Zo creëer je binnen je team een cultuur van coöperatieve communicatie
Onderwerpen zoeken
Je typt 'Zoals ik in mijn vorige e-mail al zei…' en haalt diep adem. Ondertussen doorzoekt je teamlid bestanden om de meest recente versie van een document te vinden voor een vergadering die over drie minuten begint. Dan begint de team-standup. Wat denk je? De toegewezen taken van vorige week waren onduidelijk, dus nu is het project uitgesteld. Overal waar je kijkt, worden er dingen over het hoofd gezien, en het team is net zo gefrustreerd als jij. Daarom is het belangrijk om binnen je team een cultuur van coöperatieve communicatie te stimuleren.
Coöperatieve communicatie betekent naadloos informatie uitwisselen en onderwerpen bespreken, zodat je als team een gemeenschappelijk doel kunt bereiken. Je zou denken dat dat een voor de hand liggende standaard is voor teams, maar toch geeft de meerderheid van de werknemers aan dat dat niet zo is. Uit een onderzoek blijkt dat drieënzestig procent van de werknemers heeft overweogen om ontslag te nemen vanwege slechte communicatie.
Coöperatieve communicatie zou de standaard moeten zijn voor alle teams, omdat het transparantie bevordert en werknemers aanmoedigt om openlijk ideeën uit te wisselen. Als je samenwerkingstools en bewezen communicatietactieken gebruikt om de samenwerkingsvaardigheden van je team te verbeteren, wint iedereen. Hier lees je hoe je je werknemers kunt helpen efficiënt te werken en zich goed te voelen over hun bijdragen.
Houd samenwerking en communicatie op één plek
Een effectieve en coöperatieve workflow creëren is niet mogelijk als je team naar verschillende documenten verwijst, in verschillende tools werkt of voortdurend te maken heeft met communicatiesilo's. Wil je de eerste stap zetten op weg naar een cultuur van coöperatieve communicatie? Begin dan met standaarden voor samenwerking vaststellen.
Eén bron van waarheid aanwijzen
Het is van cruciaal belang dat je een centrale plek voor alle documenten, kennis en gesprekken maakt en onderhoudt. Zonder een centrale plek moeten je teamleden telkens hun inbox doorzoeken, door bestanden bladeren en elkaar wanhopig berichten sturen om op de hoogte te blijven van statusupdates.
Als er maar één bron van waarheid is, weet iedereen waar de details van een bepaald project te vinden zijn. Als je alle kennis op één plek opslaat, moedigt dat samenwerking aan omdat iedereen elkaars bijdragen kan zien. En als iedereen toegang heeft tot dezelfde informatie, kun je meteen een discussie beginnen in plaats van eerst te moeten zoeken naar documenten, eerdere notulen en bijbehorende toegewezen taken.
Samenwerken aan elke agenda
Samen documenten bewerken in realtime
Wanneer je teamleden documenten in realtime samen kunnen bewerken, is coöperatieve communicatie vanzelfsprekend. In Confluence kan iedereen de belangrijkste veranderingen zien en de versiegeschiedenis bekijken. Dit zorgt voor meer transparantie en meer afstemming. Teamleden kunnen inline opmerkingen achterlaten, elkaars bijdragen liken of taken toewijzen door collega's te taggen in een actie-item.
Projectpositiviteit
Hoe flauw het ook mag klinken, positief denken en die emotie projecteren kan de manier waarop hersenen op situaties reageren daadwerkelijk veranderen. Niemand wil samenwerken met die collega die altijd negatief is, maar positiviteit uitstralen kan een grote bijdrage leveren aan het bevorderen van coöperatieve communicatie.
Auteurs Andrew Newberg, M.D. en Mark Robert Waldman bespreken het effect van zowel positieve als negatieve beeldvorming in hun boek, Words Can Change Your Brain. "Hoe langer je je concentreert op positieve woorden, hoe meer [ze] invloed beginnen te krijgen op andere delen van de hersenen", aldus Newberg en Waldman. "De functies in de pariëtale kwab beginnen te veranderen, waardoor je perceptie van jezelf en de mensen met wie je omgaat verandert."
We beweren niet dat het ophangen van een bordje met 'Don’t worry, be happy' in je kantoor de samenwerking verbetert, maar positieve schriftelijke communicatie zou dat zeker wel kunnen. Het documenteren van communicatie in Confluence moedigt iedereen aan om na te denken over hoe ze een gesprek aanpakken.
Je ziet bijvoorbeeld een afbeelding en denkt meteen 'wauw, wat een puinhoop'. Maar je zou zo'n harde en nutteloze kritiek (hopelijk) niet plaatsen in een gedeeld document. In plaats daarvan kun je zeggen 'ik vind de kleuren mooi, maar deze afbeelding heeft veel ontwerpelementen die elkaar overlappen, waardoor het moeilijk is om de tekst te lezen. Kunnen we meer lege ruimte laten?' Zo krijgt de ontwerpster onderbouwende feedback en heeft ze waarschijnlijk ook een positievere kijk op jou als collega.
Zelfs kleine, ondersteunende gebaren kunnen een grote bijdrage leveren. In Confluence kunnen teamgenoten elkaars pagina's liken net zoals als bij een sociale media-app. Breng het gevoel van een perfecte selfie met veel likes naar het werk. Geef de Confluence-pagina's van je collega's een like om je waardering en erkenning voor hun bijdragen te laten zien.
Coöperatieve communicatie werkt alleen als iedereen zich vertrouwd genoeg voelt om zijn mening te delen. Al die gedeelde documenten, samenwerkingsagenda's en openbare gesprekken zijn veel effectiever als je meer positiviteit toelaat.
Implementeer actief luisteren voor asynchrone communicatie
