What is a project proposal outline? Steps and best practices

Understanding a project proposal outline

A project proposal outline aims to clearly explain a project in a way that convinces readers to support it. An effective project proposal outline is essential to strategic planning and influences your company’s decision-making process.

To create an effective project proposal outline, you must understand the stakeholders' primary goals and concerns. Draft your proposal outline to align with and address what those stakeholders care about and can expect from your project.

That effort begins with the outline’s title, which should persuade your audience to continue reading the outline. This approach will result in a project proposal outline that engages and persuades participants, stakeholders, and influencers to support your project.

Types of proposals

There are multiple types of project proposals, including academic proposals, business proposals, project proposals, and research proposals.

• Academic proposals intend to gain support for creating a specific dissertation, research paper, or thesis.
• Business proposals aim to secure funding from investors, persuade clients to sign a contract or gain support for a project.
• Research proposals aim to gain resources and support for a specific research project.
• Project proposals intend to garner support for a particular project from colleagues, decision-makers, and stakeholders.

The structure and components of each project proposal outline may vary depending on the type of proposal involved. Most of your proposals will likely be project management proposals, which aim to address a specific operational business need or pursue a specific business opportunity.

Components of a proposal outline

Every project proposal outline should include several key components. Use this project proposal format to write an effective outline:

• Title: Give your outline a title that captures the critical focus of your project. Don’t try to summarize the entire project; instead, provide a few words of incentive for people to continue reading the outline.
• Executive summary: This succinct project proposal overview focuses on its goals, objectives, and anticipated outcomes. This should be no more than one to two short paragraphs.
• Introduction: This section should cover the same grounds as the executive summary and provide more details centered on the content of the proposal outline. It should be brief and encourage further reading.
• Problem statement: Include a brief, clear statement of the business problem or opportunity the proposed project intends to address.
• Objectives: Provide details of the specific goals of the proposed project. Focus on stakeholder and company-wide benefits.
• Methodology: Briefly describe how the proposed project will achieve its objectives. Give information on which roles and teams will be active participants, and list all stakeholders.
• Budget: Detail the money, people, and other resources needed to complete the proposed project successfully. Where appropriate, include information about the source or sources of budgeted resources.
• Timeline: Detail the planned schedule for all stages of the proposed project. Highlight any anticipated decision or inflection points.
• Evaluation: Describe how you’ll evaluate the results and outcomes of the proposed project and what the next steps will be.
• Conclusion: Summarize the key points and include a call to action requesting feedback and questions from readers.
• Appendices: Add any appropriate supporting documents and links to online resources. Label each appendix and include a brief description of why you included it.

Stappen om een projectvoorstel op te stellen

Nu je een bruikbare structuur hebt, kun je beginnen met het maken van je voorstel. Hier is een samenvatting van de belangrijkste stappen.

Voer vooronderzoek uit

Begin met onderzoek te doen naar je publiek, hun belangrijkste doelen en zorgen, en hoe jouw voorgestelde project daar het meest op kan aansluiten. Verzamel informatie door middel van enquêtes, interviews en informele gesprekken om de structuur en inhoud van je voorstel vorm te geven.

Maak goede aantekeningen en neem waar mogelijk gesprekken op, zodat je alle waardevolle informatie die je onderzoek oplevert zorgvuldig vastlegt.

Structureer het voorstel

Structureer je overzicht aan de hand van je primaire onderzoek en de lijst met componenten hierboven. Organiseer informatie logisch en maak voor elke sectie en (tussen)kopjes om de leesbaarheid te verbeteren. Concentreer je op het duidelijk en beknopt presenteren van je projectvoorstel.

Schrijf de samenvatting van het voorstel

Als je eenmaal een structuur hebt, begin dan met schrijven. Stel elke sectie op in duidelijke en professionele taal en gebruik waar nodig termen die je primaire publiek kent of essentieel vindt.

Bekijk en herzie elke overzichtssectie om maximale nauwkeurigheid en volledigheid te bereiken. Als de tijd en omstandigheden het toelaten, probeer dan minstens één of twee leden van je primaire publiek je overzicht te laten bekijken en erop te reageren voordat je je definitieve versie ontwikkelt en deelt.

De beste praktijken voor het opstellen van de samenvatting van het voorstel

Bij het opstellen van een projectvoorstel is het cruciaal dat je werk beknopt en gefocust blijft en afgestemd is op je doelen en doelstellingen (en die van je primaire doelgroep). Gebruik bekende, comfortabele taal en voeg geloofwaardige ondersteunende gegevens toe aan de hoofdtekst van je overzicht of als bijlagen. Gebruik consistente opmaak en lettertypen om visuele verstoringen te voorkomen en de ervaring van je lezers te concentreren op de inhoud van je overzicht.

Maak effectieve projectvoorstellen met Confluence

De juiste software kan het hele proces voor het maken van projectvoorstellen vereenvoudigen en versnellen, inclusief gezamenlijke beoordeling en bewerking. Dit is waar Confluence uitblinkt.

Confluence brengt iedereen samen in een verbonden workspace om projecten vooruit te helpen. Teams kunnen op één plek projectplannen aanmaken, bewerken en delen, zodat iedereen op elkaar afgestemd blijft. Elk project, voorstel en schema kan meerdere soorten informatie bevatten, waaronder actiepunten, toewijzingen, datums, tabellen en meer.

Confluence biedt een reeks beschikbare sjablonen, waaronder een sjabloon voor een projectvoorstel, om je te helpen snel en efficiënt aan de slag te gaan. Bekijk de sjabloon voor de projectposter in Confluence en gebruik Confluence om gratis een overzicht van je projectvoorstel te schrijven.

Overzicht van het voorstel: Veelgestelde vragen

Waarom is een projectvoorstel belangrijk?

Een projectvoorstel helpt je om je gedachten te ordenen en ervoor te zorgen dat je alle kritieke punten behandelt. Het maakt het schrijfproces ook efficiënter en stelt je in staat om de doelstellingen en methodologie van het voorstel duidelijk over te brengen aan beoordelaars en belanghebbenden. Een solide projectvoorstel kan al je projectmanagementfasen, inclusief projectplanning, ten goede komen.

Kun je hetzelfde voorsteloverzicht gebruiken voor verschillende soorten voorstellen?

Je kunt dezelfde basisstructuur van het voorstel gebruiken voor verschillende soorten voorstellen. Pas elke overzicht aan de specifieke context en doelstellingen van elk voorstel en aan de behoeften en verwachtingen van je primaire doelgroep en belanghebbenden aan. Primair onderzoek kan je helpen het type en de structuur van het voorstel te kiezen die het beste bij je specifieke opzet past.

Welke veelgemaakte fouten moet je vermijden bij het opstellen van een voorsteloverzicht?

Enkele veelgemaakte fouten die je moet vermijden bij het opstellen van een voorsteloverzicht zijn onder meer het overladen van het overzicht met informatie, onduidelijke aanwijzingen of een gebrek aan precisie. Andere fouten zijn onder meer het negeren van de behoeften en verwachtingen van je primaire publiek, een gebrek aan samenhang en een slechte informatiestroom.

Als je je aan een goed ontworpen structuur houdt, zoals beschreven in dit artikel, kun je deze en andere valkuilen vermijden. Door te vragen om feedback en opmerkingen van bepaalde leden van het publiek en belanghebbenden terwijl je je voorstel opstelt, kun je ervoor zorgen dat je definitieve versie je publiek aanspreekt en overtuigt.