Wat is doorlooptijd? Definitie en optimalisatiestrategieën

Definitie van doorlooptijd

De doorlooptijd is de tijd die is verstreken vanaf het begin van een proces tot de voltooiing ervan. Dit kan worden toegepast op elk proces waarin een reeks acties plaatsvindt. Een maatwerkproduct, zoals een kunstwerk, kan bijvoorbeeld een lange doorlooptijd hebben vanwege de unieke vereisten van de klant. Gestandaardiseerde producten, zoals stofzuigers, hebben mogelijk een korte doorlooptijd vanwege de aanwezige productieprocessen en voorraadbeheer.

Doorlooptijdstatistieken zijn cruciaal voor het begrijpen en optimaliseren van verschillende bedrijfsprocessen. Ze zijn een essentieel onderdeel van strategische planning en besluitvorming, en leiden tot een betere klanttevredenheid en doorlopende verbetering.

Typen doorlooptijd

Er zijn drie typen doorlooptijd:

• Klantdoorlooptijd is de tijd tussen het moment waarop een klant een bestelling plaatst en het moment waarop de klant het product ontvangt. Het begint vaak met de bevestiging van de bestelling, maar kan ook de tijd omvatten voor het plaatsen van de bestelling. Het omvat het klaarmaken van het product, de verpakking en de verzending, en eindigt met de uiteindelijke levering.
• Materiaaldoorlooptijd is gebruikelijk bij productvervaardiging. Dit is de gemeten tijd tussen het identificeren van de behoefte aan materialen en de ontvangst ervan. Als een fabrikant bijvoorbeeld ruw staal gebruikt, bestaat de doorlooptijd van materialen uit het bepalen van de benodigde hoeveelheid en kwaliteit, het plaatsen van de bestelling bij de leverancier, het kennen van de doorlooptijd van de leverancier om de materialen volgens de specificaties te maken, de verpakking en de verzending.
• Productdoorlooptijd is de tijd die nodig is om een product te maken zodra alle grondstoffen beschikbaar zijn. Deze interne doorlooptijdstatistiek omvat geen verzending naar klanten, maar eindigt als het product gereed is. De productiedoorlooptijd bij softwareontwikkeling omvat bijvoorbeeld het verzamelen van vereisten, het opstellen van ontwerp- en ontwikkelingsspecificaties, het ontwikkelen van software, testen en uitbrengen.

Hoewel apart gemeten, kun je deze meetellen in een cumulatieve doorlooptijd die de volledige cyclus meet, bijvoorbeeld van grondstof tot in de handen van de klant.

Componenten van doorlooptijd

Doorlooptijd wordt opgedeeld in specifieke elementen om processen te helpen meten, volgen en optimaliseren. Deze componenten omvatten de volgende:

• Voorbewerking omvat de activiteiten vóór de aankoop van materialen of producten, zoals het bepalen van de vereisten, het opstellen van de taak of het werkoverzicht en de aankoop. Deze activiteiten gaan vooraf aan het plaatsen van de daadwerkelijke bestelling en kunnen per branche verschillen.
• Verwerking omvat de tijd vanaf de ontvangst van de bestelling tot de productie van het product. In de softwareontwikkeling is dit het moment om een nieuwe functie te maken. In de productie is dit het moment om het fysieke product te bouwen.
• Wachttijd is de tijd tussen voorbewerking en verwerking. Als het product bijvoorbeeld op een strategische roadmap staat, maar er nog projecten moeten worden uitgevoerd, geeft de wachttijd aan hoeveel tijd er is verstreken tussen het plaatsen van de bestelling en het begin van de verwerking.
• Opslag verwijst naar de tijd dat een product wordt opgeslagen in een faciliteit, zoals een magazijn, voordat het wordt verzonden.
• Transport is de tijd dat een product onderweg is, vanaf het verlaten van het magazijn tot het bereiken van de klant.
• Inspectie is wanneer de klant moet verifiëren dat het product kan worden goedgekeurd conform zijn of haar eisen. Voor gefabriceerde artikelen kan dit een test zijn of het product naar verwachting functioneert. Bij softwareontwikkeling is dit gewoonlijk de testperiode voor gebruikersacceptatie. In alle voorbeelden kan de inspectietijd bestaan uit het aanbrengen van productcorrecties.

Factoren die van invloed zijn op de doorlooptijd

Veel factoren kunnen van invloed zijn op de doorlooptijd, waaronder:

• Beschikbaarheid van leveranciers: je voorspellingen voor de doorlooptijd staan of vallen met de doorlooptijd van je leverancier. Als de leverancier niet in staat is om materiaal te krijgen, worden zijn doorlooptijden langer.
• Betrouwbaarheid van leveranciers: de kwaliteit van de materialen die je leverancier ontvangt, kan van invloed zijn op je doorlooptijd, vooral als producten gerepareerd of vervangen moeten worden.
• Productieprocessen: elke stap in het productieproces kan de doorlooptijden verlengen of verkorten. Efficiënte processen zorgen voor verbetering van de doorlooptijden, terwijl ondoorzichtige of complexe processen kunnen leiden tot langere doorlooptijden.
• Voorraadniveaus: lage voorraadniveaus in tijden van grote vraag kunnen de doorlooptijden verlengen. Te veel voorraad die opslag vereist, kan echter ook leiden tot inefficiënte orderverwerking.
• Transport: de afstand die producten tussen je magazijn en je klant moeten afleggen, en of ze een douanecontrole moeten doorlopen of wettelijk moeten worden geïnspecteerd, kan van invloed zijn op de doorlooptijden.
• Kwaliteit: de betrouwbaarheid van je producten en of ze voldoen aan de verwachtingen van de klant, kan resulteren in de verzending van vervangende producten. Als dit gebeurt, wordt de doorlooptijd van bestelling tot klant ongeveer verdubbeld.
• Vraag: de vraag naar producten kan seizoensgebonden zijn. Als je bijvoorbeeld terrasmeubilair maakt, stijgt de vraag tijdens de warme maanden. Als de vraag groter is dan het productieproces aankan, kan dit leiden tot achterstallige bestellingen. Met elke achterstallige bestelling neemt de gemiddelde doorlooptijd toe.
• Communicatie: slechte communicatie tussen teams of met leveranciers en expediteurs kan leiden tot inefficiënties. Dit kan gaan om bestellingen die niet worden verzonden wanneer het product beschikbaar is of een vertraging bij het bestellen van grondstoffen.
• Externe gebeurtenissen: de COVID-pandemie heeft de toeleveringsketen verstoord, met lange doorlooptijden tot gevolg. Andere gebeurtenissen, zoals natuurrampen, stroomuitval, wegwerkzaamheden en politieke gebeurtenissen, kunnen ook van invloed zijn op doorlooptijden.

Hoe je de doorlooptijd meet

Een algemene formule voor het berekenen van de doorlooptijd is de einddatum van het proces minus de startdatum van het proces.

Voor specifieke typen doorlooptijd zijn de formules als volgt:

• Productiedoorlooptijd is de som van productietijd, inkooptijd en verzendduur.
• Voorraaddoorlooptijd is de som van de vertragingstijd bij levering en de vertragingstijd bij het opnieuw bestellen.
• Orderafhandelingsdoorlooptijd is de leverdatum van de bestelling minus de ontvangstdatum van de bestelling.

Strategieën om de doorlooptijd te verkorten

Je kunt veel doen om doorlooptijden te verkorten, en dit leidt allemaal tot de ontwikkeling van een strategie waarmee je elke stap in je processen meet, volgt en optimaliseert. Dit iteratieve proces is een integraal onderdeel van je algemene productstrategie. Dit zijn enkele manieren om je doorlooptijden te verkorten:

Procesoptimalisatie

Evalueer de processen die bijdragen aan de doorlooptijd. Als er onnodige stappen zijn of verspilling plaatsvindt, elimineer je deze. Onthoud dat voor procesoptimalisatie mogelijk nieuwe stappen moeten worden toegevoegd om de doorlooptijd te verkorten.

Als bijvoorbeeld wettelijke controles van invloed zijn op je doorlooptijden, moet je bepalen in welke mate je eindproducten worden nabewerkt. Wijs een persoon of team aan om inzicht te krijgen in de naleving en te controleren of de specificaties aan die vereisten voldoen. Aanvullende stappen, zoals conformiteitstests voor eindproducten, kunnen ook helpen. Hoewel deze stappen in eerste instantie de productiedoorlooptijd kunnen verlengen, kunnen ze de cumulatieve doorlooptijd van je producten verkorten.

Als je grondstoffen koopt, bekijk je het aantal herbestellingen en afwijzingen vanwege kwaliteitsproblemen. Zoek naar mogelijkheden om de kwaliteit te verbeteren. Dit kan bestaan uit het definiëren van duidelijkere vereisten voor de materialen die je nodig hebt, het controleren van de kwaliteit van verschillende leveranciers en het beoordelen van de manier waarop je materiaal opslaat en gebruikt.

Automatisering

Geautomatiseerde rapporten tijdens de projectplanning en in elke fase van projectmanagement kunnen je waarschuwen voor een lage voorraad, langere doorlooptijden dan normaal, een fluctuerende klantvraag en conformiteitsfouten. Met tools zoals Jira-rapporten kun je jouw cyclustijden bijhouden evenals de problemen die erop van invloed zijn. Een cumulatief stroomdiagram kan je bijvoorbeeld helpen om blokkades in real time op te sporen, en een controleschema kan inzicht geven in de cyclus- en doorlooptijden.

Extra automatiseringsstappen kunnen bestaan uit waarschuwingen wanneer de voorraad een bepaald niveau bereikt, kritieke fouten tijdens het testen van producten of triggers voor feedback van klanten. Voor een soepelere levering kun je automatisering van de doorlooptijdimpact opnemen als standaard functie voor projectbeheer.

Relatiemanagement van leveranciers

Leer je leveranciers kennen en bereid je goed voor. De goedkoopste producten kunnen de duurste worden als ze invloed hebben op je doorlooptijden door herbewerking, onbetrouwbaarheid of inconsistente beschikbaarheid. Het beheren van de leveranciersrelatie is van cruciaal belang voor de aankoop van hoogwaardige materialen, het onderhandelen over prijzen en het verwerken van afgekeurde of herwerkte materialen.

Bekijk bij het selecteren van leveranciers hun doorlooptijd, locaties en betrouwbaarheid. Lokale leveranciers kunnen vaak sneller leveren en dankzij de nabijheid kun je betere relaties opbouwen. Als er zich een probleem voordoet, kan een sterke relatie met je leverancier je helpen om uitdagingen snel te overwinnen.

Technieken van lean manufacturing

Lean manufacturing is een filosofie en praktijk die door Toyota is ontwikkeld en die veel bedrijven hebben toegepast om verspilling in hun processen tegen te gaan. Het is bedoeld om de meeste waarde te creëren voor klanten met zo min mogelijk middelen. De principes van Lean omvatten het volgende:

• Identificeer waarde door waardestromen in kaart te brengen. Dit is een analyse van de waarde die bij elke stap van het proces aan de klant wordt toegekend. Het stelt bedrijven in staat om te zien waar ze tijd en middelen besteden aan activiteiten die weinig of geen waarde hebben en die activiteiten elimineren.
• Creëer flow door knelpunten weg te nemen en processtappen efficiënt van begin tot eind te rangschikken.
• Breng pull tot stand door producten te produceren op basis van de werkelijke vraag. Dit helpt overtollige voorraad te verminderen door alleen te produceren wat nodig is en wanneer dat nodig is.

Lean-principes streven naar uitmuntende producten en processen door continue verbeteringsactiviteiten op te zetten in de levenscyclus van productontwikkeling.

Optimaliseer de doorlooptijd met Jira

Jira biedt realtime inzichten die kunnen helpen om je doorlooptijden en algemeen werkbeheer te verbeteren. Van prognosebeheer tot tijdregistratie voor oplossingen, Jira helpt teams om problemen vroegtijdig te identificeren en op te lossen.

De agile rapportage van Jira helpt teams om te hoge inzet en scope-creep in sprints te identificeren, de voortgang bij te houden op burndown-grafieken en werkschattingen te verbeteren met behulp van snelheidsgrafieken.

Lean en agile omgevingen gebruiken Jira om hun workflows te optimaliseren voor continue levering en verbetering.

Doorlooptijd: veelgestelde vragen

Wat is een voorbeeld van doorlooptijd?

De doorlooptijd kan van toepassing zijn op elk product of elke service. Als je bijvoorbeeld een makelaar in onroerend goed bent die een familie helpt bij de aankoop van een huis, heb je mogelijk de volgende doorlooptijden:

• Het onderzoek naar beschikbare accommodaties duurt vier uur.
• Het tonen van potentiële woningen duurt twee dagen.
• Het verkrijgen van een geaccepteerd aanbod kan binnen twee dagen gebeuren.
• De inspectie duurt 10 dagen.
• Escrow duurt vijf dagen.

Er kunnen extra stappen zijn met betrekking tot de doorlooptijden, zoals het verkrijgen van financiering, het onderhandelen over reparaties, enz. Bij een geoptimaliseerd proces kan de doorlooptijd vanaf het moment dat de familie het aankoopproces start tot de verhuizing naar een nieuw huis zo kort zijn als 31 dagen.

Wat is het verschil tussen doorlooptijd en keerpunttijd?

De doorlooptijd en de keerpunttijd meten verschillende activiteiten. De doorlooptijd is de verstreken tijd van begin tot eind, zoals het uitvoeren van een bestelling van een klant of het vervaardigen van een component.

De keerpunttijd meet de duur van de procedure, zoals het bestellen van een maaltijd in een restaurant of een bezoek aan een gezondheidskliniek. In een kliniek is de keerpunttijd de tijd dat de patiënt in de kliniek is: inchecken, wachten op de dokter, een afspraak met een arts en uitchecken. De doorlooptijd is doorgaans korter en omvat meer variabelen; een patiënt kan bijvoorbeeld langer wachten als een andere patiënt met een dringender probleem prioriteit krijgt.

Is de doorlooptijd hetzelfde als de levertijd?

Hoewel mensen ze door elkaar gebruiken, zijn de doorlooptijd en de levertijd niet hetzelfde. Doorlooptijd is de verstreken tijd in een bepaald bedrijfsproces, dat de levering kan omvatten, maar dat niet noodzakelijk is. De levertijd is een meer specifieke term die de tijd meet tussen het moment waarop een klant een bestelling plaatst en het moment waarop die bestelling aankomt.