FOMO versus info: omgaan met te veel meldingen
Ontdek hoe je waarschuwingen instelt zodat jij (en je team) tijd kunnen besparen, op de hoogte kunnen blijven en elke dag nog beter werk kunnen doen.
Onderwerpen zoeken
Met mensen in contact komen was nog nooit zo eenvoudig. Even je telefoon erbij pakken en je hebt schijnbaar eindeloze mogelijkheden om likes, reacties en berichten van je vrienden, familie en collega's meteen te geven en te krijgen. Hoe meer we op afstand werken – op afstand, hybride, verdeeld, op reis, thuis met een ziek kind, of tijdens het koffie halen een e-mail beantwoorden – hoe meer we manieren zoeken om in contact te blijven. Zo wordt het werk goed gedaan en ontstaan er geweldige ideeën.
Hoewel het beheren van de communicatie tussen cross-functionele teams vab cruciaal belang is voor het delen van kennis, is dit niet altijd efficiënt of effectief. In de kern van modern communicatiemanagement vinden we dat een geluidje of pictogram vaak de baas is als we van de ene melding naar een ander alarm gaan. Een moment later is ineens een deel van de dag voorbij.
Naarmate het bedrijfsklimaat zich ontwikkelt met nieuwe manieren van werken en geheel nieuwe functieomschrijvingen, is het beheren van de manier waarop we communicatie verzenden en ontvangen een voortdurend veranderend gebied. Het aantal en de verscheidenheid aan platforms die we gebruiken om te communiceren, zowel persoonlijk als professioneel, blijft groeien. We kunnen ons laten beheren door tools of kiezen hoe wij de tools beheren. Het is duidelijk dat een van die opties slimmer is.
We kunnen ons laten beheren door tools of kiezen hoe wij de tools beheren. Het is duidelijk dat een van die opties slimmer is.
Als we echter altijd apparaten binnen handbereik hebben, wordt het steeds moeilijker om grenzen te stellen met anderen en met onszelf als het gaat om meldingen. Aan de ene kant wil je niets missen als er iets heel belangrijks gebeurt. Anderzijds kan het voortdurende bombardement je ervan weerhouden om je te concentreren op het werk dat er echt toe doet.
Hoe vind je dan de juiste balans tussen op de hoogte en overweldigd?
Neem de controle over je meldingen
Als het erop aankomt, moet je vechten tegen de angst om iets te missen (FOMO) zodat je je kunt concentreren. Want wees eerlijk, hoe vaak heb je die melding echt meteen nodig? Tenzij je een eerstehulpverlener bent, kan dat waarschijnlijk wachten.
Hier zijn enkele manieren waardoor je jezelf de mogelijkheid kunt geven om onderbrekingen te beheren door je meldingen te beheren met Confluence:
Tip #1: Kies een platform voor 'dringende' meldingen
Stel dat je met een groot team aan een project werkt en elke keer dat iemand een pagina wijzigt, krijg je een melding. Op een gegeven moment begin je ze allemaal te negeren zodat je je werk kunt afmaken. Dan is de kans groot dat je een belangrijke update mist en krijg je daardoor het gevoel dat je nooit een melding kunt overslaan.
De oplossing begint bij het opstellen van een communicatieplan met je team. Kom met elkaar overeen om een specifiek platform te gebruiken als het echt dringend is, of dat nu Slack-privéberichten, sms'jes op je telefoon, of iets anders is. Gebruik die communicatiemethode alleen voor meldingen die je onmiddellijke aandacht vereisen. Dan hoef je geen aandacht meer te schenken aan andere platformen tot je klaar bent om deze te bekijken. Datis dan een bewuste beslissing. Nu krijg je je werk waarschijnlijk sneller af omdat je je kunt concentreren en omdat je echt klaar wilt zijn en weer je meldingen wilt bekijken (hallo, beloningslus)!
Confluence-tip: probeer voor dringende meldingen of communicatie met specifieke personen de @-vermeldingen in Confluence. Elke @-vermelding stuurt een bericht rechtstreeks naar de persoon/personen die je hebt getagd, niet naar iedereen die de pagina bekijkt. Dat is een goede manier om iemands aandacht te krijgen. Wat nog beter is, ze staan in verband met de betreffende informatie op de pagina. Op die manier hoeft de persoon die je een melding stuurt, niet op zoek te gaan naar alles wat hij moet weten om te kunnen reageren.
Tip #2: Stel grenzen
Nadat je hebt afgesproken hoe je elkaar kunt bereiken als het echt dringend is, kunnen jij en je collega's ontspannen en focussen in de wetenschap dat je de meldingen krijgt die je nodig hebt en dat andere meldingen kunnen wachten. En dan gebeurt het: iemand begint het 'urgente' platform te gebruiken voor dingen die niet urgent zijn. Je moet normen stellen voor wat dringend is.
Misschien zijn jullie het daar niet allemaal mee eens, maar zolang je duidelijk grenzen stelt, kun je je collega's vragen om deze te respecteren. En als je de meldingsvoorkeuren van iemand anders niet zeker weet, kun je dat altijd vragen.
Of nog beter, laat je team gebruikershandleidingen opstellen, zodat er niet meer naar geraden hoeft te worden.
Tip van Confluence: met Confluence kun je de meeste meldingen uitschakelen en toch op de hoogte blijven. Alle opmerkingen van je collega's verschijnen op de pagina als je tijd hebt om deze te bekijken. En als je ook Jira gebruikt, staan updates over Jira-tickets ook op de pagina en in je feed.
Tip #3: Pas de instellingen aan je behoeften aan
Voor sommige opdrachten krijg je misschien nog steeds te veel meldingen, zelfs na die twee stappen. Als manager van een groot team of projectmanager moet je bijvoorbeeld de hele dag goed op de hoogte blijven. Op dat moment worden instellingen je rechterhand. Op elk platform waar je overweldigd wordt door meldingen vind je over het algemeen manieren om meldingen aan te passen met filters, batches en andere manieren om de pings een beetje te dempen. Zoek manieren om de waarschuwingen van je baas te benadrukken of een populair project als 'belangrijk' te markeren. Besteed wat tijd aan het verkennen van de instellingen op je drukste communicatieplatforms en je bepaart jezelf uren afleiding en wisselen tussen contexten.
Tips voor Confluence: in Confluence zijn er verschillende manieren om meldingen aan te passen. Dit zijn een paar van onze favorieten:
- 'Publiceren zonder kijkers op de hoogte te stellen' als je een pagina veel bijwerkt om te voorkomen dat je collega's volspamt.
- Kies 'alleen ongelezen weergeven' om relevante meldingen eenvoudig te onderscheiden van minder belangrijke meldingen.
- Je kunt er ook voor kiezen om meldingen in batches toe te voegen. Je krijgt nog steeds onmiddellijk e-mails voor belangrijke meldingen, zoals @-vermeldingen en nieuwe pagina's, maar als er binnen tien minuten veel wijzigingen zijn aangebracht, ontvang je maar één e-mail.
- Voor nog minder meldingen kun je kiezen voor een dagelijks overzicht, zodat je in één e-mail op de hoogte blijft van alle belangrijke informatie van de dag.
- Of stel al je Confluence-meldingen zo in dat ze naar een apart Slack-kanaal gaan, en je kunt ze filter om ervoor te zorgen dat je team alleen de belangrijkste updates ontvangt.
