프로젝트 실행의 전문가가 되세요

실행 격차가 무서운 것처럼 들리지 않습니까? 약간 그렇기는 합니다.

지키지 못한 개인적인 예산(우리 모두 겪은 적이 있습니다) 또는 계획을 따르지 않는 팀 프로젝트 중 어떤 것을 생각하고 있든, 실행 격차(전략 격차라고도 함)는 비전과 현실 사이의 끊어진 연결을 의미합니다.

모든 전략과 프로젝트를 위한 최고의 계획을 세웠지만 실제로 후속 조치를 취하고 목표를 달성할 수 없을 때 실행 격차가 발생합니다.

이런 끊어진 연결은 흔하게 발생합니다. Project Management Institute에서 진행한 2017년 Pulse of the Profession 설문조사에 따르면 경영진 리더는 전략적 이니셔티브 중 60%만 목표를 달성했다고 말했습니다.

실행 격차의 원인은 목표와 타임라인이 너무 높고, 프로젝트의 비전이나 목표에 대한 명확성이 거의 또는 전혀 없고, 심지어는 핵심 담당자의 승인 부족과 같이 여러 가지가 있습니다.

가장 큰 원인은 프로젝트 리소스와 관련이 있습니다. 리소스는 프로젝트를 완료하는 데 필요한 재료입니다. 여기에는 특정 부서나 팀원, 시간, 실제 자료(소프트웨어 프로그램, 회의실 등)가 포함될 수 있습니다.

우리는 프로젝트를 계획할 때 마치 모두가 그 프로젝트에만 집중하는 것처럼 리소스가 진공 상태에 있다고 생각하는 함정에 빠지고는 합니다.

현실에서는 그렇지 않습니다. 그 프로젝트는 일상의 다른 책임과 급한 업무 사이에 끼워 넣는 것입니다. 현실과 동떨어진 이상을 바라는 태도로 프로젝트를 계획할 때 생각했던 것보다 리소스가 훨씬 더 부족해집니다.

결국 경쟁하거나 필요한 리소스의 우선 순위를 정해야 하고 가끔은 하염없이 기다리게 될 때도 있습니다. 이 병목 현상은 원래 계획한 계획과 타임라인을 약화시킵니다.

더 심한 경우 프로젝트를 완전히 망칠 수 있습니다. Project Management Institute의 2018년 설문조사에서 21%의 프로젝트는 제한된 리소스나 리소스 세금 때문에 실패하는 것으로 나타났습니다.

이제 가장 중요한 질문입니다. 어떻게 하면 격차를 단번에 메울 수 있습니까? 팀의 프로젝트 실행에 필요한 지원을 제공하기 위해 사용할 수 있는 몇 가지 전략은 다음과 같습니다.

애초에 어떤 일을 하는 이유를 이해하지 못하면 실행하기 어렵습니다. 그런데도 프로젝트 관련자 중 55%만이 프로젝트의 비즈니스 목표가 분명하다고 생각합니다.

프로젝트가 시작되기 전에 모두가 같은 내용을 이해하도록 해야 합니다. 프로젝트의 목표와 달성 방법에 대한 계획을 논의할 수 있는 효과적인 킥오프 회의부터 시작하세요. 질문이나 우려 사항을 사전에 해결할 수 있도록 시간을 넉넉히 두세요.

어쩌면 “우리는 항상 직원들이 참고할 수 있는 자세한 프로젝트 헌장을 계획합니다”라고 생각하실 수 있습니다. 스스로에게 물어보세요. 간단한 대답이나 지시를 받기 위해 긴 문서를 마지막으로 훑어본 것이 언제였습니까? 자주는 아닐 것입니다.

프로젝트에서 해결하고 있는 문제를 범위 및 잠재적인 지식 격차와 함께 설명하는 공동 작업 중심의 문서인 프로젝트 포스터를 만드는 편이 더 낫습니다. 프로젝트 포스터는 살아있는 문서이므로 프로젝트와 함께 변화할 수 있습니다.

결국 프로젝트의 성공적인 실행이란 새로운 것을 배우고 진행하면서 계획이 변경되지 않는다는 뜻은 아닙니다. 새로운 상황은 발생하며 유연성을 갖춰야 합니다.

교차 기능 프로젝트를 계획할 때는 팀 간에 프로젝트를 옮기는 것이 수월하다고 가정한 채로 운영하기 쉽습니다. 릴레이 경주에서 바톤을 순조롭게 건네주는 장면을 상상하실 수도 있습니다(머릿속에 “Eye of the Tiger” 또는 “Chariots of Fire” 사운드트랙이 재생되는 채로).

안타깝게도 현실은 상상 이상으로 복잡합니다. 실제로 프로젝트를 다른 팀에 넘겨야 할 때가 되면 우왕좌왕하고 시작했다가 멈추는 일이 많을 때도 있습니다.

그 이유는 다른 팀이 순식간에 프로젝트에 발을 들일 수 없기 때문입니다. 이 점을 염두에 두고 타임라인을 계획할 때 핸드오프를 위한 여유 시간을 가지는 것이 스마트한 선택합니다. 그러면 새로 참여하는 팀이 속도를 올릴 수 있는 약간의 여유가 생깁니다.

그 밖의 모든 팀에 프로젝트 상태 업데이트, 변경 사항 등에 관해 지속해서 정보를 제공하여 업무를 이어받을 때 아무것도 모르는 상태로 투입되지 않도록 하세요. Confluence의 프로젝트 관리 템플릿을 활용하면 도움이 됩니다.

진공 상태에서 프로젝트를 계획하는 것의 함정에 대한 이야기가 기억나십니까? 프로젝트는 제한된 리소스에 의존하고 경쟁한다는 점에 유의해야 합니다.

그래서 계획 단계에서 작업 또는 리소스 종속성을 찾아내야 프로세스와 타임라인에서 바로 설명할 수 있습니다.

예를 들어 앞선 작업을 몇 개 완료하기 전까지는 완료할 수 없는 프로젝트 단계가 있습니까? 그렇다면 작업 종속성에 해당합니다. 회사의 데이터 사이언티스트가 일정상 업무 가능 상태가 정말 제한적이며 그의 업무량에 모든 것이 달려 있습니까? 그렇다면 고려해야 할 중요한 리소스 종속성에 해당합니다.

특히 프로젝트 실패의 일반적인 원인에는 다음이 포함된다는 점을 고려할 때 이 부분을 사전에 계획하면 훨씬 더 원활하게 프로젝트를 실행할 수 있습니다.

• 부적절한 리소스 예측(23%)
• 제한적인 리소스(20%)
• 작업 종속성(11%)

타임라인을 현실적으로 파악하기 위해 중요 경로 방법(CPM)을 사용할 수도 있습니다. 어려운 일처럼 들리지만 실제로는 간단합니다.

기본적으로 프로젝트에서 가장 긴 줄의 여러 종속 작업을 찾아야 합니다. 이 작업을 도미노 한 줄이라고 생각하세요. 중요한 경로에서 지연이 발생하면 프로젝트 전체의 일정이 밀립니다. 그러면 어떤 부분에 여유가 있는지, 어떤 부분에서 최대한 일정에 가깝게 유지해야 하는지 알 수 있습니다.

프로젝트 계획을 세우고 팀과 공유했으며 이제 모든 것이 제자리에 들어맞을 것이라고 가정할 수 있습니다. 프로젝트가 순조롭게 진행되기 위해 필요한 것이 모두 있는 것 같습니다.

그렇지 않습니다. 프로젝트를 완성하려면 진행률을 자주 모니터링하고 필요할 때 경로를 수정해야 합니다. 캘린더에 프로젝트 킥오프와 마무리 회의만 있으면 되는 게 아니라 정기 체크인 일정도 잡아야 합니다.

이 회의에서는 문제를 해결하고 혼란을 해소하고 프로젝트를 올바른 방향으로 계속 진행할 수 있습니다. 모두가 자신의 의견이 존중받고 중요한 기여자처럼 느끼도록 팀원에게도 프로젝트를 진행하는 방법에 대한 피드백을 물어볼 수 있습니다.

프로젝트 시작 시 신호 및 조치를 정했다면(적극 권장) 이 회의는 진행률을 철저하게 평가할 기회이기도 합니다.

아무도 신중한 프로젝트 계획이 전부 쓸모없어져 힘이 빠지는 느낌을 받고 싶어 하지 않습니다.

다행히 대응 방안이 있습니다. 앞서 설명한 프로젝트 실행 전략을 사용하면 좋은 의도에도 불구하고 팀이 빠질 수 있는 함정으로 가득한 계획을 세우는 데 에너지를 투자하는 일을 피할 수 있습니다.

새 팁을 적용한 후에도 이것은 학습의 과정이라는 것을 기억하세요. 다음 프로젝트를 완벽하게 실행하지 못할 수도 있으며 그래도 괜찮습니다! 새로운 프로젝트를 진행할 때마다 계속 발전할 것입니다. 머지 않아 여러분과 팀은 효율적인 프로젝트 실행에 능숙해질 것입니다.