Come creare una cultura di condivisione delle conoscenze
Poni fine all'accumulo di informazioni e prepara il terreno per una comunicazione aperta.
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Lavori in un team veramente aperto? Oppure i dipendenti della tua azienda sono in competizione tra loro in una sfida all'ultimo sangue che vede vincente chi è in grado di acquisire e accumulare la maggiore quantità di informazioni?
La condivisione delle conoscenze nell'ambiente di lavoro indica il processo di creazione di uno spazio per una comunicazione aperta sui successi, i fallimenti e le lezioni acquisite che interessano tutti i dipendenti. In assenza di un ambiente confortevole che consenta ai membri una condivisione aperta, il risultato effettivo è a rischio.
Semplifica la cultura aziendale per la condivisione delle conoscenze
Sebbene i cambiamenti della cultura aziendale possano richiedere del tempo, l'integrazione delle giuste pratiche di condivisione delle conoscenze nel modo in cui i team, la leadership e i singoli dipendenti lavorano ti porterà nella giusta direzione.
Progettazione dell'infrastruttura aziendale per la condivisione delle conoscenze
Seleziona gli strumenti giusti
Uno dei pilastri fondamentali dell'infrastruttura di un'azienda è costituito dagli strumenti tecnici utilizzati per portare a termine il lavoro. Ciò significa trovare la giusta combinazione di software che indirizzi l'azienda verso la condivisione delle conoscenze. I due strumenti che noi utilizziamo per la condivisione delle conoscenze sono Confluence (che sorpresa!) e Slack.
Confluence
Utilizziamo Confluence per i blog interni, la condivisione di informazioni, la riduzione delle riunioni, la creazione di documenti sulla strategia e la pianificazione, e l'aggiornamento reciproco riguardo a successi, fallimenti e lezioni apprese in tutta l'azienda. Manteniamo tutto i contenuti aperti per impostazione predefinita invece di bloccare l'accesso con autorizzazioni automatiche, affinché ogni dipendente possa accedere alle conoscenze collettive dell'azienda.
You can create three different types of spaces to make your marketing knowledge base navigable:
- Team spaces ensure that each team has a space to focus on the work that is most relevant to their specific area. This means that product marketers can keep user research insights and positioning consolidated in their space; while performance marketers can compile campaign strategy, channel plans, and retros.
- Project spaces keep project-related information in one place. Cross-functional project teams can reference pages and work on their initiatives directly in Confluence, not having to email back and forth, where messages can easily get lost or overlooked.
Personal spaces store what individuals are working on. To-do lists and pages can be updated and polished before moving it to a shared space. This will help keep the collaboration documents centralized, rather than hosting every single team member’s individual work.
Slack
Combinando Slack con Confluence, abbiamo eliminato la dipendenza dall'e-mail (che spesso rallenta o interrompe i processi di comunicazione aperti). In Slack possono avvenire rapidi scambi di comunicazioni, quindi il feedback successivo viene contestualizzato su Confluence per i posteri. L'utilizzo di Slack come strumento di chat principale consente una condivisione immediata delle conoscenze e la loro sintesi in Confluence assicura che tali informazioni non vadano mai perse.
Questi sono gli strumenti che funzionano efficacemente in Atlassian. Trovare gli strumenti più adatti a te è fondamentale per la produttività del tuo team.
What’s great about labels is their versatility. Add them to Confluence pages, blog posts—or even attachments. You’re free to enter in whatever you want for the labels, categorizing them as you see fit.
For example, say you have documentation related to how email campaigns should be fun. Create a new label “email” in Confluence. Even if “email” doesn’t explicitly show up in specific pages or filenames, the tag will highlight them whenever someone searching for “email” wants to reference your marketing practices.
These labels don’t only apply to pages, either—you can also apply labels to spaces. The more your team grows, the more important it will be to establish space categories that make sense for internal groups—and labels help you manage them with a quick search.
AI-powered search in now also native in Confluence. Find the information you need without the frustrating manual labor of sifting through contextual information. You’re free to focus on work, neither needing to ask or answer questions about your documentation.
Ridefinizione delle riunioni per migliorare le relazioni tra le persone
Le riunioni sono una realtà in qualsiasi ambiente di lavoro, ma ci sono alcuni modi pratici per ridefinirne le strutture allo scopo di migliorare i rapporti tra le persone, la condivisione e l'apertura. Ti consigliamo di iniziare le tue riunioni sempre con una conversazione informale, ad esempio parlando di ciò che le persone hanno fatto nel fine settimana o del nuovo ristorante provato la sera prima.
Lo sviluppo di pratiche come questa consente ai membri del team di riconoscere il lato umano della collaborazione. La condivisione a livello personale si rifletterà sullo stile di lavoro e sul livello di comfort reciproco delle persone nel gruppo.
Prova questo suggerimento: dedica 10 minuti a una strategia rompighiaccio all'inizio della riunione. Far sì che i membri del team possano divertirsi e conoscersi un po' è utile per farli sentire più rilassati e a proprio agio durante la discussione di lavoro successiva.
Organizza lo spazio di lavoro in ufficio in modo da favorire la condivisione
Una delle cose più pratiche che puoi fare per promuovere la condivisione delle conoscenze è quella di valutare il tuo spazio fisico. È angusto, chiuso o limitante? Questo potrebbe influire sulla capacità delle persone di entrare in relazione e condividere le proprie conoscenze in modo significativo.
Ti consigliamo di riorganizzare o progettare lo spazio dell'ufficio in un'ottica di trasparenza. Ciò consente ai dipendenti di tenere riunioni veloci negli spazi comuni, imparare da persone con cui normalmente non interagiscono e partecipare a conversazioni immediate.
Questi cambiamenti piccoli ma efficaci rappresentano dei modi semplici per migliorare la dinamica del team e far sì che i tuoi dipendenti si sentano a proprio agio. Una buona collaborazione inizia con la fiducia nei compagni di squadra e una cultura di condivisione delle conoscenze è garanzia di successo.
Integrate with project management solutions
If your knowledge base doesn’t connect to other tools, is it centralized or siloed?
By integrating Confluence with the other tools your team uses the most, you keep your knowledge base responsive to your team’s evolving needs. Confluence provides the content and the context so you have everything you need to complete a project on your terms.
Here’s two examples of powerful Confluence integrations.
Using Trello and Confluence together, you can paste Trello links into Confluence with preview/edit features, allowing you to edit Trello tasks directly within Confluence. Or embed fully-interactive Trello boards on the Confluence page, ensuring your team can use the full range of Trello features within a Confluence knowledge base.
Integrating Confluence with Jira, you’ll be able to track Jira issues directly in Confluence. Keep the team aware of potential challenges right from within your knowledge base. Having Jira tasks on a Confluence page can also allow simple setups for future project timelines. Or you can use it to estimate launch dates and keep your team on track.
Create your living, breathing centralized knowledge base
It’s not that you don’t have a strong marketing plan. Sometimes, successful marketing comes down to getting an entire organization on the same page, all speaking with the same voice. You want to be more than a conversation. To set your brand messaging and marketing apart, you should be more like a stadium full of people cheering in unison.
But you can’t achieve that without internal communication. That begins with a centralized knowledge base for all of your brand and marketing insights. What branding messaging is working? What needs to be updated? Create a centralized knowledge base with Confluence and you can keep your team on the same page—and speaking with the same voice.