Werkverdelingsstructuur (WBS) voor projectbeheer
Onderwerpen zoeken
Als je ooit het gevoel hebt dat je project uit de hand loopt door gemiste deadlines en vergeten taken, kan een werkverdelingsstructuur (WBS) helpen. Een goed ontworpen WBS is je eigen roadmap voor succes. Hierin splits je je projecten op in beheersbare onderdelen zodat je taken efficiënt kunt toewijzen en geen deadlines mist.
Met deze tools kan er binnen het hele bedrijf duidelijk worden gecommuniceerd over de doelstellingen, waardoor je voor minder verrassingen komt te staan en iedereen weet wie welke rol heeft.
In dit artikel worden de belangrijkste componenten van een WBS uitgelegd en hoe je er een kunt maken voor je project. Ook leer je hoe je je aanpak voor projectbeheer kunt omvormen.
Wat is een werkverdelingsstructuur (WBS)?
Een WBS in projectbeheer is een hiërarchische opsplitsing van een project in kleinere componenten. Hierin staat het algemene projectdoel bovenaan. Daarna wordt deze WBS opgesplitst in kleinere, efficiëntere te leveren resultaten.
Elk niveau van een werkverdelingsstructuur bevat gedetailleerdere beschrijvingen van het projectwerk, met als begin het hoge niveau waarmee het projectdoel wordt bepaald. In het volgende niveau worden de belangrijkste resultaten beschreven, gevolgd door subresultaten, en tot slot de werkpakketten.
Doel van een WBS voor projectbeheer
Met een WBS voor projectbeheer wordt de scope van het project georganiseerd en bepaald door deze op te splitsen in beheersbare secties. Hij vormt een duidelijk kader voor projectplanning, -uitvoering en -controle.
In de WBS wordt elke taak duidelijk beschreven om te helpen bij het toewijzen van verantwoordelijkheden. Elk werkpakket bevat voldoende details om de benodigde resources en looptijden nauwkeurig te voorspellen, wat helpt bij het inschatten van kosten en termijnen.
Gebruik een WBS om de voortgang van het projectplan bij te houden en ervoor te zorgen dat je project op schema blijft.
Gantt-kaart
Een Gantt-diagram is een visuele weergave van de levenscyclus van een project. Hierin worden taken op een tijdlijn vermeld, met tijdschema's, afhankelijkheden en voortgang. Deze tool is zeer effectief voor teams die duidelijke instructies nodig hebben voor de projectplanning.
Hoewel dit diagram geen WBS is, kun je het wel combineren met een WBS om beter te kunnen plannen.
WBS op basis van te leveren resultaten
Een WBS op basis van deliverables richt zich op de output van het project. Het verdeelt het project in belangrijke deliverables in plaats van in fasen. Dit is nuttiger voor projecten waarbij het eindproduct of de output duidelijk en goed definieerbaar is.
kanban
Kanban is een visuele methode om projectwerk gedurende een proces te beheren. Het maakt gebruik van kaarten op Kanban-borden om taken weer te geven en kolommen om verschillende stadia van de workflow aan te geven.
Deze methode is ideaal voor Agile-projecten en vereist continue bewaking en regelmatige aanpassingen.
Op fase gebaseerde WBS
In tegenstelling tot op resultaten gerichte WBS, verdeelt een WBS op basis van fasen het project volgens de fasen of stappen. Elke fase vertegenwoordigt een belangrijk deel van de tijdlijn van het project, en alle fasen zijn onderverdeeld in verdere taken en activiteiten.
Dit type is ideaal voor projecten met duidelijk gedefinieerde fasen, zoals softwareontwikkeling of -constructie.
Agenda's
Kalenders op het gebied van projectmanagement bieden een op tijd gebaseerde structuur voor de WBS. Ze helpen ervoor te zorgen dat de taak binnen de gestelde termijnen wordt voltooid. Deze methode helpt ook om deadlines, mijlpalen en beschikbaarheid van middelen bij te houden.
De kalendermethode is het beste voor projecten met strikte deadlines of vaste termijnen.
Belangrijkste componenten van een werkverdelingsstructuur
Elke component van een WBS heeft een ander doel. Ze hebben specifieke rollen en niveaus van detail. Het hoogste niveau geeft het uiteindelijke doel weer, en het laagste niveau definieert specifieke details.
Deze belangrijkste componenten van WBS omvatten het volgende:
- Fasen: Fasen vertegenwoordigen de belangrijkste stappen van de levenscyclus van het project. Elke fase groepeert relevante activiteiten en taken.
- Taken: Taken zijn individuele activiteiten binnen elke fase van een project.
- Subtaken: Elke taak is opgedeeld in subtaken, waardoor een nauwkeurige planning en uitvoering mogelijk is.
- Deliverables: Deliverables zijn tastbare of immateriële resultaten die het resultaat zijn van de voltooiing van taken.
- Subdeliverables: Subdeliverables zijn kleinere resultaten die bijdragen aan de voltooiing van grotere resultaten.
- Werkpakketten: Werkpakketten zijn de kleinste werkeenheden in een WBS. Het zijn gedetailleerde taken of groepen van taken met specifieke resultaten.
- Afhankelijkheden: afhankelijkheden duiden op de relaties tussen taken. Ze laten zien welke taken moeten worden voltooid voordat anderen kunnen beginnen.
- Schattingen: Schattingen geven een inschatting van de benodigde middelen, tijd en kosten, wat helpt bij het budgetteren en plannen.
Mijlpalen: Mijlpalen markeren de voltooiing van belangrijke fasen, resultaten of andere belangrijke projectdoelen.
De WBS organiseert het project in beheersbare componenten door de scope op te splitsen in gedetailleerde, kleinere onderdelen. Duidelijk gedefinieerde componenten maken het makkelijker om verantwoordelijkheden toe te wijzen, kosten in te schatten, tijdlijnen in te plannen en de voortgang van het project te volgen.
Hoe maak je een werkverdelingsstructuur?
Het aanmaken van een WBS omvat een aantal stappen om te zorgen voor een goed gepland en georganiseerd project. Overhaast het besluitvormingsproces niet; een zorgvuldig ontworpen structuur is essentieel voor het succes van je project.
Dit zijn de stappen die nodig zijn om een WBS aan te maken:
Definieer de scope en doelstellingen van het project
Definieer duidelijk de algemene scope van het project en de specifieke doelstellingen. Dit houdt in dat je de doelstellingen, beperkingen en vereisten van het project begrijpt. Een duidelijk omschreven toepassingsgebied vormt de basis voor de hele WBS. Hoe sterker de basis, hoe groter je kans op succes.
Identificeer belangrijke deliverables
Identificeer vervolgens de belangrijkste resultaten of deliverables van het project. Maak een lijst van de belangrijkste resultaten die het project beoogt te bereiken. De belangrijkste deliverables voor een project voor mobiele apps kunnen bijvoorbeeld het ontwerp van de gebruikersinterface, de ontwikkeling van de backend, de installatie van een database, enz. omvatten.
Splits deliverables op in subdeliverables
Zodra je de belangrijkste deliverables van het project hebt geïdentificeerd, verdeel ze dan in kleinere, beter beheersbare subdeliverables. Tot de subdeliverables behoren bijvoorbeeld wireframes, modellen en ontwerprecensies voor een te leveren gebruikersinterface.
Identificeer werkpakketten
Nadat je de deliverables hebt opgesplitst, verdeel je de subdeliverables in specifieke werkpakketten. Maak een lijst van alle werkpakketten die nodig zijn om de subdeliverables te bereiken. Werkpakketten voor subdeliverables van wireframes kunnen bijvoorbeeld bestaan uit eerste schetsen, het beoordelen van voorbeelden en het afronden van het wireframe.
Definieer de activiteiten binnen elk werkpakket
Identificeer en beschrijf de gedetailleerde activiteiten die nodig zijn om elk werkpakket te voltooien. Maak een lijst van alle beheertaken, middelen en afhankelijkheden die nodig zijn om de doelstellingen van het werkpakket te bereiken.
Als we het voorbeeld van het schetsen van initiële wireframes opnieuw bekijken, kunnen activiteiten bestaan uit het verzamelen van vereisten, het creëren van een basislaag en het ter beoordeling presenteren van de eerste schets.
Maak het WBS-diagram
Organiseer tot slot de WBS-componenten in een visuele grafiek of diagram.. Deze grafiek geeft de hiërarchie weer van de omvang van het project, van het totale project tot individuele beheerstaken. Gebruik voor deze stap het Gantt-diagrammodel.
Gelukkig kun je het proces vereenvoudigen met een sjabloon voor de structuur van de werkverdeling. Het verdeelt grote taken in kleinere stukken om ze beter beheersbaar en gemakkelijk uitvoerbaar te maken. Jira-workflows helpen de efficiëntie van projectmanagementteams te verbeteren.
Creëer een structuur voor de verdeling van je werk voor je project met Jira
Het creëren van een WBS is cruciaal om je project effectief te organiseren en te beheren, maar het vinden van de juiste tools kan lastig zijn. Maar nu niet meer.
Jira maakt dit proces eenvoudiger dan ooit tevoren. De software maakt gebruik van Jira-issues om individuele taken te beheren en bij te houden, zodat er tijdens de levenscyclus van het project niets door de kieren glipt. Je kunt ook de vooraf ontworpen sjablonen van Jira gebruiken om projecten efficiënt te maken en te beheren. Collaboratieve projectplanning zorgt ervoor dat je team in realtime kan samenwerken om de WBS voor projecten binnen het platform te volgen en te beheren.
Klaar om je projectbeheerproces te vereenvoudigen? Download Jira Free vandaag nog en zie wat voor verschil een goed gestructureerde WBS kan maken.