соревноваться за них.
Вот почему вам нужно выявлять все зависимости от заданий или ресурсов на стадии планирования. Так вы сразу сможете учесть их в своем процессе и графике.
Например, есть ли в вашем проекте такой этап, который нельзя завершить, пока не будет выполнено несколько предшествующих заданий? Это зависимость от заданий. У специалиста по обработке и анализу данных в вашей компании невероятно плотный график, и вам остается уповать на его рабочую нагрузку? Это важный ресурс, и зависимость от него необходимо учесть.
Если заранее предусмотреть подобное в плане, вы столкнетесь с гораздо меньшим количеством препятствий во время выполнения проекта, особенно если держать в уме некоторые распространенные причины провала проекта:
- Неточный прогноз доступности ресурсов (23 %)
- Ограниченность ресурсов (20 %)
- Зависимость от заданий (11 %)
Вы также можете воспользоваться методом критического пути (CPM), чтобы убедиться, что вы подошли к составлению графика с позиций реалиста. Это может показаться сложной задачей, но на практике все просто.
Строго говоря, вам нужно определить самую длинную цепочку зависимых заданий в проекте. Можете представить ее как ряд из косточек домино. Если на этом критическом пути возникнет задержка, она затормозит весь проект. Так вы будете знать, где у вас есть место для маневра, а где нужно во что бы то ни стало придерживаться графика.
Регулярный контроль хода работ
Вы составили план проекта, поделились им с командой и теперь думаете, что все встанет на свои места. Ведь чтобы выполнение проекта прошло гладко, больше ничего и не требуется.
Не совсем. Чтобы преуспевать с проектами, нужно регулярно отслеживать ход работы и вносить поправки в курс в случае необходимости. Недостаточно запланировать собрания по запуску проекта и по подведению итогов. Также следует выделить время для регулярных проверок.
В ходе этих собраний вы можете разбираться с проблемами, прояснять ситуацию и продолжать приближать проект к установленной цели. Также можно попросить команду поделиться мнениями о ходе выполнения проекта, чтобы каждый чувствовал, что его услышали, а его вклад ценят.
Если в начале проекта вы определили признаки и показатели (настоятельно рекомендуем это сделать), на этих собраниях у вас также будет возможность провести тщательную оценку прогресса.
Неминуемый успех
Никому не нравится то нехорошее чувство, которое возникает, когда все усилия, затраченные на составление плана проекта, были напрасны.
К счастью, вы не беззащитны. Используйте предложенные нами стратегии выполнения проекта. Тогда вам не придется тратить силы на план, который, несмотря на ваши благие намерения, будет полон недостатков, от которых может пострадать ваша команда.
Даже взяв на вооружение эти новые советы, помните, что вам предстоит еще многому научиться в процессе. Возможно, вы не выполните свой следующий проект идеально, и это нормально! Вы продолжите совершенствоваться с каждым последующим проектом. Пройдет совсем немного времени, и вы и ваша команда будете выполнять проекты как настоящие асы своего дела.
