Begeleiding bij het stellen van doelen voor projectleiders en jongleurs in de dop

Korte test: waarom is het belangrijk om doelen te stellen? Het is veel meer dan alleen een te-doen-lijstje of een stap die je toch moet nemen: het stellen van doelen heeft veel voordelen. Hier zijn er maar een paar:

Het is niet moeilijk om te bedenken wat jij en je team willen bereiken. Op een willekeurige dag wil je misschien de takenlijst van die dag laten zien wie er nou eigenlijk de baas is, wil je een geweldige brainstormsessie houden met je team, en wil je beslissen in welk kostuum jouw team een bedrijfsbrede wedstrijd gaat winnen.

Je hersenen zitten boordevol dingen die je graag gedaan zou willen krijgen. Maar wanneer je al deze dingen wilt realiseren, gaat het fout.

Dat is het mooie van het stellen van doelen. Het zet je aan het denken over wat je nodig hebt en je creëert een tijdlijn om alles voor elkaar te krijgen. Op deze manier kun je je energie en inspanningen beter richten op de dingen die voor elkaar wilt krijgen.

In onze definitie van het stellen van doelen zul je merken dat we het woord 'proces' hebben gebruikt. Dat is omdat doelen stellen niet lukraak moet gebeuren: het vergt een gestructureerde aanpak.

Bij de meeste kaders en theorieën moet je specifiek zijn, rekening houden met belangrijke statistieken, een einddatum bepalen en de basis leggen om je doel te realiseren.

Met deze structuur kun je je voortgang volgen en op het juiste pad blijven, en dit veel beter doen dan wanneer je gewoon een vrijblijvende ambitie hebt die in je achterhoofd zit.

Een doel stellen voelt veel permanenter en concreter dan alleen maar zeggen: 'Oh, hopelijk krijgen we dat uiteindelijk wel voor elkaar …'

En dat is het punt. Het stellen van doelen vergroot de verantwoordelijkheid voor jou en je team, wat betekent dat je veel meer geïnspireerd bent om door te gaan.

Geef je motivatie een boost door dat doel te delen met iemand die je vertrouwt (ja, je teamleden tellen mee). In een onderzoek van de Dominican University beriep 70% van de deelnemers die een doel hadden gesteld en vervolgens voortgangsupdates naar een vriend stuurden, zich op een behaalde prestatie.

Je wilt toch ook de smaak van overwinning proeven? Dit is wat je moet doen.

In sommige opzichten kan het stellen van een doel net zo eenvoudig zijn als het downloaden van een podcast voor je woon-werkverkeer. Als je een kader volgt, zorg je ervoor dat alles soepel verloopt. Hier zijn een paar punten om over na te denken:

• SMART-doelen: SMART staat voor Specific (specifiek), Measurable (meetbaar), Achievable (haalbaar), Relevant (relevant) en Time-bound (tijdgebonden). Als je SMART werkt, zijn al deze vakjes voor je doelen aangevinkt. Lees meer informatie over SMART-doelen en bekijk om te beginnen een paar voorbeelden van SMART-doelstellingen.
• Doelstellingen en belangrijkste resultaten (OKR's): als je OKR's instelt, stel je kwalitatieve en ambitieuze doelen van hoog niveau (vergeet niet dat OKR's hoogstaand moeten zijn!) en wijs je een resultaat en eigenaar voor elk doel toe. Vervolgens gebruik je regelmatig OKR-scores om je voortgang te controleren, om doelen te detecteren die niet gehaald dreigen te worden, en om de koers zo nodig te corrigeren.
  
  We gebruiken deze methode om doelen te stellen hier bij Atlassian, en we hebben zelfs een handige OKR-sjabloon waarmee je dit zelf kunt doen. Je kunt ook dit draaiboek lezen voor meer best practices voor en voorbeelden van OKR's.
• Key Performance Indicators (KPI's): KPI's worden vaak verward met OKR's. Een vergelijking tussen tussen OKR en KPI laat zien wat de verschillen zijn. In tegenstelling tot een OKR vereisen KPI's dat je een meetbaar doel toewijst aan een bestaand project of proces. Je wilt bijvoorbeeld de effectiviteit van je klantenserviceteam verbeteren. Je zou een KPI kunnen toewijzen van een specifiek aantal afgesloten tickets voor klanten per week. KPI's maken ook gebruik van zogenaamde 'leading indicatoren' en 'lagging indicatoren' om toekomstig succes te voorspellen versus het aantonen van successen in het verleden bij het behalen van resultaten.

Er is niet één juist kader om te kiezen. Het draait allemaal om wat je nodig hebt, en hoe makkelijk je leert waterskiën en jongleren met brandende stokken.

Ongeacht welk kader je kiest, is het belangrijk om specifiek te zijn over wat je probeert te bereiken. Het is moeilijk om met vage doelstellingen te werken, zoals 'onze klanten beter van dienst zijn' of 'een gelukkiger team zijn', en het is nog moeilijker om de voortgang in de richting van die vage doelen bij te houden.

Daarom moet je jezelf uitdagen om dieper te graven en in te zoomen op een specifiek eindresultaat. Vraag jezelf af: 'Wat betekent het eigenlijk om een gelukkiger team te zijn?' Misschien betekent het dat je meer tijd hebt om contacten te onderhouden buiten het werk. Oké, hoe dan? Door regelmatig geplande happy hours en evenementen voor het hele team te organiseren.

Als je alles tot in de puntjes uitwerkt, zou je kunnen eindigen met een doel dat veel concreter is, zoals: 'regelmatig teamactiviteiten plannen'. Dat geeft veel meer richting dan 'een gelukkiger team zijn'.

Je hebt duidelijk geformuleerd wat je wilt bereiken, maar nu moet je uitzoeken wanneer het tijd is om jezelf een schouderklopje te geven. Je moet weten hoe succes eruitziet.

Laten we voor de duidelijkheid teruggaan naar het voorbeeld van ons teambuilding. Wat betekent het om 'regelmatig' dergelijke bijeenkomsten te organiseren? Hoe vaak? Leg dit allemaal vast met een cijfer waar je je aan kunt houden, zodat je jezelf ter verantwoording kunt roepen.

Als je klaar bent, kan je doel er ongeveer zo uitzien: 'Plan minstens één teambrede activiteit per maand.'

Nu weet je precies wat je van jezelf en je team verwacht. Maar vergeet niet dat dit geen oefening is om doelen te stellen en ze vervolgens te vergeten. In feite moet je doorzetten en bijhouden hoe goed je het doet. Hier in het Confluence-team gebruiken we signalen en metingen om de voortgang van onze doelen goed in de gaten te houden. Daarover kun je meer lezen in dit draaiboek.

Doelen blijven doorgaans niet tot in het oneindige voortbestaan: ze worden behaald of ze evolueren.

Hier komt je deadline om de hoek kijken, vooral voor doelen die geen dagelijkse inspanning vergen. Stel een einddatum vast zodat je precies weet hoe lang je hebt om je doel te bereiken.

Je deadline kan een datum, een periode, een belangrijk moment in de toekomst zijn, of alle drie. Als je je team bijvoorbeeld een tijdje samen op pad wilt krijgen, dan verandert een deadline je doel in zoiets als: 'Plan minstens één activiteit voor het hele team per maand en deel de agenda met aankomende evenementen vóór de eerste donderdag van elk kwartaal.'

Met die vaste einddatum blijf je op het goede spoor, want je weet dat je niet altijd de tijd hebt om dat voor elkaar te krijgen.

Neem dat doel waar je zo hard aan hebt gewerkt, schrijf het op en leg het dan ergens neer waar je elke dag naar kijkt. Plak het op je computerscherm of op je badkamerspiegel. Schrijf het in je agenda of zet het in je smartphone. Of vertel het aan je team en vraag hen om je te helpen je aan het programma te houden door regelmatig bij je in te checken.

Het is duidelijk dat het opschrijven van je doel niet 'wettelijk bindend' is. Het zal je echter verbazen dat dit, zelfs zonder de dreiging van juridische stappen, je kansen kan vergroten om te bereiken wat je van plan was te doen.

In hetzelfde onderzoek van de Dominican University hadden de deelnemers meer kans om hun doelen te bereiken als ze ze opschreven, zelfs als ze ze met niemand deelden. Uit een afzonderlijk onderzoek van Harvard Business bleek dat 3% van de afgestudeerden met een MBA die hun doelen hadden opgeschreven, uiteindelijk 10 keer zoveel verdienden als de andere 97% bij elkaar, en dat slechts 10 jaar na hun afstuderen.

Als je je doel opschrijft, moet je alle informatie op één plek bewaren: je deadline, je actieplan en alle ondersteunende middelen (denk bijvoorbeeld aan instructies voor kaarttrucs of registratie van je oefentijd!) die je misschien nodig hebt. Het gebruik van Confluence is een geweldige manier om je doelen vast te leggen, je voortgang te bewaken en de ondersteunende informatie bij elkaar te houden, omdat het flexibiliteit en groei mogelijk maakt naarmate je doel evolueert.

Het is je gelukt, je was gefocust, gedreven, een superpresterende bolleboos. En dat is het. Je bent klaar!

Nu je een gecertificeerde goal-smasher bent, heb je waarschijnlijk veel dingen die je wilt bereiken. Helaas is er maar één iemand zoals jij, en jezelf klonen is nog niet mogelijk. En te veel dingen tegelijk proberen te bereiken, lijkt veel op het jongleren met brandende stokken op waterski's (en bovendien geblinddoekt). Je moet je aandacht en energie op te veel dingen tegelijk richten.

Je zult meer geluk hebben als je al je doelen op belang en waarde ordent, met de eerste begint en geleidelijk de andere doelen wegwerkt.

Een prioriteitsmatrix kan je hierbij helpen. Die helpt je je doelen te categoriseren op basis van hun urgentie en impact, zodat je er zeker van kunt zijn dat je begint met je belangrijkste doel.

Als het doel alleen maar was een doel te stellen. Dat zou het een stuk makkelijker maken, maar met die aanpak kom je niet ver.

Dit is waar veel mensen en teams tekortschieten. Ze gaan ervan uit dat iets zeggen hetzelfde is als iets doen. Voorkom deze valkuil door een actieplan op te stellen.

Heb je een doel dat zo overweldigend is dat je geen idee hebt waar je moet beginnen? We kunnen je helpen.

Dit is het plan: breek die grote steen in beter hanteerbare stukken ter grootte van een kiezelsteen. Als de open inschrijvingsperiode van een Amerikaans bedrijf start voor het komende jaar, kunnen ze dat project als volgt onderverdelen:

• Bepaal welke voordelen zijn veranderd sinds vorig jaar
• Bewerk documenten en werk grafieken bij
• Kondig wijzigingen aan op de algemene vergadering van het bedrijf
• Plan de open inschrijving
• Werk de bedrijfswebsite en het onboardingmateriaal bij

Door een kolossaal doel op te splitsen in kleine doelen wordt het veel makkelijker en minder intimiderend om te beginnen. Het houdt je ook gemotiveerd omdat je onderweg kleine overwinningen behaalt. Het sluit allemaal aan bij het vooruitgangsprincipe, dat stelt dat kleine overwinningen je kunnen motiveren om door te blijven gaan.

Wat heb je nodig om elke mijlpaal te bereiken en je overwinningsfeest te kunnen vieren? Welke benodigdheden, hoeveel tijd en welke vaardigheden zullen je helpen bij elke stap naar het einddoel?

Als je klaar wilt zijn om de wijzigingen aan te kondigen op je volgende zakelijke vergadering, dan weet je dat je op de eerste donderdag van volgende maand klaar moet zijn. Dat betekent dat je aan de slag moet, vooral omdat je denkt dat je team er minstens een week over zal doen om uit te zoeken wat er is veranderd en om alle documentatie bij te werken.

Geef aan wat je nu nodig hebt, zodat je kunt beginnen met het plannen en verzamelen van alle hulpmiddelen. Dat voorkomt hopelijk dat je tegen frustrerende knelpunten aanloopt als je bezig bent om je doel te bereiken.

Je hebt je mijlpalen bepaald en begrijpt goed wat je nodig hebt. Maar je aanpak is nog steeds een beetje vaag en je weet niet precies hoe je met het werk moet beginnen. Het is tijd om je mijlpalen in een workflow te plaatsen.

Je laatste stap bij het stellen van doelen is om die mijlpalen in een logische volgorde te plaatsen. Dat kan bijvoorbeeld gebaseerd zijn op het belang of de hoeveelheid tijd die er nodig is, en of er al een bepaalde volgorde is die jouw management je heeft gevraagd te volgen.

Voor de open inschrijving van het bedrijf weet je dat je de website en het inschrijvingsmateriaal pas kunt updaten als je alle relevante, interne documenten en diagrammen hebt bewerkt. Dat kun je pas doen als je weet wat er is veranderd ten opzichte van vorig jaar.

Wanneer je die stukken hebt verplaatst, heb je een roadmap opgesteld dat je tot het einde kunt volgen. Doe een dansje en en ga dan aan het werk!

Of het nu gaat om het lopen van een marathon of het herzien van een verouderd teamproces, je hebt nogal wat persoonlijke en teambrede ambities om aan verder te gaan. Ermee rondrommelen helpt niet om stappen vooruit te zetten.

Het proces om doelen te stellen geeft je gedefinieerde stappen die je kunt volgen om een duidelijk doel te stellen en jezelf te motiveren om aan de slag te gaan.

Volg de stappen en je bent goed op weg om je doelstellingen om te zetten van 'te doen' in 'voltooid'. We duimen voor je!