Devenez un expert de l'exécution de projet
Comment élaborer votre plan pour qu'il réussisse
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À quoi correspond l'exécution d'un projet ? L'exécution d'un projet désigne l'étape du projet où tout ce que votre équipe a planifié est mis en œuvre.
Votre équipe fait tout son possible pour que les projets démarrent du bon pied. Vous organisez des réunions de lancement pour que tous les acteurs clés soient sur la même longueur d'onde, vous établissez un calendrier détaillé et vous collaborez avec tout le monde à l'élaboration d'un plan de projet.
Tout est en place. Et tout à coup... tout s'écroule.
Les délais ne cessent d'être repoussés. Ce plan de projet ressemble désormais davantage à une suggestion qu'à une règle. Il y a de la confusion, de la frustration, et vous avez tous l'impression d'avoir perdu votre temps à tout organiser.
Quel est le problème ? La planification de votre projet est excellente, mais l'exécution de votre projet fait sérieusement défaut.
Qu'est-ce que l'exécution d'un projet ?
Pour exécuter un projet, vous devez vous retrousser les manches et prendre des mesures pour mettre en œuvre tout ce que vous avez décrit dans votre plan de projet (vous pouvez utiliser notre modèle de plan de projet). Autrement dit, vous exécutez ces stratégies (c'est assez clair pour vous ?) pour amener le projet jusqu'à la ligne d'arrivée.
L'exécution de projet s'appelle aussi l'implémentation de projet. Un mot tendance qui veut dire la même chose.
L'exécution est généralement la troisième étape dans le cycle de vie du projet, qui se déroule en quatre étapes : lancement, planification, exécution et clôture.
Vous pouvez penser que la phase d'exécution est la partie facile, notamment si vous avez déjà franchi les étapes difficiles et posé les bases d'un projet réussi. Mais en réalité, c'est lors de l'étape d'exécution que de nombreuses équipes rencontrent des difficultés.
Faites le parallèle avec votre vie personnelle : fixer un budget est la partie facile. C'est le respect du budget qui s'annonce difficile (surtout si vous voulez rester cloîtré chez vous et commander des pizzas, quel que soit l'état de votre compte).
Discutons des carences d'exécution
Une carence d'exécution, ça vous fait peur, non ? Et vous avez un peu raison.
Que vous dépassiez votre plafond personnel (ça nous est tous arrivé) ou que votre projet ne respecte pas le plan, une carence d'exécution (ou un écart stratégique) correspond à un écart entre la vision et la réalité.
Vous avez soigneusement élaboré vos stratégies et étudié vos plans pour votre projet ? Si vous êtes dans l'incapacité de les respecter et d'atteindre vos objectifs, vous rencontrez une carence d'exécution.
Malheureusement, ces écarts sont fréquents. D'après le sondage Pulse of the Profession 2017 du Project Management Institute, les dirigeants exécutifs déclarent que 60 % seulement de leurs initiatives stratégiques atteignent leurs objectifs.
Qu'est-ce qui provoque les carences d'exécution ?
Les causes potentielles des carences d'exécution sont nombreuses, comme des objectifs ou des délais trop ambitieux, une vision ou des objectifs mal définis, ou un manque d'adhésion de la part des acteurs clés.
L'une des principales causes concerne les ressources de projet. Les ressources sont le matériel dont vous avez besoin pour terminer le projet. Il peut s'agir de services ou membres de l'équipe spécifiques, ou bien de véritable matériel (des programmes logiciels, des salles de réunion, etc.).
Lorsque nous planifions un projet, nous tombons dans le piège d'y réfléchir de façon isolée, comme si c'était la seule préoccupation de tous les collaborateurs jusqu'à ce qu'il soit terminé.
Mais cela ne fonctionne jamais comme ça dans la réalité. Ce projet est coincé entre les autres tâches quotidiennes et les imprévus. Les ressources peuvent être plus limitées que nous le pensions lorsque nous planifions le projet de façon utopique.
Il faut alors faire le tri dans les ressources ou les hiérarchiser, et parfois tout arrêter en attendant qu'elles soient disponibles. Ces goulots d'étranglement mettent en péril le plan et le calendrier établis au départ.
Ils peuvent même faire tomber à l'eau tout votre projet. D'après le sondage du Project Management Institute en 2018, 21 % des projets échouent en raison de ressources limitées ou restreintes.
Les stratégies d'exécution des projets franchissent la ligne d'arrivée
Il s'agit de la question à un million de dollars : comment éliminer les carences une bonne fois pour toutes ? Vous trouverez ci-dessous quelques stratégies différentes que vous pouvez utiliser pour dynamiser l'exécution du projet de votre équipe.
Assurez-vous que tout le monde est sur la même longueur d'onde dès le départ
Il est difficile d'exécuter des tâches si l'on ne comprend pas en premier lieu leur intérêt. Pourtant, seulement 55 % des personnes impliquées dans des projets considèrent que les objectifs métier du projet sont clairs pour elles.
Avant le lancement du projet, vous devez mettre tout le monde à la page. Commencez par une réunion de lancement efficace où vous parlerez des objectifs du projet et du plan prévu pour les atteindre. Laissez tout le temps nécessaire pour poser des questions, afin de les traiter de façon proactive.
Vous pensez peut-être : « nous élaborons toujours une charte de projet détaillée à laquelle les gens peuvent se référer. » Mais demandez-vous : quelle est la dernière fois où j'ai consulté un long document juste pour obtenir une réponse ou un conseil simple ? Cela fait longtemps, non ?
Il vaudrait mieux créer une affiche de projet, un document collaboratif qui met en évidence le problème que vous traitez avec ce projet, ainsi que son périmètre et les éventuelles carences de connaissances. Votre affiche de projet est un document évolutif, qui peut être modifié au fil du projet.
Après tout, la bonne exécution du projet n'implique pas que le plan reste fixe à mesure que vous apprenez et avancez. De nouveaux événements surviennent, et vous devez pouvoir vous adapter.
Prévoyez les transferts de projets
Lorsque vous planifiez des projets transverses, on suppose généralement que le passage du projet d'une équipe à l'autre se fera sans accroc. Vous vous faites l'image d'un passage de bâton fluide lors d'une course de relais (avec peut-être la bande originale de « Rocky » ou des « Chariots de Feu » en fond sonore).
Malheureusement, la réalité est bien plus complexe. Lorsqu'il faut transmettre le projet à une autre équipe, il y a parfois beaucoup de cafouillage et de faux départs.
En effet, certaines équipes ne sont pas en mesure d'embarquer dans les projets dès le signal de départ. Souvenez-vous-en et prévoyez des délais supplémentaires dans votre calendrier, surtout au moment des transferts. L'équipe entrante aura ainsi un peu de marge de manœuvre pour se mettre dans le rythme.
Tenez toutes les autres équipes au courant de l'avancement du projet, des changements et autres informations, pour qu'elles puissent prendre le relais en connaissance de cause. Confluence propose des modèles de gestion de projet qui peuvent vous aider.
N'oubliez pas l'effet domino
Rappelez-vous, nous avons parlé du piège de planifier votre projet dans une bulle ? Gardez à l'esprit que votre projet va dépendre de ressources limitées, et tenter de les accaparer.
Lors de votre planification, vous devez repérer toutes les dépendances de tâches ou de ressources afin de les prendre en compte immédiatement dans votre processus et votre calendrier.
Par exemple, y a-t-il une étape du projet qui ne peut être terminée tant que plusieurs tâches précédentes n'ont pas été validées ? C'est ce que l'on appelle la dépendance des tâches. L'expert en données de votre entreprise a très peu de disponibilités dans son planning, et vous êtes à la merci de sa charge de travail ? C'est une dépendance de ressource importante à prendre en compte.
La planification proactive de ces dépendances permet d'exécuter vos projets de façon bien plus fluide, surtout lorsque l'on sait que les principales causes d'échec de projet sont :
- une prévision inadéquate des ressources (23 %)
- des ressources limitées (20 %)
- la dépendance des tâches (11 %)
Vous pouvez également utiliser la méthode de chemin critique (Critical Path Method, CPM), pour vérifier que votre calendrier est réaliste. Cela semble une procédure lourde, mais elle est simple dans la pratique.
Sur le principe, vous devez identifier la plus longue ligne de tâches dépendantes de votre projet. Considérez-les comme une rangée de dominos. Si du retard est pris sur ce chemin critique, tout le projet sera ralenti. Avec cette méthode, vous savez où vous avez de la marge de manœuvre et où vous devez coller le plus possible au planning.
Vérifiez régulièrement l'état d'avancement
Vous avez cartographié un plan de projet et vous l'avez partagé avec votre équipe : tout devrait maintenant se dérouler comme prévu, car vous avez fait tout ce qu'il fallait.
Pas tout à fait. Pour que vos projets réussissent, il faut contrôler régulièrement leur avancement et corriger le cap lorsque nécessaire. Il ne suffit pas fixer les dates de lancement de projet et de réunion de clôture sur le calendrier. Vous devez aussi planifier des contrôles réguliers.
Lors de ces réunions, vous pouvez résoudre des problèmes, clarifier des points de confusion et continuer à amener votre projet dans la bonne direction. Vous pouvez aussi demander à votre équipe des retours sur l'état du projet, pour être sûr que tout le monde se sent écouté et considéré comme un contributeur utile.
Si vous avez mis en place des signaux et mesures en début de projet (ce que nous recommandons fortement), ces réunions sont aussi l'occasion d'évaluer votre avancement.
Mettez votre projet sur la bonne voie
Personne ne veut connaître le sentiment de gâchis lorsque toute la planification soignée d'un projet tombe à l'eau.
La bonne nouvelle est que des solutions existent. En appliquant les stratégies d'exécution de projet que nous avons présentées, vous évitez de vous investir dans une planification de projet qui, malgré vos meilleures intentions, sera jalonnée d'obstacles pouvant freiner votre équipe.
Même après avoir appliqué ces conseils, n'oubliez pas qu'il s'agit d'un processus d'apprentissage. L'exécution de votre prochain projet ne sera peut-être pas parfaite, et ce n'est pas grave ! Vous progresserez à chaque fois. Et sous peu, votre équipe et vous-même serez devenus de redoutables machines d'exécution de projets.
