효과적인 작업 계획을 작성하는 방법(이점 및 팁 포함)
프로젝트 매니저라면 누구나 프로젝트 수명 주기에 여러 요소가 포함된다는 것을 알고 있지만 가장 중요한 것은 프로젝트 계획입니다. 각 프로젝트 계획은 프로젝트의 목표, 이해 관계자, 예상되는 결과를 정의하고 문서화합니다. 프로젝트 계획의 질 및 완전성은 프로젝트의 성패를 직접적으로 좌우할 수 있습니다.
또한 각 프로젝트 계획은 여러분, 팀, 동료가 프로젝트를 어떻게 실현하려고 하는지 자세히 설명해야 합니다. 작업 계획은 그 정보를 캡처하여 프로젝트 참가자, 영향을 받는 이해 관계자 및 관련된 의사 결정권자에게 제시합니다.
이 글은 작업 계획, 이점, 과제에 대해 설명하고 프로젝트의 작업 계획을 만드는 데 대한 제안을 제공합니다.
실행 계획이란 무엇입니까?
작업 계획은 하나 이상의 프로젝트 목표를 달성하는 데 필요한 단계의 자세한 설명입니다. 작업 계획은 프로젝트 목표 달성을 위한 명확한 로드맵을 제공하는 중요한 프로젝트 관리 리소스입니다. 프로젝트 팀 관리 전략의 실행을 안내하고 지원하는 데에도 도움이 될 수 있습니다.
An action plan differs from other planning tools like Gantt charts, project charters, and project scheduling software. These tools can benefit Agile project management, Scrum management, sprint planning, code review, and other project elements. However, they don’t focus on specific goals, anticipated outcomes, actionable steps, and detailed execution for an entire project like action plans do.
효과적인 작업 계획의 핵심 구성 요소
좋은 작업 계획 예시에는 다음 구성 요소가 포함됩니다.
- 작업: 프로젝트를 완료하는 데 필요한 구체적인 단계를 설명합니다.
- 타임라인: 모든 작업 및 전체 프로젝트가 언제 시작되고 종료되는지에 대한 자세한 정보를 포함합니다.
- 책임자: 팀원을 특정 작업에 할당합니다.
- 필요한 리소스: 프로젝트를 제시간에 완료하는 데 필요한 인력, 예산, 기타 리소스를 파악합니다.
- 진행률 추적: 진행률을 추적하고 지연 또는 기타 중단을 해결하고 완료를 판단하고 성과를 측정하는 방법을 자세히 설명합니다.
작업 계획을 사용해야 할 경우
필수는 아니지만 작업 계획은 거의 모든 프로젝트 관리 노력을 개선할 수 있습니다. 하지만 일부 유형의 프로젝트는 필수 작업 계획이 있으면 큰 도움이 됩니다.
- 복잡한 프로젝트: 작업 계획이 있으면 모든 관련자가 큰 그림을 보고 목표, 목적, 성공 메트릭에 더 선뜻 동의할 수 있습니다.
- 시간에 민감한 프로젝트: 작업 계획은 모두가 자신에게 무엇이 기대되는지 알도록 보장하여 지연 및 중복 작업을 방지합니다.
- 목표가 분명한 프로젝트: 명확하게 기술되고 우선 순위가 지정된 목표는 작업 계획의 기준점 역할을 하여 계획된 작업이 해당 목표에 최대한 정렬되도록 보장합니다.
- 리소스 집약적 프로젝트: 잘 만든 작업 계획은 프로젝트에 필요한 리소스를 필요할 때 확보하도록 보장합니다.
- 위기 관리: 작업 계획을 세우면 혼란, 혼동, 위기에 대응하여 정상으로 돌아가는 데 걸리는 시간을 줄일 수 있습니다.
작업 계획 템플릿 사용의 이점
잘 만들고 잘 구현한 작업 계획은 수행하는 모든 프로젝트에 다음을 포함하여 수많은 이점을 제공할 수 있습니다.
명확성 및 집중력 강화
작업 계획은 모든 프로젝트 참가자에게 단일 정보 출처를 제공합니다. 이렇게 하면 모두가 각자의 책임 및 프로젝트 목표에 정렬되고 정보를 얻고 집중하도록 유지됩니다.
조율 개선
작업 계획은 작업, 타임라인, 역할, 책임을 명확하게 기술합니다. 이렇게 공유한 명확성은 전체 프로젝트 참가자 간의 커뮤니케이션 및 공동 작업을 개선합니다.
책임감 향상
역할, 책임 및 진행률 추적에 대한 정보를 포함한 자세한 작업 계획 설명을 통해 참가자 및 이해 관계자가 모든 프로젝트의 수명 주기에서 누가 무엇을 담당하는지 파악하도록 지원할 수 있습니다.
효율적인 리소스 할당
만든 각 작업 계획에는 각 작업에 필요한 리소스에 대한 세부 정보가 포함되어 있습니다. 그러면 과소 또는 과대 프로비전을 방지할 수 있습니다.
진행률 모니터링
목표 및 타임라인을 자세히 설명하면 모든 관련자가 프로젝트 진행률을 투명하게 추적할 수 있습니다. 그러면 팀이 계획대로 진행하고 지연을 최소화할 수 있습니다.
작업 계획 사용의 과제
작업 계획은 프로젝트 관리 노력에 분명한 이점을 제공하지만 작업 계획에는 능동적으로 해결해야 하는 문제가 있습니다. 그렇게 하면 프로젝트 지연, 중단 또는 취소를 방지할 수 있습니다.
비현실적인 타임라인 설정
열정, 기대, 요구 사항에 대해 불충분한 정보는 지나치게 야심차고 공격적인 타임라인으로 이어질 수 있습니다. 여러분 및 동료는 프로젝트 성공 가능성을 최대화하기 위해 작업 계획 타임라인이 최대한 정확하고 현실적이도록 보장해야 합니다.
목표 정렬 부족
특정 프로젝트 및 비즈니스 목표와 정렬되지 않는 작업 계획은 작업 계획이 없는 것보다도 못합니다. 모든 작업 계획의 목표를 명확하게 설명하고 모든 동작 및 작업을 그 목표에 정렬하세요.
변화에 맞춰 조정하는 것의 어려움
작업 계획은 프로젝트 팀원 또는 이해 관계자에게는 생소하거나 겁이 날 수 있습니다. 그러면 작업 계획을 만들거나 심지어 지키는 데에도 거부감이 생길 수 있으며 동료가 처음으로 만든 계획이라면 더욱 그렇습니다. 망설이거나 반발하는 것처럼 보이는 팀원을 안심시키고 격려하기 위해 필요한 조치를 취하세요. 적응하기 어려워 하는 주요 프로젝트 참가자 또는 이해 관계자에게 이 노력을 집중합니다. 팀원이 아직 프로세스에 익숙하지 않은 팀원을 지원하도록 격려합니다.
효과적인 작업 계획을 만드는 방법
작업 계획의 목적, 주요 구성 요소, 사용 사례, 이점, 과제에 대한 개요를 파악했으니 이제 작업 계획을 만들 차례입니다. 몇 가지 주요 모범 사례는 다음과 같습니다.
SMART 목표 정의
- 작업 계획이 달성하려는 프로젝트 목표 또는 목적 및 이것이 전체 프로젝트 목표에 어떻게 기여하는지 명확하게 기술합니다.
- 각 목표가 Specific(구체적), Measurable(측정 가능), Achievable(달성 가능), Relevant(연관성 있는), Time-bound(시간이 정해진)를 의미하는 SMART를 충족하도록 합니다.
- 구체적인 목표를 정의할 때는 프로젝트 참가자 및 이해 관계자의 의견을 구하고 포함합니다. 그러면 목표 및 작업 계획에 대한 동의 및 지지를 이끌어내는 데 도움이 됩니다.
작업 목록 만들기
- 목표를 관리하기 쉬운 더 작은 작업 또는 단계로 나눕니다. 혼란을 최소화하기 위해 작업 설명을 최대한 명확하고 간결하게 작성합니다.
- 각 구체적인 작업을 자세히 설명합니다. 그러면 정확한 리소스 할당, 정밀한 작업 일정 수립 및 성공적인 실행에 도움이 됩니다.
책임 할당
- 각 작업을 특정 팀원 또는 그룹에 할당합니다. 가능한 경우 항상 가장 중요한 작업의 담당자에게 백업을 지정합니다.
- 책임이 명확하고 각자가 자신의 역할을 이해하도록 합니다. 주요 참가자가 자신에게 할당된 책임을 이해하고 수락하는지 확인하는 것을 포함해 보세요.
마감 날짜 설정
- 각 작업 및 프로젝트 전체에 대해 현실적인 마감 날짜를 정합니다.
- 개별 작업 타임라인을 전반적인 프로젝트의 타임라인과 연결하는 상호 의존성을 고려하고 강조합니다.
- 각 작업에 최적, 허용, 허용 불가 마감 날짜를 정합니다. 팀이 최적 및 허용 마감 날짜를 놓치는 경우 어떤 일이 벌어질지, 허용 불가 마감 날짜로 인해 프로젝트가 지연되거나 중단될 가능성이 있는지 명확하게 기술합니다.
리소스 파악
- 각 작업을 완료하는 데 필요한 예산, 재료, 인력, 도구, 해당 리소스의 예상 제공자를 결정합니다.
- 확인 및 균형을 작업 계획에 포함합니다. 그러면 리소스 작업 가능 여부 및 효율적인 할당을 보장할 수 있습니다.
진행 상황 모니터링
- 작업 계획 대비 진행률을 추적하는 시스템을 구현합니다.
- 변경 사항을 반영하고 진행률을 문서화하도록 계획을 정기적으로 검토하고 업데이트합니다.
- 지연 또는 중단이 발생할 경우 프로젝트 진행률에 대한 예상 영향 및 실제 영향을 명확하게 기술합니다. 프로젝트 참가자 및 영향을 받는 이해 관계자와 이 정보를 공유합니다.
Confluence로 성공적인 작업 계획 만들기
작업 계획은 프로젝트 계획 및 프로젝트 관리 노력의 중요한 필수 요소입니다. Confluence는 프로젝트 성공을 달성하는 데 사용할 수 있는 명확하고 효과적인 작업 계획을 만들고 실행하는 데 도움이 되는 작업 항목 및 표와 같은 여러 기능을 제공합니다.
Confluence는 여러분 및 동료가 팀, 프로젝트 및 목표 전반에서 지식을 만들고 체계화하고 찾고 공유할 수 있도록 권한을 부여하는 연결된 작업 영역입니다. 페이지, 화이트보드, 동영상 메시지, 데이터베이스를 위한 스페이스가 있습니다. 회사 전체 및 프로젝트 관련 주요 지식이 한곳에 집중되어 즉시 액세스할 수 있고 비즈니스를 발전시킬 준비를 갖추게 됩니다.
작업 계획을 만들면서 실시간 편집 및 인라인 댓글을 통해 동료를 공동 작업에 초대합니다. 작업 계획을 회사 전체의 팀, 이해 관계자, 관련된 의사 결정권자와 쉽게 공유합니다.
비즈니스 목표를 달성하는 데 Confluence가 어떻게 도움이 될 수 있는지 자세히 알아보려면 Confluence에서 무료로 작업 계획을 만드세요.
