Zo kun je tijd besparen met scopemanagement van projecten

Waarom is scopemanagement van een project zo belangrijk?

De kans is groot dat je iemand bent die zich schuldig heeft gemaakt aan een ongepland lang rondje door de supermarkt of een project dat op de een of andere manier verder ging dan de oorspronkelijke vereisten. Volgens het Project Management Institute (PMI) krijgt maar liefst 52% van de projecten te maken met het beruchte fenomeen scope-creep.

Op enig moment is het einde van je tijd, geld en de bijdragen van je teamleden in zicht. En als je projectvereisten steeds blijven groeien, krijg je een tekort aan resources.

Effectief beheer van de projectomvang helpt je om zo dicht mogelijk bij je oorspronkelijke plan te blijven en je resources effectiever te beheren. Dit leidt tot de volgende voordelen.

1. Realistische tijdlijnen

Uit een onderzoek van PwC van meer dan 10.600 projecten blijkt dat slechts 2,5% van de bedrijven de projecten 100% succesvol afrondt. De rest overschrijdt het oorspronkelijke budget of mist de oorspronkelijke deadline (of beide!).

Door de scope van het project goed te beheren, voorkom je dat jij en je team je oorspronkelijke einddatum niet halen. Als je precies weet wat er nodig is om een project te voltooien, is het veel makkelijker om een realistische deadline vast te stellen die je ook echt kunt halen.

Denk nog eens aan ons tripje naar de supermarkt. Als je had geweten dat je een lang boodschappenlijstje had (met meer dan alleen eieren), dan had je meer tijd vrijgemaakt en had je meteen een winkelmandje gepakt. Dan stond je niet ineens met je armen vol boodschappen. Dan had je de rest van je dag niet hoeven aanpassen, omdat je alles op binnen de deadline had gered.

2. Nauwkeurige budgetten

Het is moeilijk te begrijpen hoeveel een project gaat kosten als de vereisten en resultaten voortdurend veranderen.

De scope bepalen helpt je om allereerst een redelijk budget vast te stellen. Als je de scope in de gaten houdt naarmate je team vooruitgang boekt, kun je je aan dat bedrag houden.

3. Efficiënte projecten

We hebben het allemaal al eens meegemaakt. Je bent bezig met een project dat maar niet wordt afgerond, omdat teams of klanten blijven vragen om nieuwe functies, aanpassingen of toevoegingen. De scope wordt steeds groter en het project duurt maar voort.

Het voelt misschien goed om mensen te geven wat ze willen. Maar projectteams zijn vaak geneigd om 'ja' te zeggen op verzoekjes, zonder dat ze in de gaten hebben dat deze helemaal niet binnen de scope van het project vallen.

Als je je projectomvang definieert en beheert, kan je team projecten efficiënt afleveren volgens de oorspronkelijke vereisten, in plaats van dat je telkens van alles toevoegt.

Simpel gezegd dient je scope (en de beschrijving van de scope van het project die je opstelt) als maatstaf van het project. Het is iets waar de projectmanager en het team op kunnen terugvallen en kunnen gebruiken als leidraad voor hun projectgerelateerde beslissingen.

1. Definieer de doelen van het project

Elk project heeft een doel; de reden waarom het project in de eerste plaats wordt uitgevoerd.

Ga er niet vanuit dat dat doel algemeen bekend is voor iedereen in je team. Je doel definiëren (d.w.z. wat gaat dit project opleveren?) biedt belangrijke context.

In het geval van ons voorbeeldproject is het doel: een nieuwe klantenvragenlijst maken om de instroom van nieuwe klanten te stroomlijnen en ervoor te zorgen dat we vanaf het begin alle nodige klantinformatie hebben.

Als je meteen vanaf het begin met je neus richting je doel staat, worden toekomstige stappen makkelijker. Zo kun je het hoofddoel van het project in de gaten houden en beslissingen nemen op basis van dat doel.

2. Definieer de resultaten van het project

Nu is het tijd om de output van je project te bepalen. Welke tastbaar ding (of meerdere) ben je aan het maken? In dit geval is het ten eerste de online vragenlijst die automatisch naar je nieuwe klanten wordt gestuurd, nadat ze je contract hebben ondertekend. En ten tweede een landingspagina voor meer informatie.

Als je vastlegt wat je gaat leveren, kom je er meteen achter wanneer scope-creep dreigt.

Als jij en je team beginnen te praten over hoe tof het zou zijn om ook een online portal te hebben waar klanten bestanden kunnen indienen, kun je jezelf eraan herinneren dat een online portal geen onderdeel van dit project is. Je kunt hier beter over gaan nadenken wanneer dit project is afgerond en wanneer jullie meer ruimte en resources hebben om het maken van zo'n portal meteen goed aan te pakken.

3. Definieer de taken en activiteiten van het project

Je weet wat je aan het maken bent en waarom. Laten we het hebben over hoe je daarvoor zorgt.

In deze stap verdeel je je te leveren producten in verschillende taken en activiteiten. Welke stappen moet je nemen om dat product te maken? Dit wordt een work breakdown structure genoemd.

Om je nieuwe vragenlijst voor klanten samen te stellen, moet je:

• Tekst voor de vragenlijst maken en opstellen
• De vragenlijst invoeren in een online formulier
• Een landingspagina maken waar klanten informatie kunnen krijgen over de vragenlijst en de vragenlijst kunnen openen
• Een automatisch e-mail opstellen waarmee de vragenlijst wordt verzonden

4. Definieer de uitsluitingen van het project

Als het gaat om het beheren van de scope, is begrijpen wat je niet gaat doen net zo belangrijk als begrijpen wat je wel gaat doen. Stel je had 'Geen geurkaarsen kopen!' bovenaan je boodschappenlijstje geschreven, dan was het waarschijnlijk makkelijker geweest om het schap met geurkaarsen te omzeilen. Want je weet van jezelf dat geurkaarsen je zwakke plek zijn.

Het voelt misschien een beetje raar om te doen, maar maak een lijstje van taken en producten die geen onderdeel uitmaken van dit project. Tijdens het vragenlijstproject ga je je absoluut niet bezighouden met:

• Online portal waar klanten bronnen en bestanden kunnen indienen
• Een plan met e-mails voor onboarding
• Vragenlijsten op maat voor elk type klant

Je hebt waarschijnlijk al eens gehoord: aanvallen is de beste verdediging. En daar draait deze stap om. Het is alsof je een bordje neerzet met grote letters 'Pas op!' voor dingen die niet in je scope horen en waardoor je afgeleid kunt raken van je doel.

5. Definieer de beperkingen van het project

Je voert dit project niet uit in een wereld waar alles kan. Er zijn projectbeperkingen (budgetten, tijdlijnen en middelen) uit de echte wereld waar je rekening mee moet houden. In deze stap ga je die definiëren.

Hier zijn een paar beperkingen voor je klantenvragenlijst:

• Op 25 november 2020 moet de vragenlijst live zijn
• Het totale projectbudget mag niet hoger zijn dan $ 5300
• Het webontwikkelingsteam is pas eind oktober beschikbaar om de landingspagina te maken

Je moet zo realistisch mogelijk te werk gaan, dus zorg ervoor dat je je teamleden bij dit proces betrekt. Zij hebben informatie over andere relevante beperkingen.

Verklaring van projectscope en voorbeeld

Je hebt je aantekeningen op een rijtje gezet en je bent klaar om een verklaring van de projectscope te maken waar jij en je team op kunnen terugvallen. Zorg ervoor dat je de verklaring op een veilige en toegankelijke plek bewaart voor iedereen (een gezamenlijke werkplek voor het delen van kennis zoals Confluence is hiervoor erg handig).

Je hebt het meeste harde werk dan achter de rug. Je hoeft nu alleen nog de informatie te ordenen. Bovenaan de verklaring van de projectscope zet je een paar essentiële elementen van het project, zoals:

• Naam
• Beschrijving
• Deadline
• Manager

Zo zou de verklaring van de projectscope voor ons voorbeeldproject er uiteindelijk uit kunnen zien:

Wil je dit nog eenvoudiger maken? Ons projectplansjabloon bevat een hele sectie gewijd aan de projectscope en nog andere handige secties (zoals mijlpalen en referentiemateriaal) om ervoor te zorgen dat je projecten soepel verlopen.

Gebruik de verklaring van de projectscope om je ogen op het doel te houden

Of het nu gaat om een tripje naar de supermarkt of een taak op het werk; soms kan het gebeuren dat je oorspronkelijke doelen steeds uitgebreider worden. Door de scope van je project te bepalen, houden jij en je team de controle.

Laten we afsluiten met nog een paar snelle tips voor het bepalen en beheren van de scope:

• Wees zo specifiek mogelijk: als je vaag bent, is het veel moeilijker om te begrijpen wat er binnen en buiten de scope valt.
• Praat met je team: je staat er niet alleen voor. Als je je team erbij betrekt, wordt je projectscope in de praktijk gebracht en krijg je alternatieve perspectieven om eventuele tekortkomingen of onvoorziene obstakels beter te zien aankomen. Gebruik ons sjabloon voor capaciteitsplanning om inzicht te krijgen in de beschikbaarheid van teamleden, om te voorkomen dat ze te veel worden belast en om meer te weten te komen over de scope van het werk.
• Werk achteruit: mensen hebben vaak een deadline of budget in gedachten en passen de scope daarop aan. Bij de meest succesvolle projecten worden eerst het doel en de resultaten bepaald, en daar worden vervolgens de tijdlijn en het budget op gebaseerd.
• Leer van eerdere projecten: de geschiedenis is de beste leermeester en er valt een hoop te leren van wat er wel en niet goed ging bij vorige projecten. Zorg ervoor dat je terugblikt op al je projecten, om zo veel mogelijk inzicht te krijgen.

Gebruik deze tips en de bovenstaande stappen als leidraad, dan blijf je gefocust op wat er precies moet gebeuren en kun je projecten efficiënter tot een geslaagd einde brengen. En maak je geen zorgen: die ontbijtgranen en het keukenpapier kun je bij je volgende tripje naar de supermarkt ook nog meenemen.