FOMO와 정보: 알림 과부하 관리
자신의(그리고 팀의) 시간을 절약하고 최신 정보를 얻고 매일 더 많은 일을 할 수 있도록 알림을 설정하는 방법을 알아보세요.
연락은 그 어느 때보다도 쉬워졌습니다. 휴대폰을 꺼내기만 하면 친구, 가족 및 동료에게 좋아요, 댓글 및 메시지를 즉시 주고받을 기회가 끝없이 있습니다. 원격, 하이브리드 또는 분산 방식으로, 또는 여행 중이거나 아픈 아이와 함께 집에 있거나 커피를 사면서 이메일에 응답하는 등 우리는 멀리 떨어져 일할수록 연결된 상태를 유지할 방법을 더욱 찾아나서고 있습니다. 그런 방식으로 업무를 올바르게 처리하고고 훌륭한 아이디어가 탄생합니다.
교차 기능 팀 간의 커뮤니케이션을 관리하는 것은 지식 공유에 중요하지만 항상 효율적이거나 효과적인 것은 아닙니다. 최신 커뮤니케이션 관리의 핵심에서 이제 우리는 이 알림에서 저 경고로 넘어가면서 작은 소리나 아이콘이 상황을 지배하게 되고 나중에는 하루 중 상당한 시간을 흘려버린다는 것을 발견했습니다.
새로운 업무 방식과 완전히 새로운 직무 기술서로 비즈니스 환경이 발전하면서 우리가 커뮤니케이션을 보내고 받는 방식을 관리하는 방법은 끊임없이 변화합니다. 개인적으로나 직업적으로나 의사소통에 사용하는 플랫폼의 수와 종류는 계속 늘어나고 있습니다. 도구가 우리를 지배하도록 놔두거나 우리가 도구를 관리하는 방법을 선택할 수 있습니다. 그 중에 더 스마트한 선택지는 분명해 보입니다.
도구가 우리를 지배하도록 놔두거나 우리가 도구를 관리하는 방법을 선택할 수 있습니다. 그 중에 더 스마트한 선택지는 분명해 보입니다.
하지만 기기를 항상 손끝에서 이용할 수 있는 상황에서 알림에 대해 다른 사용자와 나의 경계를 정하는 일이 점점 더 어려워지고 있습니다. 한편으로는 정말 중요한 일이 생길 때 놓치고 싶지 않지만 다른 한편으로는 쉴 새 없이 알림을 받으면 정작 중요한 일에 집중하지 못할 수 있습니다.
그러면 적절한 알림과 엄청난 양의 알림 사이에서 어떻게 해야 적절한 균형을 맞출 수 있습니까?
알림을 제어
알림을 제어하려면 집중할 수 있도록 놓치는 것의 두려움(FOMO)에 맞서야 합니다. 솔직히 당장 그 알림을 얼마나 자주 확인해야 합니까? 첫 번째 응답자가 아니라면 아마 기다렸다가 확인해도 괜찮을 것입니다.
Confluence로 알림을 관리하여 방해 요소를 관리할 수 있는 몇 가지 방법은 다음과 같습니다.
팁 #1: “긴급” 플랫폼 고르기
대규모 팀으로 프로젝트를 진행하고 있는데 누군가 페이지를 변경할 때마다 알림을 받는다고 가정해 보세요. 특정 시점부터는 일을 끝낼 수 있도록 전부 무시하기 시작할 것입니다. 그러면 중요한 업데이트를 놓치고 하나의 핑이라도 건너뛰면 안 될 것 같은 기분이 들 가능성이 높습니다.
그 해결 방법은 팀과의 커뮤니케이션 계획을 세우는 것입니다. 정말 긴급하다면 Slack DM이든 핸드폰의 SMS 문자 메시지든 그 밖의 것이든 특정 플랫폼을 사용하는 데 동의하세요. 즉각적인 주의가 필요한 알림에만 이 커뮤니케이션 방법을 사용하세요. 그러면 체크인할 준비가 될 때까지 다른 플랫폼에 집중하지 않아도 되고 확인은 의식적인 결정이 됩니다. 그러면 집중할 수 있고 일을 완전히 끝내고 알림 확인으로 돌아가고 싶어지기 때문에(보상 루프에 해당) 일을 더 빨리 진행하게 될 것입니다!
Confluence 팁: 긴급 알림이나 특정한 개인과의 커뮤니케이션이 필요하면 Confluence에서 @ 멘션을 사용하세요. @ 멘션을 할 때마다 페이지를 보는 모든 사용자가 아니라 태그한 사용자에게 직접 알림이 전송됩니다. 누군가의 관심을 끌 수 있는 좋은 방법입니다. 더 좋은 점은, 페이지의 관련 정보와 같은 컨텍스트에 있습니다. 그렇게 하면 알림을 받는 사용자는 대응하기 위해 알아야 할 모든 내용을 여기저기서 찾지 않아도 됩니다.
팁 #2: 경계 설정
정말 긴급한 상황일 때 서로 연락하는 방법에 동의하면 필요한 알림을 받고 다른 알림은 기다렸다가 처리해도 된다는 것을 아는 채로 동료들과 긴장을 풀고 집중할 수 있습니다. 그러다가 누군가가 긴급하지 않은 일에 “긴급” 플랫폼을 사용하기 시작합니다. 긴급한 상황에 대한 기준을 세워야 합니다.
모두 동의하지는 않을 수도 있지만 경계를 명확하게 정의하면 동료에게 경계를 존중해 달라고 부탁할 수 있습니다. 그리고 다른 동료의 알림 기본 설정에 대해 잘 모르는 경우 언제든지 물어봐도 됩니다.
더 좋은 방법은 팀이 사용자 매뉴얼을 만들도록 하면 어림짐작할 필요가 없어집니다.
Confluence 팁: Confluence를 사용하면 대부분의 알림을 끄더라도 계속 최신 정보를 받을 수 있습니다. 검토할 때가 되면 동료들의 모든 댓글이 페이지에 있을 것입니다. 그리고 Jira도 사용하는 경우 Jira 티켓에 대한 업데이트 내용은 페이지와 피드에서도 볼 수 있습니다.
팁 #3: 필요에 맞게 설정 조정
어떤 작업의 경우 그 두 단계를 밟은 이후에도 여전히 너무 많은 알림을 받을 수 있습니다. 예를 들어 대규모 팀의 관리자나 프로젝트 관리자는 하루 종일 매우 많은 양의 정보를 받아야 할 수도 있습니다. 그때 설정은 아주 좋은 지원군이 됩니다. 알림을 많이 보내는 플랫폼이라면 일반적으로 필터, 일괄 처리 및 핑 소음을 줄이는 다른 방법으로 알림을 맞춤 설정하는 방법을 찾을 수 있을 것입니다. 상사에게 받는 알림을 강조하거나 중요한 프로젝트를 “중요”라고 표시하는 방법을 찾아보세요. 몇 분만 투자해서 가장 커뮤니케이션이 많이 발생하는 플랫폼의 설정을 둘러보면 방해 요소와 컨텍스트 전환으로 인한 시간을 절약할 수 있습니다.
Confluence 팁: Confluence에는 알림을 사용자 지정하는 여러 방법이 있습니다. Atlassian에서 가장 좋아하는 몇 가지는 다음과 같습니다.
- 동료들에게 과도한 알림을 보내지 않기 위해 페이지를 많이 업데이트할 때 “관찰자에게 알림을 보내지 않고 게시”합니다.
- 노이즈에서 관련성이 있는 알림을 쉽게 필터링하려면 “읽지 않은 항목만 표시”를 선택합니다.
- 알림 일괄 처리도 가능합니다. @ 멘션이나 새 페이지와 같은 중요한 알림은 여전히 즉시 이메일을 받지만 10분 내에 많은 변경이 이루어지면 이메일 한 개만 받게 됩니다.
- 알림의 개수가 훨씬 적으면 일일 요약 정보를 선택하여 그날의 모든 중요한 정보를 하나의 이메일로 확인할 수 있습니다.
- 또는 모든 Confluence 알림을 별도의 Slack 채널로 보내도록 설정하고 필터링하여 팀이 가장 중요한 업데이트만 받도록 할 수 있습니다.
