Een handleiding voor projectportfoliobeheer (PPM)
Onderwerpen zoeken
Bedrijfsgroei vereist nieuwe initiatieven die zich voortdurend ontwikkelen. Projectportfoliobeheer centraliseert elk initiatief, zodat je bedrijf een totaalbeeld krijgt van huidige en toekomstige ondernemingen. De brede scope verbetert de afstemming tussen teams en maakt het makkelijker om verouderde strategieën te identificeren.
Wat is projectportfoliobeheer?
Projectportfoliobeheer (PPM) zorgt ervoor dat alle projecten in de portfolio voldoen aan strategische doelen. Hoewel projectmanagement zich richt op het bevorderen van een specifiek project, hanteert PPM een holistische visie. Elk project wordt beoordeeld door het PPM-team.
Naarmate bedrijven groeien, zetten ze zich vaak in voor te veel projecten. Initiatieven stapelen zich op elkaar totdat werknemers zich overbelast voelen en de productie eronder lijdt.
PPM lost dit probleem op. Capaciteitsplanning is een integraal onderdeel van de rol van een PPM-expert, en elk project in het hele bedrijf voert de berekeningen in.
Belangrijkste componenten van projectportfoliobeheer
Voor volwassen PPM zijn minstens vier elementen nodig:
- Toezicht op portfolio: De regels die van toepassing zijn op je portfolio moeten betrekking hebben op de selectie, beoordeling en prioritering van projecten. Om deze regels op te stellen, moet je de doelen van je bedrijf op lange en korte termijn bepalen.
- Beheer van middelen: Zorgvuldige planning van middelen maximaliseert mogelijkheden door hulp toe te wijzen waar die het meest effectief is. Binnen een PPM-kader vloeien middelen uit naar kritieke projecten.
- Risicobeheer: Identificeer potentiële risico's door een plan op te stellen dat rekening houdt met belangrijke factoren uit de sector. De kosten van computerchips zijn bijvoorbeeld belangrijk als je een datacenter beheert. Een prijsverhoging zou de cashflow kunnen schaden.
- Prestatiebeheer: Je team moet voor elk project het succes bepalen en de prestaties monitoren. Gebruik voor meer diepgaande inzichten reguliere statusrapporten of een geavanceerde PPM-tool zoals Jira.
Strategieën voor effectief projectportfoliobeheer
Een effectief PPM-project ziet er voor iedereen anders uit. Sommige bedrijven willen hun huidige projectbelasting verminderen, terwijl andere voortdurend nieuwe ideeën willen lanceren. Wat je uiteindelijke doelen ook zijn, er zijn strategieën die je kunt implementeren als je wilt dat je bedrijf de PPM-principes volgt.
Blijf monitoren en aanpassen
Het succes van PPM hangt af van voortdurende monitoring en aanpassing. Doelen fluctueren als gevolg van concurrentie, technologie en andere veranderingen. Hoewel de projecttijdlijn voor je portfolio misschien klopt, is het een goed idee om flexibel te blijven. Nieuwe concurrentie kan betekenen dat je prioriteitsmatrix moet worden aangepast.
Door een evaluatie uit te voeren waarin de doelen, kosten en inkomsten van het project worden beschreven, kun je beoordelen of een specifiek project meer of minder aandacht behoeft. Een herschikking van het project kan ook nodig zijn om verbonden te blijven met de bedrijfsdoelstellingen. Met specifieke projectgerelateerde statistieken, zoals ROI en betrokkenheid bij advertenties, kun je de prestaties in de loop van de tijd volgen.
Jira Align: Best overall for project portfolio management
Jira Align is a project management tool that allows you to create a centralized hub where all your teams can stay on the same page with project portfolios and detailed roadmaps. All your work in Jira Align is visible in real-time, allowing everyone to track project progress and collaborate.
Jira Align is also an excellent tool for making decisions based on project portfolio data — from deploying the right team to choosing which project to focus on next.
Jira: Best for project tracking
Jira turns complex projects into easy-to-track tasks. Whether you’re working on a massive project involving several teams or a small, single-team project, Jira helps you organize work into milestones so everything is broken down into achievable steps.
You can also link individual tasks to goals so teams can see how their contributions affect the project as a whole. Jira templates simplify organizing and streamlining projects with powerful tools like Scrum and Kanban boards.
Jira Service Management: Best for service requests
Jira Service Management is designed to unite dev, IT, and business teams to deliver the best service. You can use Jira Service Management to track and manage IT and employee support requests, preventing these issues from delaying your workflows and projects. These service requests can even be integrated into project workflows to simplify tracking service requests and incidents. When you don’t have to worry about backlogged service requests or issues, you can focus on tackling the project(s) in front of you.
Confluence: Best for knowledge sharing and documentation
Confluence offers a simple solution for bringing teams together and ensuring everyone is on the same page. With Confluence, you can create pages and fill them with project details. Members across teams can access these pages to ensure they’re on the same page, which plays a key role in project planning.
Confluence pages can include knowledge base articles, FAQs about a project, team updates, technical specs and design docs, and project documentation. Even better, you can neatly organize that information to make it easy to digest.
Confluence whiteboards: Best for visual brainstorming and collaboration
Think of Confluence whiteboards as a virtual version of the whiteboards we use in real life. Like those whiteboards, Confluence whiteboards are a great tool for visual brainstorming and collaboration. You can use Confluence whiteboards to map out project ideas, brainstorm in real-time, and generate insights that help drive decision-making.
Jira Product Discovery: Best for road mapping and prioritization
Jira Product Discovery is an excellent tool for capturing ideas and creating a project roadmap. You can use Jira Product Discovery to map out product ideas to better understand what you should prioritize based on how it impacts your customers.
Data and customer insights help you prioritize ideas, while custom roadmaps make it easy to keep various teams and stakeholders informed about projects and product development.
Atlas: Best for goal-setting and tracking
Keeping teams aligned with your long-term goals and on the same page can be difficult, but Atlas offers a simple solution. Atlas is a central hub where team members can communicate and ensure they align with organizational goals.
Teams can use Atlas to ensure everyone knows which tasks they’re responsible for and their boundaries. You can also use Atlas to track team progress, giving you a better understanding of what you’re doing, why you’re doing it, and how it’s going. All Atlas' features and functionality are moving to the Platform, meaning iff you are a current Atlassian customer who owns Jira, Jira Product Discovery, Confluence or Compass, you can join the Early Access Program in the Admin Hub.
Loom: Best for async video communication
With remote work becoming the norm and people working across different time zones, live video chat tools aren’t always effective. Loom offers an alternative to live video chat tools, allowing you to record asynchronous (async) videos that other team members can view on their own time.
Team members can use Loom to record a quick video update or offer feedback on a project, keeping everyone on the same page even if they’re not in the same time zone.
Best practices voor PPM
Het introduceren en onderhouden van een PPM-omgeving vergt geconcentreerde inspanningen, ongeacht de grootte van je bedrijf. Hier zijn enkele best practices om te overwegen:
- Zet een PPM-structuur op. Bepaal vóór de implementatie je PPM-strategie. Denk aan selectiecriteria en prioriteitsbepaling voor projecten. Oriënteer alle projecten rond je gestelde doelen.
- Gebruik PPM-tools en -software. PPM-functionaliteit is een bepalend kenmerk van projectbeheerplatforms zoals Jira. Standardbedrijfssoftware, zoals Quickbooks, bevat vaak PPM-tools. Deze softwarehulpmiddelen zijn nuttig als je een Agile-portfolio beheert en verschillende projecten op elkaar moet afstemmen.
- Stel een PPM-team samen. Een portfoliobeheerder kan de dagelijkse activiteiten vormgeven, maar heeft een supportteam nodig om de inspanningen te optimaliseren. Om verwarring te beperken, moet je ervoor zorgen dat elk PPM-team duidelijke verantwoordelijkheden heeft. Stimuleer altijd multifunctionele samenwerking, de verschillende perspectieven van het team helpen PPM om uit te blinken.
- Implementeer effectief toezicht. Naleving van bedrijfsprocessen kan om verschillende redenen haperen, waaronder een gebrek aan verantwoordelijkheid en onduidelijke instructies. PPM, ondersteund door solide toezichtprotocollen, neemt deze risico's weg door ervoor te zorgen dat alle projecten dezelfde richtlijnen volgen en in lijn blijven met de bedrijfsdoelen.
- Verbeter voortdurend. PPM-werkwijzen moeten op natuurlijke wijze evolueren om aan te sluiten op veranderende bedrijfsdoelen. Er kunnen verschuivingen optreden als gevolg van gewijzigde marktdruk, nieuwe productlijnen, enz. Als je regelmatig kritieke prestatie-indicatoren onderzoekt, zoals de voltooiingspercentages van projecten, kun je de status van je portfolio meten en leren van eerdere projectfouten.
De functie Plannen van Jira maakt strategische PPM mogelijk door een 'één bron van waarheid' te creëren voor werkplanning, afhankelijkheidstoewijzing en meer. Jira-plannen ken je misschien als geavanceerde roadmaps, de oorspronkelijke naam van de functie.
Maximaliseer succes met strategisch beheer van projectportfolio's
PPM helpt je bedrijf op het juiste spoor te blijven. Projecten die geld lekken of afwijken van gedefinieerde normen, slagen niet voor PPM-beoordelingen. De toepassing van PPM-methoden helpt het succes te maximaliseren door de nadruk te leggen op de best presterende projecten.
Het gebruik van Jira om je projectportfolio te beheren, biedt nog meer voordelen. De software helpt bij:
- Naleving en coördinatie.
- Je plannen aanpassen aan nieuwe regels.
- Reacties op verschuivingen in de sector.
- Gegevens gebruiken om mogelijke resultaten te simuleren.
Klaar om te zien welk effect PPM kan hebben op jouw activiteiten? Ga vandaag nog aan de slag met Jira-plannen.