FOMO와 정보: 알림 과부하 관리

팁 #1: “긴급” 플랫폼 고르기

대규모 팀으로 프로젝트를 진행하고 있는데 누군가 페이지를 변경할 때마다 알림을 받는다고 가정해 보세요. 특정 시점부터는 일을 끝낼 수 있도록 전부 무시하기 시작할 것입니다. 그러면 중요한 업데이트를 놓치고 하나의 핑이라도 건너뛰면 안 될 것 같은 기분이 들 가능성이 높습니다.

그 해결 방법은 팀과의 커뮤니케이션 계획을 세우는 것입니다. 정말 긴급하다면 Slack DM이든 핸드폰의 SMS 문자 메시지든 그 밖의 것이든 특정 플랫폼을 사용하는 데 동의하세요. 즉각적인 주의가 필요한 알림에만 이 커뮤니케이션 방법을 사용하세요. 그러면 체크인할 준비가 될 때까지 다른 플랫폼에 집중하지 않아도 되고 확인은 의식적인 결정이 됩니다. 그러면 집중할 수 있고 일을 완전히 끝내고 알림 확인으로 돌아가고 싶어지기 때문에(보상 루프에 해당) 일을 더 빨리 진행하게 될 것입니다!

Confluence 팁: 긴급 알림이나 특정한 개인과의 커뮤니케이션이 필요하면 Confluence에서 @ 멘션을 사용하세요. @ 멘션을 할 때마다 페이지를 보는 모든 사용자가 아니라 태그한 사용자에게 직접 알림이 전송됩니다. 누군가의 관심을 끌 수 있는 좋은 방법입니다. 더 좋은 점은, 페이지의 관련 정보와 같은 컨텍스트에 있습니다. 그렇게 하면 알림을 받는 사용자는 대응하기 위해 알아야 할 모든 내용을 여기저기서 찾지 않아도 됩니다.

팁 #2: 경계 설정

정말 긴급한 상황일 때 서로 연락하는 방법에 동의하면 필요한 알림을 받고 다른 알림은 기다렸다가 처리해도 된다는 것을 아는 채로 동료들과 긴장을 풀고 집중할 수 있습니다. 그러다가 누군가가 긴급하지 않은 일에 “긴급” 플랫폼을 사용하기 시작합니다. 긴급한 상황에 대한 기준을 세워야 합니다.

모두 동의하지는 않을 수도 있지만 경계를 명확하게 정의하면 동료에게 경계를 존중해 달라고 부탁할 수 있습니다. 그리고 다른 동료의 알림 기본 설정에 대해 잘 모르는 경우 언제든지 물어봐도 됩니다.

팁 #3: 필요에 맞게 설정 조정

어떤 작업의 경우 그 두 단계를 밟은 이후에도 여전히 너무 많은 알림을 받을 수 있습니다. 예를 들어 대규모 팀의 관리자나 프로젝트 관리자는 하루 종일 매우 많은 양의 정보를 받아야 할 수도 있습니다. 그때 설정은 아주 좋은 지원군이 됩니다. 알림을 많이 보내는 플랫폼이라면 일반적으로 필터, 일괄 처리 및 핑 소음을 줄이는 다른 방법으로 알림을 맞춤 설정하는 방법을 찾을 수 있을 것입니다. 상사에게 받는 알림을 강조하거나 중요한 프로젝트를 “중요”라고 표시하는 방법을 찾아보세요. 몇 분만 투자해서 가장 커뮤니케이션이 많이 발생하는 플랫폼의 설정을 둘러보면 방해 요소와 컨텍스트 전환으로 인한 시간을 절약할 수 있습니다.

Confluence 팁: Confluence에는 알림을 사용자 지정하는 여러 방법이 있습니다. Atlassian에서 가장 좋아하는 몇 가지는 다음과 같습니다.

• 동료들에게 과도한 알림을 보내지 않기 위해 페이지를 많이 업데이트할 때 “관찰자에게 알림을 보내지 않고 게시”합니다.
• 노이즈에서 관련성이 있는 알림을 쉽게 필터링하려면 “읽지 않은 항목만 표시”를 선택합니다.
• 알림 일괄 처리도 가능합니다. @ 멘션이나 새 페이지와 같은 중요한 알림은 여전히 즉시 이메일을 받지만 10분 내에 많은 변경이 이루어지면 이메일 한 개만 받게 됩니다.
• 알림의 개수가 훨씬 적으면 일일 요약 정보를 선택하여 그날의 모든 중요한 정보를 하나의 이메일로 확인할 수 있습니다.
• 또는 모든 Confluence 알림을 별도의 Slack 채널로 보내도록 설정하고 필터링하여 팀이 가장 중요한 업데이트만 받도록 할 수 있습니다.