Comment constituer une équipe transverse

Qu'est-ce qu'une équipe transverse ?

Les équipes sont généralement considérées comme des groupes de personnes aux tâches similaires : l'équipe marketing, le service informatique, la division commerciale. Une équipe transverse, cependant, regroupe des personnes possédant différents types d'expertises ou issues de différents services d'une organisation.

Une équipe transverse peut inclure des personnes dont l'ancienneté varie. Elle peut également avoir un pouvoir décisionnel particulier. En effet, elle peut par exemple directement présenter son plan pour un projet au PDG au lieu de suivre la procédure d'approbation habituelle.

Si les équipes transverses sont aujourd'hui une tendance majeure, elles ne sont pas pour autant nouvelles. Ce procédé a été utilisé avec succès dans différents secteurs, des assurances à l'automobile en passant par les technologies.

Quels sont les défis des équipes transverses ?

Cela étant, vous pourriez être surpris d'apprendre que 75 % des équipes transverses présentent des dysfonctionnements. En cause,

la mission confiée à l'équipe transverse, qui se révèle parfois floue. Les paramètres clés (tels que les délais ou le budget dont elle dispose pour le projet) ne lui sont parfois pas communiqués, ou sont déterminés trop tard. Sans objectif clair et sans feuille de route pour y parvenir, l'équipe se retrouve coincée.

Les conflits de priorités ou d'obligations entre les membres de l'équipe sont également l'une des principales raisons pour lesquelles les équipes transverses dévient de leur trajectoire. Les membres se concentrent sur leurs propres intérêts ou ceux de leur service plutôt que sur l'objectif de l'équipe.

D'autres problèmes liés au personnel peuvent également faire dérailler les équipes transverses. Les différences hiérarchiques au sein des équipes créent une dynamique des pouvoirs qui peut rendre les choses délicates.

Il y a également le simple fait que les équipes transverses représentent un travail supplémentaire pour les employés qui font également partie d'une équipe au niveau de leur service. Cela génère du stress, de la pression et de la frustration, surtout si certains membres de l'équipe sont en difficulté.

Même les équipes qui travaillent efficacement et de manière professionnelle peuvent s'avérer inefficaces si elles n'ont pas l'autorité nécessaire pour agir et sont ainsi soumises à l'approbation ou aux décisions des dirigeants de l'organisation.

Qui inclure dans votre équipe transverse ?

Lorsque vous connaissez les objectifs de votre équipe, vous pouvez déterminer qui devrait en faire partie. Voici quelques critères à prendre en considération :

• De quels types d'expertises avez-vous besoin ? Quelles sont les personnes au sein de votre organisation qui pourraient apporter ces expertises ?
• Outre leurs compétences spécifiques, les membres de l'équipe doivent également posséder les qualités personnelles qui leur permettront de contribuer efficacement au projet. Ces personnes ont-elles une expérience des collaborations transverses ? Sont-elles capables de travailler de façon autonome et de formuler des recommandations ou de prendre des décisions ?
• N'oubliez pas les aspects pratiques plus politiques. Si votre équipe se concentre sur le lancement d'un projet ou la prise de décision, qui sont les parties prenantes ? Chaque groupe de parties prenantes doit être représenté au sein de votre équipe.

Choix d'un dirigeant

Votre équipe transverse n'a pas besoin d'avoir un responsable, mais elle fonctionnera beaucoup mieux si vous en désignez un. Qui cette personne doit-elle être ?

Le responsable d'une équipe transverse doit être en mesure d'orienter les discussions, de déléguer et de responsabiliser les autres membres, même si certains ont un niveau hiérarchique supérieur au sein de l'entreprise. En d'autres termes, la question est la suivante : cette personne est-elle capable d'amener les autres à faire des choses, même si elle ne dispose pas pour cela de l'autorité officielle nécessaire ? Est-elle capable de recourir à l'influence et à la persuasion pour guider les autres ?

Définition des règles de base d'une équipe transverse

Une fois le responsable d'équipe désigné, cette personne doit tout d'abord travailler avec le reste de l'équipe à établir des règles de base pour savoir comment procéder. Encore une fois, il s'agit de quelque chose d'absolument essentiel lors du lancement d'une équipe, mais il n'est jamais trop tard pour le faire pour une équipe déjà constituée.

Tout d'abord, soyez très clair sur ce qui est attendu de chacun. Chaque membre doit faire sa part du travail pour que personne ne se sente surchargé.

En plus d'attentes claires quant aux contributions, votre équipe doit également avoir une idée précise du comportement attendu de chacun. Les membres de l'équipe doivent se sentir libres de s'exprimer, même lorsqu'ils sont en désaccord. Les équipes transverses ont pour but d'identifier les meilleures solutions en rassemblant des personnes aux parcours et aux opinions variés, et exploiter ces différences est pour cela nécessaire.

Enfin, le processus décisionnel au sein de votre équipe doit être clair pour chacun. Tous les membres ont-ils leur mot à dire sur tous les sujets ? Dans quel cas le responsable d'équipe peut-il agir unilatéralement ?

Une autre étape fondamentale pour la réussite d'une équipe transverse consiste à choisir les bons outils de communication. Vous ne vous verrez probablement pas tous les jours, et vous utiliserez donc beaucoup ces outils. Si certaines personnes se trouvent à des endroits différents, vos outils de communication seront le principal moyen de collaboration. Réfléchissez à cela de façon créative. Par exemple, un blog partagé peut être une bonne alternative à de nombreux échanges par e-mail.

Outre vos canaux de communication, vous pourriez avoir besoin d'autres outils et ressources. Posez-vous les questions suivantes :

• Tous les membres de l'équipe disposent-ils du matériel et des logiciels nécessaires pour collaborer ?
• Avez-vous besoin d'un espace physique ou virtuel pour stocker les ressources et le matériel nécessaires à votre travail ? Tous les membres de l'équipe ont-ils accès à cet espace ?
• Si des réunions physiques sont organisées, où auront-elles lieu ?

Réunions pour les équipes transverses

Une équipe transverse toujours sur la bonne voie

Que vous aidiez à constituer une équipe transverse ou que vous gériez une équipe existante, nous espérons que cet article vous aura apporté un sentiment de clarté et la dynamique nécessaire. Voici quelques actions que vous pouvez mettre en place pour que cela s'inscrive dans la durée :

• Évaluez régulièrement l'avancement de votre équipe. C'est là que les objectifs bien définis interviennent. Avez-vous franchi les étapes importantes définies ? Utilisez le contrôle de santé de l'équipe pour approfondir la question grâce aux modèles Confluence sur le contrôle de santé de l'équipe pour vous lancer.
• Restez souple. Si vous ne parvenez pas à franchir ces étapes importantes, que devriez-vous faire différemment ? Il se peut également que vous deviez faire face à d'autres changements de plans. Par exemple, le PDG peut revoir les délais accordés, ou des licenciements inattendus pourraient venir réduire les effectifs de votre équipe.
• Souvenez-vous : vous n'êtes pas seul. Confluence propose des ressources pour vous permettre de relever les défis inhérents aux équipes transverses, de la définition des objectifs aux réunions en passant par la prise de décision.