우리는 모두 회의를 마치고 나오며 “이메일로 해도 됐을 텐데”라고 생각한 적이 있을 것입니다.
회의에 관한 불만을 방지하는 한 가지 방법은 캘린더에 무언가를 추가할 준비가 되었는지, 그리고 그저 대화를 해야 할 것 같아서가 아닌지 확인하는 것입니다.
어떤 스펙트럼에 해당하는지 어떻게 알 수 있을까요? 아래 징후를 사용하여 상황을 진단하고 팀 회의가 정말로 필요한지 여부를 판단하세요.
다음과 같은 경우 회의 일정을 잡으세요.
1. 분명한 목표가 있습니다.
모든 회의에는 명확한 미션이나 목적이 필요하며 그렇지 않으면 함께 모일 필요가 없습니다. 달성하고자 하는 것이 무엇입니까? 문제를 해결하고 싶으십니까? 타임라인을 계획하고 싶으십니까? 어려움에 대해 논의하거나 아이디어를 브레인스토밍하려고 하십니까? 캘린더에 회의를 추가하기 전에 명확한 시사점을 설명할 수 있는지 확인하세요. 그렇게 할 수 있다면 회의를 예약하세요.
2. 안건을 만들었습니다.
미션을 정하고 나면 비밀이 아니어야 합니다. 논의할 내용과 수행하려는 일에 대해 나머지 팀원에게 정보를 제공하세요. 회의 주최자가 겪는 가장 큰 함정은 반대 방향으로 일하는 것으로, 회의 시간을 예약한 다음 회의를 어떻게 채울지 알아내려고 합니다. 그 대신 먼저 안건을 계획한 다음 그에 맞게 회의 시간을 예약하는 것이 현명한 방법입니다. 안건이 준비되었습니까? 회의 일정을 잡으세요.
3. 누구를 초대해야 하는지 정확히 알고 있습니다.
자신과 전혀 관련이 없는 회의에 강제로 참석해야 하는 것은 최악입니다. 미리 계획한 안건이 도움이 되는 또다른 이유입니다. 무엇을 논의하고 싶은지 알고 있으면 누구를 초대해야 할지 효과적으로 파악할 수 있습니다. 따라서 누가 그 회의에 참석해야 하는지 정확히 알면 다른 기본 사항도 모두 제대로 이해하고 있을 것입니다. 회의 예약을 위한 명분을 세우는 것입니다.
다음과 같은 경우 회의를 건너뛰세요.
1. 단지 정보를 공유하는 것뿐입니다.
프로젝트 업데이트만 하면 됩니까? 아니면 팀 사교 모임 메뉴가 피자에서 타코로 변경되었다는 사실을 모두에게 알려야 합니까? 간단한 업데이트나 사실에 근거한 정보가 있지만 지속적인 논의로 이어지지 않을 가능성이 높습니까? 그렇다면 이메일이나 인스턴트 메시징 플랫폼을 사용해야 합니다. 모두를 한 자리에 모으는 것보다 훨씬 빠르며 잊어버린 경우에도 다시 참조할 수 있습니다. 이 규칙에는 회사 전체 회의 및 경영진 회의와 같은 몇 가지 예외가 있습니다.
2. 회의를 위한 회의를 엽니다.
글로 읽으면 당연한 문제처럼 들릴 수도 있지만 이것은 특히 정기적이거나 반복적으로 열리는 회의에서 생각보다 더 자주 일어납니다. 캘린더에 지속적으로 시간을 예약하면 생산적인 대화가 아니라 미화된 정보 공유 세션이나 상태 업데이트로 바뀔 수 있습니다. 따라서 팀 캘린더에서 반복적인 회의가 있으면 시간을 할애할 가치가 있는지 자주 다시 평가해 보세요.
3. 만반의 준비를 갖추지 않았습니다.
크리에이티브 브리프, 슬라이드 덱, 요점을 전달하는 데 필요한 다른 것과 같이 뒷받침하는 자료를 마련했으며 사용할 준비가 되었습니까? 안건을 계획한 후 공유할 준비가 되었습니까? 이러한 준비가 되지 않았다면 회의를 예약하기에는 너무 이릅니다. 물론 일정을 잡은 후에 준비할 여유 시간이 있을 수도 있습니다. 하지만 예상하는 것보다 준비는 오래 걸리는 경우가 많으며 필요한 것의 절반은 놓치면서 회의 시간을 낭비하는 것은 원치 않을 것입니다.