Productiviteit op de werkplek is niet wat je denkt
Hoe uit het hamsterwiel springt en meer gedaan krijgt
Onderwerpen zoeken
Het is druk op je werk. Daar is iedereen het over eens. Kijk maar naar je overvolle inbox. En alle vergaderingen in je agenda. En al die gestresste mensen die door het kantoor rennen.
Maar wat doet je team nou echt in al die drukte? Boek je vooruitgang op het gebied van belangrijke doelen, of ben je gewoon de hele dag bezig met druk te zijn?
Productiviteit op de werkplek betekent niet dat je probeert om elk vrij moment te pakken om nog productiever te zijn. Het enige wat dat oplevert, is een burnout voor iedereen. In plaats daarvan betekent echte productiviteit op de werkplek dat iedereen zijn volledige creativiteit, inzicht en unieke manier van werken kan inzetten voor het werk dat echt telt.
De persoonlijke gewoonten van werknemers maken natuurlijk een groot deel uit van de productiviteit op het werk, maar ze zijn slechts een deel van het geheel. Het andere deel is het ontwikkelen van een teamcultuur waarin productiviteit mogelijk wordt gemaakt.
Of je nu een manager bent of een individuele bijdrager, je kunt een rol spelen bij het ontwikkelen van zo'n cultuur. Deze gids bevat enkele ideeën om dit mogelijk te maken.
Het moreel verhoogt de productiviteit. Productiviteit verhoogt ook het moreel.
Wat is productiviteit op het werk?
Laten we, voordat we hier dieper op ingaan, duidelijk maken wat productiviteit op de werkplek is en wat niet.
Het belangrijkste teken dat je team productief is, is vrij eenvoudig: je krijgt dingen voor elkaar. En niet zomaar dingen. Je bereikt je belangrijkste doelen.
Het andere aspect van productiviteit is dat je belangrijke dingen efficiënt gedaan krijgt. Je hebt geen last meer van de slechte organisatorische gewoonten die je vooruitgang belemmeren.
Die definitie van productiviteit op het werk lijkt misschien vanzelfsprekend, maar bedenk eens hoe vaak je het tegenovergestelde hebt zien gebeuren. Sommige teams hebben moeite om grote dingen voor elkaar te krijgen omdat ze overweldigd worden door de kleine dingen, zoals al die e-mails en vergaderingen die we eerder besproken hebben. Ze hebben het zeker druk, maar hun productiviteit is laag.
Waarom productiviteit op de werkplek belangrijk is
Het creëren van een productieve werkplek zorgt er niet alleen voor dat je organisatie zijn bedrijfsdoelstellingen bereikt. Het bevorderen van de productiviteit helpt je ook om een gezonde en betrokken werkcultuur te creëren, waardoor je organisatie op lange termijn levensvatbaar blijft.
De meesten van ons begrijpen al dat moreel de productiviteit verhoogt. Productiviteit verhoogt ook het moreel. Vergeet niet dat we productiviteit op de werkplek definiëren als het bereiken van zinvolle dingen. En het blijkt dat dat een van de belangrijkste ingrediënten is voor een gevoel van welzijn. Onderzoekers zeggen dat als we dingen doen die aansluiten bij onze waarden en ons gevoel van ons beste zelf, we meer tevreden zijn met ons leven. In feite zeiden negen van de tien mensen dat ze bereid zouden zijn om minder betaald te krijgen als ze zinvoller werk zouden kunnen doen.
We willen heel graag van betekenis zijn, en door de productiviteit te verbeteren, kan iedereen zinvoller werk doen. Dat stimuleert mensen ook weer om voor het bedrijf te blijven werken. Als werknemers zich eigenaar voelen van hun werk en kansen hebben om te groeien, dan blijven die werknemers vaker en langer bij het bedrijf.
Je krijgt dingen voor elkaar. En niet zomaar dingen. Je bereikt je belangrijkste doelen.
Het tegenovergestelde is ook waar. Veel te veel werknemers zijn uitgeput en gefrustreerd omdat ze te maken hebben met niet-essentiële, aan het werk gerelateerde taken die de minst inspirerende aspecten van hun dagelijkse leven zijn.
Het probleem is niet dat ze hard werken. Het is dat ze met hun werk niets lijkt te bereiken. Ze beginnen zich af te vragen wat het nut is.
Dat is een gevaarlijk gevoel om mee om te gaan. Cynisme is een groot deel van een burn-out op het werk. Een burn-out schaadt het behoud van werknemers en uitgebrande werknemers die wel blijven, brengen schade toe aan je organisatie door hun negativiteit.
Wat maakt werknemers inefficiënt?
Waarom zijn zoveel teams dus niet productief? Wat zorgt ervoor dat werknemers inefficiënt, uitgeput en uiteindelijk opgebrand raken tijdens hun werk?
Afleiding
We worden vaak onderbroken op het werk. Volgens sommige schattingen verliezen we de helft van onze tijd op het werk aan onproductieve afleiding.
Zoals je vast wel had verwacht, komen veel afleidingen op het werk voort uit technologie. Uit een onderzoek is gebleken dat de gemiddelde kenniswerker elke zes minuten communicatiemiddelen zoals e-mail checkt.
Maar het ligt niet alleen aan technologie. Tegenwoordig werken de meesten van ons in een kantoortuin. En 99% van de mensen die in deze omgeving werken, vindt dat storend. Daarvan zei 40% dat ze altijd of heel vaak afgeleid waren.
Wat de bron ook is, zelfs een beetje afleiding kost je meer tijd dan je zou denken. Als je wordt onderbroken, duurt het meestal meer dan 23 minuten om weer verder te gaan met wat je aan het doen was.
Schakelen tussen context
Stel dat je 's ochtends druk bezig bent met multitasken. In de namiddag wordt het rustiger en besluit je een belangrijk project aan te pakken. Maar nu je de tijd hebt, heb je niet de denkkracht. Door al het schakelen tussen taken die je 's ochtends hebt gedaan, is je mentale tank nu leeg.
Ineffectieve communicatie
Een productievere werkplek creëren met diepgaand werk
Heeft al deze informatie je ogen geopend voor het gebrek aan productiviteit op je werkplek? Je weet dat er iets moet veranderen. Maar waar begin je?
Om die vraag te beantwoorden, gaan we terug naar de definitie van productiviteit waar we het eerder over hadden: op efficiënte wijze de belangrijkste doelen van je team bereiken.
Je belangrijkste werk is waarschijnlijk ook je meest veeleisende (maar bevredigende) werk. Er is meer aandacht, focus en inzicht voor nodig.
Dit concept staat bekend als diepgaand werk. Dat is een term die is bedacht door auteur en professor Cal Newport uit Georgetown. Hij definieert diepgaand werken als "het vermogen om je zonder afleiding te concentreren op een cognitief veeleisende taak. Het is een vaardigheid die je in staat stelt om snel ingewikkelde informatie te begrijpen en betere resultaten te behalen in minder tijd."
Met diepgaand werk kun je niet alleen meer belangrijke doelen te bereiken, maar dat ook nog sneller doen.
Ruimte maken voor diepgaand werk
De productiviteit van je team verbeteren betekent meer tijd vrijmaken voor diepgaand werk. Hier zijn enkele strategieën om te gebruiken.
Stel een aantal grenzen op het gebied van technologie
Help je teamleden zich los te maken van technologische afleiding. Je team kan bijvoorbeeld een tijdstip vaststellen waarop jullie allemaal geen e-mail sturen (het eerste uur van elke werkdag, een middag per week, enz.).
Gun elkaar af en toe rust
De volgende stap is om alle menselijke afleiding van een kantoortuin tot een minimum te beperken. Productiviteitsexpert en auteur Maura Nevel Thomas raadt aan:
- Teamregels opstellen, zoals koptelefoon op = niet storen
- Stillere, meer besloten ruimtes op kantoor maken
- Teamleden thuis laten werken
Verbeter je e-mailgewoonten
Thomas raadt aan om richtlijnen op te stellen voor het gebruiken (en het niet gebruiken) van Reply All, Cc en Bcc. Hierdoor zou het aantal e-mails dat iedereen ontvangt omlaag moeten gaan.
Je kunt ook de samenwerkingstool Confluence gebruiken om het aantal e-mails te verminderen. Met Confluence blijft je content georganiseerd en op één centrale plek, zodat teamleden elkaar niet steeds documentupdates per e-mail hoeven te sturen. Bovendien kunnen teamleden gezamenlijk pagina's bewerken in plaats van herzieningen en opmerkingen via e-mail te sturen.
Transformeer je vergaderingen
Nu ben je klaar om in het diepe te springen
Als je team meer tijd besteedt aan diepgaand werk, verhoog je je productiviteit op korte termijn en maak je ook de weg vrij voor een hogere productiviteit op lange termijn.
Met diepgaand werk kun je niet alleen meer belangrijke doelen te bereiken, maar dat ook nog sneller doen. Dat klinkt misschien tegenstrijdig als je gewend bent aan een omgeving waar werknemers trots zijn op multitasking en altijd beschikbaar zijn. Maar geloof ons maar. Als iedereen loskomt van afleidingen en zich op één ding tegelijk concentreert, wordt je team zelfs efficiënter.
De nadruk leggen op diepgaand werk heeft ook andere voordelen. De capaciteiten van teamleden worden nu benut op een manier die niet mogelijk is als alle dagen volgepland zijn met vergaderingen en e-mail. Hierdoor kunnen werknemers hunvaardigheden en kennis ontwikkelen. Ze krijgen de voldoening die voortkomt uit het behalen van zinvolle resultaten en van leren en groeien. Dat verhoogt het moreel en vermindert burn-out en personeelsverloop.
De veranderingen waar we het over hebben, kunnen grote verschuivingen betekenen voor je team. In het begin voelen ze zich misschien wat ongemakkelijk. Maar de productiviteitsvoordelen van diepgaand werken zijn de eventuele groeipijnen binnen je team meer dan waard.
