Être un champion de la planification de projet

Un plan ne se limite pas à des tâches et à des dates. Un bon plan commence par une série de questions clés et la recherche des réponses :

• Quels sont les buts et les objectifs ?
• Qui sont les parties prenantes ?
• Quel est le budget ?
• Quels sont les livrables ?
• Qui sont les membres de l'équipe de projet et quel rôle joueront-ils ?
• Quelle est la date limite finale et y a-t-il d'autres étapes importantes ?
• Qui fournit le feedback et l'approbation finale sur les livrables ?

Les réponses à ces questions donneront à chacun une vue d'ensemble du déroulement du projet.

L'étape suivante consiste à décider de ce dont vous aurez besoin pour y parvenir. Réfléchissez tout d'abord aux efforts à fournir pour chaque tâche et aux personnes qui peuvent en assumer la responsabilité. Tenez compte des ressources ou des fournisseurs externes à l'entreprise auxquels vous pouvez faire appel. N'oubliez pas le processus de revue et les personnes qui doivent donner leur feedback et leur approbation avant la livraison.

Cela peut sembler évident, mais vous ne devez pas planifier à l'aveuglette ! Prenez contact avec tous les membres de l'équipe et les fournisseurs pour passer en revue le projet, obtenir leur adhésion et confirmer leur engagement à remplir leurs missions. Vous éviterez beaucoup de frustrations et de stress inutiles en vous assurant que chacun fait sa part.

Avant d'élaborer un plan, il faut connaître tous les faits. Lisez l'appel d'offres, le périmètre de travail ou l'aperçu du projet et prenez des notes. Il faut être minutieux. Documentez les décisions et clarifiez toutes les questions en suspens, notamment :

• les buts et objectifs
• les attentes du client (ou du sponsor du projet)
• la composition de l'équipe de projet et le modèle de prise de décision
• les autres parties prenantes et leurs attentes

À ce stade, il est également utile d'identifier tous les obstacles ou problèmes potentiels :

• L'équipe a-t-elle déjà participé à un projet de ce type dans le passé ? Ont-ils besoin d'un soutien ou d'une formation supplémentaire ?
• Quelle est la date limite du projet et y a-t-il des problèmes qui pourraient affecter la livraison finale ?
• Quelle est la réactivité du client ou du sponsor du projet ? Son calendrier aura-t-il une incidence sur le calendrier général ?

Ces questions sont souvent difficiles à aborder, mais le fait d'y réfléchir dès le départ permet d'éviter les mauvaises surprises en cours de route.

Prenez également le temps de réfléchir à la manière dont vous pouvez vraiment atteindre votre objectif. En dehors de la livraison du projet, que pouvez-vous faire d'autre pour que le projet se distingue des autres ? (Tartinez ces gaufres avec du NutellaⓇ. Personne ne vous en voudra.)

Une fois que vous avez esquissé le plan du projet, demandez leur avis aux membres de l'équipe. N'oubliez pas que les membres de votre équipe sont des experts qui savent ce qu'il faut faire, alors faites-vous une faveur et demandez-leur leur avis.

C'est l'occasion de lancer vos idées et de demander à votre équipe de les améliorer. Existe-t-il un moyen plus rapide ou plus créatif d'y parvenir ? Est-il possible de simplifier le processus d'approbation ? Avons-nous besoin d'autre chose ?

Un autre avantage de demander l'avis de l'équipe est de montrer que le projet est ouvert et propice au dialogue. Cela permet également d'instaurer la confiance et de donner envie à l'équipe de travailler ensemble vers un objectif commun.

Une fois que vous avez ajouté les notes de votre équipe, vous êtes prêt à rédiger le plan détaillé du projet. (Conseil de pro : essayez un outil de planification de projet en ligne.) Incluez les éléments suivants :

• Toutes les informations pertinentes sur le projet, même si elles semblent évidentes : nom du client, nom du projet, numéro de version et date de livraison
• Les livrables avec les dates de début et de fin
• La personne responsable de chaque tâche
• La durée des tâches et les dépendances
• Les détails des tâches et toute note explicative
• Les risques ou les obstacles potentiels

Une fois que vous et votre équipe connaîtrez mieux le processus, la planification du projet deviendra plus efficace et vos plans de projet seront plus performants. C'est en forgeant que l'on devient forgeron. Il en va de même pour l'élaboration des plans de projet.

Est-ce que c'est prêt ? Vous y êtes presque. Il vous suffit de partager le plan final avec tous les membres de l'équipe et les fournisseurs afin qu'ils puissent examiner à nouveau leurs responsabilités et leurs échéances. Confirmez que les parties prenantes sont d'accord avec les objectifs généraux, les livrables, le planning et le budget.

C'est bon pour tout le monde ? Une fois que vous avez leur feu vert, il est temps de passer à l'exécution. Mais, grâce à votre travail préparatoire minutieux et réfléchi, vous ne partez pas de rien.

La première étape de la planification stratégique d'un projet consiste à élaborer un énoncé de vision et de mission. Un énoncé de vision définit l'objectif ultime d'une organisation. Un bon énoncé décrit non seulement ce que l'organisation fait au quotidien, mais également les plus grandes réussites de l'entreprise. Il doit être une source d'inspiration pour tous ceux qui souhaitent que leur travail ait le plus grand impact possible.

Voici quelques exemples d'énoncés de vision pertinents :

• Atlassian : aider les équipes du monde entier à faire progresser l'humanité grâce à la puissance des logiciels.
• Association Alzheimer : un monde sans Alzheimer.
• Tesla : créer l'entreprise automobile la plus séduisante du XXIe siècle en encourageant la transition mondiale vers les véhicules électriques.

La mission, quant à elle, est un énoncé plus concret et plus orienté vers l'action. Elle décrit ce que fait une organisation et comment elle le fait. Un énoncé de mission entre dans le vif du sujet en clarifiant le « qui », le « pourquoi » et le « quoi » d'une entreprise.

Ces énoncés de mission cochent toutes les cases :

• Fondation Make-A-Wish : la mission de Make-A-Wish International est d'exaucer les vœux d'enfants atteints de maladies potentiellement mortelles afin d'enrichir l'expérience humaine par l'espoir, la force et la joie.
• Starbucks : inspirer et nourrir l'esprit humain – une personne, une tasse, un quartier, un bon moment.
• Southwest Airlines : la mission de Southwest Airlines est de fournir un service client de la plus haute qualité, avec un sentiment de chaleur, de convivialité, de fierté individuelle et d'esprit d'entreprise.

Lorsqu'une organisation se développe et franchit des étapes importantes, les dirigeants peuvent combiner les énoncés de vision et de mission en un seul énoncé plus ambitieux et source d'inspiration.

Une fois que vous avez défini vos énoncés de vision et de mission, vous devez déterminer ce qu'il faut faire pour les concrétiser. C'est le moment de définir les objectifs !

Les objectifs sont bien évidemment essentiels à la réussite de toute entreprise ; vous aurez du mal à arriver à destination si vous ne savez pas où vous allez. Lorsque vous créez vos objectifs, inscrivez vos énoncés de mission et de vision sur un post-it collé à votre écran afin de ne pas oublier de regrouper tous ces énoncés dans une démarche cohérente.

Votre objectif est peut-être le fruit d'un rêve que vous caressez depuis que vous savez lacer vos chaussures, d'un brainstorming stimulant (nous y reviendrons), d'un besoin financier ou d'une intuition. En fait, cela peut être n'importe quoi. Ils peuvent donc varier considérablement, mais certains sont plus répandus :

• Améliorez la productivité
• Réduction des dépenses courantes
• Amélioration du service client
• Notoriété accrue de la marque
• Consensus sur la température du bureau

Les objectifs métier sont les actions mesurables que vous devez entreprendre pour atteindre vos buts. Ils aident vos employés à comprendre ce que vous attendez d'eux.

Par exemple, si l'amélioration du service client est un but, les objectifs peuvent être de renforcer le personnel du service client ou d'implémenter une nouvelle politique garantissant aux clients un retour d'appel dans un délai déterminé.

Lorsque vous définissez des objectifs d'entreprise clairs et fermes, chacun peut fixer ses propres objectifs pour les atteindre. Les employés peuvent ainsi travailler dans la même direction tout en suivant des étapes différentes pour arriver à la même ligne d'arrivée.

Vous devez ensuite transformer les buts et objectifs en un plan d'action. Cela signifie que vous devrez décomposer les objectifs à long terme en étapes spécifiques et réalisables. De là, vous pouvez créer une feuille de route plus détaillée qui indique les activités quotidiennes auxquelles vous devez donner la priorité.

Un bon plan d'action comprend tous les éléments dont votre entreprise a besoin pour accomplir des tâches précises, tels que :

• Qui dirige les travaux
• Quelles équipes sont impliquées
• Tâches et responsabilités
• Investissements nécessaires
• Étapes importantes

Les détails peuvent changer et évoluer au cours du projet, mais la mise en place d'un plan concret est un gage de clarté et d'orientation, tant pour l'équipe chargée du travail que pour l'ensemble de l'organisation.

Ne trouvez-vous pas détestable d'être gonflé à bloc lorsque vous lancez un projet et de vous retrouver coincé en raison d'un problème d'approbation ? Nous avons tous été confrontés à des obstacles qui consistaient simplement à attendre que quelqu'un (n'importe qui !) nous dise : « Allons-y ». Vous pouvez éviter ces bloqueurs dans votre entreprise en passant le relais à différents niveaux de l'organisation. Vous leur accorderez l'autorité nécessaire pour prendre rapidement des décisions et faire avancer le travail.

La plupart des décideurs sont les chefs d'équipe, surtout lorsqu'il s'agit de prendre la décision finale. Néanmoins, le reste du groupe doit avoir son mot à dire. Les meilleurs décideurs collaborent avec l'expertise et les différentes perspectives de l'équipe et les accueillent favorablement. Ils savent également qu'il faut anticiper les imprévus et prévoir un plan B et un plan C pour que chacun puisse rapidement passer à autre chose si les choses tournent mal.

Ces diagrammes, parfois appelés diagrammes en arête de poisson ou diagrammes d'Ishikawa, permettent de détecter les problèmes avant qu'il ne soit trop tard. Un diagramme de causes et effets représente la relation entre tous les facteurs qui conduisent à une situation. Il permet d'identifier les causes importantes, de les décomposer en sous-causes et d'indiquer les répercussions probables.

Les schémas de causes et effets sont un excellent outil de gestion des risques, mais ils n'incluent pas d'éléments subjectifs comme la probabilité ou la gravité. Ils se concentrent uniquement sur les faits.

Pour les projets importants et complexes comportant de nombreuses activités simultanées, une analyse du parcours critique peut s'avérer très utile. Déterminez votre parcours critique en examinant l'activité la plus longue de votre plan et en mesurant le temps dont vous avez besoin pour la réaliser du début à la fin. Vous pouvez éviter les problèmes de délais et les goulots d'étranglement si vous savez faire la distinction entre les tâches critiques et non critiques. Il s'agit d'une excellente technique pour gérer les gros projets avec de multiples dépendances, mais elle peut être trop complexe pour les petits projets.

Un diagramme de Gantt est un type de diagramme à barres qui illustre le calendrier d'un projet. Il répertorie les tâches sur l'axe vertical et les intervalles de temps sur l'axe horizontal pour vous aider à planifier, coordonner et suivre des tâches spécifiques. Il représente également visuellement votre avancement et peut être utilisé dans les rapports d'étape. Un diagramme de Gantt est utile pour la quasi-totalité des projets, car il permet de « voir » facilement l'ensemble du travail, du début à la fin, et de passer au plan B si nécessaire.