협업 중심의 회의를 수용하고 무의미한 통화를 방지하는 방법

“다음 중요한 아이디어”를 브레인스토밍하기 위해 열린 회의는 “어리석은” 아이디어를 내고 거절을 당할 것에 대한 두려움의 방해를 받기 때문에 효과가 없습니다. 또한 실시간 브레인스토밍은 논점을 벗어나는 경우가 많아서 실제로 많은 것을 달성하지 못합니다. 협업 중심의 회의 전에 이루어지는 비동기식 협업은 참가자들이 미리 생각하고 체계화할 수 있게 해주므로 실시간으로 아이디어를 공유할 수 있는 역량이 강화되었다고 느끼게 합니다.

HBR은 회의의 65% 이상이 "'정보 공유', '그룹 의견' 또는 '그룹 논의'를 위해 열린다"고 보고하며 이것은 대부분의 회의가 이메일을 보내는 것으로 대체했을 수도 있다는 뜻입니다. 그룹 논의 회의가 모두의 시간을 잘 활용하는 경우는 드물지만 이메일도 최선의 해결책은 아닙니다.

간단히 말하면 이메일은 효과적인 팀 브레인스토밍을 지원할 정도로 확장되지 않습니다. 스레드는 순식간에 첨부 파일과 회신의 미로가 되어 참가자가 무엇을 해야 하는지(및 누가 해야 하는지)와 같은 최신 관련 정보를 읽어내려고 애써야 합니다. 안건은 생산적인 협업 중심의 회의를 위한 발판이 되는 것이 아니라 회의가 시작되기도 전에 팀을 분열시키고 회의에 지장을 줄 수 있습니다.

팀 협업 도구는 팀원이 브레인스토밍 개요를 살펴보고 더 창의적으로 생각할 시간을 주는 비동기식 브레인스토밍을 촉진하여 팀의 브레인스토밍 프로세스를 개선할 수 있습니다.

브레인스토밍 기간이 길어지고 간헐적인 커뮤니케이션이 이루어지는 이 프로세스를 종종 버스트 커뮤니케이션이라고 합니다. “커뮤니케이션 사이에 침묵이 더 오래 지속되는 속사포 같은 커뮤니케이션”이 이루어집니다. 일하고 생각하고 도전하는 데 충분한 시간을 가질 수 있으면 끝없는 두더지 잡기 게임처럼 문제가 발생할 때마다 해결하려고 노력하는 것보다 마음이 얼마나 편안해질지 생각해 보세요. 전자의 경우가 더 생산적이고 스트레스도 덜 받을 것 같지 않습니까?

팀이 브레인스토밍할 시간을 이틀 이상 충분히 주어야 하며 특히 시간대가 다른 곳에서 일하는 경우 더욱 그렇습니다. 그런 다음 브레인스토밍 메모를 회의 안건을 위한 출발점으로 사용할 수 있습니다.

미팅 중에 결정된 사항과 작업에 대해 책임자나 후속 조치를 정하지 않으면 가장 생산적인 공동 작업 중심의 미팅도 뚜렷한 성과 없이 끝나고 맙니다.

항상 미팅을 마무리 하기 전에 5분 동안 실행 계획을 세우세요. 안건 문서는 계속 업데이트되므로 반드시 미팅 메모를 다시 참조하여 다음 단계를 파악해야 합니다. 미팅 메모 템플릿의 작업 항목 섹션을 활용하여 참석자와 함께 실시간으로 업무를 할당하세요.

모든 것은 누구나 이용할 수 있는 중앙 집중식 위치에 있으므로 누가 언제 어떤 작업을 해야 하는지 알아내기 위해 이메일이나 메모, 문서를 찾아 헤맬 필요가 없습니다.