Het lezen van dit artikel over besluitvorming is de beste beslissing die je vandaag zult nemen

We hoeven je niet echt te vertellen wat besluitvorming is, maar we doen het toch. Het is het mentale proces dat je doormaakt om een keuze te maken of een manier van handelen te kiezen. Dat geldt voor kleine keuzes (zoals naar welke band je wilt luisteren terwijl je naar het werk rijdt) en ook voor grote keuzes (zoals of je wel of niet moet verhuizen voor die baan). Het is ook een proces dat je moet doorlopen of je nu individuele keuzes maakt of voor je hele team.

We geven nog even een eenvoudig voorbeeld: je zit te twijfelen of je bij de lunch zult kiezen voor een salade of een burrito.

Nu doorloop je snel een aantal verschillende stappen om je keuze te maken. Misschien bedenk je een aantal criteria, zoals wat goedkoper is of wat je het laatst hebt gegeten. Of misschien vraag je om de mening van je teamleden, die wellicht ook iets willen bestellen.

Die dingen (en nog veel meer!) maken allemaal deel uit van je besluitvormingsproces — de reeks stappen die je volgt om tot je uiteindelijke keuze te komen.

Het is natuurlijk vrij eenvoudig voor die kleinere, schijnbaar onbelangrijke keuzes. Hoe lekker hij ook is, een burrito zal waarschijnlijk niet je leven veranderen.

Maar voor complexere beslissingen is vaak een complexer proces nodig. Daarom zijn er talloze verschillende kaders en modellen voor besluitvorming, van een ouderwetse lijst met voor- en nadelen tot een matrix die je helpt je keuzes te evalueren. We zullen zometeen uitgebreid ingaan op enkele van de meest voorkomende kaders.

Als je je nu al druk maakt over de noodzaak om een keuze te maken, is het evalueren en verfijnen van je besluitvormingsproces waarschijnlijk niet iets waar je gelijk van staat te springen.

We snappen het. Er zitten echter veel voordelen aan een ijzersterk besluitvormingsproces, zoals:

Besluitvorming is voor velen van ons niet vanzelfsprekend. Het kan lastig zijn (en dat is precies waarom deze gids bestaat). Om een keuze te maken, moet je vertrouwen op je kritische denkvaardigheden, want je moet informatie verzamelen en analyseren om te kunnen beslissen welke kant je op gaat.

Hoeveel tijd zou je besparen als je niet oneindig nadacht over elke keuze die je moet maken? Het verfijnen van je besluitvormingsvaardigheden geeft je productiviteit een grote boost; je kunt je goed voelen over de richting die je op gaat, met minder verspilde tijd en met veel minder stress.

Het vermogen om snel en goed geïnformeerde beslissingen te nemen, in plaats van te twijfelen over hoe je verder kunt gaan, wekt vertrouwen bij je team. Hoeveel vertrouwen heb je immers in een leider die geen keuze lijkt te kunnen maken om je door een lastig scenario te loodsen? Niet veel, toch? Dat is misschien de reden waarom 63% van de werknemers zegt dat hun leiders enigszins of helemaal niet geloofwaardig zijn.

Dit model leidt je niet echt naar een definitieve keuze, maar het is een goede eerste stap. Je ontdekt welke van de vijf mogelijke besluitvormingsprocessen je kunt gebruiken om naar je einddoel te komen.

Dit model is handig als je een beslissing moet nemen voor je hele team. Je begint deze oefening door een reeks van zeven verschillende 'ja of nee'-vragen te beantwoorden. Nadat je een beslissingsboom hebt doorlopen, zie je een code die het ideale besluitvormingstraject voor jou en je team aangeeft. MindTools, een site met hulpmiddelen voor leiderschap en management, legt uit wat deze codes onder andere inhouden:

• Autocratisch (A1): Je vertrouwt op de informatie (en niet op aanvullende input van je team) om je beslissing te nemen.
• Autocratisch (A2): Je praat met je team voor meer specifieke informatie en maakt dan je definitieve keuze.
• Consultatief (C1): Je vraagt naar de mening van individuele teamleden zonder de hele groep bij elkaar te brengen. Die informatie gebruik je vervolgens om de uiteindelijke beslissing te nemen.
• Consultatief (C2): je brengt het hele team samen voor een groepsgesprek over de beslissing en gebruikt die informatie vervolgens om zelf een beslissing te nemen.
• Collaborative (G2): Je werkt samen met je team om een consensus in de groep te bereiken over wat de beste aanpak is. Het is jouw taak om de discussie te faciliteren, in plaats van zelf de uiteindelijke keuze te maken.

Dit model verlicht de druk die op je beslissing ligt, omdat het je een aantal bruikbare vervolgstappen biedt. Sommige critici zeggen echter dat het niet flexibel genoeg is en dat er niet veel ruimte is om je aan te passen aan je situatie of mening.

Het is makkelijk om overhaaste conclusies te trekken bij het nemen van beslissingen, maar de Inferentieladder geeft een denkproces weer dat je moet doorlopen om te voorkomen dat je je laat leiden door je eigen vooroordelen en veronderstellingen.

Begin met dit kader onderaan de ladder en werk omhoog. Neem hierbij alle treden mee, en sla ze niet over. Deze stappen omvatten:

• Gegevens observeren
• Gegevens selecteren
• De gegevens voorzien van betekenis
• Veronderstellingen doen op basis van die betekenis
• Conclusies trekken
• Meningen vormen op basis van die conclusies
• Actie ondernemen

Wanneer je stopt bij elke trede, druk je je natuurlijke neiging om overhaaste conclusies te trekken de kop in. Een uitdaging van dit model is dat het verleidelijk is om gegevens te selecteren die onze veronderstellingen die we al hebben ondersteunen. Dit heet een zogenaamde recursieve lus.

Als je bijvoorbeeld al de indruk hebt dat een van je teamleden lui is, dan heb je waarschijnlijk veel meer oog voor al die keren dat ze de kantjes ervan af loopt, waardoor je haar echte bijdragen volledig over het hoofd ziet.

Je neemt niet altijd zelf beslissingen. Op de werkvloer hebben veel van de keuzes die je maakt invloed op andere teamleden en afdelingen. Dat betekent dat je te maken krijgt met veel (vaak tegenstrijdige) meningen en ideeën over welke kant je op moet.

Bij Atlassian zijn we groot fan van het DACI-raamwerk om de rollen in een groepsbeslissing duidelijker te maken en om te voorkomen dat er te veel kapiteins op het schip rondlopen.

Met dit kader wijs de verschillende rollen aan de juiste mensen toe:

• Aanjager: De persoon die verantwoordelijk is voor het bijeenbrengen van alle belanghebbenden, het verzamelen van de nodige informatie en het nemen van een beslissing bij elke mijlpaal.
• Goedkeurder: De persoon die de uiteindelijke beslissing neemt.
• Bijdragers: Deze mensen geven hun mening maar nemen niet de beslissing. Ze kunnen kennis en expertise bieden die van invloed kunnen zijn op de beslissing.
• Op de hoogte: Deze mensen spelen geen actieve rol in het proces, maar worden op de hoogte gebracht van de uiteindelijke keuze.

Dit is handig om ervoor te zorgen dat iedereen weet waar ze aan toe zijn en hoeveel invloed ze hebben. Aan de andere kant kan het mensen bang zijn om anderen tegen de schenen te schoppen, zodat ze zich misschien juist terugtrekken uit het besluitvormingsproces.

Een van de moeilijkste aspecten van het nemen van beslissingen is het combineren van alle variabelen. Als je bijvoorbeeld moet kiezen tussen twee freelancers voor een copywritingproject, moet je allereerst nadenken over hun expertise, kosten en beschikbaarheid.

Maar wat als één freelancer geweldig lijkt om mee samen te werken, maar niet even goed scoort op in al die punten? Hoe maak je die keuze?

Bij een beslissingsmatrix hang je aan elk van deze factoren een gewicht (in feite een hoeveelheid belangrijkheid) en vervolgens voer je wat eenvoudige berekeningen uit om een keuze te maken die het best voldoet aan al je criteria.

Het is een goede manier om na te denken over alle belangrijke aspecten die van invloed kunnen zijn op je keuze, maar let hierbij goed op je vooringenomenheid. We weten dat je het niet expres doet, maar het is gemakkelijk om bepaalde factoren zonder het te beseffen zwaarder meer te laten wegen dan andere, wat van invloed kan zijn op je uiteindelijke resultaat.

Hoe kun je jezelf nog verder ontwikkelen tot een deskundige besluitvormer, anders dan door op kaders te vertrouwen?

Om te beginnen moet je een baseline vaststellen waar je besluitvormingsvaardigheden op dit moment staan. Doe deze korte beoordeling om je bestaande manier te evalueren en te ontdekken waar je nog aan kunt werken.

Ongeacht je score, het is altijd handig om wat tips te krijgen. Laten we dus een paar belangrijke punten nog eens doornemen om je besluitvormingsvaardigheden aan te scherpen.

Het is je waarschijnlijk opgevallen dat we het bij het bespreken van de verschillende besluitvormingsmodellen een paar keer hebben gehad over vooroordelen of overhaaste conclusies. Dat komt omdat die aannames die je al hebt, er een handje van hebben om zich mee te laten wegen en je vermogen om goede beslissingen te nemen te saboteren.

Cognitieve vooroordelen zijn natuurlijk, dus eigenlijk onvermijdelijk. Een van de beste manieren om ze onder controle te houden, is door voortdurend kritisch te zijn op de informatie die je gebruikt om je keuze te bepalen.

Als je bijvoorbeeld al gelijk denkt dat een teamlid niet kan bijdragen aan een gedeeld project, vraag jezelf dan af waarom. Hebben ze gezegd dat ze het te druk hadden of ga je daar van uit? Hebben ze echt niet de expertise die je nodig hebt of heb je niet echt goed gekeken naar wat ze allemaal kunnen doen?

Daag jezelf uit om zo objectief mogelijk te zijn. Het kan ook nooit kwaad om je gedachtengang te bespreken met iemand anders om een onbevooroordeelde mening te krijgen.

Nog een goede manier om vooroordelen tegen te gaan? Vertrouw op data om je beslissingen te onderbouwen.

Kun je statistieken vinden over de resultaten van een soortgelijk project in het verleden? Hoe zit het met feedback over wat goed ging en wat niet? Zijn er inzichten die je kunnen helpen om een bepaalde richting in te slaan?

Wanneer de harde feiten naast elkaar staan, liegen de data niet. Hierdoor reken je af met je vooringenomenheid en kun je vertrouwen op de data als leidraad voor je beslissingen.

Als je midden in je besluitvormingsproces zit, is tunnelvisie bijna onvermijdelijk. Je raakt zo gefocust op het kiezen van de juiste koers dat je niet noodzakelijk nadenkt over het rimpeleffect dat je ermee veroorzaakt.

Stel je voor dat je beslist of je de tijdlijn wilt verlengen voor een project waar je team aan werkt. Het is razend druk en je bent bang dat het niet voor de deadline af zal zijn.

Als je alleen maar rekening houdt met kortetermijneffecten, dan lijkt het vanzelfsprekend om die deadline uit te stellen. Je bespaart je team stress, geeft ze meer tijd om kwaliteit te leveren en zorgt ervoor dat ze zich gesteund voelen.

Als je verder uitzoomt en de langetermijneffecten analyseert, komt er veel meer bij kijken dan op het eerste gezicht lijkt. Als je die tijdlijn verlengd, dan worden ook de latere projecten die je al had gepland ongetwijfeld uitgesteld, en wek je misschien de verwachting te wekken dat deadlines eerder suggesties zijn dan harde regels.

Denken op korte en lange termijn maakt het wat ingewikkelder (we weten dat dit het laatste is wat je wilt), maar het helpt je wel om de beste, meest logische beslissing te nemen.

Als je eindelijk een beslissing hebt genomen, dan is het fantastisch als je team samen ervoor gaat en het tempo opvoert.

Maar het punt is: je team is niet enthousiast over je beslissing en klaar om te doen wat jij wilt als ze de context eromheen niet helemaal begrijpen.

Als je een besluit hebt genomen, laat je team daarom dus weten wat er achter dat besluit zit. Met welke factoren heb je rekening gehouden? Wat hoop je op met deze keuze te bereiken?

Door je team bij je beslissing te betrekken, krijgen ze het gevoel dat ze deel uitmaken van het proces (in plaats van dat ze eenzijdige aanwijzingen krijgen) en zullen ze die keuze beter kunnen volgen. In een enquête uit 2015 zei 57% van de respondenten dat ze beter zouden presteren op hun werk als ze de koers van het bedrijf zouden begrijpen.

We hebben hier veel besproken over het nemen van beslissingen. Laten we dit allemaal samenvatten in een paar eenvoudige stappen die je kunt volgen.

Alle kaders en tips die we al hebben behandeld, kunnen worden meegenomen in het basisproces dat we hieronder zullen beschrijven. Zie de volgende stappen als een blauwdruk die je kunt aanpassen en aanvullen op basis van de specifieke keuze die je maakt.

Stel dat je budget hebt bemachtigd om een nieuw persoon aan je team toe te voegen. Je hebt veel behoeften, dus je moet uitzoeken wat voor functie het meest dringend vervuld moet worden. Dit zijn de zeven stappen die je kunt volgen:

• Zoom in op doel van je beslissing: beslis voor welke functie je een vacature wilt vullen.
• Verzamel informatie: Welke projecten staan er in de planning van je team? Welke expertise ontbreekt er nog om die projecten uit te voeren? Welke vaardigheden moet je momenteel uitbesteden?
• Breng je opties in kaart: Nadat je over die informatie hebt nagedacht, heb je de keuze beperkt tot een grafisch ontwerper, copywriter of SEO-specialist.
• Evalueer je keuzes: Nu is het tijd om deze opties af te wegen. Wordt een van deze functies al ingevuld door een bestaand teamlid zonder al te veel gedoe? Is er iets waar je team om staat te springen?
• Maak je keuze: Op basis van alle informatie ga je uiteindelijk voor het aannemen van een grafisch ontwerper.
• Onderneem actie: Wauw! Doe dat aanbod en haal dat teamlid erbij.
• Evalueer je beslissing: Verzamel wat inzichten die je de volgende keer kunt gebruiken door het team om feedback te vragen over de gemaakte keuze.

Dat is het besluitvormingsproces op het gebied van projectmanagement in zijn eenvoudigste vorm. Maar nogmaals, er is ruimte om wat andere elementen toe te voegen die we hier hebben besproken.

Misschien maak je bijvoorbeeld gebruik van een beslissingsmatrix in de stap waarin je je keuzes wilt evalueren. Of misschien zet je bewust je eigen vooringenomenheid om geen andere copywriter in te schakelen opzij en houd je die optie open, omdat je weet dat je niet veel huidige copywriters hebt.

Vergeet niet dat het bovenstaande een zeer eenvoudig besluitvormingsproces is. Je kunt en moet het zelfs aanpassen of aanvullen waar nodig.

Je moet dagelijks beslissingen nemen — van kleine keuzes op korte termijn tot belangrijke keuzes die gevolgen hebben voor je hele team.

Krijg je het al benauwd als je eraan denkt? Maak je geen zorgen... vooral omdat is aangetoond dat stress de manier waarop mensen beslissingen nemen verandert. En hey, je moet hier scherp blijven nadenken!

Blijf dus vooral ademhalen en gebruik dit als je gids. Zo ga je goed op weg om efficiënte en effectieve beslissingen te nemen (met zo min mogelijk stress).