Что такое реестр рисков и как его создать

Что такое реестр рисков для управления проектами?

Реестр рисков — это инструмент управления проектами, позволяющий оценивать риски, связанные с проектами в вашей компании, сортировать их по приоритету и устранять. Он служит центральным репозиторием для выявления рисков, который позволяет руководителям проектов и командам эффективно отслеживать и минимизировать их. Понимание рисков, их последствий и приоритетов помогает оптимизировать рабочие процессы и обеспечить своевременное выполнение проектов.

Инструменты, предоставляющие единое рабочее пространство, — это основа эффективного реестра рисков. Решение Confluence позволяет командам фиксировать и редактировать сведения в центральном репозитории, представляющем собой единый источник достоверной и актуальной информации, а также делиться ею. Благодаря шаблону реестра рисков команды могут быстро приступать к работе, разрабатывать планы по снижению рисков и отслеживать риски на всем протяжении жизненного цикла проекта.

Ключевые компоненты реестра рисков

Риски относятся к разным областям, включая безопасность данных, соблюдение законодательства и проблемы с цепочкой поставок. Реестр рисков должен учитывать все потенциальные проблемы проекта независимо от их природы.

Реестр рисков состоит из четырех ключевых компонентов.

• Идентификация рисков. Присвоив идентификатор и имя, вы сможете точнее отслеживать тот или иной риск на всем протяжении работы над проектом. А если вы добавите краткое описание риска, участники быстрее поймут, о чем идет речь, когда вы будете ссылаться на него или заниматься его устранением.
• Оценка рисков. Сюда входит анализ риска и присвоение ему соответствующей категории в зависимости от расписания, бюджета или области. Определите вероятность риска и его последствия, используя как качественные факторы воздействия (например, удовлетворенность клиентов), так и количественные (например, затраты). Они помогут отсортировать риски по приоритету.
• Реагирование на риски. Определите меры реагирования на тот или иной риск и задокументируйте их в соответствующем плане. Центральный репозиторий, такой как Confluence, позволит каждому участнику изучить план реагирования и принять соответствующие меры.

• Владение рисками. Назначьте компетентного владельца, который будет отвечать за тот или иной риск, а также учредите план реагирования.

Когда полезен реестр рисков

Он может быть полезен на любом этапе. Команды часто выявляют риски при планировании проекта и исследовании продукта. Это отличное время, чтобы начать отслеживать и оценивать риски, а также создавать стратегии по их устранению. Ведите реестр рисков на всем протяжении жизненного цикла проекта.

Изменения в проектах — это обычное явление, поэтому переоценка имеющихся рисков и поиск новых должны стать частью процесса управления изменениями. Вам также следует включить реестр рисков в стандартную проверку проектов с участием заинтересованных сторон, чтобы держать их в курсе событий.

Преимущества реестров рисков

Понимание рисков на ранних этапах, анализ их влияния и составление плана по их устранению помогут соблюсти расписание и уложиться в бюджет. Ниже приведены некоторые преимущества реестра рисков.

Упреждающее управление рисками

Возможно, у вас не получится определить все риски на ранних этапах, но вы можете выявить значительную их часть благодаря совместной работе над проектом. Группы, занимающиеся идентификацией рисков на каждом этапе жизненного цикла продукта и управления проектом, заранее выявляют решения, которые можно включить в план проекта.

Улучшение коммуникации

Упреждающий подход к управлению рисками позволяет командам заранее скоординировать действия, понять цель и наладить совместную работу по снижению рисков. Таким образом, при возникновении новых рисков у команд будет стандартная процедура регистрации, анализа, назначения и планирования ответных мер. А инструменты для совместной работы, такие как Confluence, обеспечат источник достоверной и актуальной информации о том или ином риске, к которому можно обратиться в любое время.

Принятие более эффективных решений

Благодаря реестру рисков руководители проектов и заинтересованные стороны получают точную информацию о каждом риске и его воздействии. Это позволяет уменьшить или полностью устранить неопределенность.

Например, при первом выявлении может показаться, что риск имеет высокий приоритет, однако анализ может продемонстрировать, что этот риск можно быстро и легко снизить. С другой стороны, риск, который при первом выявлении кажется низкоприоритетным, после анализа может стать приоритетом номер один. Реестр рисков помогает в первую очередь сосредоточить внимание на наиболее важных рисках.

Документация

Такие инструменты, как Confluence, помогают командам собирать и хранить в одном репозитории всю информацию, связанную с риском: серьезность, воздействие, план реагирования и ответственное лицо. С единым достоверным источником информации участники команд будут одинаково понимать риски независимо от того, где они находятся и в какой команде они работают.

Подотчетность

Назначение владельца каждого риска в реестре повышает производительность за счет того, что над планом реагирования работают нужные люди. Планирование, анализ и обновление реестра рисков во время собраний по пересмотру проектов и на протяжении всего жизненного цикла проекта позволяют отслеживать прогресс в реальном времени. Благодаря этому можно менять приоритеты или корректировать расписания по мере устранения существующих рисков или возникновения новых.

ПО для управления заданиями, например Jira, помогает отслеживать прогресс от выявления до устранения.

Ограничения реестров рисков

Четкая и понятная процедура поможет преодолеть многие ограничения реестра рисков. Однако некоторые риски, например связанные с неисправностью оборудования, сложно выявить, и в реестре рисков могут возникать пробелы.

Риски могут меняться, поэтому важно поддерживать реестр в актуальном состоянии, чтобы отражать в нем самую свежую информацию. Обучение участников команды оценке рисков, выставлению оценок или приоритизации, а также предоставлению полных и точных данных помогает обеспечить эффективность реестра рисков.

Как создать реестр рисков

Чтобы создать эффективный реестр рисков, используйте стандартную процедуру и проведите обучение всей команды. Ниже приведены шаги по созданию и ведению реестра рисков.

Выявите риски

Начните с сеанса мозгового штурма с участием всей команды. Участники могут привнести разные мнения и поделиться знаниями в областях, о которых другие могут не иметь представления.

Например, разработчик может обнаружить проблемы с совместимостью, которые потребуют приобретения дополнительного ПО, а финансовый отдел может выявить бюджетные риски, связанными с непредвиденными покупками. Внешние партнеры также могут иметь непосредственный опыт и подробно рассказать о рисках, с которыми они столкнулись. Соберите на этом этапе как можно больше разных точек зрения.

Оценивайте риски

Для оценки рисков используйте стандартную систему. Применяйте ее ко всем рискам, будь то финансовые, технические, связанные с безопасностью, качеством или другие риски.

1. Сначала определите вероятность возникновения риска по числовой шкале для высоких, средних и низких значений.
2. Затем оцените потенциальное воздействие на проект, используя ту же шкалу для высоких, средних и низких значений.
3. А теперь рассчитайте оценку риска, умножив значение вероятности на значение воздействия.

По этой оценке можно быстро определить риски с высокой вероятностью/высоким уровнем воздействия и приоритизировать их.

Планируйте меры реагирования на риски

Разработайте стратегии для снижения вероятности и воздействия каждого риска. В этом может помочь командная среда для совместной работы, в которой участники команды смогут делиться уникальным опытом и знаниями. Запланируйте конкретные действия на случай реализации риска.

Наличие плана действий помогает команде быстро реагировать и решать проблемы в случае их возникновения, что позволяет продолжать работу на проекте. А еще благодаря такому плану другие участники команды, например финансовые специалисты, могут получить информацию на ранних этапах проекта.

Добавьте риски с высокой вероятностью/высоким уровнем воздействия в ПО для создания дорожной карты, чтобы все заинтересованные стороны знали о них.

Назначайте владельцев рисков

Назначьте владельца, который четко понимает характер и воздействие риска. Это может быть разработчик с опытом работы в сфере кибербезопасности или менеджер по работе с партнерами, имевший дело с поставщиками. Владелец отвечает за изучение дополнительной информации или решений, обновление реестра рисков с учетом новой или изменившейся информации, а также за запрос дополнительных ресурсов при необходимости.

Контролируйте и анализируйте риски

Регулярно обновляйте реестр рисков, чтобы правильно отражать в нем изменения существующих рисков и прогресс в выполнении запланированных действий, а также фиксировать новые риски. Проверку реестра рисков следует проводить на собрании по пересмотру проекта, однако хорошей практикой станет регулярное проведение отдельных совещаний по реестру рисков.

Новые риски возникают, а выявленные — меняются на протяжении всего проекта. Если сделать собрания по реестру рисков стандартной частью жизненного цикла управления проектом, включая обновление хронологии и диаграмм Ганта, это поможет уменьшить количество неожиданностей и сохранить контроль над проектом.

Использование шаблонов реестра рисков

Использование шаблона реестра рисков позволяет командам быстро выявлять и отслеживать риски. Шаблон реестра рисков Confluence помогает командам собрать необходимую информацию, определить серьезность и воздействие, а также задокументировать план снижения рисков на случай, если они реализуются. Выбранный шаблон должен обеспечивать совместную работу в единой среде и предоставлять основные элементы для отслеживания рисков на протяжении всего жизненного цикла проекта. Благодаря общему доступу к информации все участники команды знают о плане и могут сразу приступить к работе, когда риски требуют действий.

Оценивайте риски с помощью Confluence для более гладкой реализации проекта

Незнание может навредить вам. Понимание рисков проекта и подготовка планов снижения до их возникновения поможет следовать расписанию проекта, обеспечить качество продукта и уложиться в бюджет.

Confluence превращает хаос в порядок, структурируя знания между командами, проектами и целями. Это позволит вам найти то, что вы хотите, и узнать то, что вам нужно. Централизованное хранение знаний о всей компании и проектах делает поиск важной информации простым как никогда. Совместная работа с помощью редактирования в реальном времени и встроенных комментариев позволяет всей команде поддерживать скорость и продвигать бизнес, а также легко делиться информацией с организацией в более широких масштабах.

Шаблон матрицы оценки рисков Confluence помогает ускорить процесс. По нему можно легко выявлять и оценивать риски, разрабатывать плановые подходы, документировать владельцев риска и отслеживать изменения. Начните работу бесплатно.