Como criar um fluxo de trabalho de integração eficaz

Todo mundo já começou um novo emprego em algum momento, e os primeiros dias e semanas podem ser desafiadores. A pessoa pode não saber ao certo onde encontrar as informações necessárias, quem contatar em caso de dúvidas e como contribuir. Um processo detalhado de integração pode transformar esses primeiros dias mais produtivos e acolhedores, oferecendo os seguintes benefícios:

Maior retenção de funcionários: um planejamento que visa o sucesso dos colaboradores reduz a ansiedade de pessoas recém-contratadas. Quando os novos contratados veem as etapas pelas quais vão ter que passar, conseguem monitorar o progresso deles e entendem quando e como podem contribuir, eles continuam se sentindo amparados por muito tempo depois de se integrar à equipe.

• Produtividade acelerada: quando os novos funcionários conseguem visualizar o processo desde o primeiro dia até o dia em que se integram totalmente, isso permite que eles agreguem valor antes do esperado. A maioria dos novos funcionários quer se sentir um membro totalmente funcional da equipe o mais rápido possível. Um processo de integração e um fluxograma eficazes os ajudam a chegar lá.
• Melhor integração cultural: o processo de integração ajuda os novos funcionários a assimilarem os aspectos culturais da empresa, como vestuário, estilos de comunicação e expectativas gerais. Embora você espere que cada novo funcionário seja uma boa contratação, o processo de integração ajuda a identificar aqueles que podem estar com dificuldades. Os sinais de alerta incluem linguagem imprópria, falha na conclusão das tarefas de integração ou outras questões.

Antes da data de início do novo funcionário, é preciso realizar algumas tarefas, como enviar um pacote de boas-vindas, configurar o hardware, garantir o acesso à rede e assinar a documentação necessária. Esse estágio abrange tudo o que o funcionário precisa para começar a trabalhar no primeiro dia.

O primeiro dia é a impressão inicial do funcionário sobre sua empresa. Planeje o que vai acontecer, incluindo apresentações da equipe, um tour do escritório e uma visão geral da missão e dos valores da empresa. Inclua as atividades que os funcionários podem esperar durante a primeira semana, como treinamentos programados, verificações e reuniões de equipe.

Seus fluxos de trabalho de integração precisam considerar as oportunidades de aprendizado formais e informais. Forneça uma visão geral clara do treinamento e do desenvolvimento dos quais os novos funcionários vão participar.

Por exemplo, todos os novos funcionários podem começar com um treinamento de alto nível sobre produtos para entender o que a empresa produz, para quem e por quê. Depois, os novos contratados de contabilidade podem passar para o treinamento baseado em funções de processos contábeis. Já os funcionários de desenvolvimento de produtos podem participar de testes de aceitação do usuário para aprofundar os conhecimentos.

A integração contínua define as etapas necessárias para dar suporte aos funcionários além do período inicial de integração, incluindo verificações, mentorias e desenvolvimento profissional extra.

Por exemplo, se você contratar um designer de produto, pode ser que ele precise se familiarizar com o estilo e o sistema de design da empresa. Isso pode envolver a parceria com um designer já estabelecido para atender aos padrões da empresa enquanto o funcionário inicia suas tarefas. Inclua programas de reconhecimento de funcionários e outros incentivos durante esse estágio para ajudar a moldar a experiência dos novos contratados na sua empresa.

Procure saber se os novos funcionários entenderam a função deles, a cultura da instituição e como a empresa avalia o desempenho. Essa fase pode incluir reuniões individuais, pesquisas e avaliações de desempenho. Solicitar feedback também é uma oportunidade de melhorar seu processo de integração e fluxo de trabalho. Integre esses resultados às plataformas de experiência dos funcionários para ter um gerenciamento contínuo.

O fluxo de trabalho de integração descreve as etapas para avaliar o progresso dos novos funcionários e fornece um roteiro para uma integração bem-sucedida. Use o processo a seguir para criar um fluxo de trabalho de integração.

Indique claramente o que você quer alcançar com seu processo de integração. Os exemplos incluem ensinar novos funcionários sobre medidas regulatórias e de conformidade ou participar de uma cultura colaborativa. Verifique se seus objetivos são mensuráveis e estão diretamente relacionados ao desempenho dos funcionários.

Crie um plano estruturado que organize os estágios de integração em uma linha do tempo. Dentro dos estágios, defina as etapas ou os objetivos a serem concluídos, atribua responsabilidades aos envolvidos e colete os materiais necessários. Por exemplo, se a fase de treinamento incluir conformidade regulatória, delegue uma pessoa experiente para supervisionar a tarefa e garantir que a documentação esteja pronta.

Coordene com as equipes relevantes para garantir que o processo de integração ocorra sem problemas. Uma plataforma de gerenciamento de serviços de TI (ITSM) como o Jira Service Management pode ajudar a administrar o hardware, o software e o acesso à rede necessários, auxiliando no monitoramento eficiente do processo. As práticas recomendadas de automação de RH também fornecem uma implementação consistente e repetível do seu fluxo de trabalho.

Um processo de integração com fluxos de trabalho baseados em funções melhora a retenção de colaboradores por muito tempo após depois de se tornarem membros produtivos da equipe. O template de fluxo de trabalho de integração de colaboradores define as expectativas, estrutura as etapas e o cronograma e define as métricas de sucesso, elementos essenciais para engajar e capacitar novos funcionários.

O Jira Service Management simplifica a integração com templates, práticas recomendadas, automação do fluxo de trabalho, rastreamento de tarefas e melhoria contínua. O Jira se integra a outras ferramentas de RH para gerenciamento da experiência dos colaboradores, gerenciamento de desempenho e muito mais.