Hoe strategische planning je kan helpen om grote doelen te stellen
Neem een stap terug om je focus te vinden
Onderwerpen zoeken
Stel je voor dat jij en je team aan een nieuw kwartaal beginnen, of misschien wel aan een heel nieuw jaar. Je popelt om je mouwen op te stropen en samen iets groots tot stand te brengen.
Eerst moet je beslissen waarmee je eigenlijk moet beginnen.
Deze kans klinkt leuk, maar het duurt niet lang voordat de zaken een wending nemen. Iedereen heeft een ander beeld van waar men zich op moet richten, en er ontstaan discussies over waarom ieders eigen belangrijke ding bovenaan de lijst moet staan. Het nemen van beslissingen neemt zoveel tijd in beslag dat dit het team hindert bij de uitvoering.
Dit gebeurt er dus als je bedrijf geen strategisch plan heeft.
Wat is strategische planning?
Strategische planning is het proces dat een bedrijf doorloopt om de koers te bepalen en wordt meestal uitgevoerd door de leidinggevenden van het bedrijf. Hierbij worden prioriteiten gesteld en wordt besloten hoe resources worden toegewezen om de algemene visie te ondersteunen.
Strategische planning lijkt op projectplanning, maar de twee zijn heel verschillend. Projectplanning is belangrijk voor specifieke taken of opdrachten van je team, dus hoe je het project van begin tot einde brengt.
Strategische planning is breder. Het brengt alle afzonderlijke projecten samen in een samenhangende strategie die de overkoepelende doelstelling van het bedrijf ondersteunt.
Dus als je strategisch plan een visieverklaring bevat waarin staat dat je bedrijf bekend wil staan als 'de meest betrouwbare experts op het gebied van personeelsbeheer', dan moet elk project van je bedrijf op de een of andere manier verband houden met die visie.
Zie strategische planning als het kompas voor alle beslissingen die het bedrijf en leidinggevers nemen. Het bepaalt de algemene context, zodat je niet verdwaalt in de dagelijkse details.
Waarom is strategische planning de moeite waard?
1. Richt je op je inspanningen (en verminder stress)
Voelt het nemen van beslissingen voor je team vaak alsof je een dartpijltje naar een bord gooit? Je bent niet de enige. Uit een enquête van McKinsey bleek dat slechts 20% van de ondervraagden vindt dat hun organisatie uitblinkt in besluitvorming.
Een strategisch plan helpt je daarbij. Door inzicht te krijgen in waar je hele bedrijf naartoe gaat, kun je beter doordachte beslissingen nemen die je einddoel ondersteunen.
Strategische planning zorgt er ook voor dat elk project een duidelijk, meetbaar resultaat oplevert, zodat je kunt aantonen hoe specifieke projecten bijdragen aan het algemene plan.
2. Verbeter je communicatie
Neem de verwarring die ontstaat in het volgende scenario: je hebt instructies gegeven om een collega te helpen bij het opstellen van de financiële kwartaaloverzichten. Maar de collega dacht dat hij uitleg kreeg voor het registreren van de controlegetallen voor die maand.
Nou, dat was verwarrend en vooral zonde van de tijd. Helaas gebeurt dit vaker op de werkvloer. Meer dan 80% van de werknemers geeft aan dat miscommunicatie op het werk heel regelmatig, vaak of af en toe voorkomt.
Wanneer de medewerkers beter inzicht krijgen in het grotere geheel (kuch, kuch, wat ze krijgen als ze je strategisch plan bekijken), wordt de boodschap gelukkig ook duidelijker. Ze beschikken al over de context en achtergrondinformatie die ze nodig hebben om aanwijzingen te begrijpen, instructies te geven en projecten vol vertrouwen vooruit te helpen.
Door inzicht te krijgen in waar je hele bedrijf naartoe gaat, kun je beter doordachte beslissingen nemen die je einddoel ondersteunen.
3. Bevorder de afstemming
Hier is een angstaanjagende statistiek: tot wel 95% van bedrijfsmedewerkers geeft toe dat ze niet op de hoogte zijn van de strategie van hun bedrijf of deze niet begrijpen. De cijfers liegen er niet om.
Medewerkers stellen het niet op prijs in het duister te tasten of geen benul te hebben hoe hun dagelijkse werkzaamheden de groei van het bedrijf beïnvloeden. Met een strategisch plan weet iedereen in je team, van de C-suite tot nieuwe werknemers, waar ze naartoe werken. Zorg ervoor dat je je strategisch plan documenteert en het gemakkelijk toegankelijk maakt, zodat iedereen het ter verduidelijking kan nalezen.
Een andere goede reden voor strategische planning is dat het typisch een samenwerkingsproces is. Dankzij de open discussie zitten alle partijen vanaf het begin op één lijn.
Verbeter de strategische planning met behulp van deze drie activiteiten
Als je al een kei bent in projectplanning, dan zul je blij zijn met het feit dat strategische planning daar sterk op lijkt, maar dan op grotere, bedrijfsgerichte schaal.
Er zijn echter een paar activiteiten die kenmerkend zijn voor strategische planning en die je leiderschapsteam helpen om een plan op te stellen dat je visie echt ondersteunt.
1. SWOT-analyse
Bij een SWOT-analyse worden de sterke en zwakke punten en kansen van je bedrijf in kaart gebracht, evenals eventuele bedreigingen. De eenvoudigste manier om dit aan te pakken is met behulp van een matrix van twee bij twee om deze verschillende elementen uit te zetten (hier vind je een handig sjabloon ervoor!).
Vermeld in de bovenstaande tabel de sterke en zwakke punten, de kansen en de bedreigingen van je product of bedrijf.
Misschien is een van je sterke punten dat je bijvoorbeeld over technologie beschikt die geen van je concurrenten gebruikt, en je hebt een kans om een nog bredere markt te bereiken. Maar een van je zwakke punten is het gebrek aan financiële middelen, en je bedreiging is dat er steeds meer vergelijkbare bedrijven op de markt komen.
Dit is allemaal belangrijke informatie die nodig is bij het opstellen van je plan. Zo kun je een strategie ontwikkelen die met al deze punten rekening houdt.
Een SWOT-analyse kun je op elk moment uitvoeren, en niet alleen voor je strategisch plan, maar ook voor nieuwe projecten, functies en meer. Zo flexibel is dit kader.
Wie moet bij een SWOT-analyse worden betrokken? Dat hangt af van wat er op je planning staat. Maar als je het specifiek voor een strategisch plan gebruikt, dan moet je leiderschapsteam zeker aan tafel zitten.
2. Starten, stoppen, doorgaan
Geschiedenis is een geweldige leraar. Je kunt veel leren van je overwinningen en teleurstellingen uit het verleden.
'Starten, stoppen, doorgaan' is een retrospectieve techniek waarbij je bedrijf terugkijkt op recente ervaringen en beslist wat er in de toekomst moet veranderen. Je verzamelt een team om te brainstormen over activiteiten in de volgende drie categorieën:
- Starten: Activiteiten die nog niet zijn uitgevoerd, maar die een positieve invloed hebben op de organisatie.
- Stoppen: Activiteiten die je momenteel doet, maar die een negatieve invloed hebben op de organisatie.
- Doorgaan: Activiteiten die zijn uitgeprobeerd en succesvol waren, maar nog geen routine zijn geworden.
Geef iedereen de tijd om voor elk punt zoveel mogelijk ideeën te bedenken. Bespreek de antwoorden vervolgens als team, groepeer vergelijkbare ideeën en beslis welke het meest urgent zijn.
Dit kader biedt je waardevolle inzichten die je kunt gebruiken om je strategisch plan vorm te geven, in plaats van dat je verder gaat met blind optimisme of beperkte informatie over hoe het tot nu toe is verlopen.
Strategische planning brengt alle afzonderlijke projecten samen in een samenhangende strategie die de overkoepelende doelstelling van het bedrijf ondersteunt.
3. Werk je plan bij
Je strategische plan is een hulpmiddel dat je bedrijf gedurende de hele levensduur in goede banen leidt. Dat betekent echter niet dat je plan vaststaat als het eenmaal af is; het moet met je bedrijf meegroeien.
Dus niet instellen en vergeten. Neem regelmatig (idealiter elk kwartaal) de tijd om de voortgang van je project te evalueren en eventueel noodzakelijke wijzigingen en updates aan te brengen. Door het actueel te houden, blijft je strategisch plan een nuttige bron, in plaats van een verouderd en irrelevant document dat alleen maar digitaal stof verzamelt.
De voordelen van software
Ben je van plan om een statisch document te openen en de eerste aantekeningen te maken voor het strategische plan van je bedrijf? Wacht daar nog even mee.
Het gebruik van software voor samenwerkingsdocumenten zal het hele strategische planningsproces vergemakkelijken door je te helpen met het volgende:
- Specifieke roadmaps maken
- Taken toewijzen aan mensen
- Informatie op één plek verzamelen en volgen
- Andere teamleden betrekken bij het proces
- Naadloos updates doorvoeren
Dus gooi die stijve documenten weg en laat technologie wat stress wegnemen uit je strategische planning. Ontdek Confluence nu.
Stel je strategisch plan samen
Strategische plannen kunnen zowel eenvoudig als complex zijn. Sommige bestaan uit één pagina, terwijl andere grote documenten zijn. Dat betekent dat je de flexibiliteit hebt om iets samen te stellen dat werkt voor jouw bedrijf.
Om aan de slag te gaan, moet je strategisch plan het volgende omvatten:
- Beknopte beschrijving van je bedrijf: Een kort overzicht van de geschiedenis en hoogtepunten van je belangrijkste producten en/of diensten.
- Missieverklaring: Beschrijft de reden achter het bestaan van je bedrijf
- Visieverklaring: Beschrijft je toekomstvisie. Waar wil je naartoe, en niet waar ben je nu?
De rest van je strategisch plan is gewijd aan (je raadt het al) je strategie. Om dit overzichtelijker te maken, raden we aan het op te splitsen in drie groepen:
- Doelstellingen: Dit zijn de grote, meetbare doelen die je bedrijf wil bereiken.
- Strategieën: Dit zijn de meer hapklare stappen die je neemt om dat doel te bereiken.
- Tactieken: Dit zijn de individuele actie-items die onder de door jou bepaalde strategieën vallen.
Laten we voor meer duidelijkheid een voorbeeld bekijken. Zo zou dit er binnen je strategische plan uit kunnen zien:
Doelstelling 1: Onze totale omzet verhogen van $ 850.000 naar $ 1 miljoen tegen het einde van het eerste kwartaal.
Strategie 1.1: Maak een e-mailcampagne om gebruikers van een gratis proefversie over te laten stappen op een betaalde versie.
Tactiek 1.1.1: Verdeel onze e-maillijst in betaalde abonnees en gratis gebruikers.
Tactiek 1.1.2: Genereer een speciale aanbieding voor gebruikers die overstappen naar betaalde niveaus.
Tactiek 1.1.3: Schrijf een serie van drie e-mails om hen aan te sporen om over te stappen op betaalde niveaus.
Zie je hoe dit van een groot doel naar meer actiegerichte elementen leidt? Blijf dat voor elk strategisch plan herhalen. Elke doelstelling moet door verschillende strategieën worden ondersteund, en elke strategie omvat talrijke tactieken.
In plaats van dat de strategie van je bedrijf maar vaag blijft, beschik je nu over een gedetailleerde roadmap waarop je kunt vertrouwen.
Aan de slag met een strategisch plan
Zonder een strategisch plan voelen je team en het hele bedrijf zich al gauw stuurloos. Er ontstaat verwarring, de frustratie neemt toe en je doet eerder onnodige dingen dan dat je belangrijk werk gedaan krijgt.
Een strategische planning kan hier uitkomst bieden. Door te investeren in een strategisch plan kun je je beter op je inspanningen richten, beter geïnformeerde beslissingen nemen, de communicatie stroomlijnen en vooruitgang zien bij de zaken die er het meest toe doen.
Lijkt dat je de tijd en energie waard? Dat dachten we al. Je hoeft nu alleen maar aan de slag te gaan. We beloven dat, vooral als je deze strategieën toepast, het lang niet zo moeilijk is als het lijkt.
