Comment favoriser les réunions collaboratives et éviter les appels inutiles

Les réunions organisées pour trouver la « prochaine grande idée » sont inefficaces, car elles sont entravées par la peur du rejet si son idée est considérée comme « idiote ». De plus, le brainstorming en temps réel passe souvent par des détours et, en réalité, vous n'arrivez à pas grand-chose. La collaboration asynchrone qui a lieu avant les réunions collaboratives permet aux participants de développer et d'organiser leurs réflexions à l'avance afin qu'ils se sentent plus habilités à partager en temps réel.

Selon la HBR, plus de 65 % des réunions sont « organisées pour partager des informations, apporter une contribution ou discuter en groupe », ce qui est une façon élégante de dire que la plupart des réunions auraient pu être remplacées par un simple e-mail. Mais, s'il est vrai que les réunions de discussion en groupe sont rarement une bonne utilisation du temps de chacun, l'e-mail n'est pas non plus la meilleure solution.

Pour faire simple, l'e-mail n'est pas adapté pour faciliter un brainstorming d'équipe efficace. Les fils de discussion se transforment rapidement en un dédale de pièces jointes et de réponses, que les participants tentent de déchiffrer pour trouver les informations les plus récentes et les plus pertinentes, par exemple les tâches à accomplir (et les personnes qui doivent s'en charger). Au lieu de devenir un tremplin pour une réunion collaborative productive, l'ordre du jour divise votre équipe et compromet votre réunion avant même qu'elle ne commence.

Un outil de collaboration d'équipe peut améliorer le processus de brainstorming de votre équipe en facilitant le brainstorming asynchrone. Les participants ont ainsi le temps de se poser avec le dossier de brainstorming et de réfléchir de manière plus créative.

Ce processus permettant une période de brainstorming prolongée avec une communication intermittente est parfois appelé communication en rafale. Il implique « des communications ultra-rapides, avec des périodes de silence plus longues entre-temps ». Voyez à quel point vous avez l'esprit plus clair lorsque vous disposez de longues périodes pour travailler, réfléchir et envisager des défis, plutôt que d'essayer de résoudre les problèmes au fur et à mesure qu'ils se présentent, comme un jeu de la taupe sans fin. La première solution ne vous semble-t-elle pas plus productive et moins stressante ?

Assurez-vous que votre équipe dispose de suffisamment de temps pour réfléchir, deux jours ou plus, en particulier si vous travaillez sur plusieurs fuseaux horaires. Vous pouvez alors utiliser des notes de brainstorming comme point de départ pour l'ordre du jour de votre réunion.

Même les réunions collaboratives les plus productives tournent court lorsqu'il n'y a pas de responsabilisation ou de suivi des décisions et des tâches créées pendant la réunion.

Réservez toujours les cinq dernières minutes des réunions pour créer un plan d'action. N'oubliez pas que votre ordre du jour est un document évolutif : consultez vos notes de réunion pour déterminer les prochaines étapes. Utilisez la section Éléments d'action du modèle de notes de réunion pour assigner des responsabilités aux participants directement sur la même page.

Nul besoin de fouiller dans les e-mails, les notes et les documents pour savoir qui est censé travailler sur quoi et à quel moment. Tout est disponible dans un emplacement central et accessible à tous.