Een handleiding voor projectportfoliobeheer (PPM)

Wat is projectportfoliobeheer?

Projectportfoliobeheer (PPM) zorgt ervoor dat alle projecten in de portfolio voldoen aan strategische doelen. Hoewel projectmanagement zich richt op het bevorderen van een specifiek project, hanteert PPM een holistische visie. Elk project wordt beoordeeld door het PPM-team.

Naarmate bedrijven groeien, zetten ze zich vaak in voor te veel projecten. Initiatieven stapelen zich op elkaar totdat werknemers zich overbelast voelen en de productie eronder lijdt.

PPM lost dit probleem op. Capaciteitsplanning is een integraal onderdeel van de rol van een PPM-expert, en elk project in het hele bedrijf voert de berekeningen in.

Belangrijkste componenten van projectportfoliobeheer

Voor volwassen PPM zijn minstens vier elementen nodig:

• Toezicht op portfolio: De regels die van toepassing zijn op je portfolio moeten betrekking hebben op de selectie, beoordeling en prioritering van projecten. Om deze regels op te stellen, moet je de doelen van je bedrijf op lange en korte termijn bepalen.
• Beheer van middelen: Zorgvuldige planning van middelen maximaliseert mogelijkheden door hulp toe te wijzen waar die het meest effectief is. Binnen een PPM-kader vloeien middelen uit naar kritieke projecten.
• Risicobeheer: Identificeer potentiële risico's door een plan op te stellen dat rekening houdt met belangrijke factoren uit de sector. De kosten van computerchips zijn bijvoorbeeld belangrijk als je een datacenter beheert. Een prijsverhoging zou de cashflow kunnen schaden.
• Prestatiebeheer: Je team moet voor elk project het succes bepalen en de prestaties monitoren. Gebruik voor meer diepgaande inzichten reguliere statusrapporten of een geavanceerde PPM-tool zoals Jira.

Strategieën voor effectief projectportfoliobeheer

Een effectief PPM-project ziet er voor iedereen anders uit. Sommige bedrijven willen hun huidige projectbelasting verminderen, terwijl andere voortdurend nieuwe ideeën willen lanceren. Wat je uiteindelijke doelen ook zijn, er zijn strategieën die je kunt implementeren als je wilt dat je bedrijf de PPM-principes volgt.

Portfolio's afstemmen op de bedrijfsstrategie

Projectportfoliobeheer wordt beter beheersbaar wanneer alle projecten dezelfde overkoepelende doelen ondersteunen, hoewel de supportmethode kan variëren. Het ene project kan bijvoorbeeld gericht zijn op het verbeteren van de softwarekwaliteit, terwijl een ander project gericht is op het verkorten van de reactietijd van de klantenservice. Beide projecten stimuleren meer verkopen en betere recensies.

Om te zien of een project bijdraagt aan de doelstellingen van het bedrijf, moet je de doelstellingen ervan identificeren en deze vergelijken met de richtlijnen. Ook is het handig om successtatistieken te identificeren, zoals een groter marktaandeel.

Projecten prioriteren

Houd bij het selecteren van projecten voor de portfolio rekening met specifieke criteria, zoals potentiële risico's, kosten, potentiële ROI, succesindicatoren en het algemene doel.

Nadat de beschikbare projecten zijn geanalyseerd, is het stellen van prioriteiten de volgende stap in de projectplanning. Bepaal welke projecten de meeste middelen krijgen door hun strategische waarde en inherente risico's te onderzoeken.

Een prioriteitsmatrix voor projecten kan voor meer duidelijkheid zorgen: het raster brengt projecten in kaart op basis van criteria zoals kosten, tijd tot voltooiing en inkomstenpotentieel. Een gewogen scoremodel voegt meer waarde toe aan de factoren waar je team het meest om geeft.

Het portfolio in evenwicht brengen

Een portfolio vol projecten met een hoog risico en hoge beloningen, zoals de ontwikkeling van nieuwe software, zou zijn vruchten kunnen afwerpen. Het kan echter ook je financiën uitputten en tot problemen met de loonadministratie leiden.

Het vermijden van riskante inspanningen kan het bedrijf redden van een catastrofe, maar dit plan beperkt ook de onevenredig grote beloningen. De beste portfolio's brengen riskantere projecten in evenwicht met meer voorspelbare projecten.

Door een simulatie uit te voeren, kun je je verdiepen in de nuances van individuele projectrisico's.

Blijf monitoren en aanpassen

Het succes van PPM hangt af van voortdurende monitoring en aanpassing. Doelen fluctueren als gevolg van concurrentie, technologie en andere veranderingen. Hoewel de projecttijdlijn voor je portfolio misschien klopt, is het een goed idee om flexibel te blijven. Nieuwe concurrentie kan betekenen dat je prioriteitsmatrix moet worden aangepast.

Door een evaluatie uit te voeren waarin de doelen, kosten en inkomsten van het project worden beschreven, kun je beoordelen of een specifiek project meer of minder aandacht behoeft. Een herschikking van het project kan ook nodig zijn om verbonden te blijven met de bedrijfsdoelstellingen. Met specifieke projectgerelateerde statistieken, zoals ROI en betrokkenheid bij advertenties, kun je de prestaties in de loop van de tijd volgen.

Voordelen van projectportfoliobeheer

Bedrijven die voor PPM kiezen, kunnen transformerende voordelen ervaren, van een beter gebruik van resources tot meer samenwerking tussen teams. De allesomvattende aanpak van PPM houdt elk project gebonden aan de idealen van het bedrijf, waardoor de kans op succes toeneemt.

Hier zijn een aantal duidelijke voordelen van PPM:

Verbeterd gebruik van resources

Een projectmanager die alleen de scope van zijn eigen werk kent, kan tijdens de sprintplanning te veel resources toewijzen. Dat is onvermijdelijk, omdat bedrijfsprojecten gebruikmaken van dezelfde beperkte groep van resources. Een manager die toezicht houdt op een team van programmeurs, wil graag de sprintbacklog afronden. Financiering van het onderzoeksteam of het vaststellen van het budget voor productontwikkeling maakt geen deel uit van de berekening van die manager.

PPM geeft het totaalbeeld weer, waardoor een optimale toewijzing van resources mogelijk is.

Verbeterde besluitvorming

De beste beslissingen worden genomen als je over alle informatie beschikt. Agile-workflows genereren voortdurend gegevens over je projecten en processen. Met PPM-strategieën kun je die gegevens samenvoegen en profiteren van de inzichten. Je krijgt de feiten die je nodig hebt om te bepalen wat de volgende stappen zijn.

Het PPM-team kan bijvoorbeeld beoordelen of het bedrijf over de resources beschikt om nieuwe projecten te initiëren. Met de verzamelde gegevens kun je ook kleine veranderingen in de prestaties bijhouden.

Risicomanagement

De meeste bedrijven doen al aan monitoring van projectrisico's. Wanneer je een risicostrategie op portfolioniveau toepast, wordt je veerkracht groter. Is je productlijn afhankelijk van een onzekere toeleveringsketen? Met PPM kun je de valkuilen voorspellen en met een antwoord komen voor de teams van verkoop, financiën en het magazijn. Een eenvoudiger projectbeheersysteem kan leiden tot een meer versnipperde aanpak.

Strategische afstemming

PPM identificeert en koppelt specifieke projectbijdragen aan bedrijfsdoelstellingen voor een betere afstemming. Omdat continue beoordelingen deel uitmaken van de strategie, weet je wanneer projecten niet langer passen bij de bedrijfsethos. Deze grondige en voortdurende controle maximaliseert de bedrijfswaarde.

Best practices voor PPM

Het introduceren en onderhouden van een PPM-omgeving vergt geconcentreerde inspanningen, ongeacht de grootte van je bedrijf. Hier zijn enkele best practices om te overwegen:

• Zet een PPM-structuur op. Bepaal vóór de implementatie je PPM-strategie. Denk aan selectiecriteria en prioriteitsbepaling voor projecten. Oriënteer alle projecten rond je gestelde doelen.
• Gebruik PPM-tools en -software. PPM-functionaliteit is een bepalend kenmerk van projectbeheerplatforms zoals Jira. Standardbedrijfssoftware, zoals Quickbooks, bevat vaak PPM-tools. Deze softwarehulpmiddelen zijn nuttig als je een Agile-portfolio beheert en verschillende projecten op elkaar moet afstemmen.
• Stel een PPM-team samen. Een portfoliobeheerder kan de dagelijkse activiteiten vormgeven, maar heeft een supportteam nodig om de inspanningen te optimaliseren. Om verwarring te beperken, moet je ervoor zorgen dat elk PPM-team duidelijke verantwoordelijkheden heeft. Stimuleer altijd multifunctionele samenwerking, de verschillende perspectieven van het team helpen PPM om uit te blinken.
• Implementeer effectief toezicht. Naleving van bedrijfsprocessen kan om verschillende redenen haperen, waaronder een gebrek aan verantwoordelijkheid en onduidelijke instructies. PPM, ondersteund door solide toezichtprotocollen, neemt deze risico's weg door ervoor te zorgen dat alle projecten dezelfde richtlijnen volgen en in lijn blijven met de bedrijfsdoelen.
• Verbeter voortdurend. PPM-werkwijzen moeten op natuurlijke wijze evolueren om aan te sluiten op veranderende bedrijfsdoelen. Er kunnen verschuivingen optreden als gevolg van gewijzigde marktdruk, nieuwe productlijnen, enz. Als je regelmatig kritieke prestatie-indicatoren onderzoekt, zoals de voltooiingspercentages van projecten, kun je de status van je portfolio meten en leren van eerdere projectfouten.

De functie Plannen van Jira maakt strategische PPM mogelijk door een 'één bron van waarheid' te creëren voor werkplanning, afhankelijkheidstoewijzing en meer. Jira-plannen ken je misschien als geavanceerde roadmaps, de oorspronkelijke naam van de functie.

Maximaliseer succes met strategisch beheer van projectportfolio's

PPM helpt je bedrijf op het juiste spoor te blijven. Projecten die geld lekken of afwijken van gedefinieerde normen, slagen niet voor PPM-beoordelingen. De toepassing van PPM-methoden helpt het succes te maximaliseren door de nadruk te leggen op de best presterende projecten.

Het gebruik van Jira om je projectportfolio te beheren, biedt nog meer voordelen. De software helpt bij:

• Naleving en coördinatie.
• Je plannen aanpassen aan nieuwe regels.
• Reacties op verschuivingen in de sector.
• Gegevens gebruiken om mogelijke resultaten te simuleren.

Klaar om te zien welk effect PPM kan hebben op jouw activiteiten? Ga vandaag nog aan de slag met Jira-plannen.