Che cos'è il lead time? Definizione e strategie per ottimizzarlo

Definizione di lead time

Il lead time è il tempo trascorso dall'inizio di un processo al suo completamento. Può essere applicato a qualsiasi processo in cui si svolge una serie di azioni. Ad esempio, un prodotto altamente personalizzato, come un'opera d'arte, può avere lead time lunghi a causa delle sue esigenze uniche e incentrate sul cliente. I prodotti standardizzati, come gli aspirapolvere, possono avere lead time brevi grazie ai processi di produzione e alla gestione dell'inventario consolidati.

Le metriche relative ai lead time sono fondamentali per comprendere e ottimizzare i vari processi aziendali. Sono una parte essenziale della pianificazione strategica e del processo decisionale e portano a una maggiore soddisfazione dei clienti e al miglioramento continuo.

Tipi di lead time

Esistono tre tipi di lead time:

• Il lead time del cliente è il tempo che intercorre tra il momento in cui un cliente effettua un ordine e il momento in cui riceve il prodotto. Spesso inizia con la conferma dell'ordine, ma può includere il tempo impiegato per effettuare l'ordine stesso. Comprende la preparazione del prodotto, l'imballaggio e la spedizione e termina con la consegna finale.
• Il lead time dei materiali è comune nella produzione dei prodotti. Misura il tempo che intercorre tra l'identificazione della necessità dei materiali e la loro ricezione. Ad esempio, se un produttore utilizza acciaio grezzo, il lead time del materiale include la definizione della quantità e del grado necessari, l'invio dell'ordine presso il fornitore, la conoscenza dei lead time del fornitore per realizzare i materiali secondo le specifiche, l'imballaggio e la spedizione.
• Il lead time di produzione è il tempo necessario per creare un prodotto una volta che tutte le materie prime sono disponibili. Questa metrica interna lead time non include la spedizione ai clienti ma termina con lo stato di prodotto pronto. Ad esempio, il lead time di produzione nello sviluppo del software comprende la raccolta dei requisiti, la creazione di specifiche di progettazione e sviluppo, lo sviluppo di software, il test e il rilascio.

Sebbene misurati separatamente, puoi includere tutti questi tempi in un lead time cumulativo che misuri il ciclo end-to-end, ad esempio dalla materia prima alla consegna finale al cliente.

Componenti dei lead time

Il lead time è suddiviso in elementi specifici per aiutarti a misurare, tracciare e ottimizzare i processi. Questi componenti includono quanto segue:

• La preelaborazione comprende le attività prima dell'acquisto di materiali o prodotti, come l'identificazione dei requisiti, la creazione del lavoro o della dichiarazione di lavoro e l'acquisto. Queste attività precedono l'invio dell'ordine effettivo e possono variare in base al settore.
• L'elaborazione include il tempo che intercorre tra la ricezione dell'ordine e la produzione del prodotto. Nello sviluppo del software, si tratta del momento in cui si crea una nuova funzionalità. Nella produzione, è quando si costruisce il prodotto fisico.
• Il tempo di attesa è il tempo che intercorre tra la preelaborazione e l'elaborazione. Ad esempio, se il prodotto è inserito in una roadmap strategica ma ha dei progetti davanti a sé in coda, il tempo di attesa indica il tempo trascorso tra l'effettuazione dell'ordine e l'inizio dell'elaborazione.
• Lo stoccaggio si riferisce alla quantità di tempo in cui un prodotto viene immagazzinato in una struttura, come un magazzino, prima della spedizione.
• Il trasporto è il tempo di transito di un prodotto, dall'uscita dal magazzino al raggiungimento del cliente.
• L'ispezione è quando il cliente deve verificare che il prodotto sia di suo gradimento. Per gli articoli fabbricati, potrebbe trattarsi di verificare che il prodotto funzioni come previsto. Nello sviluppo del software, si tratta di solito del periodo di test di accettazione da parte degli utenti. In tutti gli esempi, il tempo di ispezione può includere le attività di correzione del prodotto.

Fattori che influiscono sui lead time

Molti fattori possono influenzare i lead time, tra cui:

• Disponibilità dei fornitori: le tue previsioni sui lead time sono valide solo quanto quelle del tuo fornitore. Se il fornitore non è in grado di assicurare i materiali, i lead time si allungano.
• Affidabilità del fornitore: la qualità dei materiali ricevuti dal tuo fornitore può influire sui tuoi lead time, soprattutto se i prodotti necessitano di riparazioni o sostituzioni.
• Processi di produzione: ogni fase del processo di produzione può allungare o abbreviare i lead time. I processi efficienti li migliorano, mentre quelli non chiari o complessi possono allungarli.
• Livelli di inventario: bassi livelli di inventario in caso di forte domanda possono allungare i lead time. Tuttavia, anche una quantità eccessiva di inventario che richiede stoccaggio può portare a inefficienze nell'elaborazione degli ordini.
• Trasporto: la distanza che i prodotti devono percorrere dal magazzino al cliente o eventuali necessità di sdoganamento o ispezioni normative possono influire sui lead time.
• Qualità: l'affidabilità dei tuoi prodotti e il fatto che soddisfino le aspettative dei clienti possono comportare la spedizione di prodotti sostitutivi. Quando ciò accade, il lead time dall'ordine al cliente viene all'incirca raddoppiato.
• Domanda: la domanda di prodotti può variare in base ai periodi dell'anno. Ad esempio, se produci mobili da giardino, la domanda aumenta nei mesi caldi. Se la domanda supera il processo di produzione, può comportare ordini nel backlog. Ogni momento in cui un ordine è nel backlog, il lead time medio aumenta.
• Comunicazione: una scarsa comunicazione tra i team o con fornitori e spedizionieri può creare inefficienze. I problemi possono includere ordini che non vengono spediti quando il prodotto è disponibile o un ritardo nell'ordinazione delle materie prime.
• Eventi esterni: la pandemia da Covid ha interrotto la catena di approvvigionamento, con conseguenti lead time lunghi. Anche altri eventi, come disastri naturali, interruzioni di corrente, costruzioni di strade ed eventi politici, possono influire sui lead time.

Come misurare il lead time

Una formula generica per il calcolo del lead time è la data di completamento del processo meno la data di inizio del processo.

Per tipi di lead time specifici, le formule sono le seguenti:

• Il lead time di produzione è la somma dei tempi di produzione, dei tempi di approvvigionamento e dei tempi di spedizione.
• Il lead time di inventario è la somma del ritardo nella fornitura e del ritardo nel riordino.
• Il lead time di evasione dell'ordine è la data di consegna dell'ordine meno la data di ricezione dell'ordine.

Strategie per ridurre i lead time

Puoi fare molte cose per ridurre i lead time, e tutte queste soluzioni portano allo sviluppo di una strategia che misuri, traccia e ottimizzi ogni fase dei tuoi processi. Questo processo iterativo è parte integrante della tua strategia complessiva di prodotto. Ecco alcuni modi per migliorare i tuoi lead time:

Ottimizzazione dei processi

Esamina i processi che contribuiscono ai lead time. Se ci sono passaggi non necessari o sprechi, eliminali. Ricorda che l'ottimizzazione dei processi può richiedere l'aggiunta di nuovi passaggi per ridurre i lead time.

Ad esempio, se le revisioni normative influiscono sui tuoi lead time, determina il tasso di rilavorazione a cui sono sottoposti i tuoi prodotti finiti. Incarica una persona o un team di comprendere la conformità e convalidare che le specifiche soddisfino tali requisiti. Possono essere utili anche passaggi aggiuntivi come test di conformità per i prodotti finiti. Sebbene queste fasi possano inizialmente aumentare i tempi di produzione, potranno ridurre il lead time cumulativo per i tuoi prodotti.

Se stai acquistando materie prime, controlla il tasso di riordini e scarti dovuti a problemi di qualità. Cerca opportunità per migliorare la qualità. Queste opportunità possono includere la definizione di requisiti più chiari per i materiali di cui hai bisogno, la verifica della qualità dei vari fornitori e la revisione del modo in cui immagazzini e utilizzi i materiali.

Automazione

I report automatici durante la pianificazione del progetto e ogni fase di gestione del progetto possono avvisarti dei casi di scorte ridotte, di lead time più lunghi del solito e di fluttuazioni della domanda dei clienti ed errori di conformità. Con strumenti come i report Jira, puoi tenere traccia delle durate ciclo e dei ticket correlati. Ad esempio, un diagramma di flusso cumulativo può aiutarti a individuare i blocchi in tempo reale e un grafico di controllo può fornire approfondimenti sul ciclo e sui lead time.

Le fasi di automazione aggiuntive possono includere avvisi quando l'inventario raggiunge un determinato livello, errori critici durante i test dei prodotti o trigger di feedback dei clienti. Per una consegna più agevole, incorpora l'automazione dell'impatto sui lead time come funzione standard di gestione dei progetti.

Gestione delle relazioni con i fornitori

Impara a conoscere i tuoi fornitori e sfrutta le informazioni a tua disposizione. I prodotti più economici possono diventare i più costosi se influiscono sui lead time a causa di rilavorazioni, inaffidabilità o disponibilità disomogenea. La gestione del rapporto con i fornitori è fondamentale per procurarsi risorse di qualità, negoziare i prezzi e gestire i materiali scartati o rielaborati.

Quando selezioni i fornitori, prendi in considerazione i loro lead time, le sedi e l'affidabilità. Spesso la consegna da parte dei fornitori locali è più rapida, e in più la vicinanza consente di sviluppare relazioni migliori. Quando si verifica un problema, avere un rapporto consolidato con un fornitore può aiutare a superare rapidamente le sfide.

Tecniche di produzione Lean

La produzione Lean è una filosofia e una pratica sviluppate da Toyota che molte aziende stanno adottando per eliminare gli sprechi nei loro processi. Ha lo scopo di creare il massimo valore per i clienti utilizzando il minor numero di risorse. I principi Lean includono quanto segue:

• Identificazione del valore attraverso la mappatura del flusso di valore. Si tratta di un'analisi del valore fornito al cliente in ogni fase del processo. Consente alle aziende di vedere in quali ambiti dedicano tempo e risorse ad attività che offrono poco o nessun valore e di eliminare tali attività.
• Creazione del flusso grazie alla rimozione dei colli di bottiglia e alla suddivisione efficiente delle fasi del processo dall'inizio alla fine.
• Definizione di un sistema pull con la realizzazione di prodotti in base alla domanda effettiva. Questo approccio aiuta a ridurre l'inventario in eccesso producendo solo ciò che è necessario e quando necessario.

I principi Lean mirano all'eccellenza dei prodotti e dei processi integrando attività di miglioramento continuo nel ciclo di vita dello sviluppo del prodotto.

Ottimizza il lead time con Jira

Jira fornisce informazioni in tempo reale che possono aiutarti a migliorare i lead time e la gestione complessiva del lavoro. Dalla gestione delle previsioni al monitoraggio dei tempi di risoluzione, Jira aiuta i team a identificare e risolvere tempestivamente i problemi.

La creazione di report Agile di Jira aiuta i team a identificare l'impegno eccessivo e l'espansione incontrollata del progetto negli sprint, a tenere traccia dei progressi sui grafici burn-down e a migliorare le stime del lavoro con i grafici della velocity.

Gli ambienti Lean e Agile utilizzano Jira per ottimizzare i flussi di lavoro per una distribuzione e un miglioramento continui.

Lead time: domande frequenti

Qual è un esempio di lead time?

Il lead time può riguardare qualsiasi prodotto o servizio. Ad esempio, se sei un agente immobiliare che aiuta una famiglia ad acquistare una casa, potresti avere i seguenti lead time:

• La ricerca delle proprietà disponibili richiede quattro ore.
• La visita delle potenziali case richiede due giorni.
• L'accettazione dell'offerta può avvenire in due giorni.
• L'ispezione richiede dieci giorni.
• Il deposito a garanzia richiede cinque giorni.

Potrebbero esserci ulteriori passaggi relativi ai lead time, come l'ottenimento dei finanziamenti, la negoziazione delle riparazioni, ecc. Con un processo ottimizzato, il lead time che trascorre da quando la famiglia avvia il processo di acquisto al trasferimento in una nuova casa può essere di soli 31 giorni.

Qual è la differenza tra lead time e turnaround time?

Lead time e turnaround time indicano attività diverse. Il lead time è il tempo trascorso dall'inizio alla fine, ad esempio l'evasione dell'ordine di un cliente o la produzione di un componente.

Il turnaround time misura la durata della procedura, come ordinare un pasto in un ristorante o essere visitati in una clinica sanitaria. In quest'ultimo caso, il turnaround time è il periodo di permanenza del paziente in clinica: check-in, attesa di vedere il medico, incontro con il medico e check-out. I lead time sono in genere più brevi e includono più variabili; ad esempio, un paziente potrebbe dover attendere più a lungo se viene data priorità a un altro paziente con un problema più urgente.

Lead time è sinonimo di tempo di consegna?

Anche se i termini vengono utilizzati in modo intercambiabile, lead time e tempo di consegna non sono la stessa cosa. Il lead time è il tempo trascorso in un processo aziendale definito, che può includere la consegna, ma non necessariamente. Il tempo di consegna è un termine più specifico che misura il tempo trascorso tra il momento in cui un cliente effettua un ordine e il momento in cui l'ordine arriva.