프로젝트 완벽하게 시작하기

사전 작업

프로젝트 킥오프 회의는 “정보의 방송”에서 그쳐서는 안 됩니다. 배경 정보를 미리 공유해야 한다면 Confluence 페이지와 같은 공유 문서에서 공유합니다. 프로젝트 킥오프 회의에는 팀과 프로젝트의 이해 관계자이거나 프로젝트에 영향을 미칠 다른 모두가 적극 참여해야 합니다.

회의를 간소화하고 효율적으로 진행하기 위해 회의 안건을 정하고 팀원들에게 물어보고 싶은 질문의 목록을 만드세요. (대답을 생각해볼 시간이 있도록 회의 전에 미리 질문을 보내면 더욱 좋습니다.) 팀이 질문할 만한 내용을 바탕으로 답을 준비하세요.

회의 구조화

회의 안건을 구성하는 방법은 프로젝트에 따라 다르지만 핵심 요소에는 5개의 W, 즉 Who(누가), What(무엇을), Where(어디서), When(언제), Why(왜), How(어떻게)가 포함되어야 합니다.

• 소개
• 프로젝트의 배경이 무엇인가?
• 프로젝트를 왜 진행하는가?
• 프로젝트의 범위가 무엇인가?
• 작업 계획이 무엇인가?
• 누가 무엇을 하는가?
• 어떻게 협업할 것인가?
• 성공하면 어떤 모습인가?

팀과의 킥오프 회의의 안건은 무엇이 될지, 질문이나 아직 논의되지 않은 사항이 있는지도 다루세요.

팀과의 프로젝트 킥오프 회의 맟 고객 또는 클라이언트와의 프로젝트 킥오프 회의 간의 차이는 무엇입니까?

시작하려는 프로젝트는 새로운 문서 관리 시스템 롤아웃이나 새 디자인 기능 구축과 같은 내부 프로젝트일 수도 있습니다. 아니면 클라이언트나 고객을 위한 외부 프로젝트를 시작하려고 할 수 있습니다. 두 경우 모두 최초 킥오프 회의의 기본 기능은 같습니다. 프로젝트 전체의 분위기, 스타일, 비전을 설정하고 프로젝트 팀과 공동의 목표, 작업, 타임라인을 정하는 회의입니다.

고객 작업의 경우 프로젝트 킥오프 회의에는 프로젝트 진행 팀 소개, 프로젝트 단계에 대한 고객 대화, 프로젝트를 성공적으로 완수하기 위해 효과적으로 협업하는 방법에 대한 합의가 포함됩니다. 팀이 프로젝트에 대한 이해와 열정을 보여주고 고객과의 긍정적인 업무 관계를 형성하는 기반을 마련할 기회입니다.

킥오프 회의에서는 무엇을 다룹니까?

이제 사전 계획을 마쳤으므로 팀원들과 멋진 프로젝트 킥오프 회의를 시작할 준비가 되었습니다. 정말 체계적입니다! 프로젝트마다 다르지만 회의에서 다음과 같은 주제를 다루는 것이 좋습니다.

소개

서로와 친해져 보세요. 모두가 서로를 안다고 생각하지 말고 자기 자신, 프로젝트에서의 역할, 무엇을 제공할 것인지 소개하도록 하세요. 재미있고 간단한 아이스브레이커를 생각해낼 수 있으면 더욱 좋습니다.

작업 명세서, 프로젝트 범위, 타임라인, 산출물

프로젝트 킥오프 회의에서 논의한 모든 것 중에서 가장 중요한 부분입니다. 프로젝트에 관련된 내용과 모두가 같은 것을 이해하는지 여부를 확실히 해줍니다.

고객에게 제출한 작업 명세서에는 제공할 작업과 기한이 설명되어 있습니다.

프로젝트 범위에는 프로젝트 산출물과 이것을 달성하는 데 필요한 작업에 대한 자세한 설명이 포함됩니다.

프로젝트 타임라인은 무엇이 언제 제공될 것으로 예상되는지에 대한 개요입니다. 프로젝트에 필요한 만큼 자세하게 작성할 수 있습니다.

산출물은 고객이나 클라이언트에게 보낼 실제 항목이며 보통 타임라인에 기록됩니다.

진행률/마일스톤 추적 및 커뮤니케이션

킥오프 회의에서 이해 관계자나 고객과 진행률을 어떻게 공유할 계획인지 기준을 정합니다. 상태 보고서를 사용하여 프로젝트가 예산, 작업, 마일스톤, 타임라인을 어떻게 추적하고 있는지 보여줄 수 있습니다. 모두가 진행률(또는 지연)을 파악할 수 있도록 상태 보고서는 모든 이해 관계자와 자신의 작업이 프로젝트의 영향을 받을 수 있는 모든 관련자가 이용할 수 있어야 합니다. 고객 프로젝트의 경우 인보이스 발행과 결제가 더 쉬워지도록 고객이 상태 보고서에서 받게 될 세부 정보의 수준에 동의하는 것이 중요합니다.

도구 및 방법

프로젝트 중에 사용할 공동 작업 도구 세트를 구성하고 팀과 함께 커뮤니케이션에 사용할 방법을 결정합니다. 상태 보고서 및 기타 파일을 어떻게 공유합니까? 이 사항을 조기에 조정하면 프로젝트의 커뮤니케이션을 간소화할 수 있습니다. 프로젝트에 대한 최신 정보를 유지하기 위해 사용하기로 결정한 모든 도구에 팀이나 고객이 액세스할 수 있도록 하는 것도 도움이 됩니다. 사용할 수 있는 몇 가지 프로젝트 도구는 다음과 같습니다.

• 진행 중인 항목을 추적하는 작업 관리 시스템입니다. Jira, Basecamp, Asana를 예로 들 수 있습니다.
• 모두(고객 포함)가 중요한 프로젝트 문서와 정보에 액세스할 수 있도록 하는 공유 문서 시스템입니다. 예를 들어 Microsoft 문서나 Google 문서, 아니면 Confluence와 같은 계층 구조 및 조직 도구가 내장된 문서 관리 시스템을 사용할 수 있습니다.
• 팀이 질문이나 요구 사항에 대해 계속 연락할 수 있는 이메일이나 Slack과 같은 커뮤니케이션 도구.

클라이언트 작업의 경우 시작하기 전에 액세스해야 하는 다른 도구가 있을 수도 있습니다. 로고, 글꼴, 스타일 가이드, 템플릿, 데이터베이스, (CMS, 소셜 미디어, 분석 등에 대한) 로그인, 고객 인트라넷 액세스, 인보이스를 위한 정확한 세부 정보와 같은 디자인 자산을 생각해 보세요.

위험 및 이슈 관리

함께 이슈를 식별하고 대응하는 방법을 팀(및 고객)과 소통하세요. 최선의 계획을 세우더라도 가끔 프로젝트에는 예상치 못한 상황이 발생합니다. 내부 및 외부 고객 프로젝트 모두에 대한 효과적인 프로젝트 위험 관리는 사용자와 팀이 일정과 예산에 맞춰 프로젝트를 진행하는 데 방해가 될 수 있는 위험을 지속적으로 식별, 분석, 우선 순위 지정 및 완화할 수 있다는 뜻입니다. 여기에는 팀원이 청구 가능한 시간을 면밀히 주시하고 예정된 소프트웨어 업데이트나 프로젝트 중에 사용된 기술 도구 변경 사항을 지속적으로 파악하는 것도 포함될 수 있습니다.

고객 킥오프 회의에서는 변화에 대한 고객의 태도가 어떤지, 예를 들어 예산을 약간 조정할 수 있는지 물어보는 것도 좋습니다.