Reuniões de equipe que ninguém vai temer
Dicas para fazer as reuniões valerem o tempo
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Todo mundo conhece as reclamações sobre reuniões. Elas são improdutivas. Ocupam as agendas. São tediosas e afastam a gente do que precisa ser feito.
No entanto, uma pesquisa constatou que os profissionais gastam 21% do tempo de trabalho em reuniões. Sabe o que é pior? Esses mesmos entrevistados pensam que pelo menos um quarto do tempo da reunião é desperdiçado por completo. Não é de se admirar que a maioria da gente chega a bufar ao ver que apareceu mais uma na agenda já lotada.
O que acontece é o seguinte: reuniões de equipe são uma parte necessária do mundo do trabalho. Quando você as planeja e gerencia do jeito certo, pode impulsionar a equipe para gerar ideias, resolver problemas e alcançar metas.
Então, toda essa situação levanta a pergunta: como fazer uma reunião eficiente para que a magia possa acontecer para valer? Como garantir que essa reunião vai ser produtiva para a equipe e não uma parte constrangedora do dia de trabalho?
Esse guia compartilha todo o necessário para que as reuniões de equipe sejam aproveitadas ao máximo (e, em caso de dúvida, é sempre bom levar uns bombons).
Quando é necessário fazer uma reunião de equipe e quando não é
Todo mundo já saiu de reuniões pensando "bem, esses assuntos poderiam ter sido enviados por e-mail!".
Uma maneira de contornar as reclamações sobre as próprias reuniões é ter certeza de que o calendário está sendo ocupado por um bom motivo — e não apenas porque está com vontade de conversar.
Como saber onde você se encaixa nesse espectro? Use os sinais abaixo para diagnosticar sua própria situação e determinar se uma reunião de equipe é ou não necessária.
Marque a reunião se...
1. Há um objetivo claro.
Cada reunião precisa de uma missão ou objetivo claro, caso contrário, não tem motivo. O que você espera alcançar? Você quer resolver um problema? Planejar um cronograma? Discutir um desafio? Fazer brainstorming de uma ideia? Garanta que você tenha um propósito claro antes de agendar uma reunião no calendário. Tem? Siga em frente.
2. Você criou uma pauta.
Depois de estabelecer sua missão, não guarde segredo — compartilhe com toda a equipe o que vai ser discutido e onde você quer chegar. A maior armadilha em que os organizadores de reuniões caem é trabalhar de trás para frente. Eles reservam um horário e, em seguida, tentam descobrir como ele vai ser preenchido. Em vez disso, é mais inteligente definir a pauta primeiro e, depois, reservar o horário da reunião para corresponder a ela. Definiu a pauta? Marque a reunião.
3. Você sabe as pessoas exatas que precisa chamar.
Não há nada pior do que ser forçado a participar de uma reunião que não tem nem um pouco a ver com você. Essa é outra razão pela qual uma pauta predefinida é útil: saber o que você quer debater dá uma boa ideia de quem é preciso convidar. Então, se você sabe com certeza quem merece um lugar na mesa, é provável que tenha um entendimento concreto de todos os outros aspectos práticos. Há uma justificativa para marcar um horário.
Não marque a reunião se...
1. Você só precisa compartilhar informações.
Você só precisa dar uma atualizada no projeto ou avisar que o menu da confraternização da equipe mudou de pizza para hambúrguer? Tem uma breve atualização ou informações factuais que não vão causar uma discussão longa? Essa é a função do e-mail ou de uma plataforma de mensagens instantâneas. É muito mais rápido do que juntar todo mundo, e ainda fica registrado para que as pessoas consultem caso esqueçam. Existem algumas exceções a essa regra: reuniões gerais ou executivas.
2. Você está fazendo apenas por fazer.
Pode parecer óbvio e dolorido ao ler por escrito, mas acontece com mais frequência do que a gente imagina, em especial reuniões regulares ou recorrentes. Esses espaços consistentes no calendário quase sempre são usados para botar os assuntos em dia ou para atualizar o andamento das coisas, em vez de serem usados para conversas produtivas. Então, se você tem uma reunião recorrente no calendário da equipe, garanta que esteja sempre reavaliando para que esse tempo valha a pena.
3. Você não se organizou com antecedência.
Seus materiais de suporte, como um briefing criativo, slides ou qualquer outra coisa necessária para mostrar seu ponto de vista, estão todos prontos? Sua pauta foi planejada e está pronta para ser compartilhada? Se não, é muito cedo para marcar essa reunião. Claro, você pode ter algum tempo livre para arrumar tudo depois de agendar um horário. Mas muitas vezes, organizar tudo demora mais tempo do que a gente imagina, e vai ser péssimo quando a hora da reunião chegar e ainda estiver faltando metade do que é preciso.
Como fazer uma reunião de equipe que renda
Ok: você tem uma meta, a pauta, a ata e a certeza de que a reunião é necessária mesmo. Agora, como você pode garantir que ela seja realizada com tranquilidade? Coloque estas estratégias em ação.
1. Organize com base na pauta
A gente odeia parecer um disco arranhado e a essa altura já deve estar dando para entender a importância de uma pauta para uma reunião de equipe bem-sucedida. No entanto, foi relatado que 63% das reuniões não têm pauta pré-planejada.
Não faça parte dessa estatística. Definir uma pauta é muito fácil (e vale o tempo investido). Na forma mais básica, é uma lista curta com o seguinte:
- Data e hora da reunião
- Objetivo da reunião
- Departamentos ou pessoas presentes
- Tópicos a serem discutidos
- Quem vai liderar a discussão de cada tópico
- Quanto tempo vai ser atribuído a cada tópico
Não é preciso de mais nada. Escrever apenas esses dados e compartilhar antes da conversa vai proporcionar a estrutura necessária (sem contar a gestão de tempo) para a reunião.
2. Envie documentos de suporte com antecedência
Você não quer desperdiçar nem um segundo do valioso tempo de reunião, mas essa situação quase sempre acontece, ainda mais se os primeiros 10 minutos forem gastos para atualizar todo mundo sobre os assuntos a serem discutidos.
Pule essa parte compartilhando a pauta e qualquer outro documento de suporte (como briefings criativos, cronogramas, slides, gráficos, relatórios etc.) com todos os participantes pelo menos um dia antes da reunião.
Dessa forma, todos têm tempo para rever e processar a pauta da reunião e podem chegar com suas melhores perguntas e sugestões.
3. Controle assuntos aleatórios
O que pode tirar sua reunião dos trilhos? Tópicos aleatórios e paralelos que não têm nada a ver com o objetivo da reunião. Esse é o momento certo de debater como pronunciar o sobrenome desse cliente?
Pavimente a rua antes que todos caiam no buraco. Em vez de se envolver na conversa, diga à equipe que o assunto vai ser anotado e respondido em um momento separado.
Você pode já ter ouvido falar disso como método "parking lot" (estacionamento, em inglês), porque o tópico é deixado de lado por um instante enquanto o planejamento segue em frente.
4. Crie esta regra: telas são proibidas
Para que uma reunião seja produtiva, todos precisam estar focados e engajados. Fica impossível se os participantes estiverem com as caras enfiadas no celular respondendo e-mails ou dando uma olhada no Instagram.
A menos que os participantes precisem dos celulares para o debate ou quaisquer atividades planejadas, peça que os deixem em suas mesas. Você pode até pensar em colocar um pote de coleta fora da sala de reunião para que as pessoas lembrem da nova regra. Dessa forma, todos podem ficar focados no que mais importa: a conversa.
5. Preste atenção ao relógio
Para começar, é muito importante iniciar e terminar a reunião no horário certo. Esse cuidado não só mostra respeito pela agenda de todos, mas também significa que você vai aproveitar ao máximo os minutos disponíveis. Pense assim: se uma reunião de meia hora começar com cinco minutos de atraso, 17% do tempo já foi perdido. Poxa!
Mas além do horário de início e fim, é fácil perder a noção dos minutos quando a conversa começa a engrenar. Ter intervalos de tempo definidos na pauta com certeza ajuda, mas é preciso acompanhar o relógio e manter o planejamento.
Preocupado por não conseguir acompanhar o tempo enquanto lidera a discussão? No início da reunião, atribua um cronometrista para avisar você quando o tempo alocado estiver chegando ao fim.
6. Resuma e compartilhe
Sua pauta é importante, assim como o resumo da reunião. Após a conversa, recapitule os pontos-chave em um documento ou e-mail e os envie para todos os participantes da reunião (e qualquer outra pessoa que precise saber). O resumo da reunião deve incluir:
- Notas curtas sobre os tópicos abordados.
- Itens de ação e a quem eles estão designados (com prazos de entrega!).
- Todos os itens do "parking lot" que vão ser respondidos mais tarde.
Deixar tudo escrito garante que os próximos passos fiquem claros para todos, sem deixar nenhuma dúvida sobre o que todos falaram e concordaram em fazer. O resumo também serve como registro para ser consultado na próxima reunião, garantindo que nada fique pelo caminho.
