Ga efficiënter en sneller te werk met sjablonen
Sjablonen helpen teams om uitstelgedrag tegen te gaan, verwachtingen te stellen en doelen te bereiken
Onderwerpen zoeken
Op de een of andere manier zijn de belangrijkste taken het moeilijkst om aan te pakken, zelfs als het werk leuk of interessant is (maar vooral als het dat niet is). Als je moeite hebt met voortgang boeken, is gebrek aan motivatie of doorzettingsvermogen niet altijd de boosdoener. Er kunnen verschillende factoren zijn die je voorgang hinderen. Onder andere psychologische problemen als angsten, perfectionisme, faalangst, beslissingsmoeheid en imposter syndrome kunnen voor problemen zorgen. Maar gebrek aan voortgang kan ook liggen aan ongedefinieerde doelen of aan de berg andere taken en afleidingen waar je hoofd vol mee zit. Het is dan ook geen verrassing dat uit een onderzoek van de American Psychiatric Association blijkt dat 15% tot 20% van de volwassen aan chronisch uitstelgedrag leidt.
Op het werk worstelen we ook vaak met iets anders dat onze productiviteit beperkt: onduidelijke verwachtingen. Dubbelzinnigheid kan ertoe leiden dat je niet zeker weet wat je volgende stap is. Als je de verkeerde stap neemt, kan dat leiden tot verspilde tijd en energie, aangezien het resultaat niet naar verwachting is. Deze situatie zorgt voor enorm veel stress onder werknemers. Uit een onderzoek van Gallup is gebleken dat wanneer werkgevers duidelijkere verwachtingen stellen, het personeelsverloop bij bedrijven met maar liefst 22% afneemt.
Uit een onderzoek van Gallup is gebleken dat duidelijkere verwachtingen van werkgevers het personeelsverloop met maar liefst 22% kunnen verminderen.
Zet 't maar in een sjabloon
Confluence heeft al meer dan 100 aanpasbare sjablonen, te beginnen met klassiekers zoals notulen voor vergaderingen en terugblikken, en nog vele andere voor allerlei standaardscenario's. Er zijn sjablonen ontworpen voor de belangrijke resultaten van specifieke teams, van HR tot Dev/IT, die voldoen aan de behoeften van organisaties. Van start-up tot grote multinational, er is voor ieder wat wils.
We voegen steeds meer nieuwe sjablonen toe, dus kom regelmatig terug om te zien of er weer een nieuwe, handige sjabloon bij staat. In december 2021 hebben we bijvoorbeeld de sjablonen hierboven (en nog bijna 40 andere) toegevoegd. Zoals je misschien al weet, werken we samen met een aantal leuke bedrijven waaronder Figma en MURAL. Dankzij hun sjablonen kunnen je teams nog beter samenwerken, productiever worden en sneller problemen oplossen. Wil je bijvoorbeeld leren hoe je een enkele bron van waarheid maakt over je producttrials? Dan zijn het experimentplan en de resultaten van Optimizely iets voor jou. Op zoek naar een nieuwe werknemer? Gebruik de sjablonen van Indeed voor de functie-omschrijving en het wervingsproces.
Kun je geen sjabloon kunt vinden dat aansluit bij wat je precies wilt bereiken? Het is eenvoudig om je eigen sjablonen te maken die je steeds opnieuw kunt gebruiken om processen te stroomlijnen. Zo kun je alle aspecten van je projectvoortgang bijhouden, van projectsamenwerking en brainstormen tot het beheer van belanghebbenden. Heeft een ander team een pagina die er wel erg goed uitziet? Dan kun je die eenvoudiger dupliceren om een sjabloon te maken. Ga naar die pagina, klik rechtsboven op het actiemenu (•••) en tik op Kopiëren. Zo simpel is het.
Dit zijn een paar van onze favoriete sjablonen om al jouw projecten in goede banen te leiden:
Sjablonen voor projectplanning
Ben je bezig met een groot project? Gebruik een roadmap- of planningssjabloon om alle stappen op papier te zetten. Bepaal daarna de benodigde tijd en wie verantwoordelijk is voor elke stap. Opties zoals Projectplan en Productlancering zijn alles-in-éénpagina's om rollen te verduidelijken, verantwoordelijkheden toe te wijzen, mijlpalen in kaart te brengen en deadlines vast te stellen.
Je kunt ook dieper ingaan op specifieke aspecten van projectplanning en samenwerking. Met capaciteitsplanning weet je precies wat elk teamlid precies kan bijdragen, zodat je de werklast efficiënt kunt beheren. De samenwerking verloopt nog soepeler dankzij doelen, signalen en metingen; iedereen weet immers precies wat de projectdoelen zijn.
Sjablonen om te brainstormen
Zonder nieuwe ideeën komt een bedrijf niet vooruit. Komt het creatieve proces maar niet op gang en ben je op zoek naar inspiratie? Gebruik de sjablonen voor brainstorming en disruptive brainstorming. Hier zijn wat manieren waarop je ze kunt gebruiken:
- Bereid de sjabloon voor en stuur 'm van tevoren naar je team. Voeg links naar resources toe en zorg ervoor dat je team deze vóór de vergadering alvast bekijken. Zo is er tijdens de bijeenkomst genoeg tijd om samen over nieuwe ideeën te brainstormen.
- Gebruik de sjablonen tijdens de sessie om doelen en verwachtingen te bepalen en ga dieper in op verschillende invalshoeken, zodat jullie creativiteit de vrije loop krijgt. Leg de ideeën vast en deel ze met anderen via Jira, Trello en externe visuele sjablonen.
- Na de bijeenkomst kan iedereen die niet aanwezig kon zijn, alsnog ideeën toevoegen aan de sjabloon. Je kunt beoordelaars, managers en meer teamgenoten van verschillende teams toevoegen.
Heb je een sjabloon voor brainstorming nodig voor een specifieke taak of afdeling? Zoek dan niet verder. Met bijvoorbeeld de IT-projectposter vinden tech-teams de beste oplossing, in plaats van de meest voor de hand liggende oplossing. Nadat het probleem is vastgesteld, gaan de deelnemers al brainstormend op zoek naar mogelijke oplossingen. Ze stellen kritische vragen over hun aannames en pikken de beste ideeën eruit, totdat ze een eureka-moment bereiken.
Sjablonen voor de uitvoering van werkzaamheden
Als onduidelijkheden en ontbrekende informatie ervoor zorgen dat een project stilligt, kunnen sjablonen je weer op weg helpen. Je hoeft dan niet meer zelf nadenken over de verschillende onderdelen. Een sjabloon biedt alvast een schets; jij hoeft 'm alleen nog maar in te kleuren. (Dat inkleuren is waarschijnlijk het allerlastigste. Maar het wordt een stuk makkelijker als je in ieder geval een duidelijk overzicht hebt.)
Als je aan het begin van je lancering vastzit, is het sjabloon voor marketingcampagnes een absolute aanrader. Bepaal je doelen, brainstorm over hoe je ze kunt bereiken, stel deadlines vast, verdeel het budget en laat teamleden weten wat hun taken zijn. Zo weet iedereen wat er al gedaan is en wat er nog moet gebeuren.
Sjablonen kunnen ook de communicatie binnen het team ten goede komen. En effectieve communicatie is een onmisbaar onderdeel van projectplanning en -uitvoering. Zorg dat de talloze medewerkers en teams op één lijn zitten en toegang hebben tot OKR's in hun strategische race tegen de klok. Geef nieuwe werknemers een duwtje in de juiste richting met een gepersonaliseerd plan van 90 dagen. Zo zijn belangrijke resources altijd makkelijk te vinden zijn en zijn mijlpalen goed zichtbaar. De nieuwste aanwinst voor het team kan dan snel en makkelijk instromen.
