Onboarding van teams opschalen met Confluence

Stel duidelijke (en specifieke) verwachtingen voor de onboarding vast met de functies van Confluence

In die SHRM-enquête gaf 23% aan dat duidelijke richtlijnen, waaronder hun specifieke taken en verantwoordelijkheden, een snel vertrek hadden kunnen voorkomen. Hoewel een universeel onboardingdocument nuttig is om de basisbeginselen onder de knie te krijgen, is een rolspecifiek middel veel beter om tot de kern van elke functie te komen. Elke werknemer moet zijn unieke verantwoordelijkheden in de organisatie weten.

Je kunt dit bereiken door verschillende pagina-elementen in Confluence in te stellen voor verschillende rollen van werknemers. Bijvoorbeeld:

• Stel 'actie-items' op die werknemers kunnen afvinken als ze klaar zijn, zodat ze een takenlijst krijgen. Je zou bijvoorbeeld een werknemer kunnen helpen om zijn of haar voordelen voor bepaalde data vast te stellen.
• Maak binnen Confluence individuele tabellen aan. In deze tabellen kunnen de verwachtingen opgenomen worden voor de onboardingprestaties van werknemers binnen 30 dagen, 60 dagen, 90 dagen, of een combinatie hiervan.

• Zet in je belangrijkste onboardingdocumenten links naar specifieke projectdocumenten, zodat werknemers onmiddellijk op de hoogte zijn van projecten waaraan ze zouden moeten deelnemen.

Tegelijkertijd kun je individuele teampagina's aanmaken om unieke rollen binnen de context van je bedrijf te kunnen specificeren. Wil je dat HR een aantal specifieke taken, verantwoordelijkheden en verwachtingen invoert voor elk teamlid? Gebruik paginabeperkingen om het bewerken tot die persoon te beperken. Op deze manier heeft elke nieuwe werknemer de benodigde context van de teams en mensen die hun rol het beste kennen.

Breid je onboardingproces uit met sjablonen

Als je het gedeelte hierboven leest, ben je misschien wat sceptisch:

Een nieuwe pagina voor elke werknemer? Dat is flink wat extra werk. Mijn afdeling omvat vele functies, hoor. Een marketingafdeling kan bijvoorbeeld uit wel 20 verschillende functies bestaan, en het zou tijdrovend zijn om voor elke afdeling onboardingmateriaal te creëren. Maar door het gebruik van Confluence-sjablonen wordt dat werk beperkt. Gebruik Confluence-sjablonen om consistente onboardingplannen en trainingshulpmiddelen op te stellen voor je nieuwe teamleden. Vul deze sjablonen in met alle essentiële informatie die ze nodig hebben, zoals:

• Projectdetails
• Richtlijnen voor marketing/branding
• Contactgegevens zodat ze hulp kunnen vragen aan belangrijke medewerkers

• Automatisch ingebouwde handboeken voor werknemers

Met Confluence kun je een nieuwe pagina maken op basis van een vooraf gemaakt HR-sjabloon. Zet je een nieuwe, werknemersspecifieke pagina op voor een nieuwe medewerker? Confluence kan automatisch informatie uit het werknemershandboek en een bedrijfsintroductie invullen zonder extra werk.

Gebruik inline opmerkingen om nieuwe werknemers op de hoogte te houden

Op een gegeven moment kom je een obstakel tegen. Het maakt niet uit hoeveel informatie een werknemer binnenkrijgt, hoeveel ze ook je bestaande documentatie raadplegen, er moeten toch wat aanpassingen plaatsvinden voordat ze volledig opgenomen zijn in de projecten van je team.

Maar geen probleem. Confluence biedt inline samenwerkingsfuncties, zoals @-tags voor gebruikersspecifieke opmerkingen en opmerkingen op pagina's, zodat iedereen op één lijn blijft als je deze problemen aanpakt. Nieuwe werknemers kunnen opmerkingen op pagina's plaatsen om vragen te stellen. Ook kun je een HR-vertegenwoordiger inschakelen om een werknemer op de hoogte te brengen.

Als een nieuwe werknemer bijvoorbeeld voor het eerst lid wordt van een teamspace, kan diegene inline opmerkingen gebruiken om specifieke vragen te stellen aan de werknemers die mogelijk de antwoorden hebben. Dit voorkomt rommel en opmerkingen die iedereen kan zien, waardoor de teamspace blijft draaien, zelfs als een nieuwe werknemer nog aan het wennen is.

Scheid je onboardinggegevens voor werknemers van de rest van je projecten

Confluence maakt functies voor het taggen van onderwerpen mogelijk om verschillende soorten inhoud af te bakenen. Dit maakt het ook veel gemakkelijker om documenten en communicatie van werknemers te doorzoeken. Stel dat bijvoorbeeld een nieuw teamlid zijn onboardingdocumentatie moet raadplegen. In dat geval kan diegene eerst een tag voor onboarding doorzoeken, waarbij deze informatie wordt gescheiden van alle informatie over bestaande projecten.

In feite kun je tags voor allerlei doeleinden gebruiken. Je kunt bijvoorbeeld voordelen, gegevens over feestdagen en werknemersvereisten aanduiden onder de tag 'bedrijfsbeleid', zodat nieuwe werknemers gemakkelijker kunnen navigeren.

Je kunt ook labels gebruiken om projectdoelen duidelijker te maken voor nieuwe teamleden. Tag je team- en projectdoelen, evenals de relevante pagina's die ze ondersteunen, en zorg ervoor dat je onderscheid maakt tussen overkoepelende projectoverzichten en ondersteunende documentatie. Zo bied je nieuwe werknemers een duidelijkere roadmap om van start te gaan.

Zorg dat je werknemer zich onderdeel van het team voelt

Minder leuk feit: er zijn bijna dubbel zoveel niet-betrokken werknemers dan werknemers die wel betrokken zijn. En betrokkenheid is vaak het resultaat van teamwork. Hoe sneller werknemers zich gewaardeerd voelen en consistente bijdragen leveren, hoe groter de kans dat ze zich betrokken voelen op het werk.

De Harvard Business Review stelt het volgende: 'Onderzoek heeft aangetoond dat werknemers met nauwe banden op het werk productiever en creatiever zijn en beter samenwerken.'

Hoe gebruik je software zoals Confluence om die teamwork te bevorderen? Eenvoudig: maak optimaal gebruik van je communicatiefuncties. Je kunt bijvoorbeeld Confluence en Trello samen gebruiken voor onboarding. Teamleden kunnen samen bloggen of emoticonreacties gebruiken om hun persoonlijkheid uit te drukken. Dit bevordert een gevoel van samenwerking in plaats van het gevoel dat ze items moeten afvinken. (Idealiter doe je met Confluence en Trello beide tegelijk.)

Provide communication training

Een Confluence-kennisdatabase kan in een of meer spaces ingebouwd worden. Je maakt pagina's binnen een team- of projectspace. Na verloop van tijd kun je hier een kennisdatabase voor teams of organisaties van maken die veel werknemers van dienst is. Het is aan jou om het soort spaces af te stemmen op het gebruik ervan. Een kennisdatabase voor onboarding kan een handboek voor nieuwe werknemers zijn, waarin nieuwe werknemers worden voorzien van elk detail over wat ze moeten weten en welke taken ze moeten uitvoeren bij het onboarden. Een teamspace kan de gedeelde ruimte zijn waar deze werknemer zich bij aansluit als diegene zich bezig houdt met de doelen en projecten van zijn team.

Encourage open and honest feedback

Een Confluence-kennisdatabase kan in een of meer spaces ingebouwd worden. Je maakt pagina's binnen een team- of projectspace. Na verloop van tijd kun je hier een kennisdatabase voor teams of organisaties van maken die veel werknemers van dienst is. Het is aan jou om het soort spaces af te stemmen op het gebruik ervan. Een kennisdatabase voor onboarding kan een handboek voor nieuwe werknemers zijn, waarin nieuwe werknemers worden voorzien van elk detail over wat ze moeten weten en welke taken ze moeten uitvoeren bij het onboarden. Een teamspace kan de gedeelde ruimte zijn waar deze werknemer zich bij aansluit als diegene zich bezig houdt met de doelen en projecten van zijn team.