A automação de fluxos de trabalho surgiu para suprir a necessidade de simplificar operações e melhorar tomadas de decisão. A automação aumenta a eficiência, reduz erros e libera recursos humanos para tarefas mais estratégicas. Estratégias de automação personalizadas podem abordar desafios operacionais específicos, melhorando a produtividade e a satisfação do cliente.
Este guia abrangente explica o que é a automação de fluxos de trabalho, como ela funciona, que benefícios proporciona e os motivos para usar os recursos robustos do Jira. A gente mostra como a automação de tarefas repetitivas simplifica as operações e aprimora muito os processos de tomada de decisão nas organizações. Ao entenderem quais funções que devem procurar nas soluções de automação de fluxo de trabalho e incorporarem as diversas funcionalidades do Jira, as empresas atingem uma eficiência e uma produtividade sem precedentes.
O que é automação de fluxos de trabalho?
A automação de fluxos de trabalho é a abordagem para automatizar vários processos comerciais, tarefas e fluxos de trabalho em uma empresa com o mínimo de intervenção humana. Ela aproveita o software para criar uma série de ações automatizadas para as etapas de um processo comercial, o que ajuda as equipes a executar tarefas com eficiência e consistência.
Como funciona a automação de fluxos de trabalho
A automação de fluxos de trabalho usa um software de gerenciamento para encaminhar tarefas e informações entre pessoas e sistemas com base em regras e acionadores predefinidos. Por exemplo, quando um sistema marca uma tarefa como concluída, ela é enviada para o próximo responsável e os painéis são atualizados, tudo em um processo automático que economiza tempo em comparação com entregas manuais e minimiza os erros.
Siga estas etapas para começar:
- Entenda o fluxo de trabalho atual reunindo informações sobre como as tarefas fluem entre as equipes. Tente entender como os projetos começam, os critérios usados para concluir uma tarefa, o escopo do trabalho e como surgem os gargalos. Identifique o que faz com que cada tarefa seja iniciada e alterada.
- Faça uma representação visual do fluxo de trabalho para identificar ineficiências. Crie um esboço preliminar do fluxo de trabalho para destacar os pontos de detalhamento. Permita que equipes multifuncionais colaborem para melhorar o esboço e identificar práticas inúteis.
- Identifique tarefas que exijam a integração de dados de outros sistemas e garanta que o software de fluxo de trabalho ofereça suporte a elas. Considere ajustar o fluxo de trabalho para atender aos requisitos de integração, como dividir as tarefas em subtarefas menores.
- Resolva as ineficiências do fluxo de trabalho, como falhas na comunicação e tarefas atrasadas. Adicione medidas de responsabilidade pelas tarefas ou esclareça quais informações do sistema devem avançar no fluxo, por exemplo.
- Crie o fluxo de trabalho em um software de automação, descrevendo cada tarefa e atribuindo funções aos usuários. Com base nas necessidades da equipe, dê visibilidade por meio de gráficos de Gantt, mapas de processos, calendários etc.
- Crie acionadores e ações automatizados para simplificar as tarefas recorrentes. Personalize receitas de automação com base em necessidades exclusivas ou use opções pré-criadas.
- Teste e otimize o fluxo de trabalho automatizado o tempo todo para resolver problemas. Estabeleça métricas de desempenho e indicadores-chave de desempenho para monitorar a eficiência. Use painéis para manter uma visibilidade de alto nível do progresso e dos bloqueadores.
- Treine a equipe para usar o novo fluxo de trabalho automatizado por meio de demonstrações práticas. Prepare as equipes para alterações nos processos e otimizações do fluxo de trabalho com planos de gerenciamento de alterações.
Benefícios da automação de fluxos de trabalho
A automação de fluxos de trabalho proporciona uma infinidade de benefícios em todas as operações comerciais. Ela aumenta muito a eficiência e a produtividade para garantir a melhoria contínua. Aqui estão alguns dos principais benefícios da automação de fluxos de trabalho:
Aumento da eficiência
A automatização de tarefas repetitivas permite que os funcionários se concentrem em um trabalho mais estratégico, aumentando a produtividade geral. Os processos automatizados concluem as tarefas com mais rapidez e operam 24 horas por dia, aumentando muito a eficiência.
Redução de erros
Os fluxos de trabalho automatizados minimizam erros humanos ao garantir a execução consistente das tarefas conforme as regras predefinidas, aumentando a precisão na entrada de dados, cálculos e processamento. Além disso, reduz o tempo e os recursos gastos na correção de erros.
Ferramentas de colaboração
O rastreador de tarefas deve facilitar a comunicação e a colaboração entre os membros da equipe. Essas ferramentas oferecem uma plataforma para diálogo, compartilhamento de documentos, feedback e coordenação. Dessa forma, melhora, o trabalho em equipe e o projeto em geral.
Economia de custos
Automatizar tarefas rotineiras reduz a necessidade de trabalho manual. Ao minimizar erros, as empresas evitam os custos para que sejam corrigidos. A automação de fluxos de trabalho também otimiza a alocação de recursos.
Melhoria na colaboração
Com frequência, a automação de fluxos de trabalho tem funções que promovem uma cultura de colaboração entre os membros da equipe, onde quer que estejam. Atualizações em tempo real, áreas de trabalho compartilhadas e notificações automatizadas ajudam a manter todos em sintonia, melhorando o trabalho em equipe e possibilitando reuniões colaborativas.
Escalabilidade
A automação de fluxos permite que as empresas lidem com uma carga de trabalho cada vez maior sem ter que aumentar a mão de obra na mesma proporção. Esse benefício ajuda a empresa a crescer sem sacrificar a qualidade ou a eficiência.
Funções fundamentais em soluções de automação de fluxos de trabalho
A automação de fluxos permite que as empresas lidem com uma carga de trabalho cada vez maior sem ter que aumentar a mão de obra na mesma proporção. Esse benefício ajuda a empresa a crescer sem sacrificar a qualidade ou a eficiência.
Escalabilidade
Product managers can use workflow automation to enhance decision-making and streamline product development processes. For example, they can implement an automated product feedback collection and analysis system that gathers user feedback from multiple channels. This system can automatically categorize feedback based on sentiment and feature areas, providing insights for future product improvements.
Another powerful way to use workflow automation as a product manager is with feature request prioritization. Product managers can set up an automated scoring system that evaluates feature requests based on predefined criteria such as potential impact, development effort, and alignment with product strategy. This workflow automation ensures that the most valuable features are prioritized for development.
Additionally, sprint planning and task allocation can be automated. Sprint backlogs can be generated based on priority scores and team capacity, and tasks can be assigned to team members based on availability.
Engineering leads
Engineering leads can use workflow automation to improve code quality and streamline development processes. For instance, they can implement an automated code review process that assigns reviews to team members based on their expertise and workload, with built-in reminders for pending reviews. This ensures that code is reviewed quickly by the most appropriate team members.
Continuous integration and deployment pipelines are another area where automation can help. Engineering leads can reduce manual errors and speed up the development cycle by setting up a system that automatically notifies the right person to run tests and deploy to staging environments.
Bug tracking and resolution can also be automated with a triage system that categorizes incoming bug reports, assigns them to the appropriate team members, and escalates critical issues.
Project managers
Project managers can use workflow automation to enhance project visibility and resource management. For example, they can implement automated project status reporting that collects progress updates from team members, compiles them into a standardized report, and distributes them to stakeholders regularly.
Resource allocation and capacity planning can also be automated to optimize team performance. You can set up a system to track team members’ workloads and automatically suggest task reassignments to balance workloads and manage project timelines.
Project managers can also automate risk assessment and mitigation workflows, helping team members identify potential risks and triggering mitigation actions for high-priority risks, helping to manage project challenges proactively.
Marketing campaign automation
Marketing teams can significantly boost their efficiency and effectiveness through workflow automation. For example, whenever a task is created for email marketing projects, Jira can automatically create design and copywriting tickets with specs and guidelines and then link them together. This automation streamlines marketing campaign execution and keeps all team members on the same page.
Content management is another area where workflow automation can help. Content teams can implement workflows that automatically schedule workers based on availability and workloads. The content then moves through a pipeline based on which workers are responsible for which aspect of the content creation process.
Funções fundamentais em soluções de automação de fluxos de trabalho
Selecionar a ferramenta certa de automação de fluxos de trabalho é crucial para alcançar os benefícios esperados. Aqui estão algumas funções essenciais a serem consideradas nas soluções de automação de fluxos de trabalho:
Features to look for in workflow automation software
Selecting the right workflow automation software is crucial for achieving the desired benefits. Here are some essential features to consider in workflow automation solutions:
Facilidade de uso
Uma interface fácil de usar e um design intuitivo são fundamentais para garantir que os funcionários naveguem com facilidade pela ferramenta, o que acelera a assimilação e o retorno do investimento.
Recursos de integração
A integração perfeita com os sistemas e aplicativos em uso é essencial para garantir um fluxo de dados contínuo entre diferentes ferramentas e plataformas. Ela também inibe os silos de dados e maximiza os fluxos de trabalho automatizados.
Personalização e flexibilidade
Poder personalizar fluxos de trabalho conforme as necessidades específicas da empresa é crucial. Uma ferramenta flexível de automação de fluxos de trabalho se adapta a requisitos operacionais exclusivos, garantindo o alinhamento com os objetivos estratégicos.
Escalabilidade
À medida que a empresa cresce, as soluções de automação de fluxos de trabalho lidam com um volume cada vez maior de tarefas, como dar suporte a vários fluxos de trabalho, usuários e dados sem comprometer o desempenho ou a confiabilidade.
Relatórios e análises
Relatórios e dados de análise perspicazes são indispensáveis para avaliar a eficiência do fluxo de trabalho. Esses recursos destacam as áreas de melhoria e permitem a tomada de decisões baseada em dados por meio do acesso a insights em tempo real.
Segurança
As ferramentas de automação devem ter medidas de segurança robustas, como criptografia, controles de acesso e logs de auditoria, para proteger contra acesso não autorizado e violações de dados.
Acessibilidade móvel
A acessibilidade móvel é cada vez mais importante, permitindo que a equipe permaneça produtiva e que os fluxos de trabalho progridam sem problemas, em qualquer localização geográfica.
Use o Jira para automatizar o fluxo de trabalho
Com o avançado mecanismo de automação do Jira, as equipes automatizam tarefas e processos com facilidade para economizar tempo, reduzir a carga cognitiva e dar escalabilidade às operações. O software ajuda a levar projetos até a linha de chegada. Ele auxilia no planejamento, na definição do trabalho e no acompanhamento do progresso em tempo real para manter os projetos em dia. Com o Jira, as equipes podem automatizar os fluxos de trabalho e se concentrar em agregar valor, bem como gerenciar tarefas e cronogramas com eficiência.
O Jira também oferece várias funções para ajudar na gestão de projetos, como quadros, itens, cronogramas, painéis, relatórios e templates.
- Os quadros são uma representação visual do progresso do projeto, que dão flexibilidade ao gerenciamento de tarefas em estruturas de gestão ágil de projetos, como Scrum e Kanban.
- Os itens permitem o rastreamento e o gerenciamento detalhados de todos os elementos de trabalho em um projeto, oferecendo fluxos de trabalho personalizáveis para espelhar com precisão os processos da vida real.
- Os cronogramas auxiliam no planejamento do projeto e na visualização dos prazos. Os cronogramas do projeto também garantem o alinhamento com os objetivos mais amplos do projeto ou do portfólio.
- Os painéis oferecem uma visão geral personalizável das principais métricas e status do projeto, permitindo insights instantâneos sobre o progresso e os desafios.
- Os relatórios geram dados importantes sobre o desempenho da equipe e o avanço do projeto, apoiando metodologias e fluxos de trabalho ágeis, bem como a melhoria contínua.
- Existem templates para diferentes tipos de projetos, como desenvolvimento de software, gestão de projetos, acompanhamento de tarefas e muito mais. Os templates do Jira vêm com fluxos de trabalho, tipos de item e campos pré-configurados para ajudar equipes a saírem trabalhando logo e a adotarem as práticas recomendadas.
Para obter descrições detalhadas desses recursos, acesse a página de recursos do Jira.
O software de gerenciamento de tarefas Jira possibilita o gerenciamento de projetos para todos os tipos de equipe. As equipes de desenvolvimento de software podem usar o Jira para ter uma compreensão clara do trabalho atual. Elas também podem ver como ele se conecta ao quadro geral e o que está por vir. As mudanças são constantes, mas o Jira tem a flexibilidade de que sua equipe precisa para se modificar e se manter no caminho certo para atingir as metas.