A automação de fluxos de trabalho surgiu para suprir a necessidade de simplificar operações e melhorar tomadas de decisão. A automação aumenta a eficiência, reduz erros e libera recursos humanos para tarefas mais estratégicas. Estratégias de automação personalizadas podem abordar desafios operacionais específicos, melhorando a produtividade e a satisfação do cliente.
As empresas podem obter eficiência e produtividade sem precedentes entendendo as funções que devem ser procuradas nas soluções de automação de fluxo de trabalho, que incluem facilidade de uso, integrações, escalabilidade e muito mais. Neste guia, a gente vai descobrir como a automação de tarefas repetitivas simplifica as operações e melhora muito os processos de tomada de decisão.
Continue lendo para saber mais sobre a automação do fluxo de trabalho, como ela funciona e os motivos para usar as capacidades robustas de automação disponíveis no software de automação do fluxo de trabalho do Jira.
O que é automação de fluxos de trabalho?
A automação de fluxos de trabalho é a abordagem para automatizar vários processos comerciais, tarefas e fluxos de trabalho em uma empresa com o mínimo de intervenção humana. Ela aproveita o software para criar uma série de ações automatizadas para as etapas de um processo comercial, o que ajuda as equipes a executar projetos com eficiência e consistência.
Como funciona a automação de fluxos de trabalho
A automação de fluxos de trabalho usa um software de gestão para encaminhar tarefas e informações entre pessoas e sistemas com base em regras e acionadores predefinidos. Por exemplo, quando um sistema marca uma tarefa como concluída, a automação a envia para o responsável subsequente e atualiza os painéis, economizando tempo e minimizando erros.
Siga estas etapas para começar:
- Reúna informações sobre como as tarefas fluem entre as equipes e as funções e responsabilidades atuais para entender o fluxo de trabalho atual. Tente entender como os projetos começam, os critérios usados para concluir uma tarefa, o escopo do trabalho e como surgem os gargalos. Identifique o que faz com que cada tarefa seja iniciada e alterada.
- Faça uma representação visual do fluxo de trabalho para identificar ineficiências. Crie um esboço preliminar do fluxo de trabalho para destacar os pontos de especificação. Permita que equipes multifuncionais colaborem para melhorar o esboço e identificar práticas inúteis.
- Identifique tarefas que exijam a integração de dados de outros sistemas e garanta que o software de fluxo de trabalho ofereça suporte a elas. Considere ajustar o fluxo de trabalho para atender aos requisitos de integração, como dividir as tarefas em subtarefas menores.
- Resolva as ineficiências do fluxo de trabalho, como falhas na comunicação e tarefas atrasadas. Adicione medidas de responsabilidade pelas tarefas ou esclareça quais informações do sistema devem avançar no fluxo, por exemplo.
- Aproveite o software de automação de fluxo de trabalho descrevendo cada tarefa e atribuindo funções aos usuários. Com base no escopo do projeto e nas necessidades da equipe, dê visibilidade por meio de gráficos de Gantt, mapas de processo, calendários etc.
- Crie acionadores e ações automatizados para simplificar as tarefas recorrentes. Personalize receitas de automação com base em necessidades exclusivas ou use opções pré-criadas.
- Teste e otimize o fluxo de trabalho automatizado o tempo todo para resolver problemas. Estabeleça métricas de desempenho e indicadores-chave de desempenho para monitorar a eficiência. Use painéis para manter uma visibilidade de alto nível do progresso e dos bloqueadores.
- Treine a equipe para usar o novo fluxo de trabalho automatizado por meio de demonstrações práticas. Prepare as equipes para alterações nos processos e otimizações do fluxo de trabalho com planos de gestão de alterações.
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Benefícios da automação de fluxos de trabalho
A automação de fluxos de trabalho proporciona uma infinidade de benefícios em todas as operações comerciais. Ela aumenta muito a eficiência e a produtividade para garantir a melhoria contínua. Aqui estão alguns dos outros principais benefícios da automação de fluxos de trabalho:
Aumento da eficiência
A automatização de tarefas repetitivas permite que os funcionários se concentrem em um trabalho mais estratégico, aumentando a produtividade geral. Os processos automatizados concluem as tarefas com mais rapidez e operam 24 horas por dia, aumentando muito a eficiência.
Redução de erros
Os fluxos de trabalho automatizados minimizam erros humanos ao garantir a execução consistente das tarefas conforme as regras predefinidas. Essa ação leva a uma maior precisão na entrada de dados, cálculos e tarefas de processamento. Além disso, reduz o tempo e os recursos gastos na correção de erros.
Ferramentas de colaboração
O rastreador de tarefas deve viabilizar a comunicação e a colaboração entre os membros da equipe. Essas ferramentas apresentam uma plataforma para diálogo, compartilhamento de documentos, feedback e coordenação, melhorando o trabalho em equipe e o sucesso do projeto.
Economia de custos
Automatizar tarefas rotineiras reduz a necessidade de trabalho manual. Ao minimizar erros, as empresas evitam os custos para que sejam corrigidos. A automação do fluxo de trabalho também otimiza a alocação de recursos, garantindo que as equipes não gastem menos ou mais.
Melhoria na colaboração
Com frequência, a automação de fluxos de trabalho tem funções que promovem uma cultura de trabalho colaborativo entre os membros da equipe, onde quer que estejam. Atualizações em tempo real, espaços de trabalho compartilhados e notificações automatizadas ajudam a manter todos em sintonia, melhorando o trabalho em equipe e promovendo reuniões colaborativas.
Escalabilidade
A automação de fluxos permite que as empresas lidem com uma carga de trabalho cada vez maior sem ter que aumentar a mão de obra na mesma proporção. Esse benefício ajuda a empresa a crescer sem sacrificar a qualidade ou a eficiência.
Exemplos de automação de fluxos de trabalho
Você pode aplicar a automação do fluxo de trabalho em várias equipes e funções para agilizar o planejamento de projetos e aumentar a produtividade. Aqui estão alguns exemplos específicos de automação de fluxo de trabalho que podem ajudar você a entender como diferentes equipes usam a automação:
Gerentes de produtos
Gerentes de produto podem usar a automação do fluxo de trabalho para aprimorar a tomada de decisões e agilizar os processos de desenvolvimento de produtos. Por exemplo, podem implementar um sistema automatizado de coleta e análise de feedback do produto que reúne o feedback do usuário de vários canais. Esse sistema pode efetuar uma categorização automática do feedback com base no sentimento e nas áreas de funções, dando insights para futuras melhorias no produto.
Outra forma potente de usar a automação do fluxo de trabalho como gerente de produto é priorizar solicitações de funções. Gerentes de produto podem configurar um sistema de pontuação automatizado que avalia as solicitações de funções com base em critérios predefinidos, como impacto potencial, esforço de desenvolvimento e alinhamento com a estratégia do produto. Essa automação do fluxo de trabalho garante que as funções mais valiosas sejam priorizadas para o desenvolvimento.
Além disso, o planejamento de sprints e a alocação de tarefas podem ser automatizados. Os backlogs do sprint podem ser gerados com base nas pontuações de prioridade e na capacidade da equipe, e as tarefas podem ser atribuídas aos membros da equipe com base na disponibilidade.
Líderes de engenharia
Líderes de engenharia podem usar a automação do fluxo de trabalho para melhorar a qualidade do código e agilizar os processos de desenvolvimento. Por exemplo, podem implementar um processo automatizado de revisão de código que atribui avaliações aos membros da equipe com base em experiência e carga de trabalho, com lembretes integrados para revisões pendentes. Esse processo garante que o código seja revisado com rapidez pelos membros mais adequados da equipe.
Os pipelines de integração e implantação contínuas são outra área em que a automação pode ajudar. Líderes de engenharia podem reduzir os erros manuais e acelerar o ciclo de desenvolvimento configurando um sistema com notificação automática da pessoa certa para executar testes e implantar em ambientes de staging.
O rastreamento e a resolução de bugs também podem ser automatizados com um sistema de triagem que categoriza os relatórios de bugs recebidos, os atribui aos membros apropriados da equipe e encaminha itens críticos.
Gerentes de projeto
Gerentes de projeto podem usar a automação do fluxo de trabalho para melhorar a visibilidade do projeto e a gestão de recursos. Por exemplo, podem implementar relatórios automatizados de status do projeto que coletam atualizações de progresso dos membros da equipe, as compilam em um relatório padronizado e as distribuem às partes interessadas com regularidade.
A alocação de recursos e o planejamento de capacidade também podem ser automatizados para otimizar o desempenho da equipe. Você pode configurar um sistema para monitorar as cargas de trabalho dos membros da equipe e fazer sugestão automática de reatribuições de tarefas para equilibrar as cargas de trabalho e gerenciar os cronogramas do projeto.
Gerentes de projeto também podem automatizar os fluxos de trabalho de avaliação e mitigação de riscos, ajudando membros da equipe a identificar riscos potenciais e acionando ações de mitigação para riscos de alta prioridade, ajudando a gerenciar os desafios do projeto com iniciativa.
Automação de campanhas de marketing
As equipes de marketing podem aumentar muito a eficiência e eficácia por meio da automação do fluxo de trabalho. Por exemplo, sempre que uma tarefa é criada para projetos de marketing por e-mail, o Jira pode efetuar a criação automática de tickets de design e redação com especificações e diretrizes e, em seguida, vincular esses aspectos. Essa automação simplifica a execução da campanha de marketing e mantém todos os membros da equipe em sintonia.
A gestão de conteúdo é outra área em que a automação do fluxo de trabalho pode ajudar. As equipes de conteúdo podem implementar fluxos de trabalho que estabelecem um cronograma automático para pessoas colaboradoras com base na disponibilidade e nas cargas de trabalho. O conteúdo então passa por um pipeline com base em quais pessoas colaboradoras são responsáveis por cada aspecto do processo de criação de conteúdo.
Melhores práticas para implementar a automação do fluxo de trabalho
Para aproveitar ao máximo o software de automação de fluxo de trabalho, considere estas melhores práticas:
- Comece pequeno e escale aos poucos: comece definindo metas para um processo simples. À medida que você aprende e vê os resultados, expanda para fluxos de trabalho mais complexos.
- Envolva as principais partes interessadas no processo: inclua membros da equipe que vão usar os fluxos de trabalho automatizados. Suas contribuições ajudam a criar sistemas eficazes e aprimoram a adoção.
- Monitore e otimize com constância os fluxos de trabalho automatizados: verifique com regularidade o desempenho e ajuste conforme necessário. Acompanhe métricas como tempo economizado e satisfação do usuário para refinar a automação.
- Mantenha um equilíbrio entre automação e supervisão humana: projete fluxos de trabalho com pontos para análise humana, em especial para decisões críticas. Essa ação garante que a automação aprimore em vez de substituir o julgamento humano.
Funções fundamentais em software de automação de fluxos de trabalho
Selecionar o software certo de automação de fluxos de trabalho é crucial para alcançar os benefícios esperados. Aqui estão algumas funções essenciais a serem consideradas nas soluções de automação de fluxos de trabalho:
Facilidade de uso
Uma interface fácil de usar e um design intuitivo garantem que os funcionários naveguem com facilidade pela ferramenta, o que acelera a assimilação e o retorno do investimento.
As capacidades de automação de fluxo de trabalho do Jira foram projetadas com a simplicidade em mente. Elas permitem que as equipes criem fluxos de trabalho personalizados que refletem processos da vida real sem complexidade. Teste os fluxos de trabalho do Jira para experimentar a abordagem fácil de usar da Atlassian em primeira mão.
Recursos de integração
A integração perfeita com os sistemas e aplicativos em uso é essencial para garantir um fluxo de dados contínuo entre diferentes ferramentas e plataformas. Ela também inibe os silos de dados e maximiza os fluxos de trabalho automatizados.
O poderoso mecanismo de automação do Jira se integra com perfeição a várias ferramentas, como Slack, Teams, Figma, GitHub e muitas outras, permitindo que a equipe reduza as tarefas manuais e escale as operações.
Personalização e flexibilidade
Poder personalizar fluxos de trabalho conforme as necessidades específicas da empresa é crucial. Uma ferramenta flexível de automação de fluxos de trabalho se adapta a requisitos operacionais exclusivos, garantindo o alinhamento com os objetivos estratégicos.
Os fluxos de trabalho do Jira permitem que as equipes criem fluxos de trabalho personalizados que reduzem o atrito e permitem uma entrega mais rápida.
Escalabilidade
À medida que a empresa cresce, as soluções de automação de fluxos de trabalho lidam com um volume cada vez maior de tarefas, como dar suporte a vários fluxos de trabalho, usuários e dados sem comprometer o desempenho ou a confiabilidade.
A plataforma robusta do Jira foi projetada para crescer com a equipe, oferecendo suporte para necessidades de automação de fluxo de trabalho à medida que a empresa cresce.
Relatórios e análises
Relatórios e dados de análise perspicazes são indispensáveis para avaliar a eficiência do fluxo de trabalho. Essas capacidades destacam as áreas de melhoria e permitem a tomada de decisões baseada em dados por meio do acesso a insights em tempo real.
O Jira conta com ferramentas abrangentes de relatórios para ajudar as equipes a acompanhar o progresso e identificar áreas para otimização.
Segurança
As ferramentas de automação devem ter medidas de segurança robustas, como criptografia, controles de acesso e logs de auditoria, para proteger contra acesso não autorizado e violações de dados.
As medidas de segurança robustas do Jira garantem que os dados permaneçam protegidos no ambiente Atlassian Cloud. Crie e personalize permissões com controle granular sobre quem pode acessar o quê por meio de funções personalizáveis. O Jira também oferece proteções de segurança reforçadas, como listagem de permissões de IP, garantindo que apenas pessoas de redes confiáveis possam acessar a instância.
Acessibilidade móvel
A acessibilidade móvel é cada vez mais importante. Ela permite que a equipe permaneça produtiva e progrida sem problemas nos fluxos de trabalho, onde quer que seja sua localização geográfica.
A interface móvel do Jira foi projetada para viabilizar a visualização e a interação com itens em dispositivos móveis. Ao acessar o Jira de um smartphone, você recebe uma versão de página otimizada.
Com a interface móvel, você pode visualizar itens, comentários, anexos, links de itens e filtros favoritos, bem como fazer operações básicas, como adicionar comentários, assistir ou votar em problemas e atribuir tarefas aos membros da equipe.
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Maximize a eficiência com a automação do fluxo de trabalho no Jira
As ferramentas de automação de fluxo de trabalho do Jira podem transformar a maneira como sua equipe trabalha. Seja para gerenciar produtos, liderar equipes de engenharia ou executar campanhas de marketing, o Jira ajuda a otimizar seu processo e aumentar a produtividade. Ele é fácil de usar, se integra a outras ferramentas que você já usa e cresce com sua equipe. Além disso, ele protege seus dados para você trabalhar de qualquer lugar.
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