De planning van middelen voor verschillende projecten vereenvoudigen
Onderwerpen zoeken
Met de juiste planning voor middelen blijft je team in beweging. Projecten worden op tijd afgerond en de productiviteit stijgt als de middelen correct worden toegewezen.
Op het gebied van projectbeheer kan het plannen van middelen een uitdaging zijn, met name voor projectmanagers. Voor mensen met grote teams en meerdere werkstromen worden bedrijfsmiddelen al snel verkeerd beheerd. Je moet middelen en projecten op elkaar afstemmen zonder conflicten te veroorzaken; er is maar één verrassing nodig om je plannen uit balans te brengen.
In dit artikel wordt de planning van middelen en het belang ervan voor projectbeheer gedefinieerd, en worden de veelvoorkomende uitdagingen genoemd die daarmee samenhangen.
Gebruik de gratis projectplanningsjabloon van Jira om je planning van middelen naar een hoger niveau te tillen.
Wat is planning van middelen?
Planning van middelen wijst assets toe aan specifieke taken en projecten binnen een bepaald tijdsbestek. Afhankelijk van de sector kunnen je middelen teamleden, apparatuur en faciliteiten omvatten.
Iedereen heeft toegang tot de planning van middelen, waarin de tijdsbestedingen en verantwoordelijkheden gedurende de hele levenscyclus van het project worden beschreven, zodat er geen verwarring is.
Voor de meeste teams bestaat de planning van middelen uit het beantwoorden van drie vragen:
- Welke middelen heeft dit project nodig?
- Wanneer heeft het die middelen nodig?
- Zijn die middelen beschikbaar?
Door deze vragen te beantwoorden blijft iedereen op het goede spoor en wordt vertraging voorkomen.
Het belang van planning van middelen bij projectbeheer
Op de hoogte blijven van veranderende prioriteiten wordt veel ingewikkelder zonder een planning van middelen. De planning van middelen houdt mensen aan het werk als er weinig middelen zijn en de deadlines krap zijn.
Planning van middelen is belangrijk voor het volgende:
Verbeterde efficiëntie van projecten
Er zijn verschillende manieren om de efficiëntie van projecten in de weg te staan, van het toewijzen van de verkeerde middelen tot het te laat delegeren van taken. Met behulp van planning van middelen kunnen managers de volledige scope van het project zien en zien wat elk project nodig heeft.
Stel je voor dat je een senior ontwikkelaar nodig hebt om aan de bedrijfsapp te werken, maar je hoeft niet te oefenen met het plannen van middelen. Je vergeet misschien dat de ontwikkelaar moet samenwerken met het financiële team tot het te laat is, waardoor je de tijdlijn van het project moet wijzigen.
Met planning van middelen wijs je alle middelen en taken toe tijdens de projectplanningsfase. Op die manier hoef je je geen zorgen te maken over het oplossen van conflicten met middelen.
Voorkomen van overmatige toewijzing van middelen
Stel dat je een senior ontwikkelaar hebt die aan een nieuwe app werkt. Werkt diegene ook aan de nieuwe website? Hoe zit het met de chatbot die het management tegelijkertijd wil lanceren? Als tijdens het besluitvormingsproces alleen wordt gekeken naar wanneer de ontwikkelaar beschikbaar is, zou je deze kunnen overbelasten.
Met middelenbeheer kun je het werk gelijkmatig verdelen om burn-out te voorkomen. Zo weet je het als iemand te veel doet of juist meer werk nodig heeft.
Het is financieel zinvol om een teveel aan toewijzingen te voorkomen. Als je een foutieve of zelfs geen planning voor resources hebt, is het te verwachten dat je te veel resources aan een project toewijst. Extra resources worden toegevoegd aan de eindfactuur en beperken de mogelijkheden van het team om andere dingen te doen.
Software voor het plannen van resources voorkomt een teveel aan toewijzingen. Er kan echter een leerperiode zijn. Beoordeel de gemiddelde productiviteit van je team om te zorgen voor een billijke taaktoewijzing.
Verbetert de tijdlijnen en levering van projecten
Een typisch project kan meerdere vervaldata hebben. Om een nieuwe functie op je website te introduceren, moet je een plan maken voor ontwerpcontroles, gebruikerstests en een budgetbeoordeling.
Dit kan verwarrend zijn als je geen tools voor beheer van resources gebruikt. Een teveel aan toewijzingen, onopgemerkte taakafhankelijkheden en andere factoren kunnen ertoe leiden dat je een deadline mist.
Met resourceplanning worden al je resources en projecten onder de aandacht van het team gebracht en kun je een zinnige projecttijdlijn opstellen. Misschien heeft het geen zin om nu uren te besteden aan het perfectioneren van het ontwerp van je website als het werk andere projecten tegenhoudt.
Verbeterde tijdlijnen verbeteren ook de levering van projecten. Iedereen is blij als projecten op tijd zijn en voldoen aan belangrijke parameters.
Zorgt voor een optimaal gebruik van resources
Een resourceplanning laat zien hoe je team zijn resources gebruikt. Heb je teamleden die niets doen omdat hun projecten niet voldoende werk bieden om de werkdag door te komen? Werken teamleden meer dan ze aankunnen?
Je bereikt een optimaal gebruik van resources als je de meeste productiviteit uit je resources haalt met zo min mogelijk verspilling. Het is bijna onmogelijk om die balans handmatig te vinden.
Zonder resourceplanning verlies je het algehele overzicht van resources en hun beschikbaarheid. Het wordt moeilijk om resources te herkennen die te weinig of te veel worden gebruikt, en het kan zijn dat je moeite hebt om functies effectief toe te wijzen.
De resourceplanning toont de taken van elk teamlid in realtime, zodat je je planning snel kunt aanpassen als er problemen optreden. Je kunt bijvoorbeeld een taak toewijzen aan iemand met meer tijd en vaardigheden, of de capaciteit van je team opnieuw in evenwicht brengen.
Veelvoorkomende uitdagingen bij het inplannen van resources
In een perfecte wereld verloopt het inplannen van resources vlekkeloos. De planningen zouden zonder enige wrijving op hun plaats vallen, en er zouden altijd resources beschikbaar zijn.
Teams hebben vaak te maken met projectbeperkingen, verschillende scopes en tegenstrijdige belangen. Het inhoudsteam wil bijvoorbeeld je nieuwe freelancer gebruiken om blogs op de website te maken, terwijl de reclameploeg vindt dat nieuwe advertentieteksten op de eerste plaats moeten komen.
Prioritering is een essentieel onderdeel van het plannen van resources. Hier zijn vier veelvoorkomende uitdagingen die je kunt tegenkomen:
Problemen met resources en een teveel aan toewijzingen
Een teveel aan toewijzingen kan het grootste probleem van je team zijn. Door je resources te plannen voorkom je meestal extreme gevallen van een teveel aan toewijzingen. Het probleem is echter hardnekkiger dan het lijkt.
Stel dat je iemand drie taken tegelijk toewijst, die elk een derde van zijn werkdag in beslag nemen. Dan is er weinig ruimte voor speling. Als er een project achterloopt, gebeurt hetzelfde bij de andere projecten, waardoor de werknemer gestrest raakt en gehaast resultaten wilt boeken. Nu heeft het team een probleem met resources.
Je kunt problemen met een teveel aan toewijzingen misschien niet oplossen met het plannen van resources, maar je kunt het optreden ervan beperken. Zorg ervoor dat je een plan voor beheer van resources hebt en let op updates.
Omgaan met de beschikbaarheid van resources en vaardigheden
Door resources te plannen, kun je eenvoudiger taken toewijzen, maar wat als iemand niet beschikbaar is?
Het kan moeilijk zijn om de nodige informatie te vinden als je op spreadsheets en whiteboards vertrouwt. Een overzicht van wie er aan een bepaald project werkt helpt niet als je op zoek bent naar specifieke vaardigheden of beschikbaarheid.
Met software zoals Jira en de bijbehorende tools voor beheer van resources kun je de planning en vaardigheden van elk teamlid volgen. Met deze software kun je potentiële knelpunten opsporen voordat ze erger worden en kun je tactieken toepassen zoals de nivellering van resources.
Nivellering van resources verwijst naar het verschuiven van de vervaldata van taken om ruimte te bieden aan beperkte resources. Als een ontwerper bijvoorbeeld aan twee advertentiecampagnes moet werken, kun je de projecttijdlijn verlengen in plaats van een andere ontwerper in te huren.
Omgaan met veranderingen en onzekerheden
Resourceplanning helpt je projectbeheerteam om te reageren op veranderingen, maar dat is misschien niet voldoende als de ruimte in de planning beperkt is.
Misschien krijg je een nieuwe klant of zie je een teamlid vertrekken voor zwangerschapsverlof. Hoe pas je dit aan als de planning vol is en je geen extra resources beschikbaar hebt?
Je hebt drie keuzes: een project onderbreken, deadlines uitstellen of meer hulp inhuren.
Het gebruik van software maakt veranderingen beter beheersbaar. Met Jira ontvang je automatisch meldingen van veranderingen en heb je meer tijd om uit te zoeken wat je moet doen.
Meerdere projecten en prioriteiten in evenwicht brengen
Iedereen in je team heeft projecten en prioriteiten. Het goed plannen van resources helpt problemen op te lossen, maar dat is niet de enige oplossing. Je ziet individuele motivaties mogelijk over het hoofd. Regelmatige communicatie met je team is van cruciaal belang.
Vraag om updates van het project en sta open voor kritiek.
Zelfs als de doelen van de teamleden overeenkomen, moet je nog steeds meerdere projecten in evenwicht houden. Resourceplanning geeft je geen sleutel om de prioriteit te bepalen. Doe een stap terug en denk kritisch na over het doel van elk project.
Geef prioriteit aan de planning van resources in projectbeheer met Jira
Veel bewegende delen komen samen om projectbeheer te laten werken. Een perfect plan voor het plannen van resources is daar één van. Het Kanban-bord van Jira helpt de verantwoordelijkheden van het team in evenwicht te brengen en projecten op tijd te leveren. Met Jira kun je eenvoudig taken aan de juiste persoon toewijzen. Jira-borden biedt realtime inzicht in de capaciteit van het team en volgt elke issue.
Met functies zoals borden voor meerdere projecten en Jira-inzichten kan Jira je verantwoordelijkheden verlichten. Laat Jira projectdetails analyseren en ideeën aandragen op basis van het issuetype en de sprintprestaties in het verleden. Als er iets mis is, kun je met Jira snel taken verplaatsen en je team opnieuw in balans brengen.
Het plannen van resources is steeds in ontwikkeling. Blijf evalueren en aanpassen om het maximale uit elk project en team te halen. Jira geeft je de tools en inzichten om dat te doen.