Een risicobeheerplan opstellen

Wat is een risicobeheerplan?

Een risicobeheerplan is een gedetailleerd document dat de processen en mensen die verantwoordelijk zijn voor het identificeren, beoordelen, beheren, monitoren en beperken van risico's vastlegt en codificeert. Je bedrijf heeft een bedrijfsrisicobeheerplan en een projectrisicobeheerplan nodig voor elk belangrijk bedrijfsproject.

Waarom zijn risicobeheerplannen belangrijk?

Risico's die niet worden aangepakt, kunnen bedreigingen worden die een cruciaal project of je hele bedrijf verstoren. Met risicobeheerplannen implementeer je een effectieve verdediging hiertegen door meerdere voordelen mogelijk te maken:

• Proactieve risico-identificatie: effectieve risicobeheerplannen kunnen je bedrijf helpen risico's te identificeren en maatregelen te nemen om ze te beperken voordat ze gevolgen hebben voor een kritieke projecttijdlijn of bedrijfsactiviteiten.
• Betere besluitvorming: met behulp van risicobeheerplannen kun je betere risicogegevens verzamelen en benutten, waardoor je inspanningen op het gebied van risicovermijding en -beperking worden verbeterd.
• Efficiënte toewijzing van middelen: duidelijke, goed opgestelde risicobeheerplannen kunnen de planning van middelen verbeteren. Zo worden de juiste mensen en middelen aan elk risicobeheerproject toegewezen, waardoor dubbel werk en onvolledige taken worden beperkt of geëlimineerd.
• Verbeterde communicatie: je risicobeheerplannen kunnen helpen om project- en risicobeheerteams, besluitvormers en belanghebbenden op de hoogte te houden van de voortgang van het project. Deze abonnementen kunnen ook planningen bevatten voor regelmatige beoordelingen, updates en informatie over teamleden.
• Succes van het project: Goed opgestelde risicobeheerplannen bieden alle nodige informatie om je projecten en bedrijf maximaal te beschermen tegen bedreigingen. Al je projectbeheerfasen - projectplanning, projectuitvoering en projectbeheer - moeten risicobeheersmaatregelen bevatten. Effectief beheer en bescherming van bedreigingen is op zichzelf al een geslaagd project. Het biedt je meer kans om je belangrijkste mijlpalen op het gebied van projectmanagement te bereiken.

7 stappen voor een geslaagd risicobeheerplan

Elk risicobeheerplan moet zeven stappen volgen om effectieve bescherming te bieden tegen risico's voor projecten en je bedrijf.

Risico's identificeren

• Gebruik technieken zoals brainstormen en SWOT-analyses (sterke en zwakke punten, kansen en dreigingen) om potentiële risico's aan het licht te brengen.
• Werk nauw samen met IT-leiders en -teams om inspanningen op het gebied van cyber- en niet-cyberrisicobeheer waar mogelijk te integreren en te synchroniseren.
• Houd gedetailleerde lijsten bij van alle geïdentificeerde risico's.
• Wijs specifieke mensen toe om je risicolijsten bij te houden en bij te werken.

Een risicobeoordeling uitvoeren

• Gebruik kwalitatieve en kwantitatieve methoden om elk risico te evalueren.
• Prioriteer de risico's op basis van hun mogelijke impact op het project of de bedrijfsactiviteiten

Risicotriggers analyseren

• Bepaal welke gebeurtenissen of omstandigheden elk risico kunnen veroorzaken.
• Controleer je omgeving voortdurend op tekenen van een risico. Gebruik waar mogelijk geautomatiseerde monitoring en meldingen.
• Ontwikkel, documenteer, verspreid en test regelmatig noodplannen (en werk ze bij) om snel te reageren op een geïdentificeerde trigger.

Een risicoresponsplan definiëren

• Kies geschikte strategieën voor elk risico. De opties zijn onder meer vermijding, vermindering, behoud, verspreiding, overdracht via contracten en verzekeringspolissen, en aanvaarding.
• Ontwikkel, documenteer, verspreid en test regelmatig grondige plannen (en werk ze bij) om goed om te gaan met risico's met hoge prioriteit.

Risico-eigenaren aanwijzen

• Wijs gedetailleerde verantwoordelijkheden toe aan specifieke teamleden.
• Zorg ervoor dat iedereen zijn rollen en verantwoordelijkheden begrijpt.
• Controleer regelmatig alle opdrachten en werk ze zo nodig bij als reactie op veranderingen in personeel of de risico-omgeving.

Het risicobeheerplan implementeren

• Zet het risicobeheerplan in daden om nadat je alle betrokken projectteamleden en belanghebbenden daarvan op de hoogte hebt gesteld.
• Zorg ervoor dat de uitvoering van projectspecifieke risicobeheerplannen weinig tot geen verstoring veroorzaakt van de bedrijfsactiviteiten die niet bij het project betrokken zijn.

Monitoren en beoordelen

• Zorg ervoor dat elk risicobeheerplan stappen en schema's bevat voor regelmatige testen en beoordelingen.
• Bewaak alles met betrekking tot elke inspanning op het gebied van risicobeheer, zo mogelijk met behulp van geautomatiseerde monitoring- en meldingsoplossingen.
• Evalueer het risicobeheerplan en werk het regelmatig bij om rekening te houden met nieuwe informatie en wijzigingen.

Best practices voor risicobeheerplannen

Zelfs de beste risicobeheerplannen kunnen zonder hulp en support geen risico's identificeren, beoordelen, prioriteren, monitoren of beperken. Enkele aanvullende best practices kunnen je risicobeheerplannen omzetten in effectieve risicobeheersmaatregelen:

• Een cultuur van risicobeheer opbouwen. Gebruikers, waaronder collega's, klanten, besluitvormers en partners, vormen samen het grootste risico voor je bedrijf. Dit geldt met name voor je IT-omgeving, waar cyberrisico's je hele bedrijf kunnen uitschakelen. Onderwijs, training en regelmatige communicatie over risico's en de beperking ervan kunnen helpen om door gebruikers veroorzaakte risico's te beperken. Deze inspanningen kunnen een risicobeheercultuur creëren waarin gebruikers risico's vermijden in plaats van ze te activeren of te negeren.
• Betrek je belanghebbenden. Je risicobeheerplannen moeten specifieke stappen bevatten om degenen die de meeste impact ervaren van dat plan te identificeren, te betrekken en er regelmatig mee te communiceren. Dankzij deze stappen worden verstoringen tot een minimum beperkt en wordt er voorkomen dat belanghebbenden worden overrompeld. Ook kunnen ze sommige passieve toeschouwers omzetten in actieve supporters.
• Negeer de naleving van de regelgeving niet. De regelgeving die van invloed is op de manier waarop bedrijven omgaan met persoonlijke, privé- en bedrijfseigen informatie, verandert voortdurend. Grotere ondernemingen eisen steeds vaker dat er aan meerdere frameworks en voorschriften wordt voldaan. Bekende voorbeelden van risicobeheerplannen zijn onder meer het SOC (System and Organization Controls) 2 cyberbeveiligingsframework en de internationale standaard voor informatiebeheer, ISO/IEC 27001. Als je bedrijf zich niet aan de regels houdt, kan dat leiden tot aanzienlijke boetes, reputatierisico en beperkte mogelijkheden om met grotere partners samen te werken. Het is cruciaal om alle relevante nalevingskwesties te begrijpen en aan te pakken als onderdeel van je risicobeheerplannen.
• Tools voor projectmanagement gebruiken. Je inspanningen op het gebied van risicobeheer moeten gebruikmaken van de systemen, processen en mensen die je bedrijf gebruikt voor projectmanagement. Bekendheid, expertise en hulpmiddelen zoals sjablonen en integraties met andere bedrijfssystemen kunnen je inspanningen vergemakkelijken en versnellen. Dit is vooral het geval als je bedrijf krachtige, flexibele en gemakkelijk aanpasbare tools gebruikt, zoals Confluence.

Maak je bedrijf toekomstbestendig met een risicobeheerplan

Met risicobeheerplannen kan je bedrijf risico's consistent en effectief identificeren, beheren en beperken. Door risico's te minimaliseren en te beperken, kun je je bedrijf een flexibelere, betrouwbaardere en veiligere basis geven voor groei en digitale transformatie.

Confluence helpt je bij het opstellen en implementeren van effectieve risicobeheerplannen door:

• Orde in de chaos aan te brengen: Confluence kan helpen om verschillende eilanden van informatie en ervaringen om te zetten in een gedeelde, bruikbare hulpbron. Het centraliseert belangrijke bedrijfsbrede en projectgerelateerde kennis, waardoor deze meteen en veilig toegankelijk is. Dankzij Confluence kunnen je project- en risicomanagers vinden wat ze willen en ontdekken wat ze nodig hebben.
• Tussen teams te delen: je teamleiders en -leden kunnen hun collega's uitnodigen om samen te werken door middel van realtime bewerking en inline-opmerkingen. Als je de laatste hand legt aan risicobeheerplannen en andere documenten, kun je ze delen met de belanghebbenden en besluitvormers van je bedrijf.
• Sjablonen aan te bieden en te helpen maken: Confluence biedt gratis sjablonen die je kunnen helpen bij de planning en het risicobeheer in je bedrijf, maar ook tijdens de hele levenscyclus van projectbeheer.

Ga vandaag nog aan de slag met een gratis sjabloon voor een risicobeoordeling.