Samenwerkingsgerichte vergaderingen omarmen en zinloze telefoontjes vermijden

Vergaderingen die worden georganiseerd om te brainstormen over het 'volgende grote idee' zijn niet effectief, omdat mensen worden belemmerd door de angst voor afwijzing als ze een 'dom' idee voordragen. Bovendien leidt brainstormen in realtime vaak tot zijsprongen, dus je bereikt eigenlijk niet veel. Dankzij de asynchrone samenwerking die plaatsvindt vóór coöperatieve bijeenkomsten kunnen deelnemers hun gedachten van tevoren ontwikkelen en ordenen, zodat ze zich vertrouwd voelen voelen om ze in realtime te delen.

HBR meldt dat meer dan 65% van de vergaderingen wordt gehouden om 'informatie te delen', 'input van de groep te krijgen' of 'groepsdiscussies te houden', wat een mooie manier is om te zeggen dat de meeste bijeenkomsten een e-mail hadden kunnen zijn. Hoewel het klopt dat groepsgesprekken zelden een goed gebruik van ieders tijd zijn, is een e-mail echter ook niet de beste oplossing.

Simpel gezegd, e-mail is niet zo op te schalen dat teams het kunnen gebruiken om effectief te kunnen brainstormen. Discussies veranderen al snel in een doolhof van bijlagen en antwoorden, waardoor deelnemers moeten proberen de meest actuele en relevante informatie te ontcijferen, zoals wat er moet gebeuren (en door wie). In plaats van het startpunt te worden voor een productieve coöperatieve bijeenkomst, verdeelt de agenda je team en laat je vergadering ontsporen nog voordat deze is begonnen.

Een tool voor teamsamenwerking kan het brainstormproces van je team verbeteren door asynchroon brainstormen mogelijk te maken. Zo krijgen mensen de tijd om te brainstormen en creatiever na te denken.

Dit proces van een langdurige brainstormperiode met onderbroken communicatie wordt ook wel communiceren in intervallen genoemd. Het gaat om 'snelle communicatie, met langere periodes van stilte tussendoor'. Bedenk eens hoe veel helderder je gedachten zijn als je lang de tijd hebt om te werken, na te denken en na te denken over uitdagingen in plaats van te proberen problemen aan te pakken zodra die zich voordoen, als een eindeloos spelletje 'whack-a-mole' ('mollen meppen'). Klinkt het eerste niet productiever en minder stressvol?

Zorg ervoor dat je team voldoende tijd heeft om te brainstormen, zo'n twee dagen of langer. Vooral als je in verschillende tijdzones werkt. Dan kun je brainstormnotities gebruiken als startpunt voor de agenda van je vergadering.

Zelfs de meest productieve samenwerkingsbijeenkomsten lopen op een fiasco uit als er geen verantwoording of opvolging is voor de beslissingen die zijn genomen en en taken die tijdens de vergadering zijn gemaakt.

Reserveer altijd de laatste vijf minuten van een vergadering om een actieplan op te stellen. Vergeet niet dat je agenda een actief document is, dus raadpleeg je vergadernotulen om erachter te komen wat de volgende stappen zijn. Gebruik het gedeelte Actie-items van het sjabloon voor vergadernotulen om verantwoordelijkheden rechtstreeks op dezelfde pagina aan deelnemers toe te wijzen.

Het is niet nodig om e-mails, notities en documenten te doorzoeken om erachter te komen wie aan wat moet werken en wanneer. Alles staat op een centrale plek en is voor iedereen toegankelijk.