Word een expert in de uitvoering van projecten

Valkuilen klinken altijd erg eng. En dat zijn ze eigenlijk ook.

Of het nu gaat om je onjuiste persoonlijke budget (geen zorgen, dat overkomt de besten) of een teamproject dat niet volgens plan verloopt; een valkuil in de uitvoering (ook wel een valkuil in de strategie genoemd) betekent dat je visie niet overeenkomt met de realiteit.

Weet je nog dat je hebt gebrainstormd over de beste strategieën en plannen voor je project? Als je ze uiteindelijk niet gebruikt en je je doelen niet behaalt, dan heb je al snel te maken met een valkuil in de uitvoering.

Het komt helaas vaak voor dat een visie niet overeenkomt met de realiteit. Uit de enquête Pulse of the Profession van Project Management Institute in 2017 blijkt dat leidinggevenden zeggen dat bij slechts 60% van hun strategisch uitgestippelde initiatieven de doelen ook daadwerkelijk worden bereikt.

Er zijn veel mogelijke oorzaken van dergelijke valkuilen, zoals niet-realistische doelen en tijdlijnen, te weinig duidelijkheid over de visie voor of doelen van het project. Soms ligt de oorzaak bij belangrijke teamleden die niet goed meewerken.

Een van de grootste oorzaken heeft te maken met de resources van je project. Resources zijn de middelen die je nodig hebt om het project af te ronden. Het kan gaan om specifieke afdelingen of teamleden, tijd of letterlijke middelen (zoals softwareprogramma's, vergaderingruimtes, etc.).

Tijdens de planning van projecten lopen we vaak het risico om alleen voor onszelf te denken. We zijn ervan overtuigd dat iedereen net zo enthousiast is over het project als wijzelf.

In de werkelijkheid is dat vrijwel nooit het geval. Het project komt terecht op de to-dolijstjes van collega's, waar het tussen nog honderd andere dagelijkse verantwoordelijkheden staat. De resources zijn veel beperkter dan je tijdens de planning had verwacht. Het project mag dan wel jouw grootste prioriteit hebben, maar dat geldt niet altijd voor alle andere betrokkenen.

Dan kan het gebeuren dat je flink moet schrappen in het lijstje met benodigde resources. In het ergste geval kom je zelfs met lege handen te staan. Deze knelpunten gooien roet in het eten tijdens de uitvoering van je nauwkeurig uitgestippelde planning en tijdlijn.

Soms loopt het zo uit de hand, dat het hele project niet meer doorgaat. Uit een enquête van Project Management Institute uit 2018 blijkt dat 21% van de projecten mislukt als gevolg van onvoldoende of gebrekkige resources.

De vraag waar we allemaal een antwoord op willen is: hoe voorkom je deze valkuilen? Hieronder staan een aantal verschillende strategieën, waarmee je je team een broodnodige boost kunt geven tijdens de uitvoeringsfase.

Om aan de uitvoering te beginnen, moet je eerst weten wat er precies aan de hand is. Toch heeft maar 55% van de mensen die aan projecten werken een duidelijk beeld van de zakelijke doelen van het project.

Voordat het project begint, moet iedereen op één lijn zitten. Begin met een effectieve kick-offvergadering om de doelen en planning van het project door te nemen en te bespreken hoe je die gaat behalen. Zorg dat er genoeg tijd overblijft voor vragen, zodat je proactief kunt reageren op onduidelijkheden of zorgen.

Misschien denk je nu: "We maken altijd een uitgebreid projectdocument dat mensen kunnen raadplegen." Maar wees eerlijk: vind jij het fijn om een langdradig document door te spitten, op zoek naar dat ene specifieke antwoord of die ene instructie? Niet echt, toch?

Het is daarom slimmer om een projectposter te maken. Dit is een samenwerkingsdocument waarin wordt beschreven welk probleem met je project wordt opgelost, samen met de scope en eventuele ontbrekende kennis. Je projectposter is een dynamisch document, dus deze kan gaandeweg worden gewijzigd.

Een project kan immers nog altijd slagen wanneer er tijdens de uitvoering wat zaken worden aangepast. Aanpassingen zijn onvermijdelijk en flexibiliteit is een must.

Bij de planning van projecten waar meerdere teams aan werken, wordt vaak te makkelijk gedacht dat het project soepel van team aan team wordt overgedragen. In je hoofd zie je een estafette voor je, waarbij het stokje telkens probleemloos wordt doorgegeven (misschien hoor je zelfs de soundtrack Eye of the Tiger of Chariots of Fire in je hoofd).

Helaas is dat in de praktijk niet zo makkelijk. De overdracht van een project van het ene aan het andere team, gaat niet altijd van een leien dakje en er gaat soms kostbare tijd verloren.

Dat komt omdat teams niet zomaar aan de slag kunnen met een project. Daarom is het slim om tijdens de planning rekening te houden met buffertijd voor overdrachten. Zo geef je het team dat net binnenstroomt wat speelruimte om alles op een rijtje te krijgen.

Houd alle andere teams op de hoogte van projectstatusupdates, wijzigingen en meer, zodat ze niet in het duister tasten zodra het hun beurt is om het project over te nemen. Confluence beschikt over sjablonen voor projectmanagement die hierbij kunnen helpen.

Weet je nog dat we het hadden over de valkuil waarbij we alleen voor onszelf denken? Je moet er rekening mee houden dat je project afhankelijk gaat zijn van beperkte resources.

Daarom moet je tijdens de planningsfase nagaan welke taken of resources afhankelijk zijn van andere factoren. Je kunt daar dan meteen rekening mee houden in je planning en tijdlijn.

Is er bijvoorbeeld een stap van je project die pas kan worden afgevinkt nadat verschillende andere taken eerst zijn afgerond? Dan is dat een taakafhankelijkheid. Heeft de datawetenschapper van je bedrijf een super strakke planning en zit er niets anders op dan daar rekening mee te houden? Dan is dat een belangrijke resourceafhankelijkheid om mee te nemen in de planning.

Wanneer je hier proactief mee bezig bent, verloopt de uitvoering van je project stukken beter. Vooral als je beseft dat de meest voorkomende redenen voor het mislukken van projecten te maken hebben met:

• Ontoereikende inschatting van resources (23%)
• Beperkte resources (20%)
• Taakafhankelijkheid (11%)

Je kunt ook de Critical Path-methode (CPM) gebruiken om ervoor te zorgen dat je tijdlijn realistisch is. Dat klinkt misschien als veel werk, maar het valt reuze mee als je eenmaal bezig bent.

Kortom, je moet de langste reeks afhankelijke taken in je project vaststellen. Je kunt ze beste zien als een rij dominostenen. Als er in deze belangrijke rij een vertraging zit, loopt het hele project vertraging op. Zo weet je precies waar je wat meer speelruimte hebt en op welke momenten je de planning juist extra goed moet volgen.

Je hebt een projectplan gemaakt en gedeeld met het team. Alles zal vanaf nu wel vlotjes verlopen. Meer is er niet nodig om van een project een succes te maken, toch?

Dat klopt niet helemaal. Om je project te laten slagen, moet de voortgang nauwlettend in de gaten worden gehouden en indien nodig moet de koers worden gewijzigd. Er is veel meer nodig dan één vergadering aan het begin en eentje aan het einde. Regelmatige vergaderingen zijn van cruciaal belang.

Tijdens deze bijeenkomsten kun je problemen aanpakken, eventuele onduidelijkheden ophelderen en je project richting de eindstreep loodsen. Je kunt het team vragen om feedback over het project, zodat iedereen zich gehoord voelt en een bijdrage kan doen.

Als je bij het begin van je project signalen en maatregelen hebt vastgesteld (dit raden we sterk aan), bieden deze bijeenkomsten ook de kans om je voortgang grondig te evalueren.

Niemand wil dat alle tijd en energie die zijn besteed aan de planning van een project voor niets zijn geweest.

Gelukkig zijn wij er voor je. Als je onze strategieën voor projectuitvoering gebruikt, voorkom je dat je energie steekt in een planning die ondanks je goede bedoelingen vol valkuilen voor je team zit.

Ook als je onze tips gebruikt, kun je problemen tegenkomen. Maar oefening baart kunst. Je volgende project gaat misschien niet meteen vlekkeloos, maar dat maakt helemaal niet uit. Elk probleem dat je te boven komt, is een stapje in de goede richting. Voor je het weet ronden jij en je team het ene geslaagde project na het andere moeiteloos af.