Vergaderingloos met Confluence
Onderwerpen zoeken
De meeste vergaderingen zijn tijdverspilling. Ja, dat lees je goed. Het hoge woord is eruit. Dit zou geen schok moeten zijn voor iemand die weleens heeft gedagdroomd, meerdere taken heeft gedaan of zelfs heeft geslapen tijdens een zinloze vergadering.
Hoeveel vergaderingen heb je vandaag gehad die eigenlijk alleen maar statusupdates waren of een terugkerende vergadering zonder agenda? Uit onderzoek blijkt dat 67% van de werknemers zegt dat te lange vergaderingen hen afleiden van hun werk. En dat brengt kosten met zich mee: Amerikaanse bedrijven verspillen $ 399 miljard aan zinloze vergaderingen. Dus als we weten dat vergaderingen vaak een verspilling van tijd (en geld) zijn, waarom blijven we ze dan inplannen?
Laat je niet tegenhouden als je niet zeker weet hoe je moet stoppen met vergaderingen. We hebben de Atlassian Community ingeschakeld voor hun aanbevolen werkwijzen, oplossingen en beproefde tips om vergaderingen vaarwel te zeggen.
Kies voor asynchrone samenwerking in Confluence
TIPS OM VERGADERINGEN TE VERVANGEN DOOR ASYNCHRONE SAMENWERKING IN CONFLUENCE
- Gebruik de collectie sjablonen voor projectmanagement om je team op de hoogte te houden en op elkaar afgestemd te houden terwijl je samenwerkt aan een project.
- Gebruik de macro Taakrapport om taken toe te voegen, toe te wijzen en te bekijken.
- Gebruik de macro Beslissingsrapport om bij te houden welke beslissingen je team heeft genomen.
- Gebruik macro's om ontwikkelingsinformatie zoals Jira-kaarten en roadmaps toe te voegen aan je Confluence-pagina's.
- "Voor degenen die Jira en Confluence gebruiken om werk bij te houden en kennis te verzamelen, is mijn beste tip om minder vergaderingen te houden, de tijd te nemen om informatieve Confluence-overzichtspagina's samen te stellen met behulp van effectieve macro's en Jira-dashboards. Als je teamgenoten een hub geeft, bespaar je zoveel tijd. Zo kan iedereen vol vertrouwen hun toegewezen taken voltooien met de wetenschap dat de bronnen waarnaar ze verwijzen de meest recente en beste zijn." — Andrew Kendris, leider van de Atlassian Community
Kies een digitale communicatietool
"Maak duidelijk wat je favoriete [communicatiemethode] is en dat je graag via die weg wordt lastiggevallen, vooral als het vragen of gesprekken zijn die ervoor zorgen dat een [vergadering niet meer nodig is]." — Nic Brough, leider van de Atlassian Community
Eén bron van waarheid voor een team kan voor meer duidelijkheid zorgen, tijd besparen en zelfs vergaderingen voorkomen door ervoor te zorgen dat iedereen goed is geïnformeerd. Op dezelfde manier zorgt het vaststellen van normen voor de plaats van communicatie tot een minimum aan verwarring en tot een betere afstemming. Met schijnbaar ontelbare manieren om contact op te nemen met collega's, is het belangrijk om duidelijkheid te scheppen over waar communicatie moet plaatsvinden.
TIPS OM DE COMMUNICATIE TE STROOMLIJNEN
- Gebruik het Teamdraaiboek voor communicatie met belanghebbenden van Atlassian om een communicatieplan op te stellen voor je team waarmee je de frequentie, het publiek en de kanalen voor het communiceren van soorten informatie identificeert.
- Gebruik tools voor werkbeheer en samenwerking, zoals Karen Lewis, lid van de Atlassian Community. Haar team organiseerde vroeger één keer per sprint een updatesessie van de roadmap om het team op de hoogte te houden van de voortgang. Maar nu moedigt ze die teamleden aan om in plaats daarvan te verwijzen naar de link naar de Jira-roadmap.
- Bekijk en werk Confluence-pagina's waarop de gesprekken met je team plaatsvinden bij door de favoriete communicatietools van je team te integreren in Confluence.
- Beantwoord opmerkingen en bekijk de links naar Confluence in Slack met de app Confluence for Slack.
- Maak notulen en publiceer ze rechtstreeks in Confluence na een Microsoft Teams-vergadering met de app Microsoft Teams for Confluence.
- Get rid of boring status meetings by using goalswith Confluence, like Atlassian Community member Jonathan Nolen. His team uses Confluence for long-form content, like developing ideas, updating How-tos and communicating policies, and goals for short-form weekly-cadence status communication.
Blijf op het goede spoor met het sjabloon Wekelijkse notulen
"We proberen om alleen vergaderingen te houden als dingen gedaan moeten worden... een probleem op te lossen, hulp te krijgen bij een probleem, een beslissing te nemen, enz. [Als] we geen agenda hebben voordat de vergadering begint, wordt die meestal geannuleerd." — Brant Schroeder, leider van de Atlassian Community
Het sjabloon Wekelijkse notulen maakt het eenvoudig om agenda's te maken, eerdere vergadernotulen te bekijken, actie-items te identificeren en resultaten bij te houden, door een space te bieden waar teams asynchroon kunnen samenwerken, zodat vergaderingen kort en bondig zijn.
TIPS OM SAMEN TE WERKEN AAN NOTULEN IN CONFLUENCE
Notulen ordenen voor toegankelijkheid
"We hebben notulenpagina's voor verschillende soorten vergaderingen (bijv. klantstatus, interne ontwikkeling) en deze zijn ingedeeld in chronologische installaties met behulp van kopteksten." — Jared Olson, lid van de Atlassian Community
Notulen zijn alleen nuttig als ze makkelijk kunnen worden geraadpleegd. Bouw een systeem om notulen te ordenen op basis van doelstelling, soort vergadering of andere belangrijke functies, zodat ze snel en eenvoudig kunnen worden gevonden door teamleden.
TIPS VOOR HET ORDENEN VAN NOTULEN
- Orden pagina's, bijlagen en zelfs spaces met labels met sleutelwoorden, zoals het type vergadering.
- Gebruik de macro Paginaoverzicht om gerelateerde pagina's weer te geven, zoals alle notulen voor een project.
- Gebruik de macro Inhoudsopgave om lezers te helpen snel informatie te vinden door de inhoud samen te vatten en te koppelen aan paginatitels.
- Gebruik de macro Anker om te verwijzen naar naar specifieke delen van een Confluence-pagina (niet alleen kopteksten).
Beperk de duur van vergaderingen
TIPS OM DE DUUR VAN VERGADERINGEN TE BEPERKEN
- Plan de helft van de tijd in die je normaal gesproken aan een vergadering zou besteden (bijvoorbeeld 30 minuten in plaats van een uur).
- Minimaliseer zijsprongen door agenda's te maken en te delen voor tijdige, duidelijk omschreven vergaderingen.
- Wijzig je agenda-instellingen om de standaardduur van een vergadering te verkorten met vijf of tien minuten.
Ga alleen akkoord met noodzakelijke vergaderingen
"Als je met mij in een vergadering zit, ben je niet in staat om het werk te doen dat nodig is om het project draaiende te houden." — Andrew Kendris, leider van de Atlassian Community
Dit lijkt misschien eenvoudig, maar als iedereen dit zou doen, zouden we niet 31 uur per maand besteden aan onproductieve vergaderingen. Laten we dus je routine om geen vergaderingen in te plannen verbeteren.
Hoe? Infrastructuur. Stel een systeem in dat aanvragers en genodigden vraagt om de noodzaak van een vergadering te evalueren alvorens deze op de kalender te zetten. Het gebruik van een aanvraagformulier of sjabloon voor een uitnodiging moedigt alle partijen aan om kritisch na te denken over de vraag of asynchrone samenwerking niet ook tot hetzelfde resultaat zou kunnen leiden. Het helpt ook om het weigeren van vergaderuitnodigingen ten gunste van asynchrone samenwerking te normaliseren.
TIPS OM TE BEOORDELEN OF EEN VERGADERING NOODZAKELIJK IS
- Dave Liao, leider van de Atlassian Community, stelt voor: "Als iemand een afspraak met je probeert te maken, laat diegene dan een kort aanvraagformulier voor een vergadering invullen. De aanvrager moet in 1-2 zinnen kunnen beschrijven wat hij wil en wat hij hoopt te bereiken met een vergadering met jou. Idealiter kun je hun verzoek asynchroon oplossen."
-
Een formulier of sjabloon bevat het doel en de doelstelling(en) van de bijeenkomst die de deelnemers nodig hebben om zich van tevoren voor te bereiden, en links naar de nodige referentie-informatie. Als de aanvragers het formulier niet kunnen invullen, wacht dan met het inplannen van tijd op de kalender.
-
Kies en dag waarop geen vergaderingen plaatsvinden
TIPS OM TIJD VRIJ TE MAKEN VOOR DIEPGAAND WERK
- Overweeg je opties bij de keuze welke dag van de week je als vergadervrij wilt aanwijzen. Er is bewijs dat spreekt voor een maandag zonder vergaderingen, terwijl anderen pleiten voor een pauze halverwege de week of extra tijd op vrijdag om af te sluiten en je voor te bereiden op de volgende week.
- Beperk jezelf niet tot één dag per week. Houd regelmatig tijd vrij in je agenda voor diepgaand werk, zodat anderen dit zien. Plan dan geen vergaderingen in en hopelijk kun je die gewoonte voortzetten.
TIPS OM TIJD VRIJ TE MAKEN VOOR TEAMS VOOR SOCIAAL CONTACT
- Kijk naar voorbeelden van Atlassian voor de beste virtuele teambuildingactiviteiten of bewezen rituelen om je team verbonden houden.
- Gebruik virtuele alternatieven voor informeel sociaal contact op kantoor zoals een praatje bij de koffieautomaat.
- Het team van Jimmy Seddon, leider van de Atlassian Community, houdt elke ochtend 'een vrijwillige Zoom-vergadering van 30 minuten voor [teamleden] om met elkaar te praten, voordat de werkdag echt is begonnen'.
Maak tijd vrij voor sociale contacten buiten vergaderingen om