팀 내에서 협업 중심의 커뮤니케이션 문화를 조성하는 방법
“지난번에 보내드린 이메일에서 말씀드렸듯이...”라고 입력한 후 깊은 한숨을 내쉽니다. 그러는 동안 팀원이 파일을 검색하면서 3분 후 시작되는 회의에 사용할 최신 버전의 문서를 찾고 있습니다. 그런 다음 팀 스탠드업 회의에 참여합니다. 그러나 문제는 여기서 끝이 아닙니다. 지난주의 작업 할당이 명확하지 않아서 이제 프로젝트가 지연되었습니다. 모든 부분에서 무언가를 놓치고 있으며 팀도 여러분만큼 답답해하고 있습니다. 이것이 바로 팀을 위해 협업 중심의 커뮤니케이션 문화를 조성해야 하는 이유입니다.
협업 중심의 커뮤니케이션이란 공동의 목표를 달성하기 위해 팀으로서 원활하게 정보를 교환하고 토픽에 대해 논의하는 것을 의미합니다. 이러한 방식의 커뮤니케이션이 팀에 있어서 당연한 표준이라고 생각할 수 있지만 대부분의 직원은 그렇지 않다고 보고합니다. 한 연구 조사에 참여한 직원 중 63%는 원활하지 못한 커뮤니케이션 때문에 직장을 그만두고 싶다고 답했습니다.
협업 중심의 커뮤니케이션은 투명성을 높이고 직원이 공개적으로 아이디어를 공유하도록 장려하기 때문에 모든 팀의 표준이 되어야 합니다. 협업 도구와 입증된 커뮤니케이션 전략을 사용하여 팀의 협업 기술을 키우면 모두가 원하는 것을 이룰 수 있습니다. 직원이 효율적으로 일하고 자신이 기여한 일에 대해 만족감을 느끼도록 지원하는 방법은 다음과 같습니다.
협업과 커뮤니케이션을 한곳에서 유지
팀이 서로 다른 문서를 참조하거나 별도의 도구로 작업하거나 끊임없이 커뮤니케이션 사일로를 헤쳐 나가는 상태라면 효과적인 협업 워크플로를 만드는 것은 불가능합니다. 협업 중심의 커뮤니케이션 문화를 장려하는 첫 번째 단계는 협업이 이루어져야 하는 곳에 대한 표준을 설정하는 것입니다.
단일 정보 출처를 지정
모든 문서, 지식, 대화를 위한 중앙 집중식 공간을 만들고 유지하는 것이 중요합니다. 이러한 공간이 마련되지 않으면 팀은 받은 편지함을 검색하고, 파일을 훑어보고, 정신없이 서로에게 상태 업데이트를 요청하는 메시지를 보내야 합니다.
단일 정보 출처가 있으면 모두가 프로젝트의 세부 정보를 어디에서 찾아야 하는지 알 수 있습니다. 모든 지식을 하나의 공간에 저장하면 각자 기여한 작업을 모두가 볼 수 있기 때문에 협업이 촉진됩니다. 또한 모두가 같은 정보에 액세스할 수 있는 경우 문서, 지난 미팅 메모, 관련된 작업 할당을 찾기 위해 애쓰는 대신 바로 논의를 시작할 수 있습니다.
각 안건에 대해 협업
프로젝트에 대한 긍정적인 사고
뻔한 말이지만 긍정적으로 생각하고 긍정적인 감정을 투영하면 뇌가 상황에 반응하는 방식이 실제로 변화할 수 있습니다. 부정적인 것으로 악명 높은 동료와 협업하고 싶어하는 팀원은 아무도 없으며, 긍정적인 사고를 투영하면 협업 중심의 커뮤니케이션을 촉진하는 데 큰 도움이 될 수 있습니다.
저자 Andrew Newberg, M.D.와 Mark Robert Waldman은 저서 Words Can Change Your Brain에서 긍정적인 사고와 부정적인 사고가 미치는 영향에 대해 이야기합니다. Newberg와 Waldman은 “긍정적인 단어에 오래 집중할수록 뇌의 다른 영역에도 더 많은 영향을 미치기 시작합니다.”라고 말합니다. “두정엽의 기능이 변하기 시작하면서 자신에 대한 인식을 비롯해 자신과 상호 작용하는 사람에 대한 인식이 달라집니다.”
사무실에 “걱정하지 말고 행복하세요”라는 문구를 붙이면 협업이 향상된다는 말은 아니지만 긍정적인 서면 커뮤니케이션은 분명 효과가 있을 수 있습니다. Confluence에서 커뮤니케이션을 문서화하면 모두가 자신이 대화에 어떤 방식으로 접근하는지에 대해 생각하도록 장려합니다.
예를 들어, 어떤 그래픽을 보고 즉시 “정말 엉망이군”이라고 생각할 수도 있지만 공유 문서에 그렇게 가혹하고 도움이 되지 않는 비평을 하지는 않을 것입니다. 그 대신 다음과 같이 말할 수 있습니다. “색상은 마음에 드는데 이 그래픽은 여러 디자인 요소가 겹쳐 있어서 텍스트를 읽기가 어렵네요. 여백을 더 넣을 수 있을까요?” 디자이너는 건설적인 피드백을 받았으며 이제 여러분을 동료로서 더 긍정적으로 생각할 것입니다.
소소하지만 누군가를 지지하는 행동도 큰 효과가 있을 수 있습니다. Confluence에서 팀원은 소셜 미디어 앱과 비슷하게 서로의 페이지에 좋아요를 표시할 수 있습니다. 완벽한 셀카로 좋아요를 많이 받는 느낌을 직장에서도 경험해 보세요. Confluence 페이지에서 동료가 기여한 것에 대한 감사와 인정을 표현할 수 있습니다.
협업 중심의 커뮤니케이션은 모두가 자신 있게 의견을 나눌 때만 효과가 있습니다. 긍정적인 사고를 받아들이면 공유 문서, 협업 안건, 공개 대화가 모두 훨씬 더 효과적으로 이루어질 것입니다.
비동기식 커뮤니케이션을 위한 적극적인 경청 방식 도입
