The 8D problem-solving process: A step-by-step guide

What is the 8D problem-solving process?

The 8D process is a decision-making process designed specifically to help teams identify, correct, and prevent recurring problems. It focuses on root cause analysis, resolution, and prevention of problems that can degrade quality, efficiency, and customer satisfaction.

The Ford Motor Company developed the 8D process in the 1980s in response to a spate of quality issues with vehicle manufacturing. Despite its origin in the automotive industry, the 8D process is now widely used across various sectors, including healthcare, manufacturing, and technology. Alongside Six Sigma and total quality management, it is a proven and successful methodology for quality improvement.

D1: Establish the team

The first step toward success with the 8D process is selecting the right team. Remember that once your team uses collaboration and the 8D process to solve a problem, they must have the skills and leverage to implement the solution. Assemble a cross-functional team that can work with decision-makers across the company. Outline the roles and responsibilities of team members, keeping information updated and accessible.

D2: Describe the problem

Your team needs a clear, concise, focused description of the problem. Consider using the 5W2H method for a structured approach to developing and asking practical questions:

• Who does this involve or affect?
• What is the specific issue to address?
• 문제가 언제 발생했거나 발생할 것으로 예상됩니까?
• 문제가 어디에서 발생하거나 회사에 영향을 줍니까?
• 비즈니스에서 왜 이 문제를 해결해야 합니까?
• 문제가 어떻게 발생했습니까? 또는 팀에서 어떻게 해결할 것입니까?

• 문제 해결에 돈 및 기타 리소스 면에서 비용이 얼마나 듭니까?

문제 설명을 간결하게 작성하기 위한 또 다른 인기 있는 방법은 피쉬본 다이어그램입니다. 팀에서 문제의 원인을 파악하는 데 사용하는 시각적 도구입니다. 다이어그램은 물고기의 골격과 비슷한데 머리는 문제를 묘사하고 각 뼈는 잠재적인 원인을 묘사합니다. 원인은 보통 다섯 가지 범주 중 하나로 분류됩니다.

• 인력이란 경험 또는 교육과 같은 사람 관련 문제를 말합니다.
• 기계 문제는 장비 또는 기계와 관련이 있습니다.
• 방법 문제는 절차 및 프로세스와 관련이 있습니다.
• 물질적 문제는 구성품, 원자재 또는 공급품에 영향을 줍니다.

• 측정 문제는 관련 목표 및 주요 결과(OKR)와의 정렬을 포함하여 평가, 검사 또는 측정과 관련이 있습니다.

D3: 임시 방지 조치 개발

팀이 문제를 정의한 후에는 장기적인 해결책을 개발하는 동안 효과를 빠르고 안전하게 분리하고 제한할 수 있는 효과적인 임시 수정을 구현해야 합니다. 이 임시 수정을 임시 방지 조치(ICA)라고 합니다.

효과적인 ICA를 만들려면 문제를 식별하고 위험을 평가하고 방지 옵션을 협력적으로 고려합니다. 여기에는 격리, 완화, 교정 및 예방이 포함됩니다. 각 옵션의 실현 가능성 및 예상되는 효과성을 고려한 다음 실현 가능하고 성공할 가능성이 높은 ICA를 구현합니다. 성능을 모니터링하고 필요한 경우 조정합니다.

D4: 근본 원인 파악

8D 프로세스의 이 원칙은 문제의 재발을 방지하는 데 중요합니다. 여기서 성공하려면 팀이 근본 원인 및 증상을 구분해야 합니다. 증상은 근본 원인처럼 보여 초점을 다른 곳으로 돌릴 수 있습니다.

5가지 원인이라고 알려진 인기 있는 근본 원인 분석 기법 중 하나는 "왜?"라고 반복해서 묻는 것입니다. 그렇게 5회 반복하면 실제 근본 원인을 자세히 찾아낼 수 있습니다.

또 다른 인기 있는 기법은 결함 트리 분석입니다. 이 시각적 도구는 피쉬본 다이어그램과 비슷하지만 그 대신 나무와의 비유를 사용합니다. 나무의 뿌리는 문제를 묘사하고 가지는 기여하는 원인을 나타냅니다.

D5: 영구적인 시정 조치 개발

근본 원인을 파악하고 ICA를 정확히 찾아낸 후에는 영구적인 시정 조치(PCA)에 초점을 맞추세요. 팀의 노력을 활용하여 ICA를 만들고 PCA를 만들 수 있도록 그 효과를 평가하세요. 신중하고 포괄적인 검증 및 테스트를 보장하세요. PCA에 장애가 발생하면 중요한 비즈니스 운영이 중단되거나 아예 멈출 수도 있습니다. 기능 검증을 위한 엄격한 테스트를 완료하기 전까지는 PCA를 배포하지 마세요.

D6: PCA 구현

PCA의 안전성 및 효과를 개발, 테스트 및 확인한 후 구현 계획을 만듭니다. 업무에 대해 예상되는 가능한 영향에 대해 이해 관계자와 명확하게 자주 커뮤니케이션하는 것도 포함하세요. 실시간 운영 중에 각 PCA를 면밀히 모니터링하세요. 정기적인 테스트 및 중대한 인시던트가 발생할 때마다 PCA의 성능을 검증하세요.

D7: 재발 방지

최대한의 보호를 제공하도록 PCA를 회사의 정책, 절차 및 프로세스에 완전히 통합하세요. 모든 중요한 단계 이전, 도중 및 이후에 신뢰할 수 있는 간결한 방식으로 모든 이해 관계자 및 관련 의사 결정권자와 소통하여 이 목표를 달성하세요. 환경 또는 관련 조건의 변화에 따라 모든 관련 절차 및 교육을 모니터링하고 업데이트하세요. 이렇게 하면 시정 조치가 계속 효과적입니다.

D8: 팀을 축하하기

문제를 해결하고 재발을 방지하려면 모든 팀원이 지속적으로 큰 노력을 기울여야 합니다. 팀원이 노력하는 내내 지원하고 격려하고 성공할 때 축하하세요. 사용 가능한 모든 도구 및 리소스를 활용하여 얻은 지식 및 배운 점을 기록하고 문서화하고 액세스할 수 있도록 하세요. 팀, 이해 관계자 및 관련 의사 결정권자에게 제공되는 모든 보고서에서 성과를 적절히 인정하세요.

8D 프로세스에서 사용되는 전략

8D 프로세스 성공 전략의 핵심 요소는 도구 및 기술을 활용하여 쉽게 빠르게 성공할 수 있도록 하는 것입니다. 데이터 수집 및 분석, 공동 작업, 문서화, 품질 관리 및 동료가 이미 사용하고 있는 기타 기능을 위한 도구 및 기술을 살펴보세요. 이것을 8D 프로세스 여정에 통합하면 교육 시간 및 노력을 줄이고 성공에 걸리는 시간을 단축할 수 있습니다.

8D 프로세스 성공의 여러 모범 사례는 기존 도구, 기법 및 전문 지식을 활용하는 것입니다. 다른 모범 사례로는 교차 기능 팀 구성 및 권한 부여, 명확하고 지속적인 커뮤니케이션 촉진 및 지원, 그리고 명확한 문제 설명 작성이 있습니다.

근본 원인을 분석하고 배포 전, 배포 중 및 배포 후에 모든 수정 조치를 구축, 모니터링 및 테스트하는 데 집중하세요. 정기적인 스탠드업 또는 다른 미팅도 추천합니다. 특히 회사에서 팀원끼리 스파링을 장려하고 기록하는 경우 더욱 그렇습니다.

8D 프로세스를 더 간소화하려면 Confluence를 공동 작업, 문서화 및 커뮤니케이션의 중앙 집중식 허브로 사용하세요. 다른 도구와의 원활한 통합으로 팀 생산성을 높이고 투명성을 보장하고 각 프로세스 단계에서 모든 구성원을 정렬된 상태로 유지할 수 있습니다.

8D 문제 해결 프로세스의 이점

8D 프로세스는 반복되는 문제를 해결하려는 팀에 여러 이점을 제공합니다. 근본 원인에 초점을 맞추면 팀이 증상뿐만 아니라 근본적인 문제를 해결할 수 있습니다. 예방 조치를 포함하면 문제 재발을 방지할 수 있습니다. 팀워크 및 공동 작업에 초점을 맞추면 모든 팀원의 집단적 경험, 관점 및 기술이 최대화됩니다.

8D 프로세스를 통해 회사가 생산 결함 및 오류를 줄이고 제품 및 서비스 품질을 개선하고 고객 만족도를 높일 수 있습니다. 또한 공동 작업 및 문제 해결을 개선하여 회사를 더 효율적이고 애자일하게 만들 수 있습니다.