프로젝트 포트폴리오 관리(PPM) 가이드

프로젝트 포트폴리오 관리란?

프로젝트 포트폴리오 관리(PPM)는 포트폴리오 내 모든 프로젝트가 전략적 목표를 준수하도록 합니다. 프로젝트 관리는 특정 프로젝트를 육성하는 데 초점을 맞추고 PPM은 전체적인 관점으로 바라봅니다. 모든 프로젝트는 PPM 팀의 검토를 받아야 합니다.

회사가 성장하면서 너무 많은 프로젝트에 몰두하는 경우가 많습니다. 직원이 과부하를 느끼고 생산에 어려움을 겪을 때까지 이니셔티브가 서로 쌓여 갑니다.

PPM이 이 문제를 해결합니다. PPM 전문가의 역할에는 작업 수용량 계획이 필수적이고 회사 전체의 모든 프로젝트가 계산에 들어갑니다.

프로젝트 포트폴리오 관리의 핵심 구성 요소

성숙한 PPM에는 다음과 같은 네 가지 이상의 요소가 필요합니다.

• 포트폴리오 거버넌스: 포트폴리오를 관리하는 규칙에는 프로젝트 선택, 검토 및 우선 순위 지정 과정이 포함되어야 합니다. 이 규칙을 만들려면 회사의 장단기 목표를 결정합니다.
• 리소스 관리: 신중하게 리소스를 계획하면 가장 효과적인 곳에 지원을 할당하여 기회가 최대화됩니다. PPM 프레임워크 내에서 중요한 프로젝트에 리소스를 유입합니다.
• 위험 관리: 중요한 산업 기술 요소를 고려한 계획을 세워 잠재적 위험을 식별합니다. 예를 들어 데이터 센터를 운영하는 경우 컴퓨터 칩 비용이 관건입니다. 가격 인상은 현금 흐름을 파괴할 수 있습니다.
• 성과 관리: 팀은 각 프로젝트의 성공을 정의하고 성과를 모니터링해야 합니다. 더 심층적인 인사이트를 보려면 정기 상태 보고서 또는 Jira와 같은 정교한 PPM 도구를 활용하세요.

효과적인 프로젝트 포트폴리오 관리 전략

효과적인 PPM 프로젝트는 구성원마다 다르게 보일 것입니다. 어떤 회사는 현재 프로젝트 부하를 줄이고 싶어 하는 반면, 다른 회사는 새로운 아이디어를 계속 내놓기를 바랍니다. 최종 목표가 무엇이든 회사가 PPM 원칙을 따르고자 한다면 구현할 수 있는, 실행 가능한 전략이 있습니다.

비즈니스 전략에 맞춰 포트폴리오 조정

지원 방법은 다를 수 있지만 모든 프로젝트가 똑같이 아주 중요한 목표를 지원하는 경우 프로젝트 포트폴리오 관리가 관리하기에 더 쉬워집니다. 예를 들어 한 프로젝트는 소프트웨어 품질 개선에 중점을 두는 반면, 다른 프로젝트는 고객 서비스 응답 시간을 줄이는 데 초점을 맞출 수 있습니다. 두 프로젝트 모두 매출을 늘리고 더 좋은 리뷰를 받게 합니다.

프로젝트가 회사 목표에 일조하는지 알아보려면 프로젝트의 목표를 확인하고 이것을 지침 규칙과 비교하세요. 시장 점유율 증가 같은 성공 메트릭을 확인하는 것도 효과적인 방법입니다.

프로젝트 우선 순위 지정

포트폴리오 프로젝트를 선택할 때 잠재적 위험, 비용, 잠재적 투자 대비 효과, 성공 지표 및 전체 목표와 같은 특정 기준을 고려하세요.

진행 가능한 프로젝트를 분석하고 나서 진행할 프로젝트 계획의 다음 단계는 우선 순위를 정하는 일입니다. 전략적 가치 및 내재된 위험을 검토하여 어떤 프로젝트가 가장 많은 리소스를 수용하는지 확인합니다.

프로젝트 우선 순위 지정 행렬로 더 명확하게 파악할 수 있습니다. 그리드는 비용, 완료 시간 및 잠재적 수익과 같은 기준에 따라 프로젝트를 도표화합니다. 가중치 점수 모델은 팀이 가장 중요하게 생각하는 요소에 더 많은 가치를 더합니다.

포트폴리오 균형 유지

신규 소프트웨어 개발과 같은 고위험, 고수익 프로젝트로 구성된 포트폴리오는 성과를 낼 수 있습니다. 하지만 자금이 고갈되어 급여 문제로 이어질 수도 있습니다.

위험한 시도를 피하면 회사를 재앙으로부터 구할 수도 있지만 이 계획은 균형이 안 맞을 정도로 많은 보상도 배제합니다. 최고의 포트폴리오는 위험한 프로젝트와 예측 가능한 프로젝트의 균형을 유지해 줍니다.

시뮬레이션을 실행하면 개별 프로젝트가 지닌 위험의 미묘한 차이를 파악하는 데 도움을 받을 수 있습니다.

지속적으로 모니터링 및 조정

PPM의 성공은 지속적인 모니터링 및 조정 작업에 달려 있습니다. 경쟁과 기술, 그 외 변화로 인해 목표가 수시로 바뀝니다. 포트폴리오의 프로젝트 타임라인이 정확할 수도 있지만 유연함을 유지하는 것이 좋습니다. 새로운 경쟁 상대가 생긴다는 건 우선 순위 행렬을 수정해야 한다는 의미일 수 있습니다.

프로젝트 목표, 비용 및 수익을 개략적으로 설명하는 검토를 수행하면 특정 프로젝트에 더 관심을 기울여야 하는지, 아니면 덜 집중해야 하는지를 판단할 수 있습니다. 비즈니스 목표와 연관된 상태를 유지하려면 프로젝트를 다시 정렬해야 할 수도 있습니다. 투자 대비 효과 및 광고 참여 같은 특정 프로젝트와 관련된 메트릭을 통해 시간의 흐름에 따른 성과를 추적할 수 있습니다.

프로젝트 포트폴리오 관리의 이점

PPM을 채택한 회사는 더 효과적인 리소스 사용부터 팀 협력 향상에 이르기까지 혁신적인 이점을 경험할 수 있습니다. PPM의 포괄적인 접근 방식은 모든 프로젝트를 회사의 이상에 연결하여 성공 확률을 높입니다.

PPM의 몇 가지 뚜렷한 장점은 다음과 같습니다.

리소스 활용률 향상

자신의 작업 범위만 아는 프로젝트 매니저는 스프린트 계획 중에 리소스를 과도하게 할당할 수도 있습니다. 회사 프로젝트는 동일한 제한된 리소스 풀에서 리소스를 끌어와 쓰기 때문에 이것은 피할 수 없는 현상입니다. 프로그래머 팀을 감독하는 매니저는 스프린트 백로그를 완료하는 데 신경을 씁니다. 연구 팀에 자금을 지원하거나 제품 개발 예산을 정하는 것은 이들의 계산에서 고려 사항이 아닙니다.

PPM은 전체 그림을 제시하여 최적의 리소스 할당을 가능하게 합니다.

의사 결정 강화

모든 정보를 가지고 있을 때 최고의 의사 결정이 이루어집니다. 애자일 워크플로는 프로젝트 및 프로세스에 대한 데이터를 지속해서 생성합니다. PPM 전략을 사용하면 그 데이터를 집계하고 인사이트를 활용할 수 있습니다. 다음 단계를 정하는 데 필요한 사실을 얻게 됩니다.

예를 들어 PPM 팀은 회사에 새 프로젝트를 시작하기 위한 리소스가 있는지 평가할 수 있습니다. 수집한 데이터를 통해 성능의 미세한 변화도 추적할 수 있습니다.

위험 관리

대부분의 회사는 이미 프로젝트 위험을 모니터링합니다. 포트폴리오 수준의 위험 전략을 세우면 복원력이 강화됩니다. 제품군이 불확실한 공급망에 의존합니까? PPM을 사용하면 위험을 예측하고 영업, 재무 및 창고 팀의 대응을 오케스트레이션할 수 있습니다. 프로젝트 관리 시스템이 단순할수록 더 개별적인 접근 방식으로 이어질 수 있습니다.

전략적 정렬

PPM은 특정 프로젝트 기여를 식별하고 더 효과적인 정렬을 위한 회사 목표에 연결합니다. 지속적인 검토는 전략의 일부이므로 프로젝트가 회사 정신에 더 이상 맞지 않을 때 그 사실을 알게 됩니다. 엄격하고 지속적인 심사를 통해 비즈니스 가치를 최대화합니다.

PPM을 위한 모범 사례

PPM 환경을 도입하고 유지하려면 회사 규모와 관계없이 집중적인 노력이 필요합니다. 고려해야 할 몇 가지 모범 사례는 다음과 같습니다.

• PPM 프레임워크를 수립합니다. 구현하기 전에 PPM 전략을 정의합니다. 프로젝트 선택 기준 및 우선 순위 메트릭에 대해 생각합니다. 정한 목표를 중심에 두고 모든 프로젝트의 방향을 설정합니다.
• PPM 도구 및 소프트웨어를 사용합니다. PPM 기능은 Jira와 같은 프로젝트 관리 플랫폼의 본질적인 기능입니다. Quickbooks와 같은 표준 비즈니스 소프트웨어에는 PPM 도구가 포함되는 경우가 많습니다. 애자일 포트폴리오를 관리하고 다양한 프로젝트의 균형을 맞춰야 하는 경우 이 소프트웨어 지원이 유용합니다.
• PPM 팀을 만듭니다. 포트폴리오 매니저는 일상적인 운영을 할 수 있지만 노력을 최적화하려면 지원 팀이 필요합니다. 혼란을 줄이려면 모든 PPM 팀이 명확한 책임을 가지도록 합니다. 항상 교차 기능 공동 작업을 장려합니다. 팀의 관점이 다양하면 PPM이 뛰어난 성과를 낼 수 있습니다.
• 효과적인 거버넌스를 구현합니다. 회사 프로세스 규정 준수는 책임의 결여 및 명확하지 않은 안내를 비롯한 여러 가지 이유로 흔들릴 수 있습니다. 견고한 거버넌스 프로토콜로 강화된 PPM은 모든 프로젝트가 동일한 가이드라인을 따르고 회사 목표에 부합하도록 보장하여 이 위험을 제거합니다.
• 지속적으로 개선합니다. PPM 관행은 변화하는 비즈니스 목표에 맞게 자연스럽게 발전해야 합니다. 시장 압력의 변화, 새 제품군 등으로 변동이 생길 수 있습니다. 프로젝트 완료율과 같은 중요한 성과 지표를 정기적으로 검토하면 포트폴리오 상태를 측정하고 과거의 프로젝트 실수로부터 배울 수 있습니다.

Jira의 계획 기능은 작업 일정 수립, 종속성 매핑 등을 허용하는 단일 정보 출처를 만들어 전략적 PPM을 지원합니다. Jira 계획을 이 기능의 원래 이름인 Advanced Roadmaps라고 알고 계실 수도 있습니다.

전략적 프로젝트 포트폴리오 관리로 성공을 최대화

PPM을 통해 회사를 올바른 궤도에 올려놓을 수 있습니다. 비용이 새거나 정의된 표준을 벗어나는 프로젝트는 PPM 검토에서 실패합니다. PPM 방식을 채택하면 성과가 가장 높은 프로젝트를 강조하여 성공을 최대화할 수 있습니다.

Jira를 사용하여 프로젝트 포트폴리오를 관리하면 훨씬 더 많은 장점이 있습니다. 소프트웨어는 다음과 같은 것을 도와줍니다.

• 컴플라이언스 및 조정.
• 새 규칙에 맞게 계획을 조정.
• 업계 변동에 대한 대응.
• 데이터를 활용하여 가능한 결과를 시뮬레이션.

PPM이 운영에 미칠 수 있는 영향을 확인할 준비가 되셨습니까? 지금 Jira 계획을 시작하세요.