Een bloeiend sociaal bedrijfsnetwerk opzetten

Je hebt misschien wel eens gehoord van populaire SBN's zoals Yammer, Teams, Jive, Chatter en Jabber. Maar hoe zijn sociale bedrijfsnetwerken ontstaan, en waarom?

In het begin van de jaren negentig, in de beginjaren van het web, begon men internet te gebruiken om met elkaar in contact te komen en gemeenschappen te vormen rond gemeenschappelijke interesses. Sites zoals TheGlobe.com en Geocities (die na bijna 25 jaar in maart 2019 zijn opgeheven) waren one-stop-shops voor het online delen van inhoud. Deze sociale netwerken werden zo groot dat iedereen erbij wilde horen, ook adverteerders.

Uit deze vroege sites zijn de moderne sociale mediaplatforms ontstaan, die velen van ons tegenwoordig gebruiken zoals Facebook, Twitter en LinkedIn. Op basis van de immense populariteit in de consumentenwereld begonnen ook sociale bedrijfsnetwerken zoals Yammer en Jabber op te duiken en aan kracht te winnen.

Yammer werd gebouwd als een sociaal netwerk dat lijkt op Facebook, maar dan bedoeld voor intern zakelijk gebruik. Je kon met al je collega's communiceren via de gebruiksvriendelijke interface van het platform, en het bevatte een activiteitsfeed waarop de laatste acties en content van je collega te zien waren. Bedrijven vonden het waardevol om één platform te hebben om te communiceren en samen te werken, waardoor het makkelijker werd om alle werknemers op één lijn te houden. Microsoft nam Yammer over in 2012 en gebruikte het als model om Microsoft Teams te ontwikkelen.

Bedrijven implementeren vaak SBN's om een communicatiekloof te dichten binnen hun team als geheel. Vooral bedrijven met gedistribueerde teams kunnen grote voordelen zien van het gebruik van een SBN. Het is eenvoudiger om met collega's over de hele wereld te communiceren via online communicatieplatforms dan via telefoongesprekken en e-mails.

Maar als je een SBN alleen gebruikt om te communiceren en socialiseren, loop je vaak de kracht van een bedrijfsbreed netwerk mis. Het gebruik van talloze tools en software voor samenwerking, taakbeheer en het delen, bewerken en beheren van documenten leidt tot productiviteitsverlies gedurende de dag als gevolg van het wisselen van context.

Je team haalt het meeste uit een SBN als het netwerk dat je kiest naadloos kan worden geïntegreerd met tools voor samenwerking en het delen van documenten. Zie het als een samenwerkings- en communicatiecentrum voor je organisatie. Niemand wil tijd kwijt zijn aan het uitzoeken met welke tool ze welk gesprek hebben opgeslagen, of het nu over een document of een project ging.

En deze aanpak wordt gestaafd door onderzoek. Uit de Harvard Business Review bleek dat teams die SBN's gebruikten, het eenvoudiger vonden om samen te werken en kennis te delen tussen silo's. Het hielp hen om snellere beslissingen te nemen, meer innovatieve ideeën te ontwikkelen en meer betrokken te raken bij hun werk en bedrijf.

Om terug te keren naar onze geschiedenis van SBN's: in hetzelfde jaar waarin Microsoft Yammer overnam, publiceerde het McKinsey Global Institute een onderzoek waaruit bleek dat 72% van de bedrijven sociale technologieën gebruikte om hun bedrijf een boost te geven, maar slechts weinige kwamen "ook maar in de buurt van het bereiken van het volledige potentiële voordeel".

Ze schatten dat bedrijven de mogelijkheid hadden om de productiviteit van managers en hooggeschoolde werknemers met 20-25% te verhogen door een reeks sociale technologieën en software te implementeren die de communicatie, kennisdeling en samenwerking binnen en tussen bedrijven zouden verbeteren. Dus hoe doe je dat?

Zoals hierboven vermeld, is een van de belangrijkste dingen die je moet regelen als je een SBN in je bedrijf implementeert, ervoor te zorgen dat het kan worden geïntegreerd in het werk van je teams. Veel SBN's hebben naast een chatfunctie ook tools voor het delen van documenten en taakbeheer binnen het platform. Maar andere bedrijven zullen misschien ontdekken dat ze de vruchten van een sociaal bedrijfsnetwerk kunnen plukken via een interne werkplek voor samenwerking die al functies voor projectmanagement bevat, zoals Confluence.

In wezen is Confluence een workspace waar organisaties teamkennis en projectdocumentatie kunnen aanmaken, organiseren en delen. Confluence biedt echter ook mogelijkheden om tweerichtingsgesprekken te voeren en samen te werken aan de inhoud daarvan. Op de populaire feed, een overzicht van actuele content die door het hele bedrijf is gepubliceerd, kunnen teams op de hoogte blijven van de laatste aankondigingen van hun collega's.

Mercy Ships, een wereldwijde non-profitorganisatie, gebruikt Confluence bijvoorbeeld als een sociaal netwerk voor bedrijven door teamleden aan te moedigen om persoonlijke en zakelijke successen te delen met de rest van het bedrijf. Zodra deze verhalen zijn gedeeld, meestal in de vorm van een intern blogbericht, kunnen andere teamleden van het bedrijf opmerkingen ter ondersteuning schrijven of vervolgvragen stellen op een manier die echt een groter gevoel van verbondenheid en gemeenschap bevordert.

Voordat je een SBN implementeert, moet je vragen behandelen zoals wie binnen je organisatie verantwoordelijk is voor het onderhoud ervan. Sommige bedrijven zullen het eigendom en de moderatie binnen één team centraliseren, zoals IT of HR, maar andere bedrijven hebben succes geboekt door het eigenaarschap uit te breiden naar het hele team. In het geval van Mercy Ships was het voldoende dat IT Confluence intern had opgezet en vervolgens enkele operationele principes vaststelde met betrekking tot gebruik, etiquette en best practices op het gebied van communicatie die iedereen in het bedrijf heeft kunnen volgen.

Uiteindelijk hangt de effectiviteit van het platform dat je kiest af van het gebruik ervan door je team. Als het moeilijk te gebruiken is, krijg je waarschijnlijk niet de acceptatie waarop je had gehoopt. Het juiste platform is leuk, gebruiksvriendelijk en niet opdringerig voor de behoeften van je team op het gebied van communicatie met de organisatie, het delen en opslaan van documenten, het beheren van hun taken en samenwerking. Hoe minder je team hoeft te schakelen tussen context, hoe beter. Het team kan zich eenvoudiger concentreren op details en hun productiviteit wordt minder onderbroken.