Project life cycle: The 5 phases explained

Wat is de levenscyclus van een project?

The project life cycle is a five-phase framework project managers use to guide their projects to completion. It outlines all project stages, from inception to final implementation, and describes what the team must achieve during each phase.

Below is a summary of the project life cycle phases and their primary objectives.

1. Initiation: Define the project’s scope, cost, feasibility, goals, timeline, and success criteria.
2. Planning: Create a project roadmap or detailed action plan that outlines the tasks needed to complete the project.
3. Execution: Carry out the work to complete the product, service, or result. Ensure your team has all the necessary resources, tools, and instructions.
4. Monitoring and controlling: Monitor the progress and performance of your team and project to identify any deviations from the plan or quality issues so you can make changes accordingly.
5. Closure: Close the project, sign any outstanding contracts, pay vendors, conduct a post-project review, and identify how to improve next time.

When project managers clearly understand the various project management phases, they can see the big picture and better understand how to handle each stage. By breaking the project down into more straightforward steps, it’s easier for project managers to anticipate what’s coming next, which helps them stay on track and ensure the project’s success. Using the right tools and methods contributes to effective team management throughout the project life cycle.

The 5 phases of a project life cycle

Understanding the five project management life cycle phases and their requirements will give you a repeatable, improvable framework for effective project management.

Initiatiefase

Planningsfase

During the planning phase in the project life cycle, you create a roadmap for completing the project on time and in line with your success criteria, all without going over budget.

In this stage, you’ll break your project into smaller tasks, set milestones and deadlines, and create detailed plans for resources, schedules, tools, and task assignments.

Below are some items you might create in the planning phase.

• Project management plan: Specify the project phases and tasks. Create a work breakdown structure and Gantt chart to outline task dependencies and timelines.
• Risk plan: Predict potential risks and create standard operating procedures for dealing with them, including who owns each issue.
• Financial plan: Create and allocate a budget across teams and resource types.
• Resource plan: Identify the team members you’ll need and assign roles. Use resource management software to centralize the documents, briefs, and other resources.
• Communication plan: Choose which channel(s) you’ll use to communicate with your team and clients. Decide how frequently you’ll communicate and set up meetings on the calendar.
• Quality plan: Establish KPIs and define how you’ll measure your team’s performance and outputs.

With a project management tool such as Jira, it's easy to store these plans in a centralized, accessible location. You can also access project planning templates to streamline your efforts.

Uitvoeringsfase

The project execution phase is where you implement the project plan and complete the project deliverables.

As the project manager, you assign tasks, clarify roles, answer questions, oversee work, facilitate communication, attend briefings and meetings, support your team, and keep them on track.

This might mean providing team members with new tools, materials, or resources.

Teamwork can be a challenge for projects with multiple people and complex tasks. Companies frequently use collaboration software to help teams work together and minimize downtime.

Jira provides end-to-end project execution management. The platform handles the day-to-day demands of executing complex projects, allowing teams to focus on delivering work rather than struggling with spreadsheets and disjointed tools.

With Jira, project managers can assign tasks, set deadlines, and automate reminders so nothing slips through the cracks. With all their work in one place, they can understand how each task impacts the timeline and budget, allowing immediate adjustments to keep the project moving forward.

Monitoring- en controlefase

In this phase, you’ll track project progress and make adjustments to ensure the project stays on track.

Collect information from timesheets, reports, and team members. Using Jira to manage your next project will help you track a project’s progress; with either the timeline view, which acts as a Gantt Chart, or the Kanban board, both make it easier to identify when things are off track against your project roadmap.

As the project manager, your job is to restore order when issues arise—this is the controlling aspect of this phase.

Here are some examples of hiccups you might have to manage.

• Timeline: If a team member can’t complete a task on time, you assign it to someone else.
• Cost: A vendor cost is higher than anticipated, so you reduce the project scope.
• Team: A disagreement has arisen between two team members, so you help them resolve it.
• Quality: One part of the product is substandard, so you create a different approach for building it.
• Risk: An unforeseen risk emerges, and you need to mitigate it.

The monitoring and controlling phase lasts throughout the project life cycle. Project managers constantly spot opportunities to perform better.

You can integrate Confluence with tools like Jira to communicate your project’s progress across key stakeholders. Confluence keeps all project-related documentation in one place, allowing you to share updates, track changes, and collaborate in real-time with your team.

Closure phase

Projects have a defined end, unlike ongoing operations. This is the closure phase, where final tasks like delivering results, paying vendors, signing contracts, or ensuring proper storage and accessibility of documentation are completed.

Project managers will also use this phase to evaluate team performance, allowing them to spot areas for improvement.

Here are some questions you might ask during the closure phase:

• Did everyone accomplish their tasks?
• Did communication ever break down?
• What talents and shortcomings did you find in each team member?

Present these findings to your team members in a post-project meeting. Encourage them to speak, share what went wrong, and voice their ideas about how to do better on similar projects.

In addition to evaluating the team, assess the quality of your product.

• Is it up to the client’s standards?
• Did it solve the problem you set out to solve?
• Where did it underperform and overperform?

These questions will help you better understand your current ability to hit your goals. Qualitative and quantitative feedback is important. Run tests, send surveys, and get an accurate depiction of your creation’s performance.

Confluence is a valuable tool for documenting this entire process. With Confluence, you can easily store, share, and reflect on project outcomes, lessons learned, and team feedback, creating a centralized knowledge base for future projects.

Types of project life cycles

There are three variations of the project life cycle: Agile, Waterfall, and iterative.

Agile model

Het Agile model legt de nadruk op flexibiliteit en iteratieve voortgang. Het maakt aanpassingen en verbeteringen mogelijk gedurende het hele project. Teams passen zich stapsgewijs aan op basis van constante feedback.

Agile is populair bij teams van softwareontwikkelaars die voortdurend samenwerken en regelmatig op onvoorziene obstakels stuiten.

Twee Agile frameworks die je kunt overwegen zijn Kanban en Scrum. Kanban omvat het visualiseren van taken, het beperken van het werk in uitvoering en het waarborgen van een continue werkstroom, waardoor het ideaal is voor projecten waarvoor flexibiliteit zonder strikte deadlines nodig is. Scrum werkt in sprints met tijdvakken, met vaste doelen en regelmatige beoordelingen, waarbij gestructureerde iteraties en teamverantwoordelijkheid worden bevorderd.

Watervalmodel

De Waterfall-methodologie volgt een lineaire opeenvolgende stroom, waarbij elke fase afhankelijk is van de resultaten van de voorgaande fasen. In tegenstelling tot Agile is het geen iteratief proces.

Projecttypen die vaak het Waterfall-model volgen zijn bijvoorbeeld productie-, bouw- en gezondheidszorgprojecten.

Iteratief model

Het iteratieve model omvat het herhalen van cycli om het project te verfijnen door middel van feedback en meerdere iteraties.

Het is iets anders dan het Agile model omdat feedback meestal plaatsvindt aan het einde van een mijlpaal. Bij Agile vindt feedback meer voortdurend en frequenter plaats.

Waarom is levenscyclusbeheer van projecten belangrijk?

Effectief beheer van de levenscyclus van projecten vereenvoudigt processen op verschillende manieren.

• Verbeterde zichtbaarheid van projecten: teams kunnen proactief obstakels wegnemen om te zorgen voor tijdige resultaten van hoge kwaliteit, waardoor effectievere besluitvorming mogelijk wordt.
• Beter risicobeheer: teams kunnen risico's vroegtijdig herkennen en oplossingen vinden. Regelmatige risicocontroles zorgen ervoor dat projecten op schema blijven en dat dure vertragingen of mislukkingen voorkomen kunnen worden.
• Verbeterde communicatie met belanghebbenden: dankzij regelmatige updates, voortgangsverslagen en vergaderingen blijven de deelnemers beter geïnformeerd en betrokken gedurende de hele levenscyclus van het project.

Projectbeheerders kunnen de tools van Jira gebruiken om ideeën te ordenen en te prioriteren. Daardoor is het eenvoudig om aangepaste roadmaps aan te maken en te delen met het team.

• Jira verdeelt grote projecten in beheersbare taken, houdt de voortgang bij en moedigt teamwerk aan binnen het bedrijf.
• Jira Product Discovery kan worden geïntegreerd met Jira en biedt context voor en inzicht in softwareontwikkelingsprojecten, bedrijfstaken en meer.

Uitdagingen op het gebied van levenscyclusbeheer van projecten

Projectmanagement kan complex en uitdagend zijn. Het vereist zorgvuldige aandacht voor mogelijke obstakels, waaronder scope-creep, beperkte resources en communicatiestoringen.

Scope-creep treedt op wanneer de projectvereisten verder reiken dan wat het team aan het begin van het project had besloten, wat kan leiden tot onvoldoende resources, vertragingen en afwijkingen van het projectplan. Processen voor veranderingsbeheer helpen om scope-creep te voorkomen. Projectbeheerders moeten de scope van het project regelmatig controleren, veranderingen communiceren en belanghebbenden erbij betrekken om er zeker van te zijn dat eventuele veranderingen overeenkomen met de projectdoelen.

Door beperkte resources kunnen vertragingen worden veroorzaakt, wat een geslaagde afronding van een project in de weg kan staan. Om problemen met resources op te lossen, moet je deze vroeg in de projectplanning controleren. Maak een back-upplan aan om mogelijke problemen te vinden en oplossingen te bedenken. Je kunt bijvoorbeeld hulp van buitenaf zoeken of je resources overzetten.

Communicatiestoringen kunnen leiden tot een daling van de productiviteit. Hieronder vallen onvoldoende communicatie, meningsverschillen en slechte samenwerking. Door een cultuur te creëren waarin mensen graag informatie delen binnen het projectteam en regelmatig formele en informele vergaderingen houden, kan iedereen op één lijn blijven en kunnen communicatiestoringen worden voorkomen. Tools voor projectbeheer, zoals Jira, vereenvoudigen de communicatie, houden de voortgang bij en stroomlijnen het delen van informatie.

How does Agile differ from traditional project life cycles?

Hieronder staan enkele bewezen technieken om het levenscyclusbeheer van projecten onder de knie te krijgen:

• Implementeer duidelijke mijlpalen. Verdeel je project in mijlpalen met deadlines. Hierdoor voelt je project meer haalbaar aan en kun je de voortgang ervan effectiever volgen.
• Communiceer regelmatig. Zoek regelmatig contact met teamleden om de voortgang te bespreken, knelpunten te ontdekken en nieuwe ideeën op te doen.
• Betrek belanghebbenden. Betrek belanghebbenden bij het proces door om feedback te vragen, hen op de hoogte te houden en hun verzoeken te verduidelijken om ervoor te zorgen dat het team aan alle verwachtingen voldoet.

Houd de voortgang van de taak nauwlettend in de gaten en maak het je teamleden gemakkelijk om hetzelfde te doen. Dit voorkomt gemiste deadlines en werk dat over het hoofd gezien wordt.

How does project life cycle management contribute to organizational growth?

Hier komt een tool zoals Jira-borden van pas.

De Kanban-borden van Jira helpen je bij het plannen, visualiseren en volgen van je werk. Ze bieden jou en je team een gedeeld overzicht van al je taken en hun status. Teamleden kunnen hun taken gemakkelijk naar de juiste fase verplaatsen, zodat iedereen op de hoogte blijft.

Jira gebruiken voor effectief beheer van de levenscyclus van projecten

Project management can be complex and challenging, requiring careful attention to potential obstacles, such as scope creep, resource constraints, and communication breakdowns.

Scope creep happens when project requirements expand beyond what the team decided at the start of the project, leading to insufficient resources, delays, and deviations from the project plan. Change control processes help eliminate scope creep. Project managers must check the project's scope often, communicate changes, and involve stakeholders to make sure any changes match the project goals.

Resource constraints can cause delays, jeopardizing successful project completion. To overcome these resource issues, check your resources early in the project planning. Create a backup plan ahead of time. This is how you can find potential problems and think of solutions, like getting outside help or shifting your resources.

Productivity suffers when there are communication breakdowns, which encompass insufficient communication, disagreements, and poor collaboration. Creating a culture where people are happy to share information within the project team and holding regular meetings, both formal and casual, can keep everyone on the same page and prevent communication breakdowns. Project management tools, such as Jira, simplify communication, track progress, and simplify information sharing.