전체 프로젝트에서 리소스 일정 관리를 간소화하는 방법

리소스 일정 관리란 무엇입니까?

리소스 일정 관리란 정해진 기간 내에 특정 작업 및 프로젝트에 자산을 할당하는 것입니다. 업종에 따라 팀원, 장비, 시설 등이 리소스에 해당될 수 있습니다.

프로젝트 수명 주기 전반에 걸친 시간 이행 약속 및 책임이 요약된 리소스 일정은 누구든지 확인할 수 있으므로 혼동이 없습니다.

대부분의 팀에서 리소스 일정 관리에는 다음 세 가지 질문에 대한 답변이 포함됩니다.

• 이 프로젝트에는 어떠한 리소스가 필요합니까?
• 해당 리소스는 언제 필요합니까?
• 해당 리소스를 사용할 수 있습니까?

위 질문에 답할 수 있다면 모두가 계획대로 작업을 진행하고 지연을 방지할 수 있습니다.

프로젝트 효율성 향상

잘못된 리소스 할당부터 너무 늦은 작업 위임까지 프로젝트 효율성을 방해하는 요인은 여러 가지입니다. 리소스 일정 관리를 통해 매니저는 전체 프로젝트 범위와 각 프로젝트에 필요한 사항을 확인할 수 있습니다.

회사 앱을 담당할 선임 개발자가 필요한 상황에서 여러분이 리소스 일정 관리를 수행하지 않는다고 가정해 보세요. 개발자는 재무 팀과 공동 작업해야 한다는 사실을 너무 늦게까지 잊고 있다가 프로젝트 타임라인 변경을 요구할 수도 있습니다.

리소스 일정 관리를 통해 프로젝트 계획 단계에서 모든 리소스 및 작업을 할당하세요. 이렇게 하면 리소스 충돌을 해결하기 위해 걱정하지 않아도 됩니다.

리소스 과다 할당 방지

신규 앱을 개발하는 선임 개발자가 있다고 가정해 보세요. 새 웹 사이트도 함께 만들고 있나요? 챗봇 관리도 동시에 시작하고 싶나요? 의사 결정 프로세스에서 개발자가 언제 작업할 수 있는지만 고려할 경우 개발자에게 과도한 업무가 할당될 수 있습니다.

리소스 관리를 통해 업무를 균등하게 배분하여 번아웃을 방지하세요. 너무 과중한 업무를 맡고 있는 사람 또는 작업을 더 맡아야 하는 사람을 파악할 수 있을 것입니다.

과다 할당을 예방하는 것은 재정적인 면에서 합리적입니다. 리소스 일정이 잘못 예약되거나 리소스 일정이 없는 경우, 프로젝트에 리소스가 지나치게 많이 할당될 것입니다. 최종 청구서에 추가 리소스가 더해지고 팀이 다른 작업을 수행할 작업 수용량이 부족해집니다.

리소스 일정 관리 소프트웨어를 사용하면 과다 할당을 막을 수 있습니다. 하지만 익숙해지는 시간이 필요할 것입니다. 팀의 평균 생산성을 평가하여 작업을 균등하게 할당하도록 합니다.

프로젝트 타임라인 및 제공 개선

최적의 리소스 활용도 보장

리소스 일정을 보면 팀이 리소스를 어떻게 사용하는지 확인할 수 있습니다. 프로젝트를 완료했지만 업무 시간이 남아 가만히 앉아있는 팀원이 있습니까? 팀원들이 각자의 작업 수용량 이상으로 무리하게 일하고 있습니까?

낭비를 최소화하는 동시에 리소스에서 최대한의 생산성을 이끌어낼 때 최적화된 리소스 활용을 이룰 수 있습니다. 수동으로 균형을 찾는 것은 거의 불가능합니다.

리소스 일정을 관리하지 않으면 리소스 및 가용성을 한눈에 파악할 수 없습니다. 활용도가 낮거나 과도하게 사용하는 리소스를 인지하기가 어려워지고 역할을 효과적으로 할당하는 데 문제가 될 수 있습니다.

리소스 일정 관리를 통해 각 팀원의 작업을 실시간으로 확인할 수 있으므로 문제가 발생할 경우 신속하게 조정할 수 있습니다. 예를 들어, 더 여유롭고 숙련된 팀원에게 작업을 재할당하거나 팀 작업 수용량을 재조정하는 것이 가능합니다.

리소스 일정 관리 중에 흔히 겪는 어려움

완벽한 세상이라면 리소스 일정 관리에 아무런 문제가 없을 것입니다. 큰 마찰 없이 일정대로 진행되고 리소스는 언제나 충분히 준비되어 있을 것입니다.

팀은 프로젝트 제약, 다양한 범위, 상충되는 이해 관계로 어려움을 겪는 경우가 많습니다. 예를 들어, 콘텐츠 팀은 신규 프리랜서에게 웹 사이트 블로그 작성을 맡기고 싶어 하지만 광고 팀은 새로운 광고 카피를 먼저 만들어야 한다고 생각합니다.

우선 순위 지정은 리소스 일정 관리에서 매우 중요한 부분입니다. 흔히 겪을 수 있는 네 가지 어려움은 다음과 같습니다.

리소스 충돌 및 과다 할당

과다 할당은 팀의 가장 심각한 문제가 될 수 있습니다. 일반적으로 간단한 리소스 일정 관리를 통해 과다 할당의 극단적 사례를 방지할 수 있습니다. 하지만 문제는 생각보다 더 오래 지속됩니다.

예를 들어, 누군가에게 동시에 세 가지 작업을 할당하였으며 각 작업의 소요 시간은 근무 시간의 1/3이라고 가정해 봅니다. 이렇게 되면 일정에 여유가 거의 없습니다. 한 프로젝트가 늦어지면 다른 프로젝트도 함께 밀립니다. 작업자는 스트레스를 받으면서 빠르게 마무리하기 위해 서두르게 됩니다. 이제 팀에서 리소스 충돌이 발생합니다.

리소스 일정 관리를 통해 과다 할당 문제를 완벽히 해결할 수는 없지만 발생하지 않도록 막을 수는 있습니다. 리소스 관리 계획을 세우고 업데이트를 확인하세요.

리소스 가용성 및 기술 처리

리소스 일정 관리를 통해 작업을 쉽게 할당할 수 있더라도 작업이 가능한 팀원이 없는 경우에는 어떤 방법을 사용해야 합니까?

스프레드시트 및 화이트보드만 활용할 경우 필요한 정보를 찾기가 어려울 수 있습니다. 특정 프로젝트에 누가 참여하는지에 대한 개요는 특정 기술 또는 가용성을 찾는 데 도움이 되지 않습니다.

Jira와 같은 소프트웨어 및 해당 리소스 관리 도구는 각 팀원의 일정 및 작업 수용량을 추적합니다. 이 소프트웨어를 통해 잠재적 병목 상태가 심각해지기 전에 미리 발견하고 리소스 평준화와 같은 전략을 사용할 수 있습니다.

리소스 평준화란 제한된 리소스에 맞춰 작업 기한을 변경하는 것입니다. 예를 들어 한 디자이너가 두 개의 광고 캠페인을 진행해야 할 경우, 다른 디자이너를 채용하는 대신 프로젝트 타임라인을 연장할 수 있습니다.

변화 및 불확실성 관리

프로젝트 관리 팀은 리소스 일정 관리를 통해 변화에 대응할 수 있지만 일정에 여유가 없는 경우에는 역부족일 수 있습니다.

신규 클라이언트를 확보할 수도 있고 출산 휴가로 자리를 비우는 팀원이 있을 수도 있습니다. 일정이 꽉 차 있지만 사용할 수 있는 추가 리소스가 없다면 어떻게 대처할 수 있을까요?

세 가지 선택 사항이 있습니다. 프로젝트를 일시 중지하거나 마감 날짜를 연장하거나 추가 지원 인력을 고용하는 것입니다.

소프트웨어를 사용하면 변경 사항을 더 쉽게 관리할 수 있습니다. Jira를 사용하면 자동으로 변경 알림을 받을 수 있으므로 더 충분한 시간을 갖고 해야 할 일을 찾아볼 수 있습니다.

여러 프로젝트와 우선 순위 간에 균형 맞추기

팀원 모두는 각자의 프로젝트 및 우선 순위가 있습니다. 리소스를 적절한 일정으로 할당하면 어려움을 어느 정도 완화할 수 있지만 유일한 해결책은 아닙니다. 개인의 의욕을 간과할 수 있기 때문입니다. 팀과 지속적으로 커뮤니케이션해야 합니다.

프로젝트 업데이트를 요청하고 비판적인 의견도 기꺼이 받아들입니다.

팀원의 목표에 부합하더라도 여러 프로젝트 간에 균형을 맞추어야 합니다. 리소스 일정 관리를 통해 우선 순위를 결정하는 열쇠를 얻을 수는 없습니다. 한 걸음 물러서서 각 프로젝트의 목적에 대해 비판적으로 생각해 보세요.

Jira를 사용하여 프로젝트 관리에서 리소스 일정의 우선 순위 지정