The 8D problem-solving process: A step-by-step guide

What is the 8D problem-solving process?

The 8D process is a decision-making process designed specifically to help teams identify, correct, and prevent recurring problems. It focuses on root cause analysis, resolution, and prevention of problems that can degrade quality, efficiency, and customer satisfaction.

The Ford Motor Company developed the 8D process in the 1980s in response to a spate of quality issues with vehicle manufacturing. Despite its origin in the automotive industry, the 8D process is now widely used across various sectors, including healthcare, manufacturing, and technology. Alongside Six Sigma and total quality management, it is a proven and successful methodology for quality improvement.

D1: Establish the team

The first step toward success with the 8D process is selecting the right team. Remember that once your team uses collaboration and the 8D process to solve a problem, they must have the skills and leverage to implement the solution. Assemble a cross-functional team that can work with decision-makers across the company. Outline the roles and responsibilities of team members, keeping information updated and accessible.

D2: Describe the problem

Your team needs a clear, concise, focused description of the problem. Consider using the 5W2H method for a structured approach to developing and asking practical questions:

• Who does this involve or affect?
• Wat is het specifieke probleem dat moet worden aangepakt?
• Wanneer doet het probleem zich voor?
• Waar speelt het probleem zich af? Heeft het gevolgen voor het bedrijf?
• Waarom moet het bedrijf het probleem aanpakken?
• Hoe is dit gebeurd? Hoe gaat het team dit oplossen?

• Hoeveel kost het oplossing van het probleem (hoeveel geld en hoeveel andere middelen)?

Een andere populaire methode om kort maar krachtige probleemstellingen te ontwikkelen is het gebruik van een visgraatdiagram. Een visgraatdiagram is een visuele tool die teams gebruiken om de oorzaak van een probleem vast te stellen. Het diagram lijkt op het skelet van een vis, waarbij de kop het probleem weergeeft. Elk van de graten staat voor een mogelijke oorzaak.Oorzaken vallen meestal in een van de vijf categorieën:

• Mankracht verwijst naar issues die met mensen te maken hebben, zoals ervaring of opleiding.
• Machineproblemen hebben betrekking op apparatuur of machines.
• Methodes zijn issues die betrekking hebben op procedures en processen.
• Materiële issues hebben invloed op componenten, grondstoffen en voorraden.

• Meetissues hebben betrekking op beoordelingen, controles en metingen, waaronder de afstemming op relevante doelstellingen en de belangrijkste resultaten (OKR's).

D3: tussentijdse insluitingsmaatregelen ontwikkelen

Zodra je teamleden het probleem hebben gedefinieerd, moeten ze effectieve tijdelijke oplossingen implementeren om de effecten ervan snel en veilig te isoleren en te beperken. Tegelijkertijd werken ze aan een langetermijnoplossing. Deze tijdelijke oplossingen zijn tussentijdse insluitingsmaatregelen (ICA's).

Om effectieve ICA's op te stellen, het probleem vast te stellen, de risico's te beoordelen en samen de mogelijkheden tot insluiting te overwegen. Deze mogelijkheden kunnen isolatie, mitigatie, correctie en preventie zijn. Overweeg de haalbaarheid en waarschijnlijke effectiviteit van elke optie en implementeer vervolgens ICA's die haalbaar zijn en een goede kans hebben om te slagen. Houd de prestaties bij en pas ze aan indien nodig.

D4: de hoofdoorzaken bepalen

Deze 8D-discipline is van cruciaal belang om te voorkomen dat problemen zich opnieuw voordoen. Om hierin te slagen, moet je team onderscheid maken tussen hoofdoorzaken en symptomen. Symptomen kunnen soms lijken op hoofdoorzaken en hierdoor de focus verleggen.

Bij een populaire techniek voor een hoofdoorzaakanalyse, bekend als de vijf waaroms (the five why's), vraag je herhaaldelijk: 'Waarom?' Als je dat vijf keer doet, kun je dieper ingaan op de werkelijke hoofdoorzaken.

Een andere populaire techniek is een boomstructuuranalyse voor fouten. Deze visuele tool lijkt op het visgraatdiagram, maar hierbij wordt gebruikgemaakt van een boom als metafoor. De wortelen van de boom geven het probleem weer, terwijl de takken de oorzaken weergeven.

D5: permanente corrigerende maatregelen ontwikkelen

Nadat je de hoofdoorzaak en ICA's hebt vastgesteld, verleg je je aandacht naar permanente corrigerende maatregelen (PCA's). Gebruik de inspanningen van je team om ICA's op te stellen en de effecten ervan te beoordelen als hulpmiddel bij het maken van PCA's. Zorg voor een zorgvuldige en uitgebreide test en validatie. Een fout binnen een PCA kan belangrijke bedrijfsactiviteiten verstoren of zelfs stilleggen. Vermijd de implementatie van PCA's totdat je grondige tests hebt uitgevoerd om de functionaliteit te valideren.

D6: PCA's implementeren

Maak een implementatieplan na het ontwikkelen, testen en waarborgen van de veiligheid en effectiviteit van een PCA. Zorg voor duidelijke en frequente communicatie met belanghebbenden over verwachte en mogelijke effecten op het werk. Houd elke PCA nauwlettend in de gaten tijdens het gebruik in realtime. Valideer de prestaties van je PCA's door deze regelmatig te testen, ook na elk belangrijke incident.

D7: herhaling voorkomen

Integreer PCA's volledig in het beleid, de procedures en de processen van je bedrijf voor maximale bescherming. Bereik dit doel door beknopt en geloofwaardig met alle belanghebbenden en betrokken besluitvormers te communiceren voor, tijdens en na elke belangrijke stap. Bewaak en actualiseer alle gerelateerde procedures en trainingen wanneer veranderingen in de omgeving of relevante omstandigheden dit vereisen. Dit zorgt ervoor dat corrigerende maatregelen van kracht blijven.

D8: het team feliciteren

Om problemen op te lossen en te voorkomen dat ze zich opnieuw voordoen, moet elk teamlid zich aanzienlijk en doorlopend inzetten. Steun en moedig hen aan tijdens hun inspanningen en vier het resultaat als diegene slaagt. Maak gebruik van alle beschikbare tools en bronnen om opgedane kennis en geleerde lessen vast te leggen, te documenteren en toegankelijk te maken. Vermeld geschikte erkenningen van prestaties in alle rapportages die aan je team, belanghebbenden en betrokken besluitvormers worden verstrekt.

Strategieën die bij 8D worden gebruikt

Een belangrijk onderdeel van je successtrategie met 8D is het gebruik van tools en technieken om het behalen van succes te vergemakkelijken en te versnellen. Ontdek tools en technieken voor gegevensverzameling en -analyse, samenwerking, documentatie, kwaliteitsbeheer en andere functies die je collega's al gebruiken. Door deze in je 8D-proces op te nemen, kun je de trainingstijd en -moeite verkorten om sneller succes te behalen.

Het gebruik van bestaande tools, technieken en expertise is een van de vele best practices voor een succesvol 8D-proces. Andere zijn onder meer het opbouwen en versterken van een multifunctioneel team, het bevorderen en mogelijk maken van duidelijke, constante communicatie, en het opstellen van duidelijke probleemstellingen.

Richt je op een hoofdoorzaakanalyse en het opstellen, monitoren en testen van alle corrigerende maatregelen voor, tijdens en na de implementatie. Regelmatige standups en andere bijeenkomsten worden ook aanbevolen, vooral als je bedrijf het sparren tussen teamleden aanmoedigt en vastlegt.

Gebruik Confluence als centrale hub voor samenwerking, documentatie en communicatie om je 8D-proces verder te stroomlijnen. De naadloze integratie met andere tools kan de productiviteit van het team verhogen, transparantie garanderen en iedereen tijdens elke procesfase op één lijn houden.

Voordelen van problemen oplossen met het 8D-proces

Het 8D-proces biedt meerdere voordelen voor teams die terugkerende problemen willen oplossen. Door zich te concentreren op hoofdoorzaken, kunnen teams onderliggende problemen aanpakken en niet alleen de symptomen. Door het nemen van preventieve maatregelen wordt er beter voorkomen dat problemen opnieuw de kop opsteken. De focus op teamwerk en samenwerking maximaliseert de collectieve ervaringen, perspectieven en vaardigheden van alle teamleden.

Het 8D-proces helpt bedrijven om productiefouten te verminderen, de kwaliteit van producten en services te verbeteren en de klanttevredenheid te verhogen. Het helpt bedrijven ook efficiënter en behendiger te maken door de samenwerking en de probleemoplossing te verbeteren.