Come organizzare riunioni collaborative ed evitare chiamate inutili

Le riunioni convocate per fare brainstorming sulla "prossima grande idea" sono inefficaci perché sono ostacolate dalla paura di essere rifiutati e di proporre un'idea "stupida". Inoltre, il brainstorming in tempo reale spesso porta fuori strada, impedendo così di ottenere risultati concreti. La collaborazione asincrona che avviene prima delle riunioni collaborative permette ai partecipanti di sviluppare e organizzare in anticipo le proprie idee, facendoli sentire più sicuri di condividerle in tempo reale.

HBR riporta che più del 65% delle riunioni viene organizzata per "condividere informazioni", "dare input al gruppo" o "discutere in gruppo", un modo elegante per dire che la maggior parte delle riunioni potrebbe tranquillamente ridursi a un'e-mail. Tuttavia, se è vero che raramente le riunioni di gruppo consentono di impiegare bene il tempo dei partecipanti, neanche l'e-mail è la soluzione migliore.

In poche parole, le e-mail non sono adatte a facilitare un efficace brainstorming di gruppo. Le discussioni si trasformano rapidamente in un labirinto di allegati e risposte, lasciando ai partecipanti il compito di decifrare le informazioni più aggiornate e pertinenti, come ad esempio ciò che deve essere fatto (e da chi). Invece di diventare un trampolino di lancio per una riunione collaborativa e produttiva, gli ordini del giorno dividono il team e fanno deragliare la riunione prima ancora che inizi.

Uno strumento di collaborazione tra team può migliorare il processo di brainstorming, facilitando il brainstorming asincrono, che dà alle persone il tempo di concentrarsi sul brief del brainstorming e di pensare in modo più creativo.

Questo processo di brainstorming prolungato con comunicazioni intermittenti viene talvolta chiamato "comunicazione lampo". Si tratta di "comunicazioni rapide, con periodi di silenzio più lunghi tra l'una e l'altra". Pensa a quanto le tue idee ti risultino più chiare quando hai a disposizione lunghi periodi di tempo per lavorare, pensare e prendere in considerazione le sfide rispetto al tentativo di affrontare i problemi man mano che si presentano, come in un'infinita partita a briscola. Non ti sembra che la prima soluzione sia più produttiva e meno stressante?

Assicurati che il tuo team abbia a disposizione un ampio periodo di tempo per il brainstorming (due giorni o più), soprattutto se lavorate con fusi orari diversi. Successivamente, potrai utilizzare le note del brainstorming come punto di partenza per l'ordine del giorno delle tue riunioni.

Anche le riunioni collaborative più produttive non hanno esito quando non c'è responsabilità o non si dà seguito alle decisioni e ai task creati durante la riunione stessa.

Dedica sempre gli ultimi cinque minuti delle riunioni alla creazione di un piano d'azione. Ricorda che il tuo ordine del giorno è un documento vivo, quindi fai riferimento alle note della riunione per capire i passaggi successivi. Usa la sezione Elementi di azione del modello di note sulla riunione per assegnare le responsabilità ai partecipanti direttamente sulla stessa pagina.

Non c'è bisogno di rovistare tra e-mail, appunti e documenti per capire chi deve lavorare su cosa e quando: è tutto lì, in un ambiente centralizzato e accessibile a tutti.