Управление областью проекта помогает значительно экономить время

Почему важно управлять областью проекта?

Стоит полагать, что именно вы виноваты в неожиданно долгом походе по магазинам или в том, что проект каким-то образом вышел за рамки первоначальных требований. По данным Института управления проектами (PMI), неконтролируемое расширение области проекта встречается в 52 % случаев.

Ваши ресурсы — участники команды, время и деньги — не безграничны. И если требования проекта продолжат расширяться, то этих ресурсов станет не хватать.

Эффективное управление областью проекта помогает как можно точнее придерживаться исходного плана и эффективнее распоряжаться ресурсами. Это даст вам ряд преимуществ, перечисленных далее.

1. Реалистичные графики

Исследование более 10 600 проектов, проведенное PwC, показало, что только 2,5 % компаний выполняют проекты успешно на 100 %. Остальные не укладываются в рамки исходного бюджета или в сроки (или и то и другое!).

Управление областью проекта не позволит вам и команде нарушить изначально установленный срок окончания проекта. Если вы точно знаете, что требуется для выполнения проекта, гораздо проще определить реалистичный срок, который вы сможете соблюсти.

Вспомните поход в супермаркет. Если бы вы знали, что у вас длинный список покупок (в котором не только яйца), то не думали бы, что заскочите в магазин на пять минут. Вместо этого вы бы выделили больше времени и сразу при входе взяли бы тележку. Теперь же надо перепланировать оставшуюся часть дня, чтобы компенсировать потерянный час.

2. Точные бюджеты

Трудно определить стоимость проекта, если его требования и ожидаемые результаты постоянно меняются и дополняются.

Определив объем работ, вы изначально сможете установить разумный бюджет, а мониторинг объема работ по мере их выполнения командой позволит придерживаться установленной суммы.

3. Эффективные проекты

Каждый хоть раз сталкивается с ситуацией, когда никак не удается завершить проект, потому что то командам, то клиентам постоянно требуются новые возможности, поправки или дополнения. Область проекта продолжает расширяться, и он все больше затягивается.

Приятно всегда говорить да, но, всякий раз соглашаясь с новыми запросами, команда проекта, скорее всего, не осознает, насколько далеко отклонилась от первоначального плана.

Определение области проекта и управление ей позволит команде эффективно выполнять проекты в соответствии с исходными требованиями, не давая им расти как снежный ком.

Проще говоря, область проекта (и составленное ее описание) служит ориентиром. Руководитель проекта и команда всегда могут к нему вернуться и использовать для принятия решений по проекту.

1. Определение цели проекта

У каждого проекта есть цель, поэтому первым делом надо ее определить.

Не полагайтесь на то, что конечная цель известна всем в команде. Определение цели (т. е. того, что будет достигнуто в результате проекта) создает важный контекст.

В случае вашего проекта цель будет следующей: создать новый опросник клиентов, который ускорит оформление новых клиентов и позволит сразу получить всю необходимую информацию о них.

Определив главную цель проекта с самого начала, будет проще выполнять дальнейшие этапы, так как вы сможете отслеживать эту цель и принимать решения с ее учетом.

2. Определение результатов проекта

Пришло время определить результат вашего проекта. Какой существенный объект или объекты вы создаете? В вашем случае это интерактивный опросник, который будет автоматически отправляться новым клиентам после подписания ими договора, а также целевая страница с дополнительной информацией.

Определение результатов поможет не упустить момент, когда область проекта начнет расширяться.

Если вы с командой станете обсуждать, что здорово было бы создать онлайн-портал, на котором клиенты смогли бы отправлять материалы в виде файлов, то сможете напомнить себе, что портал не является результатом, предусмотренным в этом проекте. Лучше решить данный вопрос отдельно, когда проект будет завершен и у вас будет больше ресурсов и времени подумать, как правильно это сделать.

3. Определение заданий и действий по проекту

Вы знаете, какой продукт создаете и почему. Теперь разберем, как вы будете это делать.

На данном этапе вы разбиваете результаты проекта на отдельные задания и действия. Через какие этапы вам предстоит пройти, чтобы получить этот результат? Эта процедура называется структурой распределения работ.

Чтобы создать новый опросник клиентов, необходимо:

• Придумать и составить текст опросника.
• Встроить опросник в интерактивную форму.
• Создать целевую страницу, на которой клиентам будет предоставлен доступ к опроснику и дополнительная информация о нем.
• Настроить автоматическую рассылку электронных сообщений со ссылкой на опросник.

4. Определение исключений из проекта

В процессе управления областью проекта понимать, что вы не будете делать, так же важно, как и то, что будете. Просто подумайте: если бы вы написали в списке покупок «Не покупать ароматизированные свечи!», то вряд ли бы подошли к той благоухающей стойке. Ведь вы знаете, что бывает, когда дело доходит до свечек.

Как бы нелогично это ни казалось, кратко опишите задания и результаты, которые не будете выполнять в рамках этого проекта. В проекте опросника вы укажете, что не сделаете следующее:

• Онлайн-портал для отправки клиентами ресурсов и файлов.
• Многоступенчатую последовательность электронных сообщений для адаптации клиентов.
• Специализированные опросники для каждого типа клиентов.

Возможно, вы слышали, что лучшая защита — это нападение. В этом и есть суть данного этапа. Вы как будто вывешиваете знак «Осторожно!» для всех выходящих за рамки проекта идей, которые могут возникнуть и заставить вас отклониться от цели.

5. Определение ограничений проекта

Вы выполняете данный проект не в иллюзорном мире. Существуют реальные ограничения проекта (бюджет, графики и ресурсы), с которыми нужно работать. На этом этапе вы их определите.

Вот некоторые ограничения для опросника клиентов:

• Он должен быть готов к 25 ноября 2020 г.
• Общий бюджет не должен превышать 5300 $.
• Команда веб-разработчиков, занимающаяся целевой страницей, будет недоступна до конца октября.

Вы должны быть максимально объективны, поэтому подключите к процессу участников команды. Они могут указать на другие ограничения, с которыми придется работать.

Пример описания области проекта

Вы набросали заметки и готовы на их основе составить описание области проекта, который вместе с командой будете использовать в качестве ориентира. Храните его в безопасном и доступном каждому месте (для этого отлично подойдет рабочее пространство для совместной работы и обмена знаниями, такое как Confluence).

Основная тяжелая работа позади, и теперь вам просто нужно структурировать информацию. В верхней части описания области проекта укажите основные особенности своего проекта.

• НАЗВАНИЕ
• Описание
• Срок
• Менеджер

Ниже приведено возможное описание области вашего проекта.

Хотите сделать еще проще? В шаблоне плана проекта есть целый раздел по области проекта, а также другие полезные разделы (например, по контрольным точкам и справочным материалам), которые помогут выполнять проекты без каких-либо сбоев.

Используйте описание области проекта для отслеживания желанной цели

Вы знаете, насколько проекты (неважно какие — поход в магазин или задание на работе) могут «раздуваться» сверх начальных ожиданий. Определение области проекта поможет вам с командой держать все под контролем.

В заключение приведем еще несколько советов по определению и контролю области проекта.

• Будьте максимально конкретны. Неопределенность затрудняет понимание того, что входит в область проекта, а что нет.
• Подключайте команду. Вам необязательно справляться в одиночку. Альтернативные точки зрения помогут реально оценить область проекта и выявить любые упущения или непредвиденные препятствия. Используйте шаблон планирования производительности, чтобы оценить доступность участников команды, не перегрузить их работой и узнать больше об объеме работ.
• Отталкивайтесь от обратного. Многие часто сначала планируют сроки или бюджет, а затем определяют область проекта, которая втиснется в установленные рамки. Наибольший успех ждет проекты, в которых сначала определяют цели и результаты, а уже потом на их основе продумывают график и бюджет.
• Извлекайте уроки из прошлых проектов. Вы можете многое узнать из неудач и успехов предыдущих проектов, а, как известно, история — лучший учитель. Не забывайте проводить ретроспективу по каждому из своих проектов, чтобы получить как можно больше полезных знаний.

Руководствуясь этими советами и описанными выше этапами, вы будете неуклонно выполнять то, что требуется, и реализовывать успешные проекты еще более эффективно. Не переживайте! Вы всегда сможете купить крупу и бумажные полотенца в следующий раз.